以科学管理方法营造跨世纪的新馆——关于上海图书馆新馆建设的理论思考，本文主要内容关键词为：新馆论文,科学管理论文,上海论文,跨世纪论文,图书馆论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
文摘 本文认为，在上海图书馆新馆部分对外开放之际，认真总结“以科学管理方法决策和建设新馆”的经验，及时进行“以科学管理方法管理和发展新馆”的部署，显得十分必要。文章从服务方式的变化促进了管理方式的变革、思维方法的改进引起了管理方法的更新和新馆建设的复杂性决定了科学管理方法应用的综合性等方面展开论述。其中不少论点立意较高、视角较新，如文章分析了世纪之交图书馆管理的五大变化，即从“物流—人流”管理到“物流—人流—信息流”的管理，从“书本位”管理到“人本位”的管理，从单一指标管理到科学指标体系管理，从“精确”的时空边界管理到“模糊”的时空边界管理，从传统型图书馆的管理到“数字式”图书馆的管理，注意从理论和实践的结合上加以新的概括和总结。文章还从新馆建设的实际出发，阐述了一些新的管理方法和相关的综合性科学方法，如全员性的创意管理、现代化的信息管理、专家性的咨询管理、共同性的目标管理和前瞻性的人才管理，较有启迪作用。文章对于科学管理方法应用的综合性的论述，则进一步把主题引向深入。
关键词 科学管理方法 跨世纪的新馆
分类号 G250
1996年12月20日，上海图书馆新馆将以其雄伟而典雅、庄重而亮丽的建筑形象与热情而周到、方便而舒适的服务形象，开始接待读者，受到世人瞩目。在新馆开馆之际，认真总结“以科学管理方法决策和建设新馆”的经验，及时进行“以科学管理方法管理和发展新馆”的部署，显得十分必要。上海图书馆新馆这一跨世纪的文化工程的决策、设计、建设、管理和发展，都离不开科学管理方法的方法论指导和具体方法的运用。
1 服务方式的变化促进了管理方式的变革
上海图书馆新馆诞生于世纪之交，它的硬件系统堪称一流。无论是楼宇建设，还是设备购置、计算机网络配备，都受到了世纪之交的中西建筑风格和世界高新技术发展的整合。上海图书馆与上海科学技术情报研究所的合并，跨出了体制改革的步伐，有效地促进图情管理向多功能转变，信息载体和内容向多元化转变，信息网络向电子化增值化转变，信息服务向市场化产业化转变。硬件设施条件的极大改善，体制改革的实质性推进，加上在“新世纪”和“新馆所”双重效应的意义上促使读者对新馆一流服务水准的期待，迫使我们既要讲究服务态度，又要改进服务质量；既要提倡文明服务，又要关注“现代文化态度”；既要运用管理方法，又要重视服务方式……要从服务方式的变化着眼，加大管理方式的变革力度。
1.1 从“物流—人流”的管理到“物流—人流—信息流”的管理。长期以来，图书馆的管理对象主要涉及物流和人流。“采、编、流”和参考咨询的概念主要涵盖图书管理、阅览室管理和读者管理。随着信息时代的到来，信息流作为新的管理对象引起图书馆管理工作者的深层思考。纸质读物的信息化趋势、电子读物的信息化走向、图书馆信息咨询业的兴起以及对于信息产业的涉足、图书馆协作网络的信息观念的强化、计算机网络建设的长足进步和各类数据库的形成，使“信息流”与传统的“物流”既进行系统综合，又进行相对分流，使人流与信息流既难分难舍，相互依存，又形成各自的运行轨迹，“物流—人流—信息流”作为内涵拓展、形式更新了的新的管理整体出现于世纪之交的图书馆。上海图书馆新馆的建设和发展正是基于这样一个信息文化发展的大背景。上海图书馆与上海科技情报研究所的合并又有力促进了图情一体化发展，使图书馆从借阅图书的机构逐步过渡为向读者用户提供广泛信息服务的机构，以进一步加强信息集散的枢纽功能，开展专项信息服务；加强信息加工的增值功能，积极制作信息产品；加强信息营销的市场功能，进行信息咨询与信息研究服务。今天，对于文献资源的开发与利用已提高到信息论的层面，服务对象的信息存贮、加工、处理和增值、营销意识的增强已对信息服务工作提出了新的更高的要求，上海图书馆新馆在服务方式的变化和管理方式的变革方面挑战和机遇并存。
1.2 从“书本位”管理到“人本位”管理。图书馆当然要重视图书管理，但是现代图书管理的基本思路不应该是“书→人→书”，而应该是“人→书→人”，即不应该以书为出发点和归宿点，而应该以人为出发点和归宿点，从现代人的实际读书需求和信息需求出发，更好地为读者服务。“人本位”管理的主要内容是研究读者、方便读者和尊重读者。研究读者，就是要研究世纪之交的读者知识结构的跨学科性、读者文化需求的综合性、读者信息咨询的针对性和读者特色服务的有效性等等，以读者知识结构现代化的探索和读者需求分析作为提高图书馆管理水平的重要依据，使“图书更新”与“读者的知识更新”相适应，使图书馆管理方式的变革与读者需求的服务方式的变化相同步。方便读者，就是在服务方式和管理方式上要有利于读者，为读者提供各种方便。为了方便读者，上海图书馆新馆提出“360行，行行可以办证”；读者服务中心以“辛苦我一人，方便众读者”为座右铭，提倡“百问不厌、百问不倒”，挂起读者服务箱，打算建立行为规范，总结“服务忌语”，“建立阅览区巡视员”制度，推出服务明星，这些都是在方便读者方面的积极尝试和设想。尊重读者，就是在接待读者的过程中，尊重读者的意愿和意见；充分利用现有条件和积极创造条件，开展尊重读者的各种活动；通过日常接待和座谈、问卷等形式，主动与读者进行心理沟通；在心理上进行图书管理者与读者的“角色互换”，理解读者，谅解读者，不与读者发生争吵。当然，“人本位”管理还讲究为读者提供宁静舒适的环境。上海图书馆新馆室内有中央空调，采光充足，色彩高雅，静谧温馨，设施较全；室外有“知识广场”、“智慧广场”和斜坡绿化、静心亭，环境幽静雅致，在环境管理上也较好地体现了“人本位”管理思想。
1.3 从单一指标管理到科学指标体系管理。图书馆在其发展史上，已积累了丰富的管理经验，并在不断变更服务方式和管理方式。然而从世纪之交的发展着的图书馆方式着眼，不能不看到传统的图书馆管理方式往往是单一管理多，整体管理少；自然积淀多，能动整治少；比较借鉴多，积极创意少。以“国内先进、世界一流”作为目标定向的上海图书馆新馆努力发展科学指标体系管理，寻求带有能动整治性和积极创意性的整体管理。科学指标体系管理包括基础业务管理、整体形象管理、文化态度管理和深层次的可持续发展管理。基础业务管理是指文献信息的采编、编纂、保管、流通、研究开发、参考咨询和读者辅导等管理，要把基础业务管理置于整个科学指标体系管理之中，识其地位，重其基础，见其联系，寻其优化。整体形象管理是指馆所整体形象、职工素质形象、对外服务形象和公共关系形象等管理，图书馆的现代管理方式的变革与整体形象的较高的逻辑起点密不可分。文化态度的管理是指通过管理方式的变革来力戒文化的封闭性、狭隘性和排他性，实现图书馆文化所应有的开放性、跨越时空性、宽广性和涵盖性，以宽广的文化胸怀、较高的文化立意和深沉的文化内涵来迎接四面读者、八方图书馆之友。深层次的可持续发展管理是指抓紧教育培训工作，有效提高管理人员素质，搞好凝聚力工程，不断增加经济后援和技术支撑，努力改善动力机制，自觉进行不可持续性防范，以可持续发展管理增强科学指标体系管理的发展动力、潜力和后劲。
1.4 从“精确”的时空边界管理到“模糊”的时空边界管理。传统的图书馆管理的时空边界是比较确定的，它所对应的是比较“精确”的时空边界管理。随着图书馆及其管理现代化步伐的加快，时空边界开始“模糊”了，并出现了“精确—模糊—精确”的新的时空管理周期。今天，图书馆管理的时空边界的“模糊化”从多方面明显地加以体现。一是图书分类管理的时空边界的交叉跨越。传统学科的更新换代和新兴学科的成群崛起既为图书分类管理带来了活力，又带来了时空边界交叉跨越的难题。当代学科的时空分布结构在学科研究对象所代表的各种运动形式的级别结构方面生长和联网，在学科研究对象所反映的物质层次结构方面生长和联网，在学科研究主体对研究客体及其相应运动形式、所处空间层次的认识深化结构方面生长和联网，使学科静态分类结构与学科动态机体结构的统一成为当代学科结构的一大特征。学科知识单元的静态复合和动态组合相结合，学科内在逻辑结构的比较和互补相结合，学科机体结构的积累原则和发展原则相结合。新的学科运动催生了一大批综合学科、横向学科、分支学科和交叉学科的诞生，引发出图书分类管理的时空边界交叉跨越的一系列新特征和新课题。二是读者管理时空边界的不断延伸。在现代化图书馆中，“图书馆是没有围墙的大学”、“图书馆是市民的第二起居室”的比喻被赋予管理时空边界不断延伸的新的含意。读者已不局限于在阅览室活动，图书馆“围墙”外的读者将大大增加；协作网已不局限于互借互阅、互通信息，电子计算机网络的延伸给资源共享带来了更为蓬勃的生机；服务时间除了每天定量的传统概念外，在时间的结构优化、单元组合、时序重整等方面提出了新的思路。读者管理时空被泛化了。三是功能管理的时空边界的相互嵌镶。现代化图书馆集图书文献管理和研究开发功能、信息集散、加工和营销功能、文化教育功能以及高层次休闲功能等多种功能，从功能管理的整体而言，其时空边界相互嵌镶，在边界“融合”中实现功能互补。从“精确”的时空边界管理到“模糊”的时空边界管理，是从小时空管理发展到大时空管理，从单一结构的时空管理发展到复合结构的时空管理，从静态时空管理发展到动态时空管理，从偏重“有形”的时空管理发展到“有形”与“无形”相结合的时空管理。当然，在“模糊”的时空边界管理的过程中，运用的是模糊数学、模糊逻辑学、模糊语言学和模糊时空理论这些治理模糊管理对象的“精确的工具”，现代人化“模糊”为“精确”，把“模糊”的时空边界“精确”地管理起来。
1.5 从传统型图书馆的管理到“数字式”图书馆的管理。对于传统型图书馆来说，“数字式”图书馆是个全新的概念。它是社会通讯设施和电子计算机技术发展到一定程度和相应阶段的产物，它的基本特征是全文资料向“数字化”发展，数据数量向“大规模”发展，检索途径向“多媒体超文本界面”发展，数据调阅向“互联网络”发展。我国的图书馆事业在进行“数字式”图书馆的理论探索和实践尝试方面作出了积极努力，已做了一些基础性工作。据有关专家介绍，北京图书馆于1995年2月开设了电子阅览室。这个阅览室以收藏电子出版物为主，汇集的国内外光盘数据库已达数十种，涵盖生物学、医学、计算机科学、工程、材料科学、食品科学、商业贸易和社会科学领域，数据量近亿条。电子阅览室配备24台微机供读者进行光盘检索，可为用户提供良好的资料检索、全文阅读等信息服务。这个室将逐步联通电话网，实现远程通讯；联通国内CESECPAC网和CNPAC网，实现远程数据通讯；联通国际INTERNET网，实现国际数据通讯。广州中南电子图书馆作为我国首家电脑图书馆已于1995年1月在广州开馆。该馆设在广州图书馆内，包括电脑操作室、网络总控室、软件室、电脑书刊阅览室、电脑展销厅、专家接待室等。北京大学信息管理系于1995年初成立了电子图书馆实验室，已向系内教师和研究生提供各种信息服务。这些实践尝试尽管是初步的，但毕竟已跨出了可喜步子。中国图书馆学会和不少图书馆在图书馆自动化和“数字式”图书馆管理方面也奋力拓进。1992年以来，曾先后召开了“图书馆自动化研讨会”、“90年代图书馆现代技术国际研讨会”等。1996年8月在北京召开的国际图联第62届大会也在“数字式”图书馆管理的研讨上取得成果。正在兴建和发展中的上海图书馆将直接引进国际上先进的Horizon系统，经过二次开发后对采访、编目、流通、连续出版物以及公共查询系统进行电脑管理，并引进和开发光盘图文存储系统，对古籍、近代文献以及特藏文献进行电子扫描，建立各种专门数据库。除了对馆藏纸质载体上的文献进行数字化外，还要研究数字化资料的直接采集工作。同时，还将对上海图书馆和上海科技情报研究所原有的二次文献管理系统进行升级换代，使新馆整个业务和行政管理系统及其数据库实现联网，并与国内外Chinanet、Cernet和Internet等主要信息网络实现联网，以成为上海地区重要的网络节点和信息枢纽之一。“数字式”图书馆管理已成为上海图书馆新馆管理的一个重要方向，它的理论探索与实践必将会促进服务方式的不断变化和管理方式的进一步变革。
2 思维方法的改进引起了管理方法的更新
上海图书馆新馆在建设和发展中引进了新的思维方法，形成了新的思维落点，对管理方法的更新产生了较大的影响。由于从思维方法和思维落点着眼来探索研究管理方法的更新，因而使这种“更新”带有系统整体性和持续滚动性。
2.1 跨世纪的新馆形象与全员性的创意管理。辐射与辐集并重的思维方法带出了新的思维落点：在管理方法上要采用全员性的创意管理，与上海图书馆新馆的跨世纪形象相一致。上海图书馆新馆是个跨世纪的文化工程，上海图书馆和上海科技情报研究所将加强全员性创意管理，激发职工的创新思维，塑造跨越新世纪的战略形象。新的战略形象是指确立与上海经济——社会——文化发展战略相一致的同步战略，高起点超常规发展的跨越战略，以人为本、以人的素质的优化促进服务质量优化的本质战略，对内对外全方位开放的接轨战略和整体构架、分阶段实施的推进战略。通过创意管理的加强，要在整体战略上创出较高的立意。上海图书馆有藏书近千万册，上海科技情报研究所有各类文献3000万件，馆所新的优势形象包括积累得科技风气之先的计算机网络优势，引人瞩目的古籍善本、方志家谱、金石拓片、科技文献等文献特藏优势，适应用户需求的信息产品开发优势，在理论探索上不断推出新的成果的研究优势，能积极提出并努力解决新世纪图书馆的各种问题的能力优势和人才荟萃、专家后继的人才优势，以及渠道畅通、交流有序的对外拓展优势等等。新的优势积累使新馆建设在新的世纪能够突出重点，保持一流，既具有现代化图书馆的共性，又具有自己的特色和个性。上海图书馆和上海科技情报研究所将加强全员性创意管理，激发职工的创新思维，塑造跨越新世纪的智慧形象。在上海图书馆和上海科技情报研究所合并之际，广大职工曾深入开展“我为新馆所建设出份力活动”。短短3个月的时间，共有154人提出了160份、约420条建议。这些建议涉及到新馆所建设的各个方面，内容丰富，才智横溢，充分体现了馆所广大职工的创新能力、现代智慧和爱馆爱所的精神。上海图书馆新馆要赢得进一步发展，就要把凝聚和激发广大职工的聪明智慧作为一个常项工作来抓，做到馆所管理思路汇智慧，日常管理工作融智慧，智慧建馆，像新馆前的智慧广场上的雕塑智慧树一样，让智慧常驻。与跨世纪的新馆形象的塑造紧密相连的创意管理方法是根据人的创造能力、创造发明过程及其环境、创造主体的思维形式与结构等原理进行管理的一种方法，它的主要内容是创意形态、创意评估和实施运用等，它的主要方法为目录法、特定对象法、新观点法、非逻辑激发法、脑力意见卡汇集法、分析理解法、奇想思考法等。创意管理方法的运用，将有助于跨世纪的新馆形象的塑造和不断完善。
2.2 信息港的枢纽地位与现代化的信息管理。系统分析与系统综合并重的思维方法带出了新的思维落点：在管理方法上要运用现代化的信息管理，与上海图书馆新馆的信息港的枢纽地位相吻合。上海信息港的建设旨在建立上海全社会信息化的基础结构，它的主要内容为：对覆盖全市的电话、电脑、多媒体信息实现高速传输、交换和处理，并与国内、国际互连网接轨；向全社会提供信息服务，建立发达的信息产业；使电脑、通信工具、音响电视、多媒体普遍深入到单位和家庭；形成一支相应的信息人才队伍；完善信息立法、标准和规范。它的建设目标是花15—20年时间，建成大容量宽带高速数字化通信网和各类数据库，使上海成为国际信息汇集点和枢纽；实现产业结构的战略性转变和就业结构的根本性变化，到2010年，要使信息产业约占国民生产总值的50%，信息从业人员占总劳动力的40%以上；做到光纤到单位和家庭，使局域网的普及极大地改变人们的思维方式、工作方式和生活方式。上海信息港的建设将有效地促进上海战略发展目标的实现，推动上海经济的发展，加速信息通信社会化。上海图书馆新馆将成为上海信息港的枢纽之一。“信息港枢纽之一”的地位的确立，有助于使上海信息港的建设与图情工作的现代化相互促进。上海信息港基础设施的建设的中心是分步实施信息传送网工程，最终要建成高速、大容量的可与国内、国际连通的基础信息通信网，实现可以提供话音、数据、视频、图象综合业务的宽带用户网络，届时，上海将基本构成完善的信息高速公路网，能为社会提供提供现代化的、高速率的、多媒体的信息通信服务，实现信息时代通信的宽带化、智能化、个人化。上海信息港的建设无疑将带动图情工作的现代化，促进图情工作的观念现代化、手段现代化和方法现代化，在计算机连网、数据库建设、信息服务的社会化程度、图情文化功能和信息功能的交融等方面大大加快图情工作的现代化进程。由于把图情工作的现代化本质地纳入了上海信息港建设的议事日程，并确立了它的“信息港枢纽之一”的重要地位，那么，两者的发展就高度地融为一体，赢得了可喜的“正反馈效应”。“信息港枢纽之一”的地位的确立，有利于优化信息资源结构。图情一体化发展，与体制改革联动的文献的科学涵盖面的扩大，“资料库→数据库→思想库”的分层推进，信息资源的结构性优化，将与上海信息港建设中技术成果及交易信息系统的发展、图书情报资料和专利的国际国内联机检索以及电子期刊和专栏的进一步社会化相辅相成，共同演进。“信息港枢纽之一”的地位的确立，有利于强化信息资源的开发。图情系统的信息资源的进一步开发将借助于上海信息港建设中“数字式图书馆”信息库的建立，得益于同步光纤网技术、宽带ATM综合交换技术、数字式综合移动通信及个人通信技术、功能先进的智能网技术、高性能计算机技术和多媒体技术的迅速发展及其运用，有效促进上海信息港的建设，更好地显现其“信息港枢纽之一”的重要地位。与确立信息港枢纽之一的地位紧密相连的现代化的信息管理方法以信息概念为基础，运用信息论的基本原理，把系统的运动过程看作获取、传送、加工和处理信息的过程，进而认识其规律，实现其有目的性的运动。它分析信息输入、信息存贮、信息处理、信息输出、信息反馈的信息过程结构，进行信息分类研究，探索信息的学科分类、来源分类、载体形式分类、利用周期分类、运用范围分类、运动方向分类，搜集、选择、转换与预测信息，从棋盘式结构、树状结构、信息流网状结构和数学模型等方面研究信息管理结构和建立信息管理模型，更好地搞好信息管理。现代化的信息管理方法的运用，为确立“信息港枢纽之一”的重要地位提供了科学方法的支撑。
2.3 研究性公共图书馆的定位与专家性的咨询管理。运用纵向与横向并重的思维方法，可形成新的思维落点：在管理方法上采用专家性的咨询管理方法，使上海图书馆新馆与研究公共图书馆的定位相一致。上海图书馆的研究性公共图书馆的定位，要求加强基础理论研究，在世纪之交的图书馆的新的要素和功能、图书馆组织管理的新思路、图书馆工作的新特点、图书分类与标题法新探、信息时代的读者工作、图情工作一体化与现代化、图书馆的数据库与思想库建设等方面多出研究成果，在基础理论研究上形成重点研究领域，积累研究优势。上海图书馆的研究性公共图书馆的定位，要求加强实践中的重大问题的探索。特大城市发展中的图书馆网络拓展、图书馆的社科功能的开展与研究、公共图书馆促进经济发展的个案研究、数字式图书馆与数据库建设、信息市场的拓展和信息产品的开发、图书馆与精神文明建设等等，都是社会主义市场经济发展和上海图情事业发展中的一些比较重大的问题，对这些问题的理论与实践相结合的探索及其突破，将使上海图书馆和上海科技情报研究所的理论研究更加贴近改革大潮和图情事业发展的实际，更上一个理论台阶。上海图书馆的研究性公共图书馆的定位，要求加强发展战略探讨。上海图书馆和上海科技情报研究所合并以后，将在世纪之交迎来初见成效、大展宏图的重要时期。上海图书馆新馆将以崭新的姿态跨入21世纪，以“一流、文明、创新”的精神风貌和重大的体制改革、优质的服务水准、丰硕的科研成果为下个世纪初叶顺利实现“国内先进、世界一流”的奋斗目标作出不懈的努力。上海图书馆新馆已在发展战略上形成基本思路，即入图情馆所现代化之列，开图情技术风气之先，得图情资源优化之利，集图情功能多元之功，联文献信息延伸之网，添图情理论研究之翼，在国际大都市图书文献资源深层开发、信息集散增值和振兴信息市场的意义上精心营造。这些战略思考和分阶段推进，将使上海图书馆和上海科技情报研究所进入一个灿烂的发展时期。与研究性公共图书馆的定位相联系的专家性咨询管理方法的运用将有助于进一步认识专家咨询工作在图书馆现代化进程中的重要作用，更好地从综合性、客观性、信息性等方面加强专家咨询工作，进一步培养专家咨询队伍，完善专家咨询机构，延伸专家咨询网络，提高专家咨询质量，拓展专家咨询范围，发展专家咨询课题，为研究性公共图书馆的定位配置强大的专家咨询系统。
2.4 新馆组织网络的支撑与共同性的目标管理。运用共性与个性并重的思维方法，可以拓展新的思维落点：在管理方法上采用共同性的目标管理，使上海图书馆新馆具有较好的组织网络的支撑。按照优化、精干、高效等现代化管理的原则，上海图书馆新馆在职能机构上设置党委办公室、组织处、纪委、监察室、馆所办公室、业务处、国际交流处、人事处、教育处、保卫处、财务处、后勤管理处、经营管理处、发展研究处、物业管理处和新馆筹建处；并把原来的43个业务部门优化组合为10大部门，即采编中心、读者服务中心、历史文献中心、系统网络中心、信息咨询与研究中心、信息处理中心、教育培训中心、科技文献出版社、图书馆学情报学研究所、图书情报杂志社。实践证明，这一组织网络已支撑起整个馆所的管理框架，初见运行效率。与这一组织网络相适应的是上海图书馆新馆采用了共同性的目标管理方法。共同性的目标管理方法是指通过目标的制定和实现来提高职工积极性与工作效率的一种科学方法。它通常以测定最优的最终效果为目标，使各项管理都围绕目标值的实现而统筹运作。由于这一科学方法在国外应用非常广泛，而且特别适用于对管理人员的管理，所以被称为“管理中的管理”。共同性的目标管理方法通过目标制定、目标分解、目标控制和目标评定，激励管理组织明确层次，优化结构，完善职能，提高效率，为新馆建设与发展强化组织网络的支撑。
2.5 “第一资源”的开发与前瞻性的人才管理。运用反思与超前并重的思维方法，可以拓展的另一个新的思维落点是：在管理方法上采用前瞻性的人才管理，使上海图书馆新馆积极进行“第一资源”即人才资源的开发，在图情管理系统中，人才资源开发的重要性不低于文献信息资源开发，人才资源开发的长期性和复杂性与文献信息资源的开发相比也是如此。人才资源的适时、有效开发是文献信息资源深层、持续开发的重要保证。图情系统的人才资源的开发是现代能力的开发。这些现代能力包括现代信息传播能力、图情网络延伸能力、信息加工分析能力、信息市场拓展能力、灰色文献与“虚拟资源”的开发能力等。在现代信息传播能力方面，要认真研究信息源、传播者、传播媒介和接收者，探索信息传播过程和信息传播方式，特别是追踪国际上电子邮政、电子数据交换、电视交互数据传播、多媒体、电子公告板与电子论坛、网络传播等新的信息传播方式上的动态，站位于世界潮流的前沿。在图情网络延伸能力方面，要尽力走出集成化系统的初步实用阶段，向以网络化为龙头来带动整个图书馆集成化网络系统，并注意系统的开放性、先进性、集成性和各子系统的相对独立性，讲究标准化、规范化和安全性，关注图情信息管理系统由集中式向分布式发展的趋势。在信息加工分析能力方面，要探讨信息加工语言，深入进行信息外表特征的加工、内容特征的加工、计算机信息加工、信息改编与重组，大力发展信息加工产品，加强信息分析。在信息市场拓展能力方面，要充分认识信息市场的“有得无失”、“可传非逝”和“用而不耗”等特征，深刻理解信息市场的“价值实现功能”，促进信息产品商品化进程；科学把握信息市场的“资源共享功能”，加速信息产品社会化步伐；充分认识信息市场的“结构优化功能”，深化信息产品产业化实践。同时，要强化灰色文献与“虚拟资源”的开发能力。对于在出版规律、出版形态和载体、出版流通、出版书目、查检方式等方面处于“不白不黑”状态的灰色文献以及馆所以外、网络之内的“虚拟资源”的开发，只要有效地增强了这个方面的能力，可以做到“灰色不灰”、“虚拟不虚”。现代图情人员的现代能力的开发和培养，实质上是人才资源的深层开发和利用。图情系统的人才资源的开发是结构性的开发。这里讲的结构性开发包括学历结构、学力结构、学识结构、能力结构和年龄结构等多种结构的优力互补、群体协调、动态整合和不完善。图情系统的人才资源的开发是周期性的开发。要研究探索人才资源的培养周期、梯队形成周期、再学习周期和流动周期等，使“第一资源”的开发达到一流水准。与高质量地开发“第一资源”紧密相连的前瞻性人才管理方法融汇人才的走势分析、科学预测、现代化牵引和具有“百年树人”的立意与纪元换千的“晋千文化”高度的运筹与导向。以思维方法的改进促进管理方法的更新，引发管理方式的进一步变革。
3 新馆建设的复杂性决定了科学管理方法应用的综合性
上海图书馆新馆建设涉及土建工程、室内装璜、设施配套、环境营造、电子计算机系统、文献缩微复制系统、声像系统、通讯系统、各种传送系统和方便残疾读者的无障碍通道系统等众多系统的建设，文献信息资源的深层开发，研究力量的强化，文化功能的拓展，体制改革，组织和思想建设等等，在新馆开馆前后，还有量大面广的搬迁工程、开馆准备等等，可谓时间紧，任务重，头绪多，具有动态性、多重组合性和复杂性。在纷繁复杂的上海图书馆新馆建设中，科学管理方法的应用不是单一的，而是综合的；不仅是管理方法的运用，而且是管理方法与其他方法的综合和相互借鉴。
3.1 系统管理方法、协同方法在新馆建设落成阶段的应用。系统管理方法是以系统论、信息论、控制论和运筹学的基本原理为基础，将其应用于复杂对象管理而形成的管理方法。系统管理方法的主要内容是确定系统管理的目标和方针，并制定为达到这个目标的战略计划和执行计划；明确管理组织、机构的职责；按照系统管理的方案、计划，进行有效的控制和协调；及时搜集、传递信息，进行信息反馈，以求系统的整体和谐。协同方法是运用系统论、信息论、控制论，采用普适性很强的统计学和动力学理论，使一个系统的各个部分协同工作的科学方法。与协同方法相关的协同作用，主要有两层含义，一是在一个系统中，子系统既有独立运动，又有子系统之间因一定关联而形成的协同运动；二是在复杂对象中，系统在临界点时存在若干序参量，序参量间的协同合作产生了有序结构。运用协同方法，有助于剖析自组织产生的机理，揭示系统运动的目的性；应用协同效应原理，弄清系统的平衡相变与非平衡相变；分析系统的混沌原因，说明协同导致有序结构。在上海图书馆新馆落成和迎接部分开放阶段，馆所运用系统管理方法和协同方法，综合运用目标管理方法，共设置了8个系统进行协调运作，这8个系统是筹建设备、业务准备、搬迁准备、楼宇管理准备、开馆准备、计算机与数据库建设、精神文明建设、人才培养，每个系统都有相应的馆所领导直接分工负责。具体任务落实到部门，具体工作落实到人，各个子系统及时沟通信息，加以协调，使各项工作具体化、协调化、时效化和定量化，使新馆落成和迎接部分开放阶段的各项工作紧张而有序地进行。为了更好地协调各子系统之间的相互关系，有力推动落成和迎接部分开放，馆所领导每周一次在新馆工地召开现场办公会议，与有关部门、有关单位一起商量研究工作，决策重大事项，讨论制定计划，布置落实工作，定期检查督促。同时，实行星期六馆所例会制度，一方面及时协调面上工作，一方面腾出更多的时间深入实际，指导筹建工作。请看1996年上半年馆所筹建工作是如何在系统地进行协同的情况下紧张而有序地展开的。这段时间，馆所实行“倒计时”，全面进入内装修，所有设备正在安装过程中。电梯基本安装结束，进入调试阶段。中央空调系统进入安装阶段。108台控调箱安装完毕，待调试。煤气冷暖机器和两台煤气锅炉也就位。电气系统的高压柜、变压器、低压柜、层楼柜都已完装完毕。室内上下水道管线基本安装完毕。围绕新馆所建设，各项工作普遍加快工作节奏。馆所及时确定新馆所书库阅览室布局，作出办公业务用房安排；审核落实了有关筹建处、计算机系统网络等目标计划。历史文献中心古籍部为使图书早日搬入新馆所，捆扎图书30万册，计3000箱；近代文献部共捆扎图书10万册，计750箱；读者服务中心阅览部捆扎图书近17万册，计2000多箱；阅览部贴条形码近17万条。典藏部捆扎图书91万册，计97360捆。电脑和网络系统进展顺利。在这半年中，完成图书馆集成管理软件的详细规格设计，进行技术谈判和商务谈判。完成局域网700多个站点的分布设计以及集线器结构、位置的设地，开始进行布线；完成接入广域网的设备（接口、服务器）和软件设地。导读子系统设计完成，开始制作；网络资源主页（Homepage）设计完成，开始制作；光盘库（电子阅览室）完成技术设计、技术谈判和商务谈判；古籍多媒体子系统完成技术设计、技术谈判和商务谈判；整顿了数据生产工作，加强了领导和管理；进行了“虚拟现实”子系统和声讯服务子系统的调研；完成了大库索书信息子系统的技术设计、技术谈判和商务谈判；还完成了部分出国、出境培训工作。……系统管理方法和协同方法在科学方法、现代管理上对上海图书馆的新馆建设起了积极的促进作用。
3.2 空间管理方法、色彩管理方法在进行新馆布局和色彩处理时的应用。空间管理方法是运用空间拼凑、空间交叉、空间分类、空间选择等理论，合理分割、组合空间的科学管理方法。它重视空间拓展的新视角，即变“封闭空间”型为“开环空间”型，变“小空间”型为“大空间”型，变“平面空间”型为“多维相空间”型。它强调空间结构的科学认识与合理使用，认为空间结构是层次网络结构，横截的层次和纵剖的结构有机相连，以至有时候，“横截”和“纵剖”、及层次”和“结构”只有在作静态解剖、抽象分析时才有意义。同时，结构有大小之分，大小结构又并非机械拼凑；层次有高低之别，高低层次之间也存在千丝万缕的联系；结构是动态的结构，层次是变化的层次，只有运用科学的空间管理方法，才能把握复杂的层次网络结构。色彩管理方法是运用色相、色度和色性理论，依据色彩情感、色彩空间、色彩错觉、色彩调节和色彩的客体性与主体性等原理，努力调节人与色彩之间关系的科学方法。空间管理方法和色彩管理方法的运用，使上海图书馆新馆的空间布局和色彩处理趋于合理。新馆空间安排的原则是：在尊重原设计方案的基础上，参照行业规范，考虑在原楼宇结构中采用新技术的可能，合理安排各类用房。以馆所业务机构的框架为依据，各业务系统相对集中，以发挥综合优势，并根据工作流程及各系统、部门之间的业务衔接，科学组合空间。以读者为中心，充分保证阅览区、各专室、展览厅、报告厅、视听室等使用面积，在空间管理上提供最大方便。从纵向来说，新馆A、B、C、D四区有“动”、“静”之分，从横向来看，有综合层、社科层、科技层、外文层和书库层之别，各阅览室重在宁静、舒适，各专室强调显示、瞩目，展厅力求现代、明快，书库则要求实用和便于管理。当然，在新馆的空间管理上还要讲究嵌镶、穿插、涵盖和科学组合，以方便读者为第一要义，努力在空间处理上为总体管理提供良好基础。在色彩问题上，上海图书馆新馆突出各阅览室、专室和展厅的采光、照明效果，以减轻读者、参观者的眼睛疲劳程度；运用色彩“冷暖色”的心理机制，适度控制读者和参观者的心理兴奋程度；减少环境色的负面效应，创建良好的阅读环境和展览环境。
3.3 动态管理方法、时间序列预测法和个案研究法在拟定和落实搬迁方案时的应用。动态管理方法是根据管理对象的实际情况，编制一个有一定时间长度的计划期，并把计划期划分为若干时间阶段的科学方法。它根据对象特征、差异分析和环境变化等，确定计划修改因素，并重视计划的动态性、衍接性和时段的科学性。时间序列预测法是按一定的时间间隔，把事物发展的历史数据依次排列，以时间序列进行描绘，研究和分析事物发展与时间过程之间的演变关系，外推预测事物的发展趋势的科学方法。它的主要步骤是：合理选择有一定信息量的基础数据，客观反映预测目标与时间之间的关系；置数据于坐标之中，画出相应的直线或曲线；然后再选择模型和应用模型，以求较为准确的时间序列预测。个案研究法是同统计性研究相对应，对一定事件和现象的各个方面、过程及其与整体的关系进行深入调查研究的科学方法。它通过对个别案例的详细调查和剖析，揭示事物的连续过程和相互关系，把个别行为放在一般的背景下加以研究、分析和比较，以形成一种可适用于一定范围的普遍性原理，它的具体步骤是确定课题与样本，调查搜集资料，分析和整理资料，然后进行案例的编写与应用。动态管理方法、时间序列预测法和个案研究法在拟定和落实搬迁方案时具有重要作用。经馆所400余名职工历时3个月的艰苦努力，完成130多万册中外文图书、1200万件资料的书卡核对、除尘、捆扎、装箱、填写清单等整理工作。1996年10月3日上午10点在南京西路325号举行了首发车仪式。它标志着上海图书馆图书搬迁工程正式启动。据统计，如按每车装载4吨计算，搬迁前期共装运300车次。搬迁任务的繁重和艰巨可想而知。在关键时刻，上海武警部队一支队承担了上海图书馆图书装运的艰巨任务，指战员们发扬南京路上好八连拥政爱民、为民服务的光荣传统，军民团结共建文明。搬迁指挥组拟定了周密的搬迁日程安排及运输计划，较好地运用了动态管理方法、时间序列预测法和个案研究法，使个案分析力求做到时序科学，时隔合理，动态滚动，达标有效。在搬迁以前，先后制定出《后勤管理处搬迁准备工作》、《书刊搬迁工作守则》、《搬迁期间后勤管理条例》、《建筑物和设备的保护规定》（草案）和《搬迁工作安全管理条例》等，它们确保了搬迁滚动计划的顺利实施。
3.4 关联树法、检核表法在运作开馆准备工作系统时的应用。关联树法是通过把预测对象分解为由不同层次组成的系统结构，运用决策理论，评价未来的客观发展，并选择为达到这一目标所需的项目的科学方法。运用关联树法，可以为提出目标或解决问题而编制一种系统分析图，树的顶端即是要提出的目标或解决的问题，顶端下分出若干枝干，列出目的、任务、途径等，每一枝干又分出若干分枝，列出方法、要素或工具。一般把树的顶端叫总体目标或规划范畴，把枝干叫子目标或子范畴，把最下面的分枝叫元素或单元。运用检核表法，可以根据实际需要，尽可能列出有关的各种问题、方案、设想等，然后逐项进行检索、探讨，从中获得解决问题的线索或创造发明的设想。检核表法不仅能拓展思路，使人系统而周密地思考问题，而且能使人更深入地发掘问题，有针对性地寻求解决问题的办法。上海图书馆新馆开馆准备工作系统的指导思想是热烈庆祝上海十大标志性文化建筑之一——上海图书馆新馆部分开放，展示一流的新馆，提供优质的服务，拓展全新的功能，努力把新馆建设成为上海“信息港”的重要组成部分和精神文明建设的重要基地。其基本原则是热烈、隆重、朴实、高雅、创新，面向社会，面向世界，面向21世纪。运用关联树法和检核表法，综合运用目标管理法，可以把新馆开馆准备工作系统的工作子系统分解为资金筹集、制作介绍新馆所概况录像片、开馆纪念品和新馆模型的制作、《新馆开馆纪念集》和《馆藏精选》的编纂、新馆室内艺术装璜、新闻报道、CI设计、宣传画绘制、上海之窗的设计、Homepage的制作、秘书工作、联络工作、参观接待、庆典迎宾等；可以把新馆开馆准备工作系统的活动子系统分解为开馆庆典仪式、职工庆典、新闻发布会、迈向21世纪的图情理论国际报告会、系列展览会、社会科学和自然科学“双科”座谈会、向老干部代表赠书活动、上海市青少年电脑学习基地揭牌仪式、“读书乐”歌曲征集和获奖歌曲演唱会、藏书票征集与展览、出版社社长签名售书活动、计算机系统网络开通仪式、电子阅览专题讲座、计算机检索系统答疑咨询、区县图书馆馆长关于“未来图书馆”的现场研讨会、图书馆协作网活动、残疾人读者服务日活动、市民参观新馆日活动、著名科学家与大中学生座谈会、文化名人访新馆活动和名家现刻藏书印等活动，以丰富多采的活动热烈、隆重地迎接新馆的部分对外开放。
另外，目标规划法、管理方格方法、SWOT方法、TPO管理法、特尔斐法等在制订上海图书馆、上海科技情报研究所《“九五”计划和2010年远景目标》时的应用，文化管理方法、周期管理方法、左右脑管理方法等在新馆的新世纪发展中的应用，都是科学管理方法和相关方法在上海图书馆新馆建设发展中的综合应用。上海图书馆新馆的营造离不开科学管理方法；依靠科学的管理方法，上海图书馆新馆必然步入跨世纪的灿烂里程！
（收稿日期：1996－10－22）