伦敦英国国家档案馆查档散记，本文主要内容关键词为：伦敦论文,散记论文,英国论文,档案馆论文,国家论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
今年1月，我受剑桥大学东方系之邀赴英开始进行为期4个月的短期访问。其间，在伦敦英国国家档案馆(Public Record Office)进行了一个月的查档工作，从而对这所英国最大的档案馆以及英国的档案工作有了较为全面的感性认识。尽管有若干不尽人意的现象，英国国家档案馆仍代表着当今西方发达国家档案工作的水平，从此一“斑”中可窥见英国档案工作之“全豹”。对照国情完全迥异的中国，英国档案馆工作以其之长可为双方优势互补之资，“他山之石，可以攻玉”，特撰文介绍如后，供我国档案界同仁共享。
英国国家档案馆（以下简称P.R.O）收藏着自11世纪以来英国中央政府各重要部门的档案文件，从1086年的《末日裁判书》(Domesday Book)到1996年的政府公文，其馆藏档案上架排列总长度已达近500公里。其中1800年以前的档案藏于伦敦市中心档案馆街(Chancery Lane)的老馆，它建立于1838年，可谓历史悠久。而1800年以后的档案则藏于伦敦西南郊的丘园(Kew Gardens)，这座新式建筑建于1977年，位于泰晤士河畔风景如画的皇家花园附近。这里库藏档案长度达110公里，近现代历史档案皆藏于此，并且还不断接收新档案入库，所以，位于丘园帕斯金街的这所建筑日渐成为英国国家档案馆的主体。
P.R.O不仅具有现代化的建筑，其内部的硬件构成也堪称世界一流。在这里，不论是走廊、目录大厅、阅览室、办公室还是门厅，各处布满了馆内监视系统的显示屏，抬头即可见到从第一号到最后一号阅卷台工作实况的滚动画面，阅卷者时刻都在被监视中。在阅卷大厅与库房间见不到装满档案的手推车，而是由一个个封闭档案盒组成一条全自动的档案运输线从阅卷柜台直达库房各层，调、还档案卷宗全通过它来进行，既安全又保密。在档案馆内形成了计算机联网，查、调及检索库藏情况，全部通过电脑来进行。每位阅卷者都配发给一台寻呼机，以供联络调阅档案使用。至于复印则更是设备齐全。在阅卷厅入口处及大厅内，巡视人员都配备了对讲机，以便与管理中心保持密切联系。
在先进的设备配备的同时，P.R.O也形成了良好的软件服务制度。工作人员忠于职守且训练有素，从“白领”到“蓝领”，人人挂牌上岗，一丝不苟面对每天百余名阅卷者成百上千次调、还卷宗以及登记、复印诸多要求，接待处人员不厌其烦，始终礼貌周到，及时提供服务。最令我感动的是有一次在复印柜台，明明是我不小心违反了规定，但P.R.O的接待员却一个劲地对我说"Sorry"，使人不能不从内心感到惭愧，增强遵纪之意识。
档案馆还在门厅醒目处向读者提供《查档须知》手册，并在目录大厅提供专人咨询服务，帮助读者查找需要的档案目录，同时备有印刷好的全宗分类指南，供自由领取参考。
在管理制度方面，不论你是来访者、参观者、阅卷者，只要进入P.R.O，登记完毕，立即发给你一张写有国籍、姓名的胸卡，供佩戴以志识别。阅卷者只需提供护照等有效证明，填写登记表后，即可领取一磁卡，内存有个人有关背景资料及查档号，可保证在三年内随时来馆查档而无需重新登记。随后，在目录室查询档案目录（有电脑查询、目录本及卡片查询、人工咨询等多种形式），输入电脑调卷，40分钟内，阅卷柜台通过发给的寻呼机通知取卷每次限调3卷，但每天调卷次数不限，聪明的阅卷人总是在看完第二个卷宗后便提前调阅下3卷以充分利用时间。复印室亦有规定，每次限复印15页，超额则退回重新排队。理由很简单：要尽量照顾到每一位复印者，不能让一人占据过多的复印时间。
在还卷时馆方是不当场检查案卷的，但每天有专人查阅用毕卷宗，将因复印等原因拆散的卷宗重新装订好，以供再利用。
在档案开放范围方面，英国有30年及50年的时限，到期限的档案自然开放，目录中有的卷宗全部开放，而涉及保密不予开放的档案一般来访者连目录也看不到。因为P.R.O的工作程序是，档案一经接收入馆，立即由专门部门负责鉴定其密级及开放时限，对不予开放的档案，在公开的目录系统中根本查不到其踪影，这样干净利索的处置，使保管者与利用者各自心安，免去了许多不必要的麻烦。
每天下午闭馆前一小时便有广播通知人们做好还卷准备，下班前一刻钟再安排专人到各阅卷台收回寻呼机并通知结束工作，需要留用的档案可通知柜台续存明天继续查阅。每周二、四两天，P.R.O开放至晚上7点，极大地方便了远道来访者。
上述林林总总，是对P.R.O先进的管理及有效能的运作的褒奖。一般来说，阅卷者在此总是能比较方便的达到自己的阅卷目的。此外，在生活设施方面，查档者可在其一楼餐厅解决午餐问题，馆内附设小卖部，代售P.R.O各种出版物及铅笔（因为此处规定阅卷者只许用铅笔抄写，用钢笔、圆珠笔者一经发现立即罚款）、文具、代寄邮件和提供磁卡、投币电话。当然，其收费远高于一般市价，这也是英国档案馆界的共同特性，颇具“姜太公钓鱼”的特征。从这一特征说开去，便不能不谈到P.R.O一些“不尽人意”之处。
我们知道，从某种意义上来说，档案馆与查档者是相互对立而又统一的矛盾体。从馆方来说一定要强调制度、规定，把握档案开放的尺度；而对阅卷者来说则是无限制地追求阅档内容、方式、收费上的满足、快捷与低廉，稍有不慎极易产生矛盾。特别是在档案馆阅卷收费问题上，近几年来，国内部分档案馆为弥补事业经费的不足，开始按规定收取一定阅卷费用，于是，难免有阅卷者的烦言。在英国，档案馆、图书馆虽不收取调阅费用，其复印费及其它相关出售品价值却十分高昂。在P.R.O复印一页档案(A3)复印费是40便士（几年前是50便士，后因反应强烈而降价），相当于人民币5.40元，而市面上普通价格是8便士。另外，P.R.O食品、文具售价也高于市价，这不是个别现象，其它档案馆同样如此，我在P.R.O工作几周，仅复印费便用去250多镑，相当于人民币3000多元，这种价格，对一般学者来说不能不说是一个较重的负担，而且“收你没商量”，决无讨价还价的余地。再加上每次限印15页的规定，迫使利用者不得不在阅卷厅与复印室之间跑来跑去，忙个“不亦乐乎”。如果不肯复印，那么就需买他们的高价铅笔或用手提电脑自己慢慢地去抄、去打吧。对比之下，国内档案馆的收费恐不能说是过份。
P.R.O严格的管理制度亦达到使人稍觉紧张的地步。进入馆门，首先有警卫检查你的提包，存包之后开始阅卷，巡视人员不时在你身边走来走去，纠正你一切不合规定的阅卷习惯，如：不许手捧卷宗阅览，只许平放；卷宗上不许放任何东西等等。在P.R.O，专司巡视、检查的人员有许多名，一直“陪伴”你到下班。结束工作出门时还需接受警卫严格检查，对所携资料逐页翻阅。此种严格管理在心理上对阅卷者造成的压力与不适自然可以想见。
此外，按照P.R.O的内部规定，每天下午3时，复印室便停止复印资料。人们真无法理解为什么那么早便停止复印工作，给不能或不准备次日再来的人制造了意外的麻烦。由此可见，P.R.O的工作及其制度并不是完美无缺的。也许这与英国社会环境及人们生活习惯有关吧。
最后值得一提的是，P.R.O很重视对社会宣传档案馆及档案事业的重要性，他们向社会发布广告，定期举办讲座，主动向社会宣传本馆及档案利用价值，特别重视对公民宣传档案在个人生活中的作用。英国是一个具有悠久历史传统的国家，个人、家庭、家族的历史记载资料以及有关私人财产、田地、爵位、帐目之档案占据馆藏重要部分，许多人来档案馆都是为查阅个人资料，档案馆方面也有针对性地制作、提供了较完整的检索工具及说明介绍资料，使私人阅档成为查档者群体中的重要组成部分。目前在我国，私人查档所占比例尚不高，我们亦应有针对性的加强宣传与引导工作，并在目录索引、馆藏指南方面做好先期工作，开发这一潜在的巨大读者市场。
英国与中国社会制度与文化传统迥然不同，因此两国档案馆有所差别是很自然的，这种差别并不能成为双方互相学习取长补短的障碍。介绍、借鉴英国档案馆的工作，考其利弊，必将有利于开阔我国档案工作者的眼界，拓展我们的思路。也许我们从英国同行的经验中会发现自己所缺少的一些宝贵体验、比较先进有效的工作方法与管理制度。
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