帕累托原理在图书馆中的应用，本文主要内容关键词为：馆中论文,原理论文,图书论文,帕累托论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
1
帕累托原理概述
在日常的生活和工作中，常常会出现这样的现象：80%的销售额源自20%的顾客；80%的生产量源自20%的生产能力；80%的阅读量取自书架上20%的书籍；80%的病假由20%的员工产生……等等。19世纪末期的意大利著名经济学家维尔弗雷德·帕累托(Vilfredo Pareto)最早发现了这种不平衡的现象，将其总结为“80/20原理”，后人也称之为帕累托原理。
帕累托原理可以表述为：关键的少数与次要的多数(vital few and trivial many)，即80%的价值是来自20%的因子，其余的20%的价值则来自80%的因子。这种现象一般存在一个非线性的体系内，由于现实世界大都是非线性关系，所以80/20现象具有普遍性[1]。这个原理经过多年的演化，已经在管理学理论和管理实践中广泛应用。在任何特定群体中，首先要区分通常只占少数的重要因子，而不重要的因子则占多数，因此只要能控制具有重要性的少数因子即能控制全局。“80/20”原理体现出在原因和结果、投入和产出以及努力与报酬之间存在一种不平衡的关系。
当然，这种不平衡不一定正好是80/20，也可能是65/35，70/30，75/25、95/5或者相比较的两个数目加起来不一定等于100。管理学家看重的不是结果的具体数目，而是这一结果体现的思想，即不平衡关系存在的确定性和可预测性。正确的理解这种不平衡，并将其应用于管理实践，会带来事半功倍的效果。
在具体的管理实践中，80/20原理衍生出两种具体的应用：即“80/20思考法”和“80/20分析法”。80/20思考法则是一种定性的或直觉式的思维方法，是80/20原理在日常工作或生活的非量化应用。首先假设在投入和产出之间有一个不平衡的关系，但并不搜集具体的数据资料来分析这个关系，而是从中找出真正重要的少数事物，同时忽略不重要的事情，以此来提高我们工作的效率和生活的质量。80/20分析法是以系统的、量化的方法来分析因果关系。它先假设有80/20关系存在，然后搜集事实和数据，而后证实这种关系是否真正存在。这是一种以量化方式在原因、投入、努力与结果、产出、报酬之间，勾划出一个精确关系。只要在投入和产出之间确实有一种不平衡的关系，就可以采取这种分析方法。
帕累托原理阐述了一些小的原因导致了很多问题，将努力的方向集中在这些少数而重要的因素上，通常能取得最有效的资源利用。这两种方法已被应用于各行各业，特别是企业经营管理过程以及投资理财中。
2 帕累托原理在图书馆的应用
图书馆的管理中也存在许多80/20现象，比如，少数读者是流通量的多数，少数图书是流通的多数，少数工作人员的服务态度是多次的投诉对象等。国内外许多专家学者对帕累托原理图书馆管理中的应用进行了大量的研究。
国内学者的研究主要是集中在“80/20”思考法，就是帕累托原理定性地应用在图书观宏观管理上比较有代表性的有：牛丽莉[2]提出：馆长应抓住图书馆普通问题中关键的问题进行决策，以产生纲举目张的效应。从信息的角度来看，应对占总量20%左右的重点信息进行分析整理，并以此作为决策依据；从人力资源的角度来看，馆长应把主要精力放在对职工总数20%的业务骨干的管理上，抓图书馆发展的骨干力量，再以20%的少数带动80%的多数。从投资的角度来看，要将有限的资金投放到图书馆占总数20%的重点项目上，不断优化资金投向，提高资金使用效率。李纲[3]从帕累托最优理论探讨了改进信息资源配置效率的条件和途径，即在给定的资源条件下，如果没有替代的资源配置方案使得一部分人比在原有配置下得到更多的福利，而又不减少其他人的福利，则原有的资源配置即为帕累托有效配置。并在此基础上系统地分析了信息生产、信息市场的有效性以及信息产业的政策目标和结构调整，总体上构建了信息资源配置研究的理论框架。
国内也有学者从理论的角度分析了的帕累托原理和一些图书馆学理论关系。王玮[4]对帕累托与阮冈纳赞的“五原则”进行了对比，提出帕累托原则与图书馆学五定律是一体的，图书馆学五定律是图书馆员追求的目标，而帕累托原则是图书馆员实现这个目标的有效手段。徐兴余[5]分析了80/20原理和布－齐－洛定律之间的关系，认为布－齐－洛定律就是80/20现象的具体表现。
与国内学者相比，国外的学者更多的是把帕累托原理作为一项分析和解决问题的工具，主要集中在80/20分析法，以此来解决图书馆管理中具体问题，比较有代表性的是美国亚利桑那大学图书馆[6]。1996，亚利桑那大学图书馆实施了一项图书馆技术服务流程改进计划，其目的是以更快的速度和更少的成本将信息资源传递到读者手中，他们运用80/20分析法寻找出影响流程的“关键因素”。首先该图书馆整理出一个完整的服务流程，将流程分为六个环节，从采购、编目到物理加工等，然后对各个环节进行了评估，得出各个环节的延迟时间（即一个工作环节中两个步骤之间的时间）的数据，在整个计划中，他们共找出206的延迟时段，然后根据帕累托原理找出最主要的延迟时段，分析形成延时的原因，从而确定相应的解决方案。通过重新设计工作流程，减少和消除各个环节的延迟时间，亚利桑那大学图书馆将图书的平均上架时间从原来的49小时缩短为4小时，同时节省费用3万3千美元。他们的工作大大提高了服务质量和最大满足了读者的需求。
3 帕累托图的意义和生成
在投入和产出之间、因和果之间存在的不平衡现象中，只有识别其中最重要的因素，才能帮助我们找到改进的目标，有效地利用现有的资源。识别重要因素就需要量化工具，这就是所谓的帕累托图(Pareto di-agrams)。80/20分析法通常就是通过构建帕累托图来实现的，上述的亚利桑那大学图书馆的流程改进就是通过设计帕累托图来实现的。
我们可以将某种产出的投入因素分类、导致某种结果的原因进行分类，将大问题分解成若干小问题，对这些小类别、小问题等独立计量，就可以得出帕累托图。帕累托图实际上是一种柱状图（见图1），条块的高度反映了频次变化和问题的重要性。这些条块从左到右按高度递减，意味着在他们所代表的问题范畴中，左边的条块相对比右边的条块的重要性更高。通过这个图表，可以寻找出20%的问题来源和80%诱因的分界线。
图1 帕累托图示例
在实际工作中，如果能把问题进行分类并能计算出每一类别所发生的频次，那么帕累托图将是一件很有用的工具。在早期分析问题阶段，它能帮助我们确定应该从哪些问题着手，在后期解决问题阶段，它有助于我们缩小问题的范围，找到核心问题。因为帕累托图能使我们把注意力集中到那些关键的少数且重要的因素上，也就是图表中最高的那些条块，这些问题的解决所带来的回报可能是最大的。正如Ishikawa所说的：帕累托图表显示了问题的焦点所在。
在帕累托图的生成过程中，首先选择投入－产出体系、原因－结果体系，确立需要统计的参数类别，比如，读者的借阅次数、图书的出借频次、上机人数等等。其次是收集类别数据。收集数据的方法有两种，一是利用现在的各种自动化信息系统，比如很多图书馆都已经实现了图书馆自动化，数据可以通过系统来获取；二是通过对样本的直接调查来获取，可以用书面调查表或网上调查的方式进行。对数据的处理通常可以用Excel来完成，然后按照下列步骤就可以构建出帕累托图：(1)记录样本数据，列出每一范畴以及相关数据。(2)对样本数据进行排序，按从大到小的顺序排列，并计算出每一类所占的百分比以及累积百分比。(3)建立图表，选择图表类型为两轴线－柱图。(4)标注左分类轴，刻度从0开始，至等于或大于所有数值，同时给出描述所统计类别的名称。(5)标注水平轴，使所有条块的宽度一致，并且按从大到小的顺序标注每一类别，并给出相应类别的名称。如果名称过长，则用A，B，C等进行标注。(6)为每一类别划出一个条块，条块的高度应该与该项目所对应的数值相等，条块的宽度应该相同。(7)计算累积百分比，每一类别的累积百分比等于该类别的百分比与前面类别百分比之和。(8)在图中增加累积线。按从0到100%标注右分类轴，标注右分类轴从0到100%，100%对应左分类轴最大的数。根据每一范畴的累积百分比数值，在图中画出所对应位置的点，并用线将他们连接起来。累积线能很清楚的标注出80/20问题来源的分界点。
4 帕累托图在图书馆中的应用实例分析
帕累托图在我国图书馆有很多方面的应用：服务质量评定、资源发展战略的指定、核心读者群的确立、核心馆藏的分离等。利用帕累托图不仅可以帮助制订决策方案，还能清楚地解决问题的优先顺序和轻重缓急。下面我们以我馆一个实例来介绍帕累托图的具体应用。
改进图书馆的服务质量，提高读者的满意度是图书馆最重要的目标之一，但从哪些方面进行改进，哪些问题是影响读者满意度的关键呢？下表是我们用三个月的时间跟踪调查读者对图书馆的服务不满意的类别数据（见表1）：
表1
读者的抱怨
三月四月五月
总和
复印费用过高 175 100 75962
开馆时间太短
23 20 11505
数据库资料太少300 110 95350
网速太慢 324 265 373
127
外文报刊太少
25 52
5097
工作人员态度不好3
4663
图书借阅期限太短
12
8
1054
报刊阅览室不能上自习
30 50
1730
计算机设备故障多
10 13
4013
根据表1，我们计算出各个类别的百分比以及累积百分比（见表2）。表2与表1所不同的是，各项按降序排列。
表2
读者的抱怨总和百分比累积百分比
网速太慢
962 43.71 43.71
数据库资源太少 505 22.94 66.65
复印费用过高
350 15.90 82.55
外文报刊太少
127 5.77 88.32
阅览室不能上自习97 4.41 92.73
计算机设备故障多63 2.86 95.59
开馆时间太短54 2.45 98.05
图书借阅期限太短30 1.36 99.41
工作人员态度不好13 0.59 100.00
合计 2201100.00
根据以上采集的数据生成的帕累托图表如图2：
图2 帕累托原理应用图（读者抱怨）
从图2我们可以发现，帕累托现象非常明显，它验证了80%的抱怨来自20%的问题。前三项之后有一个明显的衰减，也就是我们在上图看到的分界点，大多数帕累托图表都有这个分界点。网速太慢、数据库资源太少以及复印费用过高这三个问题在分界点的左边，解决了这三个问题将会消除在读者调查中83%的抱怨，所以这些问题是改进服务的关键问题。然后，我们还可以对剩下的其他问题再做一次帕累托分析，将会显示剩下的这些次要问题中相对重要性。
针对这个分析结果，我馆采取了相应的措施，首先调整年度建设和投资顺序，解决网速问题；其次对数据库资源采取共享、合作、资源互换等方式扩大数据库的品种；对复印费过高问题，采取争取学校资助、采用复印一卡通降低人工成本等进行解决。在这些问题解决以后，读者的满意度迅速提高，有效地提高了图书馆的服务质量。
收稿日期：2003-11-05