山东省青州市城市建设档案馆 山东青州 262500
摘要：城建档案管理数字化建设，使档案工作在保证信息管理的同时，满足了档案管理的更新和完善，这不仅是对信息时代的融合，也是对新经济社会趋势的满足。本文主要就城建档案管理数字化建设的相关问题进行了探讨。
关键词：城建；档案管理；数字化建设
前言
随着我国城市化建设水平的逐步提升，城市建设规模也逐步增加，主要涉及道路桥梁、地下管线、房屋建筑及基础设施等工作，极大地增加了城建档案管理工作难度。但是传统城建档案管理模式存在很多缺陷，不能实现信息的有效传递与共享，不仅调阅困难、占用空间较大，也很难提升管理效率。因此，如何加快城建档案管理信息化建设速度，促进城市的进一步建设与发展，是档案管理人员需要深入思考的问题。
1档案管理数字化概述
所谓档案管理数字化，是指主动利用扫描仪、数码相机等仪器全面采集原始纸质档案信息，并形成可以被计算机系统识别的文件类型，在磁带、光盘等信息载体上进行存储。这样能够促使档案管理效率得到提升，可以更好地实现信息资源共享。档案管理数字化建设涉及事项众多、工作程序复杂，主要包括资料整理、数据备份、设备选择、存储建库及扫描录入等内容。如今，数字化技术在社会各个领域得到了广泛应用，尤其是在城建档案管理方面，而且逐步建立起比较完善的管理体系。
2城建档案管理数字化建设的意义
2.1满足时代发展要求
随着城市现代化发展的加快，将数字化技术应用到城建档案管理工作中对传统管理模式进行创新，是提升城建档案管理效率、充分发挥出档案资料价值的重要手段。在计算机信息技术的支撑下，各城建部门打造了档案管理数字化平台，改变了分散式管理模式，有效提升了档案工作的效率，同时也有利于城建档案资料的有效共享。
2.2利于城建档案管理的规范化
提升城建档案管理数字化水平，在数字化管理体系中纳入所有城市建设工程项目，采取网络与数据操作技术等，根据统一标准管理城建档案。这样能够让城建档案更加高效、准确与安全，提升各环节工作的规范性与科学性，为城市建设提供优质可靠的服务。
2.3利于城建档案的开发利用
在城建档案管理数字化建设过程中，有利于推动城建档案开发的深入进行。通过城建档案管理数字化建设，便于用户快速、便捷地查找所需信息资料，即通过登录城市基础设施建设信息服务平台，能够收集相关信息，并提起业务申请，从而加强与社会其他行业领域的合作。这样能够实行集成化管理运行模式，有利于整合数字化资源。
3现阶段城建档案管理中的问题
城建档案与城市建设发展密不可分，记录着一个城市建设、变迁的全过程，随着社会经济快速发展、人口急剧增加、信息量变大等实际问题的出现，传统模式的城建档案管理方式不再合乎时宜，不能满足社会公众的需求，纸质档案管理保管成本高，管理人员工作繁重，以青州市城市建设档案馆为例，现馆存各类城建档案图纸、文字资料25700余盒，2017年，接待社会各界档案利用服务咨询359次，提供案卷服务2000余卷次。在查借阅档案时存在破损遗失的风险，特别是年代久远的档案纸张薄脆极易损坏，无法满足现代社会的发展需要。
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随着科学技术的不断发展，电子计算机的出现使人们的生活方式和社会的运营模式得到了前所未有的转变，过去的档案属于零散且不易分类整理的社会流动信息资源，随着信息化时代的到来，这些以前由人工进行调阅和整理的资源也不再受到相对落后导致的问题带来的困扰，比如，自然灾害的发生会对纸质信息档案造成损坏的风险，人工操作对档案会造成混淆失误的可能。城建档案管理同样也存在着这样或那样的问题，由于城建档案信息系统数据在运用初期阶段会有无法合理使用、中间环节细分不到位、远程查阅技术不先进等问题，都会在很大程度上无法实现资源共享，不仅浪费了储存空间，而且导致社会服务效率低下，因此迫切需要加强城建档案管理数字化建设。
4关键技术要求
第一，海量数据信息处理技术。其中包括城建档案信息数据的存储以及管理和检索等，数字化城建档案馆工程，包含了海量的信息资料。第二，数据资源的共建共享技术。数字化城建档案馆，应当统一协调。一方面是数据信息的共建共享，另一方面是相互之间的操作协议。第三，多元数据技术。解决因信息量日益增大而产生的数据信息管理、信息分发以及共享要求的问题。第四，多元数据融合以及数据信息挖掘技术。多元数据融合，实现了信息的人性化以及可视化和自然化，可对多元数据的潜在价值进行挖掘。第五，3S技术。基于3S技术的应用，可以使与地理空间分布相关的一些信息数据更快速、有效的得以传播和利用。第六，超链接技术。主要是基于图像和图形，在各系统间实现超链接。
5城建档案管理数字化建设的策略
5.1做好前期的全面规划
在城建档案数字化建设过程中，需要统筹规划、循序渐进地进行。因此在具体建设时，要做好前期的全面规划，政府要引导城建档案管理部门统一信息化建设目标，全面提升工作人员的信息化建设意识。在具体建设过程中，也要统筹规划城建档案各项工作，依托于先进的科学技术作为牵引，确保各项工作有条不紊地进行。即要深入对原来所存储的档案数量和类型进行了解，并针对档案信息的重要性及使用效率来制定数字化先后顺序。制定清晰的档案条目，并做好数字档案存储的分类工作。通过全面规划，可以有效保证城建档案数字化建设工作的顺利开展，有效减少失误的发生，全面提升城建档案数字化建设的效率。
5.2选择科学的档案数字化加工方式
通过开展城建档案数字化建设，其最终是为了实现档案的高效和安全利用。在城建档案数字化建设过程中，需要选择科学的档案数字化加工方式，以此来完成纸质档案向数字档案的转化。当前城建档案数字化加工处理通常会采用内包和外包的方法。内包方法更具安全性，由于内包工作都是由档案信息管理人员进行，这些人员对档案较为熟悉，能够有效避免档案信息泄露和丢失，对档案管理具有较强的可控性。但内包方法要投入大量的人力、物力和财务，对城建档案加工经济化目标的实现具有一定影响。外包可以有效提高数字化加工处理的效率，但由于人员素质参差不齐，加工可控性较低，而且不利于城建档案信息的安全。因此在实际城建档案数字化加工处理过程中，需要与实际情况有效结合，科学对数字化加工处理方式进行选择，在保证城建档案信息安全的基础上，尽可能提高城建档案数字化加工的速度。
5.3制定标准化的档案管理制度
在城建档案数字化建设过程中，对档案质量和效率具有更高的要求，因此要与实际情况有效结合来制定标准化的城建档案数字化管理制度，并保证制度的落实和执行。在具体管理制度中，要对人员工作责任和工作范围进行明确，对工作人员的工作任务和内容科学安排，做好工作人员行为的指导和更正工作，全面提升城建档案数字化工作质量。同时还要建立合理的奖惩制度，对于工作中表现优秀的人员给予适当的奖励，激发工作人员工作的积极性。另外，还要定期对档案管理人员进行信息化知识的培养，使其能够全面掌握各种先进的技术和数字化软件，确保城建档案数字化工作效率的提升，保证城建档案信息的安全。
结束语
总而言之，随着经济和科技的快速发展，传统的城建档案管理建设已经不能满足时代的要求，这就使得城建档案管理数字化建设应运而生，适应了时代的要求，也提高了城建档案管理的数字化水平和档案管理效率。虽然现在的城建档案管理存在一定的问题，但只要及时的变革，就可以改正现在的问题，为城建工作做出更好的贡献。
参考文献
[1]吴卓敏.城建档案管理数字化建设问题的思考及对策分析[J].经营管理者2017,(10).
论文作者:张莉
论文发表刊物:《建筑学研究前沿》2018年第6期
论文发表时间:2018/7/19
标签：城建论文; 档案论文; 档案管理论文; 信息论文; 工作论文; 数据论文; 技术论文; 《建筑学研究前沿》2018年第6期论文;