摘要：本文结合工作实际从合同档案管理的视角，简要阐述了合同档案管理的重要性。并对目前合同在档案管理中存在的问题，提出了加强合同档案管理的具体实施对策。旨在为企业经营管理、控制风险提供法律依据，促进企业的健康良性发展。
关键词：煤矿企业；企业合同；档案管理
1合同档案管理的重要性
在煤矿企业发展过程中，合同档案记载着企业在生产经营过程中形成的历史数据，而做好、管好、用好这些合同档案数据资料，将会对煤矿的建设和经济发展起到重要的指导作用，可以有效防止企业经营风险，避免企业经济损失，减少企业与地方农事、工程建设、物资采购等环节的经济纠纷，为企业的良性发展做好铺垫。具体来讲，合同档案管理的重要性主要表现在如下两个方面：
（1）做好合同档案管理是企业良好经营的基础
每年矿井建设所签订的设备采购、工程建设、农事协调等合同很多，每年签订的合同费用金额高达约几百万元，因此，做好合同管理十分重要，它不但能节约投资成本，还能及时查阅售后服务期限，来提高设备的维修维护保养工作，提高设备的利用率.减少矿井建设投资 成本。另外，它还能为煤矿经济效益分析、技术革新优化提供参考依据，能更好地反映出经济效益和体现出更高的社会价值。
（2）做好合同档案管理是解决经济纠纷的法律依据
在收集合同资料时，要求相关管理部门对合同内容条款要详细规范，移交合同归档资料的手续要齐全完整，方便在发生经济纠纷时，能够及时运用合同档案资料原始记载的内容，依法维护公司的合法权益不受侵害，减少合同在执行过程中对企业的不利影响，促进企业的良性快速发展。
2合同档案管理存在的主要问题
（1）合同档案管理人员岗位设置不合理
煤矿主要以“生产为主，经营为辅”，相关部室没有设立专门的合同档案管理人员，在同一部室里也没明确谁具体负责合同管理这一职责，都是由相关兼职人员兼任，有时兼职人员因忙于其它岗位工作而无暇顾及合同资料管理，随机出现他人代管现象，造成资料存放随意，责任心不强，资料容易遗失等现象，这无疑会影响日后资料查找工作。
（2）合同资料存在着收集归档难的问题
一些相关合同管理部门存在着对合同管理重视程度不够，思想认识不到位，导致档案管理工作处于非良性循环状态。主要原因有两个：一是合同归口管理部门从合同起草、拟定、审批、签署直至履行付款完毕等要经过诸多环节，合同流转时间长，中途截留他用情况、分散保管等现象时有发生。二是相关合同兼职人员无暇顾及资料整理移交，移交资料清单慢，影响到其它需求者的供需问题，给需求者工作带来不便。
（3）合同资料信息不准、内容条款不详问题
在合同档案查找利用过程中，存在着同一份合同签订出现两个年份问题，后续合同也没说明前期制定的合同作废问题。在部门之间缺乏合同变更信息沟通不及时现象，给需求者提供两个版本和档案信息不准等问题。另外，部分农事协调合同，因村民文化水平有限，签订的合同还存在着内容条款不详问题，极易造成日后村民与企业发生经济纠纷等问题，给企业带来不利的影响。
3加强煤矿企业合同档案管理的实施对策
（1）加强合同业务人员培训，提升人员素质
企业的经营活动都要以合同管理来开展工作，只有科学地管理好合同，提升合同管理人员的综合素质，才能有效地实施合同在煤矿生产中的作用。这要求企业做好合同相关人员的业务培训工作。具体采取的办法如下：① 加大对煤矿企业农事协调、设备采购、矿井建设等合同管理人员的培训力度，将培训内容与实际工作相结合，除加强专业理论知识学习外，重点是加大国家法律法规政策的学习教育，以适应新时期合同档案管理工作的需要。
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②大力宣传合同档案业务知识，使工作人员积极参与各种形式的档案知识培训，完善档案管理人员的知识结构、培养敏锐的档案意识以及较强的档案技术能力。
③多参加其它煤矿企业的对标学习，增强与先进管理单位之间、与档案管理人员之间的业务交流，不断提高合同档案管理水平。
（2）加强合同内容条款的审查，实行规范的合同范本
①加强合同相关人员对合同内容的审查力度，保证合同内容条款的详细完备。
②加强合同在执行过程中的权利、责任与义务要充分界定，避免发生经济纠纷时及时协调解决。
③制定出一套适合菏泽煤电公司的合同范本，是明确合同双方权利与义务的根本保障，是减少合同在执行过程中发生经济纠纷的法律武器。
（3）加强相关业务部门间的档案信息沟通和协调配合
档案工作的开展，离不开各部门之间的相互信息交流与沟通，协调好档案部门与各业务部门之间的关系，尤为重要。这就要求档案管理部门深入到业务部门给予档案业务知识指导，经常督查督办合同档案的业务进展情况，及时协调处理各部门合同档案资料信息的反馈问题，及时协调处理资料在收集整理过程中出现的问题。督促各部门资料整理完毕，及时移交档案管理部门存档，减少在外留存时间长和保管不当资料遗失现象的发生。
（4）加强合同档案资料的统一规范管理
档案室是合同资料的归口保管单位，加强合同档案资料的统一规范化管理对于日后档案查找利用会提供便利，会为企业经营发展提供有利的参考依据。可采取的办法如下：
①合同签订完毕及时收集合同签订所涉及到的合同文本、合同会签单、技术服务协议等相关资料，要及时移交档案管理部门归档保存。
②合同资料移交要齐全完整。
③合同在执行过程中出现的信息资料变更情况，要及时反馈到档案室存档备案。
④档案室要做好合同资料的统一规范管理，严格按照业务规范标准进行核查把关，并按规范标准进行分类整理。
4结束语
合同档案资料记载了企业在经营发展中的点点滴滴，是有效解决企业经济纠纷和维护企业合法权益的有利保障和法律依，是企业经营的重要组成部分。只有抓好合同档案的管理工作，才能有效地提升档案管理水平，提升企业管理效益，发挥合同档案在企业经济活动中的基础依据作用，维护企业的正当权益不受侵犯。为此，提高合同管理人员的综合业务素质；需要使用规范化标准化的合同文本；需要建立健全合同管理机制和使用规范化的合同档案管理标准等。在今后合同管理开展工作中，我们要针对存在的问题，不断总结经验，主动学习合同档案管理的新理论新方法，在工作中注重细节管理，严格执行标准和操作规范，建立合同档案管理的长效工作机制。
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作者简介：
郭晓霞（1981-），政工师，毕业于山东理工大学，汉语言文学专业，本科学历，现任山东能源临沂矿业集团菏泽煤电公司综合部档案管理员，主要从事档案管理工作。
论文作者:郭晓霞
论文发表刊物:《基层建设》2019年第21期
论文发表时间:2019/10/16
标签：合同论文; 档案论文; 档案管理论文; 企业论文; 资料论文; 经济纠纷论文; 煤矿论文; 《基层建设》2019年第21期论文;