透析“文件中心”中国化，本文主要内容关键词为：文件论文,中心论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
1923年，比利时档案学者库维利尔提出了建立文件中心的建议。1941年，美国的两位档案学者里赫·艾默特和罗伯特·巴默尔在海军部附近一个废弃的啤酒厂原址上将其付之于实践，诞生了世界上第一个文件中心。此后，它以其经济，高效的优越性迅速被欧美发达国家和相当数量的第三世界国家所仿效，成为一种国际性的普遍范式。20世纪80年代，这一“现代最富生命力的新型档案机构被介绍到我国，并在档案学术界引起强烈反响。其中，呼应与歧见、推崇与反对交织并存，个别地区则迈出了可贵的实践步伐。但从甘肃永靖县创办第一个文件中心到现在已15年过去了，人们热切期盼的“星火燎原”的局面却并未出现。这是否说明，在国外具有强大生命力的文件中心在我国会因“水土不服”而难以培植？文件中心的中国化之路将就此停滞、无法向前？回答这一问题需要从理论和实践两方面加以分析。
一
首先，我们必须从理论层面上回答文件中心和文件生命周期理论对中国是否具有普遍的示范和指导意义。
文件中心与文件生命周期理论是现代档案学具有里程碑意义的两大突出成就，而这两大突出成就又是相辅相成、不可分割的。文件中心的诞生为文件生命周期理论的产生和发展提供了实践基础，文件生命周期理论研究发轫于对文件及文件中心的理论解释。
文件中心是单纯的管理实体，不同于文化性质的档案馆。联合国教科文组织对文件中心的定义是：“文件中心是在档案行政管理机关管理之下的，对各个不同行政机构的半现行文件进行经济地保管和提供利用，并在这些文件被销毁或移交到档案馆之前进行系统处置的保管机构。“根据这一定义，文件中心是独立于文件形成机关和档案馆而处于两者之间的一种过渡性机构。用古罗马拉丁文中的一个概念“Janus”来指称文件中心恰如其分，也很形象。Janus是古罗马创世纪神话中的诸神之一，职责是守护门户和掌管万物开端，并要同时注视两个不同的方向。它的这一特点恰恰如同文件中心的双重特性，即同时面对两个方向——文件形成机关以及作为文件归宿的档案馆或文件销毁场。与护门神一样，文件中心所扮演的正是连接文件从最初形成到最终归宿的一扇门户。国际档案界把文件中心定性为半现行文件的保管和处置机构。这里的“半现行文件”，指的是那些由于价值的变化既不再值得保存在机关办公室，也不能直接送入档案馆或废纸处理厂的文件。在北美，文件在形成机关保存大约1～3年，然后交至文件中心，在文件中心保存5～15年后经鉴定，其中的1～5%送档案馆作永久保存，其余作销毁处理。美国档案界将这种“过渡性”、“中间性”的文件中心形象地比喻为“炼狱”，即经过一段时间后有价值的文件将升入“天堂”（进入档案馆），失去价值的文件将被打入“地狱”（被销毁）。
文件生命周期理论把文件从产生到销毁或移交档案馆永久保存看作是一个完整的过程。根据文件发挥作用的不同，又将其划分为现行使用阶段、暂时保存阶段和永久保存阶段，相应地文件被称之为现行文件。半现行文件和非现行文件。国际档案界认为：“文件在现行阶段、半现行阶段和非现行阶段的保管场所分别为文件形成机关、文件中心和档案馆。”对文件生命周期理论的要点可作以下表述：从现行文件到历史档案是一个完整的生命过程；文件在全部生命过程中先后表现出不同的作用和价值（即现行价值——第一价值——第二价值），据此可将整个生命周期分为不同的运动阶段（即现行阶段、半现行阶段和非现行阶段）；针对不同阶段文件运动的特点，应采用适宜的存放与管理方法。
事实上，我国的现行文件与档案全过程管理模式文件室——档案室——档案馆，也明显地体现了这种三阶段性：现行文件由形成使用部门（文件室）管理，发挥现行文件价值；非现行文件由档案馆管理，发挥历史研究价值；半现行文件由相关档案室管理，主要发挥凭证价值，为形成机关服务。虽然中外管理半现行文件的方式有所不同，但这并不影响对我国文件生命运动过程三阶段的划分。曾三同志在阐述有关档案形成和运动的理论时，也曾提出与文件生命周期理论相似的观点。之所以存在这种共识，就是因为文件运动的规律是普遍的、客观的，是没有国别和地域限制的。从以上分析中我们可以看出，文件生命周期理论虽然只是对文件中心建设的经验总结，但它揭示了文件运动的客观规律，西方国家的文件运动规律如此，我国的文件运动规律也如此。所以，它完全能够为我所用，完全能够中国化。
二
我国档案学者何嘉荪、潘连根曾著文指出：“文件在产生后至最终移送档案馆之前，普遍存放在一种过渡性、中间性的保管机构之中，这可以说是一种具有普遍意义的规律。而这种过渡性、中间性的文件保管机构从世界范围来看有两种类型：一类是各机关各自设置一个，就是机关（企业）的档案室；一类是若干或者许多机关合设一个，就是文件中心。“长期以来，我国所实行的是统一由机关档案室管理的模式。这一模式的存在有其合理性，但是文件中心较之机关档案室无可置疑地具有诸多不可替代的优势。其中，经济上的节约和管理上的高效是文件中心最突出的两大优点。据美国统计，机关办公室每1立方英尺文件年均保管费用为7.66美元，而文件中心则只需0.51美元，费用相差15倍之多；同时，文件中心的设立还可避免因大量半现行文件过早进入档案馆而造成对档案馆保管空间和人力、财力的浪费。对形成机关而言，由于半现行文件利用率不高极易被机关领导和文件管理者忽视而疏于保管，这样就可能导致文件处于一种不安全的保管状态中，而文件中心的建立既可以使文件得到规范、安全的保管，又可节省一笔不小的人力、物力的开支，减轻机关在经费和办公空间上的压力。参考服务是文件中心最具吸引力的职能，其特点在于服务对象的范围已由单一的形成机关扩展至其他用户，文件可以跳出机关的局限，较早地服务于整个社会。自20世纪50年代以来，文件中心以其经济、高效等突出优点不仅在全美得以推广，而且迅速风靡世界，西方国家公认它是符合文件客观运动规律的一种最具生命力、最令人满意的文件管理机构。
前文提及的档案室也是暂时保存档案的中间性、过渡性机构，其作用与文件中心基本相同，但档案室大而全、小而全、整齐划一，缺乏灵活性，人、财、物资源分散，适合于一些规模较大、经济实力较强、现行文件数量多的单位，而对地县一级文件数量相对较少的单位而言则更适合“若干或者许多机关合设一个”的中间性文件保管机构。
多年来，我国在这方面进行了一些有益的探索，迈出了可喜的步伐。20世纪80年代初在我国张家口地区出现的联合档案室，是我国最早的类似于文件中心的档案管理机构。据悉，这些联合档案室是1983年机构改革的产物，它所体现的正是精简高效、方便利用、提高服务的改革精神。这是对我国长期以来统一的机关档案管理模式的第一次突破。随后，1988年在甘肃省永靖县诞生了我国第一个文件中心（也是一个有中国特色的文件中心），紧接着黑龙江省的嫩江县、陕西省的大荔县、吉林省的长春市等地先后出现了一批联合档案室，北京西城区等地则直接设立了规模较大的机关档案管理中心。近年来，随着中国加入WTO及适应政务公开大局的需要，继广东深圳、山东青岛、江苏常熟之后，全国各地众多的现行文件资料阅览中心纷纷建立，开辟了非涉密现行文件公开向社会提供利用的窗口，这将为文件中心中国化打下一个良好的基础。一些资深学者已经对“现行文件资料服务中心”能否发展或过渡为具有中国特色的文件中心进行了有益的探索。
现行文件资料阅览中心以其高效的服务深受广大群众青睐，正在风靡全国，成为档案部门应对政务信息公开和自身改革发展的一个极具创新意义的重要举措。但作为新生事物，它也有不能令人满意的一面。首先，“中心”在收集现行文件的过程中往往显得力不从心，并不能保证将公开的政府文件都及时完整地收集上来；其次，“中心”档案馆化必然加重档案馆自身的负担，而如果将现行文件资料阅览中心发展成为正规的、能全面收藏现行文件的“文件中心”，则不失为一个高明的方法。深圳市为我们展示了这方面的发展前景。深圳市作为我国改革的试验田和开放的窗口，近几年来一直在文档管理模式上进行大胆的实践和探索。2000年初深圳试办文档资料服务中心（现行文件资料阅览中心），经过两年多的实践逐步向文件中心过渡。据悉，目前作为深圳市未来行政、文件中心的“市民中心”即将营建完工，届时将有20多个政府部门集中在该中心办公。市政府在“市民中心”将划出一万平方米供档案局建立文件中心，以统一管理各部门的文件。更具里程碑意义的是，2002年4月26日深圳市三届人大常委会第十五次全体会议通过的《深圳市档案与文件收集利用条例》，在全国首次以地方立法的形式提出了“文件中心”的机构设置。该《条例》第八条明确规定：“市、区政府设立的文件中心是集中保管与提供利用同级机关、事业单位处理完毕的文件的机构。”这就为“文件中心”的建立和运作提供了可靠的法律保障。深圳市还规定，政府各部门原则上不再单独设立档案室，以利于政府信息资源的共建共享，提高行政效率和水平。目前，该市档案局正根据《条例》的规定，抓紧解决筹建文件中心所涉及的机构、人员、设置等问题。无独有偶，福建省也提出了在省内积极试创文件中心的设想，而该省泉州、晋江等地已建立的现行文件资料阅览中心无疑为文件中心的创立提供了有利条件。
从表象上看，我国目前存在的“现行文件资料阅览中心”与国外的“文件中心”有不少差异：文件中心主要保存的是已在文件形成机关保管了1～3年的半现行文件，而现行文件资料阅览中心则是以收集现行文件为主；文件中心保存的文件量大、面宽，既有公开文件也有保密文件，而现行文件阅览中心只收集可对外公开的文件；文件中心要对文件进行鉴定并在存放期满后向档案馆移交，而现行文件阅读中心没有这一职责。
但是，两者并无本质上的区别：一是它们都是集中保管现行价值占主导地位的文件，并对外提供利用的机构；二是这种利用都必须尊重文件形成机关的意见或得到其授权，中心本身对文件没有处置权和所有权；三是它们都是文件形成机关与档案馆之间的过渡性文件管理机构。此外，前面差异点中提到的“文件中心”所收管的“半现行文件”与我国所认同的现行文件也有相互交叉之处。美国所称的“半现行文件”中有不少就是我们讲的现行文件，鉴于此，浙江大学的何嘉荪先生认为：“我国今后建设的文件中心用不着效仿西方典型的‘文件中心’只收藏现行文件，尤其在机关办公已经自动化、网络化和许多文件已经数字化的今天，更有必要这样做。”对此，笔者颇有同感。将国外文件中心的普遍性、合理性因素拒之于国门之外不可取，忽视国情而生硬地套用欧美的文件中心管理模式也同样不足取。所以，我国建设“文件中心”不一定非要效仿西方典型的“文件中心”只收藏所谓的“半现行文件”的具体做法，因为中外档案、文件的概念本来就有所不同，我国界定的“现行文件”与国外的“半现行文件”概念之间也有一定交叉。只要遵循文件生命运动周期理论的普遍规律，符合经济、高效的原则，有利于政务信息公开大局，我们就完全可以在西方“文件中心”的模式上有所创新。即可以全面地收集、管理现行文件，把一切办理完毕和一些正在办理的现行文件集中起来交由“文件中心”统一管理。文件可以随制发随移交，也可以在规定的期限内进行移交（如每月底交一次），这样就能在更大程度上提高效率。事实上，我国目前的许多“现行文件资料阅览中心”就是这样做的。不难预测，如果将文件中心的理论和实践融入中国目前发展势头良好的“现行文件资料阅览中心”或者联合档案室、机关档案管理中心，定会催生一个全新的集两者优势的过渡性保管机构。这一机构，我们可以称之为中国化的文件中心，也可以称之为档案中心或文档中心。
国际档案理事会前主席瓦洛先生认为： 当前“档案事业正处于一个完全被重新塑造和重新接受的时代”。我们有理由相信，随着现行文件资料阅览中心功能的拓展及与文件中心模式的融合，具有中国特色的文件中心将与机关档案室、联合档案室、机关档案管理中心等共同构成我国多彩的档案管理新模式，并以其独特的魅力和旺盛的生命力为我国档案领域增添一道亮丽的风景线。
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