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摘要：作为企业信息化建设的重要组成部分，企业档案信息化建设状况关系着企业的发展与进步。但基于多数企业档案意识较为淡薄，档案管理工作仅仅停留在传统意义上的纸质档案管理阶段。档案信息化建设存在滞后甚至是被忽视的情况。
关键词：企业档案；信息化；建设
1档案信息化建设的必要性
1.1档案信息化建设是电子政务实施的要求
档案部门管理的档案很大一部分来源于行政部门形成的有保存价值的文字、图表、录音、录像等。现在政府机构的信息都网上发布,政府与公众的互动处理也在网上实施电子政务,于是网上形成了大量电子党政管理类文件。
1.2档案信息化建设是数字化、网络化发展的要求
档案部门所管理的档案目前大都停留在只对本单位形成的纸质文件的管理上,管理方法大多基于手工管理模式,对上述活动中形成的大量电子文件、电子档案束手无策,无能为力。档案部门如何在数字化网络化的大潮中求生存求发展,保存在各级各类档案馆库房中作为知识原始载体的档案实体如何最大限度地发挥作用,这些问题使得开发档案信息,进行档案信息化建设成为必然。
1.3满足信息化时代的发展需要
21世纪是现代信息世纪,是大数据时代,知识以及信息对经济发展具有非常重要的意义,在国民经济中发挥着重大的作用。近两年我国计算机技术以及网络技术有了长足的进步,这对我国档案信息化建设发挥着重要的推动作用。档案工作是一个国家信息业的重要组成部分,在信息化时代,我国档案管理工作面临着重大的机遇和挑战。档案信息化建设是我国信息化时代的发展要求,是充分发挥信息技术作用的重要表现。采用各种信息化手段处理档案能够不断提高我国档案管理水平,比如计算机云计算、移动存储以及人工智能的应用,这对档案管理具有非常重大的意义,也是满足我国信息化时代发展的重要措施。
1.4应对电子文件的必要措施
随着我国经济的不断发展,大量的电子文件逐渐出现。许多社会活动以及科技生产活动等都要借助电子文件进行记录,传统的人力管理模式逐渐被代替,这对我国档案管理提出了较高的要求。电子文件的大量出现,传统人力处理模式已无法满足我国档案管理工作的需要,它对传统的纸质模式的管理原则以及管理模式带来了很大的挑战,为了适应电子文件大量出现的现状,档案信息化建设在所难免。
2我国档案信息化建设存在的问题
2.1规划不够健全
目前,我国档案信息化建设工作虽然取得了一定的成就,但是仍然存在一定的问题,这是我国档案信息化建设的一大难题。综合分析我国档案管理工作全局,档案信息化建设存在各自为政、分散性,没有进行统筹安排的局面,很多档案管理信息化建设目标不够鲜明,无论长期还是近期目标都不够明确。在档案信息化建设中,没有指定统一的管理准则,只是单纯地处理信息化建设中的具体问题,这对档案信息化建设整体存在很大的阻碍作用。由于没有建立统一的信息规则,档案库的检索功能就无法充分展开,最终影响我国档案信息化建设水平的提高及利用。
2.2信息化建设资金缺乏
档案部门一般由财政拨款,其收入来源非常单一,这是影响我国档案信息化建设水平的基础因素。要提高档案信息化建设水平,首先就要配备一定的设施,需要配备先进的计算机、存储设备以及高速扫描仪等,这些设施的费用比较高,运行与日常维护需要较高的技术及费用进行支持。这对档案部门提出了较高的经济要求。目前,我国大部分档案管理部门资金收入比较低,无法承担信息化建设的高额费用,档案信息化建设存在很大的困难。
3企业档案信息化建设的评价指标
3.1网页美观程度
档案网站在提供利用服务时，就像商场里的货架，其中所包含的档案信息内容便是货架上缤纷多样的商品。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆商品不仅需要注意自身内涵，更需要注意自身“颜值”，给予顾客美的享受，才能更好地吸引顾客，满足更多的利用需求。
3.2检索功能易用度
检索是用户直接表达自己信息需求的渠道，因此，在对企业档案进行信息化建设的同时，需要充分设计考虑企业档案信息化平台的检索功能。不仅要涵盖检索界面、检索字段、检索公式、检索控制、检索方式等，更要在检索技术设计过程中，考虑检索词之间的数量逻辑关系、本公司的特色功能、专业指导与跨库检索等。除考虑以上涉及因素外，还需要对二次检索即检索结果的处理考虑进易用度范围之内，需要按照检索相关度或者时间等多种可选方式对检索结果进行排列，此外，对包含档案基本信息与相关档案链接等相关信息也应被予以提供，以供用户选择。最后，允许的条件下，将本企业数字化后的档案提供全文浏览链接，并供以存盘、邮件发送、打印等多种方式的下载链接。在这一过程中，需要注意涉密档案及各部门间档案公开的范围，由于企业档案信息化建设平台的单一性，企业职工均使用一个平台，对于涉密或者仅向部分工作人员开放的档案，可以采用用户名与密码的方式限制获取，有效做到防止企业机密泄露。
3.3在线服务功能
目前，除去不含有档案网站的企业，多数企业档案网站在建设过程中，均将档案信息化网站作为一个展示平台，网页的使用功能远远小于展示功能。因此，需要打造“功能取胜”的档案网页，就需要将建设思路从以往的“展示型网页”向“综合服务型网页”转变，进一步促进档案网站页面设计的优化，提升企业档案信息化建设“功能化”这一特征，在服务项目的具体设置上，根据调研，从企业实际应用的最多需求出发，进行网页的布局设计，增强网站使用的“便利性”。
3.4档案信息资源建设状况
这一部分主要涵盖两方面的内容，首先，要考虑档案网站涵盖本企业档案资源的丰富与完整度。不仅仅要针对企业自身特色，设计检索利用等功能提供档案信息资源，还可以依此平台，宣传本企业档案文化与企业历史，进一步增强企业内部的凝聚力，扩大企业品牌影响力。比如，点击进入时代周刊档案网站上“档案（Archive）”栏目，便可浏览从该刊物成立以来，所有的杂志内容，有利于社会公众进一步了解该刊物的历史，增强该刊物的影响程度；而在加拿大广播的档案网站上，点击“目录（Categories）”栏目，即可浏览关于科学技术、艺术与娱乐、健康、生活风格、经济金融、政策、社会、环境、体育、战争与冲突等各个专题的电视、广播节目，可以为利用者提供更多可供选择的利用范围。此外，还需要考虑档案信息资源的加工程度。为更好地服务与本企业，除提供已开放的一次档案信息资源全文浏览链接外，企业档案需要建立自身的档案目录与全文阅览服务，更加便于本企业员工与社会公众进行利用。最后，企业在信息化建设过程中需要注意在线提供档案信息资源的载体形式。传统纸质型载体文件具有“单一化”特征，文字内容居多，难以吸引利用者兴趣。因此，在企业档案信息化这一便利平台上，需要注意多种载体提供利用方式的结合，比如文本、照片、音像、视频等。
3.5档案利用服务途径
企业信息资源建设时，不仅仅需要能够提供网上实时查询功能，还需要具有网上留言、网上预约查询及相关数字档案馆APP服务等。这些服务利于企业档案信息资源更好地发挥自身的作用，促进企业档案价值的实现。
4结论
企业档案信息化建设是社会信息化建设的重要组成部分,也是企业信息化建设的关键。我们将继续努力探索和研究,把档案信息化建设的重点放在电子文件管理、远程档案资源查阅和共享、集团档案资源整合和开发利用上,进一步加强集团档案的信息化管理,提升档案信息化建设水平。
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[4]陈秀娟.关于企业档案信息化建设的问题和对策分析[J].城建档案,2017(03):26-27.
论文作者:陈洪艳
论文发表刊物:《科技新时代》2019年3期
论文发表时间:2019/5/8
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