摘要：公路档案是公路管理部门在公路规划、建设、管理活动中形成的具有保存价值的文字材料、图纸、声像制品等各种形式的文件材料。公路档案全面地记录了每条公路从设计、施工到管理运营期间路况、养护、维修等诸多方面的信息，是公路建设得以继承、发展和不断创新的重要物质载体，对于公路建、管、养等工作有着极为重要的作用。本文分析了加强公路电子档案管理工作的措施。
关键词：公路电子档案；管理工作；措施；
随着信息技术的飞速发展，电子档案在公路工程档案中所占比例、数量也越来越大。电子档案相比纸质档案具有便于分类管理、便于查询等优点，但是也带来了对档案存档安全性、可靠性等多方面的忧虑和要求。
一、必要性
1.方便利用。提供利用是公路档案管理的最终目的。目前，计算机在数据处理与信息管理方面具有无与伦比的优势，因此，公路档案电子化管理在查询利用方面的优势显著，既快捷、高效，有效提高档案管理水平、节省工作时间、提高工作效率，又能最大限度地发挥公路档案信息资源的作用。以金山区公路管理署为例，自推进公路档案电子化管理以来，借助计算机强大的数据处理和信息管理能力，对每年的公路工程项目、每条路相应路段的状况一目了然，为公路工程建设管理的决策提供更好、更方便的服务环境。
2.降低成本。公路建设和管理过程中经常需要提供利用工程档案图纸复印件，如将工程档案图纸数字化，并刻录成光盘，与采用传统的复印多套档案图纸复印件提供利用的做法相比较，可以大大节约项目成本。
二、存在的一些问题
1.电子档案的原始性和真实性存在问题。从当前来看，电子档案几乎完全取代了纸质档案，当然除了极其个别的档案以外。电子档案传输速度快，效果很直观，办公也比较快捷，从某种意义上讲，电子档案的出现和应用是人类档案史的进步，但是电子档案也有很多弊端，其中比较突出的就是原始性和真实性存在着些许问题，电子档案不像纸质档案一样在修改后留有痕迹，电子档案不存在原始记录者和拟稿人的笔迹，如有人对电子档案存有恶意就会使电子档案被修改、篡改甚至删除，且不留任何痕迹，导致了相关的负责人根本就无法在电子档案上找到原始的记录和笔迹，也无法在电子档案上签字，这样电子档案的权威性和真实性将大打折扣。
2.电子档案内容保密性差。电子档案不同于纸质档案，它借助的载体是网络的终端设备和存储设备。有点计算机常识的人都知道，使用网络中任何一个终端设备，都能简单地将存储于网络中的另外一个设备的文件获取，而且一个文件可以通过不同的形式发送到多个终端设备和存储设备，这对于文件的传送的确比较方便和快键，但是对于保密性的电子档案来讲却是致命性的威胁和打击，尤其是像公路工程这样的特别保密的项目，如不特别小心就会使工程的报价、工程的图纸甚至工程的合同内容透露给其他机构和个人，若让竞争对手获取，将会给企业带来重大威胁和打击。如果把关系国家战略的公路建设透露给外国机构和个人，可能直接危害到国家的政治安全和经济安全。
三、加强公路电子档案管理工作的措施
1.及时杀毒、分散储存。计算机的使用和各种终端设备的使用都要注意一点，就是要及时进行杀毒，何况关系安全和保密的公路工程的电子档案，因此在进行文件的传输和文件的储存时一定要有严格的保密措施，尽量不使用经常带来病毒的U盘。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆要对电脑定期不定期地进行检查和清理，如果发现系统上出现漏洞、有木马威胁时要及时处理，如果病毒扩大化不仅影响的是计算机的安全，而且影响的是整个电子档案的安全，那样会得不偿失。同时在文件传输的时候如果不是特殊情况，尽量使用邮箱的传输方式，在传输过程中一定要注意记录传输时间和传输的大体内容，有效保证文件传输的安全和稳定。机密文件和重要文件要注意尽可能不用网络在线传输，防止黑客入侵和网络监控。公路工程电子档案管理的储存要注意分散进行储存，因为过于集中的储存是引起安全性和保密性问题的重要缘由之一。对于重要的资料和重要的文件应该做好备份，并且要储存在电脑的硬盘上，这样就能减少病毒和黑客，对于需要存储的内容一定要做好标注，同时要分散储存在另一个U盘中，这样就能防止恶意的篡改和删除，即使篡改和删除了，也能以最快速度发现并采取重要防护措施。
2.更加规范和科学地使用电子文档。电子档案的使用非常的广,它能够共享资源、节约空间和时间,是信息时代一种新型的档案形式,在推动档案文件管理的信息化以及现代化等方面上展现了它的重要性。当前公路工程电子档案使用缺乏基本的规范化，因此要立足当前公路工程电子档案使用的情况，将电子文档归档的处理和应用规范化和科学化，确保公路工程电子档案的完整性和安全性。因此，要定期对办公室的各种文件进行收集、整理和备份，并且在此基础上进行安全储存，这样就能在一定程度上保证电子文档档案管理的安全。对于一些比较重要的文件，一定要按照文件的性质和级别安装安全性能较高的软件，这种软件从某种意义上讲能有效避免病毒的进入、木马的形成和黑客的入侵，从而有效防止电子档案的流失和损害，也有效地保证了企业的经济安全和名誉安全。一些工程的报价和投标方案是公路工程部门和企业最重要的信息之一，因此必须采取更加严密的手段对汇总档案进行积极有效地处理，首先是不要使用在线传输，要对电脑进行杀毒，可以多次进行，同时一定要做好备份，防止意外流失。总之电子档案的使用要更加地规范化和科学化，只有这样才能保证电子档案的安全和稳定，才能使电子档案发挥更加有效的作用。
3.引进和培养更加专业的计算机人才。档案工作人员们没有办法逃避的关键课程是电子文件档案的安全管理,成为当今时代给予档案工作人员们的一个全新的任务。当前公路工程电子档案经常出现问题就是因为没有更多更好的计算机技术人员把关。因此要引进和培养更多专业的计算机人才，要在现有条件下对员工进行深造，为企业培养高精尖的计算机专业人才，让他们既要掌握熟悉的计算机操作技术，也要有良好的职业道德素养。既要热衷于电子档案的管理工作，也有要严格的保密意识和安全意识。专业的计算机技术人才要会自己设计基本的程序，并能做好相关软件的开放，要会自如地设计图纸和进行安全的储存。要使自己的企业有一定的网络空间，保证企业的安全性和稳定性。企业不但要注意内部培养，更要注意对人才的引进，为公路工程的发展和稳定注入新鲜血液，在引进过程中主要素质和业务的结合，既要注重业务技能，更要注重道德素养。总之，公路工程电子档案的管理需要一大批专业的计算机人才，因此要对全体员工尤其是相关部门员工进行定期培训，同时也要在注意对专业计算机人才的深造和对社会和高校专业计算机人才的引进。
现在的信息技术在不断地进步，在公路工程建设中运用电子档案管理是十分有必要的，它的优点是很明显的，但是技术本身就是一把双刃剑，人们在看到它带来好处的同时，也应该看到它的不足之处，即管理人员应该认识到电子档案管理优点，同时还应发现其中存在的问题，采取措施及时进行改善，使得电子档案管理更好地服务于公路工程企业的发展。
参考文献：
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[3]赵惠芹.谈如何做好公路工程建设项目电子档案管理工作[J].统计与管理,2015.
论文作者:海蓝
论文发表刊物:《基层建设》2017年第32期
论文发表时间:2018/1/20
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