理论上的意义与实践中的困惑——论档案信息化之“化”，本文主要内容关键词为：理论上论文,困惑论文,意义论文,档案论文,实践中论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
档案信息化是档案工作者时常讨论的话题，但在文献信息的研究和规划中，我们却很难找到“档案”二字。难道档案并不属于文献信息学关注的范畴？档案信息化之“化”的关键何在？
一、档案信息在信息资源概念中的重要意义
档案信息出于档案信息资源，因此这里讨论档案信息在整个社会信息中的意义，主要是从档案信息资源在社会信息资源中的意义而言的。档案是文献信息的重要一族，在其理论价值上，国内外的信息家们对其已经作了高度的评价。它甚至成为信息资源概念指称的最早对象。
“信息资源管理”这一概念最初来自美国联邦政府官方的文件和档案管理部门。1979年，美国信息管理专家霍顿从政府文书和档案管理的角度认为，信息资源首先是指“包含在文件和公文中的信息内容。”（注：卢泰宏、孟广均：《信息资源管理专集》，《国外图书情报工作》1992年第3期。）英国信息管理学家马丁也认为：“信息管理的范围广及数据处理、文字处理、电子通信、文档记录管理、图书馆和情报中心、办公系统、外向型信息服务、所有与信息有关的经费控制活动。”（注：Martin,williem John,The Information Society,London:Aslib,Information House,1988.）其中也明确地表明了档案在信息中的位置。美国的信息学家史密斯和梅德利也认为：“信息资源管理将传统意义上的信息服务包括信息传播、办公系统、记录管理、图书馆功能，技术规划等统一起来……”（注：Smith,Allen N.and medley.DoGald B.Information Resource.Managenent.ncinnati(Ohio):South-westem Publishing co.,Ie,1987.）其中的“记录管理”无疑指的是档案信息。马尔香和克雷斯莱因又进一步将信息资源管理分为7个模块，即数据处理、电子通讯、文书和记录管理、图书馆和技术情报中心、办公系统研究和统计信息管理、信息服务或公共信息机构。（注：Marchand,Donald A.andKresslein,John C.Information Resources Management and the Public Administrator,Sel,Rabin,Jack and Jackowski,Edward M.Hand book of Infomation Resource Management.New York:marcelDekker,Inc,1988.395～455.）联合国教科文组织则对档案作为信息的社会实际关注的程度表示不满，认为：人们虽已普遍认识到信息是国家发展必不可少的基本资源，但须更加充分注意到“每一社会最基本、最熟悉、与信息最相关的资源——政府的文件与档案。”（注：中国档案学会外国档案学术委员会：《〈文件与档案管理规划〉报告选编》，档案出版社1990年版，第1页。）
在国内，档案的信息属性也同样受到信息学家们在理论上的关注。1991年，孟广均在给《知识工程》的贺词中写道：“信息资源包括所有的记录、文件、设施、设备、人员、供给、系统和搜集、存储、处理、传递信息所需的其它机器。”（注：孟广均：《祝愿奇芭更鲜艳》，《知识工程》1991年第1期。）其中表现了对档案这类信息的注意。有些学者强调档案在信息发展史上的地位。马费成指出：“早期文献收藏的内容基本上都是社会生活中的各种文字记录，如宗教仪式记录，皇帝的法令、政令、征收赋税、接纳贡物的各种记录，多为各类文书档案。”（注：马费成：《信息资源管理的历史沿革——从信息源管理到信息资源管理》，《情报科学》1998年第3期。）符幅峘在其主编的《信息资源学》一书中更是明确地将信息资源区分为：成品信息、半成品信息、档案信息、动态性信息和消费型信息等5种信息产品。
从上面的论述我们可以看到，在信息业较为发达的欧美和整个国际社会，“档案”无不被看作信息的重要组成部分，其重要性甚至放在图书馆信息系统之上。我国的信息家们也确认了档案的信息价值和在整个信息系统中的独特地位。这说明无论是国外还是国内，档案的信息意义从理论上是为信息家们所公认的。
二、档案信息的品质优势——丰厚的信息“元资源”
首先，档案文献是不应忽视的丰厚“信源”。我国文献信息资源已初具规模，各种文献逾10亿册，其中包括馆藏档案文件超过1.5亿卷，录音、录像、影片等档案14.47万盒。（注：周晓英：《档案信息论》，中国人民大学出版社2000年版，第68页。）仅绝对数量上就超过整个的15%。如果计算图书文献更高的重复率，再加上数量巨大的各种档案室和文件中心的档案以及源源不断的即将立卷归档的文书，档案文献在其中所占的实际比重将会超过40%。这些档案文献不仅数量上浩如烟海、与日俱增，而且广泛涉及时代的社会变革、历史事件、政治、军事、经济、文教、科技、交通运输、天文气象、地质水文、物产资源、自然灾害、地方文化等各个方面。无论从其数量还是从其记录社会信息的广泛程度，我们都可以认为档案信息是整个文献信息家族中不可或缺的重要组成部分。
更值得注意的是，从社会信息的角度来看，由于档案与社会的同构和对应关系，使档案信息成为真正的信息“原料”，具有信息学上的品质优势：
一是由于其社会实践中自然生成的特点，因而具有无与伦比的原始性和真实可靠性，是宝贵的信息资源中的“元资源”。在比尔曼的《电子证据》中，档案信息被视为信息系统中“真实信息”的范畴，在电子文件管理系统中被称为信息系统的信息系统，即“元数据系统”。
二是由于档案信息是社会实践活动的伴生物，它们本身就是社会实践的“化石”，因此，如果以信息的认知过程和认识能力为依据，它又属于“实在信息”和“客观信息”的范畴。
三是由于档案以保持其基本的来源联系为存在的逻辑结构，其以往或将来的信息内容都将互相保持必然的来源联系。因此，如果从信息的运动状态来考察，档案信息当属于“连续信息”的范畴。
四是由于档案信息来源和应用于政治、经济、军事、工业、农业、科技和文化等广泛的社会领域，因此如果从信息的生成领域和应用部门来考察，档案信息又属于“社会信息”的范畴，具有广泛的社会用户。
三、为什么档案信息在文献信息的研究和实践中被忽视
既然档案信息是文献信息的重要组成部分，而且国内外权威的信息专家们在理论上也承认其价值地位，那么它在我国社会信息系统中实际受重视的程度如何？
1.文献信息研究中的“盲点”。
事实上，当人们讨论信息规划和研究信息领域具体问题的时候，档案这一重要的方面军却往往被忽视了。其结果，是导致了目前在文献信息建设理论上的缺陷和实践上的偏失，档案信息化缺少必要的环境，其进程的缓慢和“档案信息孤岛”的日渐显露就不足为怪了。在关于文献信息的规划、政策研究时，人们极少考虑到现实的档案因素。
在讨论文献信息实践的规划或论文中，“档案”二字更是稀见。兹略举几例：
在题为《国家信息化规划与文献信息资源建设》的文章中，讨论文献信息资源建设的标准化问题、文献信息资源建设的战略，但其所指的领域不涉及档案，只是针对各种各样的图书馆（注：金英子、安明淑：《国家信息化规划与文献信息资源建设》，《延边大学学报》（社科版）1999年第4期。）。在题为《略论信息社会与文献资源共享》的文章中，我满心希望可以找到关于档案的论述，结果却同样令人遗憾。文章只是对图情机构在“信息高速公路”上的功能、作用进行了探讨。（注：程德荣：《略论信息社会与文献资源共享》，《图书馆》1997年第5期。）
在一篇讨论国家信息政策的题为《文献信息资源的开发利用》的文章中，也只把文献信息看作是“从藏书楼到图书馆，从文献期刊到检索杂志”，列举文献信息收藏机构的时候提到独立的科技信息机构、公共和大学图书馆，却没有提到档案和档案馆。（注：杨学山：《文献信息资源的开发利用》，《情报学报》1998年第2期。）
总之，无论是从总体上讨论《中国文献信息建设发展策略》，（注：程明芷：《中国文献信息建设发展策略》，《江苏图书馆学报》1999年第6期。）还是讨论地方文献资源建设如《上海地区文献信息资源共享问题》这样的文章，都有惊人的相似之处——似乎非常理所当然地把档案排斥在文献信息家族之外。对此，我们要作理性的分析。
2.视而不见的原因。
客观地说，上述的例子中有的是文献信息方面的专家，其文章的学术水平本身远不是我能褒贬的。但也正因为他们的意见具有代表性，才说明了一种带普遍性的倾向。我无心指责上述文章的偏颇，只是想借以说明档案信息的社会实际重视程度与其理论上的价值存在巨大的反差。究其原因大致出于以下几个方面：
(1)“文献信息”概念的片面性。“文献信息”概念的片面性源自“文献”概念的片面性。关于文献的界定，即便是按照“七要素”说（知识和信息内容、信息符号、载体材料、记录方式、载体形态、体裁、体例），（注：崔慕岳：《文献构成要素诸说质疑》，《郑州大学学报》（哲社版）1997年第5期。）档案属于文献的一种也当是没有疑义的。要知道，在我国20世纪初叶，沈兼士先生所主持的文献部，就是以档案的收藏整理为重要特色的。可令人不解的是，有的学者一方面承认“‘图书’只是‘文献’中的一种类型”，由于“图书”和“文献”“同义相称，交替使用，给文献信息界带来了思想理论上的混乱现象，从而影响了学术理论研究和文献信息事业的发展”；（注：刘炳宗：《“图书馆”改名为“文献馆”刍议》，《新疆教育学院学报》汉文综合版1997年第4期。）另一方面，却建议将图书馆改为“文献馆”。那么，我们要问，档案馆应改为什么？可见，说到底，还是对文献所持的片面观点，同时，由于信息学研究的传统，使图书情报界的学者、专家，成为文献信息学研究的绝对主流，而图书情报资料工作实践与档案工作实践的长期分隔，致使我们缺乏对上述档案信息价值在理论和实践意义上的充分了解和估价，对现实档案工作的巨大变化感受不深，多数人仍然对档案等同于束之高阁、秘而不宣的政治文卷和人事档案。因而即使他们在理论上接受档案的文献信息价值，但在具体讨论时却又因为缺乏直接的体验和认识而无心顾及。
(2)国家信息政策的引导不够。在上述的例子中，有的是对国家文献信息政策的解释，有的出自国家信息策划部门的官员，有的反映了地方政府对信息建设的思路，从中都可以看到人们对文献信息的概念尚需作全面的理解。国家信息政策对档案文献的重视，将对档案信息纳入社会信息建设的总体框架起至关重要的引导作用。
(3)对档案文献实相缺乏信息原理上的辩证认识。档案文献的灰色性、生成的区域局限性、价值的潜伏性、对载体和环境的依赖性、组织符号的差异性等，往往都被说成信息原理上的缺陷。其实正是档案文献的灰色性、区域性在一定程度上决定了档案信息的新颖性，对载体和环境的依赖性则决定了档案信息的客观真实性、连续性，我们对此要作辩证的分析。在网络环境下，档案信息的潜伏性、滞后性、组织符号的差异性还会有不断的改善。如果只以图书文献的特征来作为信息衡量的尺度，必然影响人们对档案信息属性的认可度。
(4)“重藏轻用”的传统理念和封闭的档案工作格局。档案部门自身对档案信息的本质缺乏正确认识，没有积极开展具有针对性和实质意义上的信息资源重组和共建，没有积极主动地探讨与社会文献信息系统的全面沟通。
四、“化”与档案信息化之“化”
化，古为匕，变也。《玉篇·匕部》有：“化，易也。”化字，甲骨文作两人相背，喻变化之道。我倾向于《荀子·正名》的解释：“状变而实无别而为异者谓之化”，后有人注：“化者改旧形之名”。（注：汉语大字典编辑委员会：《汉语大字典》缩印本，湖北辞书出版社、四川辞书出版社1992年版，第46页。）这种解释对我们这里讨论档案信息化之“化”很有启发。
从上面的解释我们看到，“化”是事物的一种新的存在状态——“状变而实无别”。那么，“档案信息化”应该理解为：档案在不改变其实质的情况下，其结构与存在方式作符合信息原则的转变。
不言而喻，档案信息化的方向，表明档案实相与有效信息之间还存在着一定的差距，档案工作方式与信息原则也还不相适应。这要求我们兼具信息家和档案家的战略眼光来策划今后的档案工作。
1.档案信息化首先在于“观念信息化”。
档案工作者要以信息学的基本理论改造我们的头脑并引导人们对档案信息属性的认识，树立科学的档案信息观，从而为档案信息化营造相宜的内外环境。如果能从社会信息的角度思考，档案部门就可以打破封闭消极、重藏轻用或只为局部垄断的心态，而以开放和共享的理念面对最终信息用户；如果能从信息的角度思考，档案工作者就会围绕档案信息的本质，自觉调整档案资源的结构，做好信源建设，在信息化思路中始终把来源的维护或展示作为资源组织、鉴定和利用的最高价值目标（我认为档案信息是档案文献所维系的自然真实的来源联系，即与社会实践的同构或对应关系。这种来源联系与“来源原则”的“来源”既有联系又有区别，可以作时间、空间、人物、事件和数据等多元的广义理解——对此笔者另有专文阐述）；如果能从信息的角度思考，档案工作者就会认识到角色的迁移，重视档案的信息化技术手段，在OA系统中重视档案功能的实现，做好档案信息的信道疏通；如果能从信息的角度出发，就会主动思考对社会文献信息系统的渗透和融合，主动谋求在整个文献信息结构中的位置。当然，如果社会公众能视档案为社会信息的一个重要组成部分，他们就会关注国家信息政策中是否涉及档案一族，并在信息管理中自觉地重视档案工作者的意见。
2.档案文献的“信息资源化”是档案信息化的关键。
档案信息资源是档案馆开展信息服务活动的基础，档案信息化必须以档案文献的“信息资源化”为前提。信息资源化指各种有用信息经过加工处理使之有序化并大量积累而成的有机体。因此，信息资源化不同于档案文献的自然状态，是从信息的角度对档案文献所作的合目的的逻辑化。那么，档案文献“信息资源化”的标志就是使档案文献素材“序化”和结构“多元化”、“有机化”。
信息资源化的任务目前主要有以下几个方面：
(1)对现有档案文献的信息资源化。
要对现有档案文献资源的结构状况作务实的调研，并在此基础上对未来的信息资源化结构改造提出切实的规划。要通过对现有档案文献的鉴定、测评、调整，实现结构优化，把无序的整序，把重复的剔除，把静态的动化，使有限的馆、室空间被真正有用的信息所占据。
在信息化的重组过程中，不能忘掉档案信息的价值目标，即我们前面讨论的档案信息的本质——自然真实的来源联系，强调档案文献的系统完整。用户最希望看到富有系统性的档案文献，因为系统性愈强，档案信息所对应的真实性愈高。这个系统的作用，正是在于能够维护或揭示人们所希望从中发现的——自然真实的来源联系。最近，我国正在实施“中国档案遗产工程”的申报，我们欣喜地看到其强调十分重要的一条标准——档案文献的“系统性”。档案来源于社会实际，与社会实践有很好的同构或对应关系，其真正的信息价值是由一个系统来完成和暗示的。在这个系统内部，各要素并非一种简单的结合，而是相互关联地有机地结合在一起的，正是系统要素间这种有机的来源联系，作为档案集合系统的整体功能才产生了质的飞跃。作为一个系统的表达，也许与一份份孤立的文档所表达的内容有时甚至相左，但这恰是档案信息的实质。所以，档案信息资源化的目标应是维护这种由系统所负载的来源联系。
由于档案生成与来源的区域性，在一定程度上导致了档案文献的分散性。这种分散的状态，降低了档案信息的社会有用性。因此，要尽快进行实体的整合和概念上的整合，以实现档案文献的有机化重组。在档案信息资源的组织中，要将大量分散的、杂乱的档案文献组织成一个个系统，建立起内在的关联性。实体的整合是要让具有来源联系的档案实体更集中。概念的逻辑整合是利用现代信息和网络手段，建立人群针对面更宽的档案目录中心甚至虚拟档案馆（当然也有文本意义的逻辑整合，如“辛亥革命档案资料联合目录”）。这种以提供利用为目标的档案库建设，如对珍贵档案的案卷级数据库，应视为档案信息资源化的重要整合方式，它拓宽了我们对档案来源联系的狭隘理解，并不仅指档案产生的具体空间，而把它的联系看成是一个历史时空的更为广泛的来源联系。从本质上说，这种信息资源化重组，就是为了更好地体现档案文献中狭义的和广义的“来源联系”，这种“来源联系”的社会认知实则是我们档案信息工作的最高价值目标。从档案信息化而言，这种区域局限性的突破，体现为档案信息资源共建的过程，实则是实现档案信息资源共享的必由之路。（注：刘兹恒：《论图书馆资源共建》，《图书馆学信息科学资料工作》1998年第10期。）
(2)对档案文献的物理形态作符合信息化环境和目标的转化。
档案载体的转化包括有选择地将纸质档案、机读档案（缩微胶卷、电影胶卷、录音、录像带等），运用现代信息技术转变成电子档案，并使之成为可供利用的网上信息资源。也包括将电子档案转化为纸质拷贝与缩微胶片拷贝，使之成为可供馆中阅览的实态档案信息资源。
(3)正在或即将产生的档案文献的信息资源化问题。
未来的档案馆馆藏结构一定要以科学的用户研究为前提，要在文献的数量、种类、结构等方面建立和社会信息用户需求之间一定的耦合程度和对应关系。用户需求的复杂多样性，要求档案信息的社会适用面有一定的宽度。总之，多样的用户需求决定了未来档案信息资源的多元化结构。当前，改变馆藏内容贫乏、结构单一的现状是至关重要的。
当然，信息资源化不能不考虑电子文件时代的特征。因为，档案信息化还应包括当前和未来档案的信息化生成方式和保管环境。也许，“在电子环境中，由于文件早在形成之前就已被鉴定是否应转化为档案”，（注：（美）戴维·比尔曼著，王健等译：《电子证据——当代机构文件管理战略》，中国人民大学出版社2000年版，第14页。）也就是说，档案工作者在信息技术的支持下只需在文件保管系统中预置一种档案功能，档案信息就可自然生成。所以，虚拟环境下的档案信息积累和资源组织，依赖于更好地设计和实现系统的自组织功能。在这种档案生成与提供利用的设计中，无论怎样的软件，都应以维护档案信息自然真实的来源联系和凭证价值为标准。在这个逻辑空间中，来源联系变成了数据内容及其数据结构、数据背景等“都能赋予文件历史凭证性”（注：（美）戴维·比尔曼著，王健等译：《电子证据——当代机构文件管理战略》，中国人民大学出版社2000年版，第209页。）的元数据信息所维系的真实“来源”。
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