云南省第一人民医院 昆明理工大学附属医院
摘要：随着医院患者的增多，医院为提供医疗服务所需的物资也在不断的增长，对物资采购过程进行内部控制监督，是医院防范和管控经济活动风险的重要手段。
关键词：医院；物资采购；内部控制的必要性
医院物资指医院为开展医疗服务必需的设备、药品、医疗耗材、检验试剂及低值易耗品等各种物资。
近几年来随着患者的增多，医院用于医疗服务的各种物资需求量也在不断的增长。如果采购环节的内部控制失衡，会给医院带来以下风险：
1．未按照预算进行采购，会导致与预算脱节，出现超预算、无预算的盲目采购，造成医院成本上升和不必要的浪费。
2．采购计划安排不合理，会造成库存短缺或积压，可能导致医疗服务受到影响或资源浪费。
3．供应商选择不当、采购方式不合理、投标或定价机制不科学、审批授权不规范，可能导致医院购入的物资质次价高，出现舞弊或遭受欺诈。
4．采购验收不规范、付款审核不严，可能导致物资采购资金损失。
为防范以上风险，做好医院物资采购环节的内部控制是非常必要的。具体控制措施如下：
一．购买环节的关键控制点及控制措施
1.医院应当建立采购申请制度，明确相关部门或人员的职责权限及相应的请购和审批程序
各临床及职能科室根据各自开展的医疗服务和业务需要填写物资请购申请，经科室领导签字后交物资归口管理部门（如：院药事管理委员会、设备处、总务处等）审批，常用物资由仓储部门制定采购计划报归口管理部门审批后方能购买。
2.医院应当严格按照预算执行进度办理请购手续
物资归口管理部门应当按照“先预算、后计划、再采购”的工作原则，根据各科室的请购申请和仓库上报的采购计划，对照预算严格审批，以实现预算控制计划、计划控制采购、采购控制支付。对于超预算或预算外采购项目，应先履行预算调整程序，报财务部门和预算管理委员会审核、院务会批准后再行办理采购手续。
3.医院应当建立科学的供应商评估和准入制度
物资采购归口管理部门应建立供应商管理信息系统，对供应商提供物资的质量、价格、交货及时性、供货条件极其资信、经营状况等进行实时管理和综合评价，根据评价结果对供应商进行合理选择和调整，并与供应商签订协议，明确双方的权利和责任。
4.医院在采购活动中应当建立采购、资产管理、财务、内部审计等部门相互协调、相互制约的机制，根据自身的实际情况和采购计划，合理确定采购价格和采购方式
医院物资采购应采用公开招标的方式进行。物资采购归口管理部门应组织财务、审计以及本部门人员组成采购谈判小组，专业性强、技术复杂的物资采购（如：医疗设备等）还应聘请专家或技术人员参与，医疗高值耗材、一次性医疗耗材、检验试剂的招标还应有使用科室的人员参与。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆招标谈判小组将相应的招标书在医院内部网络及公众媒体上公告，选择符合相应资格条件的三家以上的供应商，并向其发出投标邀请书，并就所采购物资的相关事宜进行谈判，供应商按照医院招标书的要求提交响应文件和最后报价，采购谈判小组根据供应商提供的上述文件及采购预算、采购计划、采购物资的质量、价格构成技术服务和售后等均能满足采购要求且最后报价最低的原则确定成交供应商。在招标采购过程中，参与招标的人员、采购人员及其他相关人员与供应商有利益关系的，必须回避，任何领导和个人不得用任何方式为采购物资指定供应商。
5.医院应当根据确定的供应商，按照规定的权限签订采购合同
招标谈判小组与供应商就物资采购相关事宜谈判完毕后，归口管理部门根据确定的供应商、采购方式、采购价格等情况拟定采购合同，以明确双方的权利、义务和违约责任。采购合同由财务、审计部门对合同文本进行严格审核，避免出现重大疏漏。合同审核无误后，医院按照规定的权限和程序与供应商签订正式合同，医院法人代表或由其授权的代理人签名并加盖印章。
6.医院各物资仓库应当建立严格的采购验收制度
采购的物资到达仓库后，验收人员应当按照验收制度严格验收手续，根据合同、采购计划对所购物资的品种、数量、规格、质量等进行验收，特别是药品及植入患者体内的高值耗材还必须认真查看国家有关部门出具的质检合格报告，验收无误后方可入库。如果是设备还须进行安装调试，正常运行后才能进行验收。验收过程中发现的异常情况，负责验收的部门或人员应当及时报告，查明原因并及时处理，避免医院蒙受经济损失。
7.医院应当做好采购各环节的记录
物资采购过程中，归口管理部门应建立与请购科室、财务部门、内部审计部门的沟通协调机制，加强物资采购供应过程的管理，加强对采购业务的记录控制，做好包括招标、询价、评标、谈判以及合同订立等环节的记录，妥善保管好与物资采购相关的各种资料、审批手续等记录，确保物资采购业务的可追溯性，及时跟踪合同履行的情况，对有可能出现的异常情况，应出具书面报告并及时提出解决方案。
二．物资采购付款环节的控制点及控制措施
1.医院应当加强物资采购付款的管理，完善付款流程
药品、医疗耗材等流动资产应当及时入库，物资发出完毕仓储部门将发票及由验收入库人员、科室领用人员、仓储部门领导签字的相关单据交财务部门付款，财务部门根据采购预算、合同、相关凭证等严格审核无误后，按照付款审批程序报分管物资管理部门的院领导及主管财务的院领导批准后办理付款。财务部门在付款过程中发现异常情况，应当拒绝付款，避免出现资金损失。
2.医院应当加强预付账款的管理
财务部门对涉及大型设备等大额或长期的预付款项应当定期清理及进行跟踪核查，发现有疑问的预付款项，及时采取措施。
3.医院应当加强对采购活动的会计系统控制
物资归口管理部门、财务部门、仓储保管部门应详细记录供应商情况、请购申请、采购合同、采购计划、验收证明、入库凭证、商业票据、款项支付等情况，并妥善保管好与之相关的的资料，确保会计记录、采购记录与仓储记录核对一致。财务部门应当通过函证等方式定期与供应商核对应付账款等往来款项。
4.医院物资仓储部门应当建立退货管理制度
在物资储存过程中必须定期盘点，即将过期、失效的物资及时通知供应商进行退、换货。与供应商签订的合同中应明确退货事宜，对退货条件、退货手续、货物出库、退货货款回收等作出确定，及时收回退货货款。涉及符合索赔条件的退货，应在索赔期内及时办理索赔。
对物资采购过程进行内部控制是医院防范和管控经济活动风险的重要环节，如果监督不力，舞弊现象就会时有发生，只有长期不懈地对物资采购过程进行监督，才能杜绝不正之风的发生，才能使医院有限的资源得到合理配置、成本得到降低、利益不受损失。
参考文献：
[1]2014年全国高级会计资格考试辅导教材
论文作者:张琪,钟红琼(通讯作者)
论文发表刊物:《健康世界》2015年8期供稿
论文发表时间:2015/11/9
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