网络环境下虚拟参考咨询服务与图书馆知识管理关系探讨，本文主要内容关键词为：知识管理论文,咨询服务论文,图书馆论文,关系论文,环境论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
自从1992年出现了全球闻名的Ask ERIC服务（Educational Reference Information Center,ERIC）；1995年出现了因特网公共图书馆（Internet Public Library,IPL）以来，近几年，图书馆虚拟参考咨询服务日渐成为图书馆界研究与实践的热点，而且其理论研究与具体实施始终是相伴而生、互相促进的，研究论文多是由实例考察、经验总结及问卷调查所得。随着VRD 2003及VRD 2004年会的召开，以及虚拟参考咨询项目的不断涌现并实施运作及广泛应用，理论对实践的促进作用更加明显。同时，实践的迅速增加也向理论研究提出了新的挑战，如高投入与低用户问题[1]、商业性咨询竞争问题、人员短缺问题[2]、服务质量保障问题等。
相比之下，图书馆知识管理的研究现状则与虚拟参考咨询不同。图书馆知识管理也一度成为图书馆界研究热点，但至今鲜有成功实施知识管理的图书馆案例出现，致使图书馆知识管理似乎演变为令人憧憬而又难以触及的空中楼阁。也许，知识管理过于理想化而不便落脚于图书馆；也许，图书馆需要通过完善管理来为知识管理的实施寻求适当的切入点。
那么，如何为图书馆知识管理寻求适当的切入点？什么最适宜于充当图书馆实施知识管理的切入点？反观图书馆虚拟参考咨询服务研究与实践现状，笔者认为，二者在客观上存在着诸多契合面，图书馆知识管理与图书馆虚拟参考咨询服务均可为对方带来新的思路与发展转机。
1、解读图书馆虚拟参考咨询服务
按照美国图书馆参考咨询与用户服务协会（Reference and User Services Association,RUSA）的最新定义，图书馆虚拟参考咨询服务仅指参考馆员与用户通过因特网进行的实时、异地交流，主要包括聊天（Chat）、电视会议（Videoconferencing）、网络语音（Voice over IP,VIP）、共同浏览（Co-browsing）、Email与即时消息（Instant Messaging），在线数字参考信息源只为虚拟参考咨询服务寻找答案提供支持而不能算作虚拟参考咨询服务本身。但本文出于探讨的便利拟采用广义上的字面理解：图书馆虚拟参考咨询是指图书馆参考馆员（或学科专家）通过互联网络，利用数字资源，为图书馆用户提供的参考咨询服务，即以互联网络为传播手段、以数字资源与参考馆员知识储备为参考信息源、以参考馆员与用户之间的交互为服务形式[3]。
因其以互联网为交互介质而非面对面（In-person）所以称其为“虚拟”，但其中的参考馆员、数字资源、图书馆用户却是实在的。若寻求概念间的对应，则可以认为“互联网”对应“虚拟”，“数字资源”对应“参考”，“馆员”与“用户”之间的交互即为“咨询”。
数字资源是经过组织整理的序化的显性知识资源，可作为参考信息源供参考馆员检索利用（如各种数据库、问答知识库），也可供用户浏览参考（如FAQ、学科导航、学习中心、网上工具书等）。虚拟服务形式是指网络交流手段（这正是RUSA所强调的），包括Email形式、网络表单形式、聊天（Chat）、电视会议、网络语音等形式。目前已经有咨询软件实现了Email与Chat、Videoconferencing、VIP之间的无缝整合（如Question Piont、LSSI的Toolkit等）。虚拟不仅是一种技术，也是一种管理策略，通过管理创新实现数字资源与人力资源的充分共享是合作虚拟参考咨询的基本精神。图书馆参考咨询的虚拟化克服了传统条件下资源共享存在的主要障碍，真正实现了显性知识资源与隐性知识资源的同步共享。
参考馆员与用户之间的交互则是整个咨询服务流程的主体因素，从中可充分展示出参考馆员检索知识与咨询技巧方面的隐性知识资源，以及用户的信息素养。可以说，有的数字资源与网络交流手段都是以参考馆员和用户的存在为基础的，唯有参考馆员与用户有效利用数字资源，熟练掌握网络操作手段，才能实现整个虚拟参考咨询服务的效益最大化。这也是国外研究者多把研究重点转向参考馆员培训与用户调查的原因，甚至国外有的图书馆把信息素养（Information Literature）作为参考咨询网站建设的主要内容[4,5]。
图书馆虚拟参考咨询服务模式与服务内容因图书馆的功能与任务而异。有的侧重参考馆员与用户的充分交互，即动态地以咨询为特点的服务模式。如UCLA大学图书馆参考咨询网站上提供的服务形式仅有：现场面对面（in Person）、电话咨询（by Telephone）、电子邮件咨询（Email ）。多数图书馆则动态与静态相结合，既有实时（Chat）或非实时（Email）的动态交互，又有FAQ、学科导航、学习中心等序化的静态知识资源供用户浏览或检索。如美国Ask a librarian联合咨询网站上赫然呈现着Chat与 Search 两个服务图标， 位于美国南加州的 MCLS （Metropolitan Cooperative Library System）虚拟咨询服务可以在实时交互的等待间隙浏览该馆自建的虚拟图书馆、学科导航等数字资源[6,7]。有趣的是，我国图书馆的参考咨询网站多表现出静态展示特色，而国外图书馆则动态交互色彩较浓，这大概是因为我国图书馆参考咨询的作用在“参考”，而国外（尤其是美国）图书馆参考咨询的作用在“咨询”的缘故。
2、图书馆知识管理的涵义与内容分析
图书馆管理的工作自古有之，但知识管理概念的提出是在企业界，这是因为二者在概念理解上侧重点不同。企业知识管理侧重于员工隐性知识资源的开发利用与共享，即隐性知识显性化，这需要通过优化企业内部管理来实现；而图书馆知识管理工作习惯上理解为对社会显性知识进行序化组织整理，使之更方便图书馆用户检索利用[8]。
然而，随着图书馆工作重心由文献信息组织向知识服务倾斜，馆员的知识储备与服务技能日益受到重视，对馆员隐性知识资源的开发利用与共享逐渐提上日程。目前对图书馆具体实施知识管理的进展状况还较少有文献报道。由于图书馆致力于推动全社会知识资源共享，为读者提供高质量深层次知识服务的时代使命正促使图书馆业界进行一系列的业务流程重组与管理改革，图书馆已部分地从知识服务逐渐扩展到图书馆组织内部的知识管理。这就使图书馆知识管理面临着双重任务：图书馆组织自身知识的管理及社会知识产品的管理。图书馆对自身具有的知识的管理，如同一个企事业单位对自己无形资产的管理一样，是与人、财、物等有形资产的管理并行的一种管理内容。企业知识管理的对象包括显性知识和隐性知识，其中显性知识如管理体制、规章制度、技术文档、企业机密文件等；隐性知识如企业长期形成的企业文化、管理人员头脑中的管理经验、技术人员头脑中的创新思路、工作人员中积累的工作技巧等。社会知识资产的管理包括图书馆编目、文献流通、馆际互借，以及目前图书馆界正积极开展的知识导航或知识服务等知识内容的管理与服务。前者属于管理学范畴，后者属于图书情报学范畴。
图书馆知识管理的双重任务（内部管理与外部服务）决定了其实施的内容，包括：①显性知识的生产与组织管理，即对社会客观知识的数字化存储、信息化加工、网络化传递生产过程的管理。这个过程主要是传统馆藏文献的数据库生产与网络信息资源的开发和组织管理。最终产品是馆藏书目数据库或全文数据库、虚拟图书馆、网络学科导航等序化的数字信息资源。这是图书馆开展知识服务的物质基础与参考信息源，其丰富与优化程度是图书馆一直关注与投入的重点，也是最能体现图书馆知识管理特色与优势的地方。②馆员隐性知识资源开发。在知识管理中，人不是与其他管理要素或对象一样通过各种方法和制度来加以管理和控制的资源客体，而是具有精神文化的主体。管理不仅仅是一个物质技术过程或一种制度安排，更是与社会文化、人的愿望、激情、意志等精神物质相关的。所以人力资源管理成为目前任何组织机构实施知识管理的核心部分，图书馆作为一种文化教育机构也同样面临着建立有效的激励机制，营造宽松环境，使馆员自主地发挥能动性与创造性的问题。③建立知识库与知识联盟，促进知识应用和知识共享。知识管理系统的基础就是知识库，知识库的建立过程也是馆员隐性知识显性化的过程，其中存储着大量的专业知识以供日后参考。这些知识包括有关用户服务的问题及其解决方案、专利、特殊技术等，可以通过网络进行查阅、使用，供员工学习。以信息咨询台的统计数字为例，咨询台收到的多达80％的用户提问其实在以前就已经解决过了，这表明虚拟参考咨询系统的问答知识库可理解为简单的知识管理系统。通过知识管理系统，将问题解决方案保存于知识库中。这一方面可以使图书馆员迅速地回答大部分已经有标准答案的问题，以便有更多的时间处理复杂的或首次出现的问题；另一方面也会提高图书馆员对工作的满意度，从而激发图书馆员的工作热情。知识联盟意味着知识服务的合作与知识资源的共享，知识共享是知识管理的重要环节与追求境界，图书馆的有些部门如合作采访和编目中心、合作文献提供中心、合作互借中心、合作咨询中心等都有成功运作案例。
3、图书馆知识管理与虚拟参考咨询服务的契合关系
3.1 将知识管理理念导入图书馆虚拟参考咨询服务
虽然图书馆虚拟参考咨询服务开展得比较成功，但同时也面临着投入高、用户少、人员短缺、服务质量保障、商业性咨询竞争等问题，需要理论研究提供宏观上的引导与新理念的导入。从上述图书馆知识管理的涵义与内容分析可知，图书馆知识管理实施的内容包括显性知识的生产与组织管理、馆员隐性知识资源开发以及建立知识库与知识联盟，正好对应了虚拟参考咨询服务中的数字资源“参考”、参考馆员通过网络手段与用户的交互“咨询”以及“问答知识库”与“合作咨询”的建立。其实，数字参考信息源的建设就是知识管理中对显性知识的生产与组织管理；参考馆员咨询过程就是馆员隐性知识资源发挥的过程；咨询记录经过筛选、标引、组织后形成问答知识库即是隐性知识向显性知识的转化；合作咨询联盟既实现了知识资源共享，又实现了人力资源共享，是完全意义上的知识联盟与知识共享。所以，将知识管理理念导入图书馆虚拟参考咨询服务是有理论依据的，也是可行的，必将为图书馆虚拟参考咨询服务的进一步完善提供新的思路与理念，从而有助于解决发展过程中遇到的问题。
与虚拟参考咨询一样，知识管理也需要强大的技术支撑来实现。应用于企业界的知识管理系统软件早已出现，而应用于图书馆的多是指虚拟参考咨询软件或图书馆自动化系统。所以，目前知识管理能提供给图书馆虚拟参考咨询服务的主要在理念层面。鉴于虚拟（交流）形式（如Email、Instant Messaging、Chat、Co-browsing、Voice over IP与Videoconferencing）的完善关键取决于技术的强势与资金的雄厚，因此图书馆知识管理理念对于虚拟参考咨询服务的先进性主要体现在两个方面：一是数字参考信息源组织建设即显性知识的生产与组织管理；二是参考咨询馆员隐性知识资源的开发及显性化。前者是数字图书馆研究的重点，也是图书馆界一直努力在做的工作；后者的讨论主题主要集中在参考咨询馆员的知识固化、培训、激励与管理领域，也是目前图书馆管理与服务的薄弱环节。在人员管理方面，2003年VRD会议上有国外学者撰文认为，当前图书馆虚拟参考咨询领域的文献没有对管理、领导和团队合作等技能的重要性给予足够的强调。
图书馆参考咨询服务之父Green在1836年将图书馆参考服务界定为“建立图书馆与读者之间的个性化联系”，这要求参考馆员不仅要了解馆藏，还要了解读者，并具有丰富的知识储备与交流技巧。相对于其他图书馆部门，参考咨询服务部门是最能体现馆员隐性知识资源的地方。随着传统参考服务向虚拟参考服务的发展，参考馆员除了具备所需的专业知识外，也需要具备基本的电脑和网络常识，尤其是对电子资源的了解。此外他们的打字速度要快，思维要敏捷，能即时回复用户的问题，避免让用户等待。所以，如何通过知识管理保证有一支稳定的高素质咨询队伍，将成为影响图书馆虚拟参考咨询服务的主要因素。①确认参考馆员的知识产权与法律地位。在欧美国家，自1850年以来相继制定的图书馆法中都确定了图书馆员的专业地位，有专门的图书馆员资格认定制度。图书馆参考馆员被列为与律师、会计师和医生同等地位的专业人员，享有稳固的社会地位和福利待遇。②强化图书馆对馆员自身知识的管理，促进全员参考咨询意识的形成。在我国，从图书馆领导者、馆员到读者，参考咨询意识都有待提高，致使我国图书馆的参考咨询仅停留在“参考”而不易向“咨询”深入，网站内容多表现出简单的静态展示特色而缺乏个性化动态交互。提高参考咨询意识，要求图书馆管理者在图书馆改革、可持续发展计划和人力资源管理等方面体现知识管理与服务第一的理念，馆员要把为读者解决多少问题的咨询能力作为是否称职的主要标准，能够真正为每一个不同的对象解决不同的问题。③关注参考馆员情感知识的满足与技能知识的更新。必须重视一线参考馆员的心理压力及情感需求，建立合理、有效的参考馆员工作制度和人事管理制度。制定计划给参考馆员提供全面持续的培训和发展机会，参考馆员上岗前要培训考核，上岗后要定期或不定期地培训新的专业技能、新的参考源，以适应形势需求。
当然，参考咨询馆员隐性知识资源的开发激励及显性化不是知识管理应用于虚拟参考咨询的全部。但是，由于目前咨询馆员成本已构成实时虚拟参考咨询运行成本中的最大份额，以致许多实时虚拟参考咨询项目因不堪馆员成本的重负而被迫停止运转或举步维艰，迫切需要在这一领域首先导入知识管理思想与理念。同时，实时虚拟咨询软件功能设计、数字参考资源组织、虚拟参考工作流程与运作机制等等都需要图书馆知识管理理念的渗透与发挥。
3.2 把虚拟参考咨询服务作为图书馆知识管理的切入点
如上所述，知识管理是个先进的理念，它在图书馆的实施是全方位的（包括对内管理与对外服务），也是根本性的（涉及到图书馆一系列机制改革与组织文化建设问题），但应用于图书馆管理与服务也必须有一个具体的切入点。有的文献认为， 图书馆知识管理起步实施时的范围相对窄一些，努力的目标相对简单一些，取得成效的可能性大。研究图书馆知识管理的实施，需要关注的领域首先应该在于知能（Know-how），以它们为研究对象。在这个意义上，图书馆知识管理的目标宜定位于专业技能和专业化服务人才群体的建设。并设想建立一个全新的服务管理机制，这个机制的重点在于图书馆服务领域，建立一个鼓励参考咨询工作者把个人的技能、经验加以整理，使之成为系统化的知识，在知识产权保护的前提下，提供给所有图书馆工作者知识共享。作为知识管理的一个操作领域，需要实践的内容应该有：建立专家咨询服务档案，经过系统加工、科学整理，形成个人专业服务技能的物化形态——文献利用专业技能知识库。这样的知识库可以提供图书馆服务人员共享，成为具体服务过程中的重要工具；也可以进入互联网，向全社会具有文献检索、利用的需求者提供知识共享。
图书馆参考咨询的虚拟化、智能化与合作化已经使知识共享成为现实。“问答知识库”作为虚拟参考咨询流程的重要环节已经在一些成熟的咨询软件（如QuestionPiont、LSSI的Toolkit等）[7] 中成功运作，特别对于合作虚拟咨询，“问答知识库”更是不可或缺，它需要有“本地知识库”、“总台知识库”、“中心知识库”、“全球知识库”等的支持。在国外，知识管理开始在一些图书馆部分地实施，并出现了相应的知识管理应用软件用于参考咨询服务领域。例如美国Ithaca大学图书馆，利用一个检索参考信息知识元的系统Refquest对参考咨询问题、答案和信息来源数据库进行关键词检索。用户可以输入任意的词进行检索。参考咨询人员则定期把用户常问的问题和将来用户可能会感兴趣的问题补充到数据库中。Refquest系统会把简短的答案、注释以及链接到其他网站和图书馆联机目录的URL的记录保留起来，参考咨询人员可根据Refquest系统保留的记录进行进一步的知识管理。再如美国Multnomah县公共图书馆[7]，利用一个类似于票务系统的信息分发系统Information Dispatch对图书馆的中心馆和分馆的年度参考工作进行分析，充分利用Email、数据库引擎和网络工具改进参考工作的方式，并对处理的次数、问题的类型、服务的区域提供信息和统计跟踪。图书馆也可以利用Information Dispatch进行数据的统计、问题类型的分析、 资源使用发展情况的收集、 参考工作计划和其他图书馆信息的管理。 还有美国耶鲁大学科学图书馆正进行的知识管理工具的调研， 他们目前努力的第一步是考察试用EndNote引文管理软件（Citation Management Software）。EndNote是用来管理书目引文的程序软件，具有极强的时效性，可把大量的参考咨询检索从在线书目数据库转移到所建的EndNote数据库，并能通过Microsoft Word或WordPerfect产生出各种格式的书目记录。
参考咨询场所的异地化与虚拟化也使参考馆员或咨询专家的构成与身份趋向社会化与层次化。美国VRD的ASK-A服务就是一支由志愿者组成的专家队伍提供的。美国公共图书馆（Internet Public Library,IPL）从1995年开始提供网络参考服务，其咨询人员由兼职人员组成，学生和志愿者负责大部分的咨询问题，专业咨询人员专门回答其中的难题，这种有效的人员组合能使咨询解答发挥最大的整体效用。美国研究图书馆（ARL）的调查显示，目前最常安排的人选是参考馆员，其次是学科专家，一般馆员、图书馆学研究生也会支援。Ferris 州大学图书馆利用整合的人员模型提供Chat服务的成功经验也值得借鉴[9]。
综上所述，目前图书馆知识管理的具体实施不宜求大求全，可以把虚拟参考咨询服务作为切入口先行动起来，国外在这一领域已经有许多成功经验可供借鉴，实施起来相对容易一些。同时，由于虚拟参考咨询服务必须通过显性知识资源与隐性知识资源的有机结合与互动转换才能实现，不论从工作流程还是从软件功能方面，正是知识管理核心内容的体现。随着虚拟参考咨询服务的成熟运作，将会逐渐带动图书馆其他部门对知识管理先进理念的导入与吸收，从而实现整个图书馆知识管理的全面实施。
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