摘要：企业档案管理信息化建设是信息时代档案事业的重要分支之一，是我国档案事业进步与信息化建设的重要部分。随着信息的迅猛发展与更新给企业带来了新的机遇挑战，解决信息化档案遇到的问题成为当前研究的重要课题。因此，要不断地采用现代信息技术装备档案部门，从而进一步提高档案管理和利用的现代化水平。基于此，本文结合企业档案管理建设存在的问题，并提出相应的解决措施。
关键词：企业；档案管理；信息化建设
1企业档案管理信息化概述分析
我国信息化起步于20世纪70年代，随着计算机的发展使得企业的办公水平越来越高，交流手段也逐步向计算机靠近。档案信息化管理作为企业管理的重要形式，是响应国家号召的重要举措。企业档案信息化主要是企业在遵纪守法的基础上，依靠科学的管理方法，凭借高科技手段，整合企业的文件、资料，使信息的获取、处理实现数字化以及网络化的资源共享，进一步提高企业档案的重复利用率，实现生产自动化、管理科学化，为企业之间、用户之间提供相互沟通的桥梁。
1.1档案管理信息化的必然趋势
档案的生成方式随着现代技术的发展发生很大变化，办公自动化、无纸化表现在计算机和通讯线路中进行诸如文件的起草、签发、催办、归档等相关操作，计算机读取文件成为这些档案的前身，档案也同样以计算机读取形式存在，计算机为载体的文档和纸质载体档案存在巨大差异，使档案工作者把磁盘作为载体成为计算机读取的方式，广大信息检索者更关心的是来自不同的计算机读取形式中的档案信息。档案工作者应责无旁贷的把这些档案信息系统的提供出来，为了提供更有价值的档案信息，必须有一个精选的过程。档案信息具有系统性、真实性、有价值性，是计算机读取档案信息追求的基本属性，只有拥有这些才能更好的完善服务。因此档案的信息化是档案利用工作发展的必然趋势。
1.2档案信息化遵循的原则
1.2.1标准性原则
档案标准化是衡量档案工作效率高低的尺度。档案管理标准涉及：档案整理标准、统计标准、服务标准、各项技术标准等多方面。
1.2.2安全性原则
档案的安全，以前是立档单位、档案馆对所藏档案实体和信息内容采取有效保护措施，避免受到自然灾害或人为侵害，同时使其处于安全状态的管理工作。现在随着档案信息化建设的深入，网络的脆弱性也日益显现出来。因此，要避免遭受自然灾害，此外还要加强对网络安全技术的研究，通过采取有力的安全策略，确保企业档案信息的安全性。
1.3企业档案信息化的特点
1.3.1 原始性
传统的档案学认为，归档文件必须是原件，以确保文件的历史价值。而电子文件不需要像传统档案文件那样以原件来证明档案的原始性，也无须对信息的原始性做出保证。将传统的纸质档案转换为数字化档案并输入计算机网络，使企业档案由实态转化为虚拟态，档案信息内容与载体分离开。档案信息化能丰富企业的信息资源储备量，不断传输企业的档案信息，为企业增砖添瓦。
1.3.2 系统时效性
企业档案传递中的信息一方面涉及企业以前形成的档案文件，另一方面涉及企业正在形成的及时文件。企业档案信息化不仅属于企业某一部门的任务，更是全公司的任务。档案的信息化需要在有效的时间发挥产生经济利益的作用，倘若企业对市场信息反应迟缓，势必会对企业造成经营、管理等多方面的偏差。
2现阶段档案管理存在的问题分析
2.1 信息化意识不高
企业档案信息化管理投资较高，部分企业认为档案的投资管理不能为企业创造任何经济效益，于是将资金投入到工程建设以及产品销售方面。同时，企业管理意识不强，在档案材料的保管、移交等方面的管理不完善，档案人员流动性强，且不注重对档案人才的培养，从而会导致企业档案管理水平及业务水平不能达到市场要求。
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2.2 缺乏有效指导及科学合理的分析与规划
档案信息化缺乏外部的有力指导以及科学合理的分析与规划，从而会导致档案信息化不完善。企业在档案信息化方面的建设对自身发展影响深远，而有些企业自不量力，一味进行高科技的档案管理信息化，从而会给企业造成严重的经济负担，发挥不了档案信息化的优势。
2.3档案管理标准不完善
档案管理标准是在档案实体管理逐步转向信息管理的过程中所必须依赖的业务规范和技术标准。随着企业档案信息化、标准化的深入，传统的企业档案管理标准越来越满足不了企业的需求，企业的信息管理、产品标准亟需进一步完善。
2.4档案管理与其他管理缺乏有效连接
企业档案部门是企业信息化的所在地，但同时也存在着与其他环节无法沟通、联络的潜在危机。不少企业生成的电子文档由技术部门保管，未及时移交归档，使许多企业中的电子文档处于凌乱状态，无法实现文档的有效利用。现阶段企业档案信息化系统并不完善，档案工作难以实现与企业其他信息的融合贯通，是企业档案信息管理与其他信息管理不能实现有效衔接的根本原因。
3加强企业档案管理信息化建设的具体对策分析
3.1将企业档案信息化建设归入企业信息化建设中
在企业档案信息化建设过程中，它需求企业高层领导的和谐，需求企业各部门的配合与参加，因此有必要把档案信息化建设归入到企业信息化建设的总体规划当中，归入到企业有关部门的岗位职责范围内，只有这样才能使档案信息化建设紧密结合企业生产开展的实际，最大极限地发挥档案信息资源在企业产品研制、生产经营等方面的效果，创造出更多效益，得到企业的注重和支撑，体现档案的价值和档案作业的重要性。
3.2加强企业档案根底事务建设
企业档案根底事务作业因受企业经济效益、领导档案认识及档案办理人员本身的影响，档案管理水平参差不齐。有些企业的档案管理作业多年来一向处于封闭式管理状况，很少接受档案行政管理部门的辅导，缺少与同行之间的沟通，档案管理作业仅以保管为意图，档案根底事务作业质量较差。因此，针对本企业的档案作业现状，加强档案基础业务建设，树立规范高效的档案管理体制，为完结档案信息化打好根底，做好准备。
3.3提高档案管理人员的素质水平
企业档案信息化是一项技能性很强的作业，人才建设是档案信息化建设的要点。企业档案部门应习惯档案信息化建设的需求，对在职档案管理人员进行信息技能的训练，充分思考到企业是以取得赢利最大化为意图，转变作业思路，主动与企业信息办理部门协作。
3.4转变企业思想
企业档案管理信息化是信息时代信息共享的需要，是档案事业技术进步的突破口，更是加快改革开放、充分发挥档案价值以及实现档案信息资源共享的战略选择。领导者的信息化管理水平直接决定了信息化的深度和广度。充分认识档案管理的利益和未来发展前景，支持与发展企业的档案管理，促进企业档案管理信息化建设。此外要减少组织层次，增加管理幅度，提高效率，保证业务的规范化。应把握信息的软件以及硬件问题。规定档案信息中的数据存储格式，对涉及国家机密的重要档案进行加密。
4结束语
总之，为了适应当前信息化建设和档案工作可持续发展要求,企业应以网络建设为基础，以档案信息资源开发为中心，提高档案利用率，为企业档案信息管理工作全面实现自动化、数字化、网络化提供服务。
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[4]李湘清.大数据时代下档案管理的价值提升[J].办公室业务.2017(22)
论文作者:郭银萍
论文发表刊物:《新材料·新装饰》2018年7月上
论文发表时间:2019/1/11
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