摘要：现阶段，各企事业单位的档案类型多种多样，为企业发展提供了很大的促进作用。尤其是机关文书档案，可充分体现机关单位行政管理工作的科学性和规范性。然而，在整理机关文书档案过程中，却存在很多管理问题，导致档案资料无法发挥真正的效用，严重影响了机关单位的发展和进步。因此，相关管理部门，一定要重视机关文书档案整理工作，针对容易产生的各种问题进行分析和研究，采取对应的解决策略，从根本上提高机关单位文书档案管理水平。
关键词：机关文书档案；若干问题；对策思考
机关文书档案，是单位发展和进步的重要保障，其详细记录了机关各职能部门的发展历程及人员背景，是以文件形式为主的党政工作材料。在其整理过程中，相关工作人员一定要按照科学合理的规范要求，对其进行详细的分类、排列、编号及基本编目等，使之形成一套标准、规范的工作流程。为了推动机关单位的经济发展目标，其文书档案管理也要采取多元化的工作模式，这样才能最大化发挥文书档案的优势。本文也会对机关文书档案整理若干问题及对策做进一步的阐述和探讨。
一、我国机关文书档案整理工作中存在的主要问题
（一）档案整理理念过于传统
现阶段，我国各地机关单位发展水平参差不齐，其在文书档案整理方面的能力也是各有千秋，一些机关单位由于受传统观念的束缚，导致其文书档案管理模式仍然处于落后的状态，不仅缺少现代化管理理念作为指导思想，而且也缺少先进的管理手段，对于分类归档的管理模式，更是无从掌握，这不仅阻碍了当地机关单位的发展和进步，也使得文书档案无法发挥真正的优势,达不到预期使用功能。因此，只有转变文书档案整理思想和整理方法，这样才能提升档案功能，实现机关的可持续发展目标。
（二）缺少专业化档案整理方法
据相关数据显示，现从事机关文书档案管理的人员，大多以老员工为主，且基本是由其它岗位调配过来，所以，无论是在档案管理方面，还是整理归档方面，都缺少一定的专业性和规范性。而文书档案又是机关单位发展的重要基础财产，因此，只有强化档案整理工作的专业性，才能从根本上提高机关文书档案整理水平，推动其经济效益，我们可以通过以下几点内容，来分析现下机关档案整理工作中，存在的专业化缺乏问题。其一，整理方法滞后，无法将一些重要型文书档案分档管理。其二，机关内部缺少相关文书档案整理规范制度，使得档案整理程序存在很多不合理的地方。其三，档案整理人员流动性过大，给文书档案管理工作的顺利开展，带来很大困扰，严重降低了整体档案整理质量。
（三）缺少信息化档案整理方法
随着科技技术的全面普及，我国机关文书档案整理工作也要与时俱进，采用现代化的整理技术和整理方式，有效提升档案整理效率和管理质量。然而，由于受传统思想的约束，很多机关单位，对于文书档案整理工作，极为忽视，不愿在这方面投入过多的资金成本，所以，依然采用传统人工整理方式，不仅增加了工作人员的作业负担，延长了档案整理周期，而且也降低了机关文书档案管理水平，制约了其发展速度。现下，我国机关文书档案整理，缺少信息化整理方法，可以体现在以下几方面内容，首先，信息化技术设备的缺乏，如：档案整理数据库、档案管理系统等。其次，信息化保管思想的缺乏，导致文书档案经常出现破损、字迹模糊、丢失重点内容等不良现象。最后，信息化技术人员的缺乏，大多数机关内部档案管理人员都是以老员工为主，其专业素质和整理能力都极为偏低，很难对新型的文书档案进行归档管理，严重降低其实用性和安全性[1]。
二、加强我国机关文书档案整理工作的具体建议
（一）提高档案整理人员的工作意识
为了进一步提高我国机关文书档案整理水平，就要从转变人员工作思想出发，摒弃传统档案管理理念，使从事文书档案的所有工作人员，正确认识到档案管理的重要性，不断提高其专业能力和专业素质，使之树立现代化的工作思想，从根本上提高工作效率和工作质量。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆另外，机关单位要从自身内部行政管理方面入手，强化老员工新的工作思想，大力倡导单位改革制度，积极研发新的机关文书整理模式，牢牢把握整理效果。同时，还要普及分类归档方法，使每位档案整理人员，都能全面掌握，更好的发挥该整理方法的优势，使文书档案整理能够达到标准性和规范性，从而为单位长期发展提供可靠的保障。
（二）提高机关文书档案管理的专业水准
由于，大多数机关文书档案整理工作，缺少专业化整理方法，导致其文书档案无法发挥效用，严重阻碍了机关单位的进步和发展。所以，为了改善这种不良局面，相关档案管理部门，应注重档案管理人才的培养，积极引进高素质、高水准的工作人员，全面提升文书档案管理水平，使其达到专业化和规范化。首先，从单位内部挑选优秀员工作为文书档案专业化管理人才，定期对其开展档案整理培训教育活动，不断提升其专业素质和技术水平，使之可以在岗位中发挥优势，更好的保障档案安全。另外，还可以开展档案文书专题讲座，加强与其它机关部门的交流，不断吸取文书档案整理经验，有效提高自身档案整理质量，进而为实现预期档案整理目标创造良好的条件[2]。
（三）大力采用信息化文书档案整理方法
随着我国科技技术的飞速发展，机关单位对于文书档案管理质量的要求也在逐渐加大，为了促进文书档案的合理利用，加快其整理效率和整理质量，相关机关单位，应转变传统人工整理模式，积极引进信息化文书档案整理方法，这样才能实现理想的档案管理目标，具体可以表现在以下两方面。
（1）大力引进信息化技术设备
目前，我国信息化文书档案技术设备，主要以计算机技术为基础，采用高效、精准的系统软件，来进行档案整理，工作人员直接可以利用扫描设备，通过对档案目录的扫描，就可识别出档案类型，进而完成分类归档工作。
（2）大力采用电了化储蓄整理方法
众所周知，通过运用计算机技术，可以有效将大量文档信息储存到相应的载体中，人们要想对其进行查询和修改，只需通过存储载体就可实现，这样，既减少了以往档案整理的繁琐，又促进了文书档案整理的效率和质量。同时，工作人员还要重视电子文书档案的保管和维护，在存储设备中，安装多种网络安全防护技术，如：加密技术、防火墙、身份认证等，全面提高机关文书档案的安全性和稳定性，避免其出现丢失、盗用等严重情况，影响到机关单位的长期发展。
（四）全面优化文书档案整理程序
为了加快各机关文书档案整理的工作效率，就必须对现有的档案整理程序进行全面的优化。
其一，对现下机关文书档案情况进行全面的了解，尽量采用最为便捷的整理方式，从而有效弥补传统整理程序中存在的缺陷和不足。
其二，坚持系统化整理原则，科学合理的对文书档案进行归档和分类，并明确规范文件和非规范文件之间的关系，打好提前量，做好充足的准备。
其三，在档案整理过程中，工作人员应结合各档案特征及规范要求，采取对应的整理技术，这样才能保证文书档案的质量，使其真正发挥效用，为机关可持续发展贡献出应有的价值。
结束语：
综上所述，文书档案是当下各机关单位进步和发展的重要性财产，其可充分体现单位的行政管理水平。为了顺应时代潮流，文书档案整理工作也要与时俱进，不断采用新的整理技术和整理思想，将文书档案整理工作达到规范性和标准性，这样才能确保机关文书档案整理效率和整理质量，使其发挥真正效用，为机关经济建设创造良好的条件。
参考文献：
[1]刘畅.机关文书档案整理若干问题及对策[J]兰台内外. 2016(04)15-16
[2]王雨晴.机关文书档案整理若干问题及对策研究[J]档案管理.2016(05)22-23
论文作者:赖卓勋
论文发表刊物:《基层建设》2017年2期
论文发表时间:2017/4/18
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