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档案馆正处在大发展、专一化和多元化的过程。全国各级各类档案馆截至1997年底为3706个，比1987年的3184个，增加522个，增长 16.4%，其中综合国家档案馆为3021个，比1987年的2890个，增加131 个，增长4.5%，而且主要是城市区级档案馆。 以行政区划为单位建立的国家综合档案馆，因行政区划稳定而稳定。以上说明这些年档案馆发展很快（还不包括乡镇档案馆），而且主要是专业、企事业单位档案馆。随着改革开放的深化，专业、专门档案馆，企业、事业单位档案馆的增多，省一级的综合档案馆将成为党政档案馆。单一的国家档案馆的格局也将被打破，多种所有制形式，不同属性，不同规格的档案馆将逐步出现。这就给档案行政管理部门管理档案馆工作带来了一系列的新课题，必须进行改革。
一、调整馆网布局
1992年3月， 国家档案局印发的《全国档案馆设置原则和布局方案》（以下简称“方案”）是符合当时的历史情况的，当时党的十四大尚未召开，实行的是计划经济体制。“方案”对于我国档案事业的建设和发展起过指导和促进作用。但是，随着社会主义市场经济体制建设，各项社会主义建设事业迅速发展。实践证明，“方案”同现实情况的一些方面已经不相适应。1.“方案”中确定的“各级国家档案馆”绝大部分在“方案”出台前就已经建成，确定的中央四个“专门档案馆”，事先建成的由新华社和国家档案局共管的“中国照片档案馆”，早已成为新华社摄影部的下属单位，实际上成了新华社摄影部的一个档案室，“收集管理全国范围内具有重要历史价值和艺术价值的照片档案原件或复制件”的任务自行消失。“待建立”的“中国科学技术档案馆”、“中国文学艺术档案馆”、“中国声像档案馆”何时能建，国家档案局无力左右。2.仅把“重点发展原有各级国家综合档案馆”作为全国档案馆设置的一个原则是否恰当，值得考虑。 事实上， 原有的各级国家综合档案馆在1960年前就基本上建成，现在如何作为重点来发展？“方案”没有提及，而中央国家各个部委和各省市建立的专业档案馆，同样是国家档案馆的重要组成部分，难道不应作为重点来发展吗？特别是在科教兴国，以经济建设为中心的今天。3.在档案馆分类上，把各级档案局管理的档案馆列为国家档案馆，中央和地方专业主管部门所属的档案馆列入部门档案馆，企业、事业单位建立的档案馆列入企业事业单位档案馆；把“城市建设档案馆”列入国家专门档案馆，同时却把中央和地方专业主管部门所属档案馆列入部门档案馆。这样一种划分，既不是按档案馆的所有制性质，又不是按主管部门的性质，分类的标准不一。因此，1992年“方案”应该进行修改和调整。在档案馆设置布局上，似应按照档案馆的自然形成规律，拟订一个设立档案馆的基本条件，符合条件的就可以建，不符合条件的暂时不建。硬性下达计划，规定哪里建，哪里不建的办法难于实行。1996年3月，国家档案局在规划企业档案馆建设时， 没有下达“计划指标”，而是采取论条件和要求的办法。规定“建立企业档案馆的条件”有三：1.按国家统一标准确定的大型及大型以上企业和企业集团……；2.企业内部职能部门较多（15个以上），下属单位较多（10个以上），有收集下属单位档案任务的企业；3.企业建立的时间长（25年以上），形成的档案资料数量在3万卷（册、或排架长度600米）以上。符合以上任何一条的企业都可以建立企业档案馆。这种办法既顺其建馆的需要，又达到了调控的目的，大家都能接受。
二、规范档案的流向
档案馆多了，这个问题显得更为突出。哪个档案馆该接收哪些单位的档案，有一个通盘的考虑和规定，决不能各自为政，各取所需。
规范档案流向的原则是：便于档案的利用和保管。便于有关方面对档案的利用是规范档案流向的一个重要目的。一般地讲，利用最多的是档案的形成单位及其工作、职责联系密切的部门和有关人员。因此，档案的流向应考虑来源原则、行政管理体制和专业、行业隶属关系等因素。便于保管，主要是从档案的保管条件而言，应该考虑保障档案的安全和有利于最大限度地延长其寿命，同“便于利用”比较起来，它是第二位的。
规范的焦点和难点在三个方面：1.党政机关党政工作行为形成的档案与行业、专业档案的移交问题。比如一些中央、国家部委，如过去的邮电部，它既是国务院的组成单位，从这点出发，它形成的档案应移交中央档案馆，但它又是一个行业或专业的主管部门，形成了一系列的专业或行业档案，而且建立了自己的档案馆，从这一点出发，这部分档案应移交给专业档案馆。这样一来，一个机关单位形成的档案，人为地被分割开了，既不符合全宗理论，又不符合便于利用的目的，而且有些档案很难分清是政府行为形成的或是专业、行业行为形成的。因此，最好搞两套制，在办公现代化的今天，这一点并不难做到。如果办不到，在保障政府行为这部分档案进中央档案馆的情况下，尽可能照顾专业档案馆档案的齐全完整。2.城市建设档案馆与各级综合档案馆、专业部门档案馆接收有关档案问题。因为“城市建设档案产生于城市规划区内进行建设的单位（包括各类机关、团体、企业、事业单位），形成于建设工程的全过程及其有关部门（如气象、土地、环保、房地产等）”，如不规范归属流向，势必造成混乱。因此，1997年7月， 国家档案局印发了《城市建设档案归属与流向暂行办法》，提出了城市建设档案归属和流向的原则，作出了城建档案馆和其他方面接收城建档案的范围等规定。现在的问题，就是认真执行这个文件。3.外资和中外合作企业、集体所有和私人的档案处理问题。这些部门和私人如果已建档案馆，可在各自的档案馆保存；如果破产或被兼并，可参照《国有企业资产与产权变动档案处置暂行办法》办理；如果出卖，应按《档案法》规定的执行。这一部分档案一定要处理好，不能让它流失或出境。
三、加速档案管理现代化，建库联网
全国档案事业发展执行“九五”计划以来，中央、省市级档案馆正在建设三个现代化系统：即保安系统：包括库房规范建设，现代设备及其他安全保护措施建设等；检索系统：档案编目、著录、输入计算机，存入光盘或磁带等；修复系统：包括去酸、修裱、加固等现代化。同时组织研究了电子文件档案的管理问题。总之，档案管理现代化工作有了一些进展。当务之急除了上述工作继续之外，应加快电子计算机建库联网工作。一些档案馆已经开始了这方面的工作。1997年北京市档案馆，安徽徽州档案等已在因特网上建立了一块主页，已开放的档案的信息等已进入因特网。1998年10月，湖南娄底信息港档案信息网正式对外开通服务，是娄底地区档案部门与邮电信息产业部门联合推出的，并设置了档案馆简介、锑都珍藏、曾国藩史料、革命文献、史海钩沉、娄底通览、方志谱牒七大栏目。凡是上网公布的档案信息，网民可根据提供的档案条目，通过电子邮件或电话与娄底地区档案馆联系，即可查阅档案原件（见《中国档案报》1998年10月22日）。这说明这项工作有了一个好的开始，但这是屈指可数的，就全国而论，任务很艰巨，这是一个复杂的系统工程，有大量工作要做。这是信息时代的要求，社会对档案信息利用的需要，也是档案馆从中获取档案资料信息，实现档案信息资源共享的重要途径。各级档案行政管理部门，首先是国家档案行政管理部门应该做出安排，同时以此来带动馆内的其他工作，如，收集、整理、修复等基础工作，确定档案保管价值，是否开放上网等的鉴定工作；不断从网上获取有用档案信息，随时提供利用的工作等。图书馆系统和国外一些档案馆在建库联网上走在我们的前面，我们应迎头赶上。
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