会计电子档案管理研究，本文主要内容关键词为：档案管理论文,会计论文,电子论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
会计电子档案的管理不但是企业财务管理的基础工作，而且是企业整个档案管理系统的重要组成部分，对承担国家军工科研研制与生产任务的科研院所更是如此。开展对会计电子档案管理的研究，对提高会计电子档案可重复利用的经济价值具有重要意义。笔者试结合本单位的会计电子档案管理实践，对其作如下研究与探讨。
一、会计电子档案管理的内容
会计电子档案指存储在计算机中的会计数据。会计数据包括记账凭证、会计账簿、会计报表等数据，以及会计软件系统开发商编制的各种文档程序和其他会计资料。会计电子档案管理的主要任务是：监督和保证按要求生成各种档案，保证各种会计档案的安全与保密，保证各种会计电子档案得到合理和有效的利用，并安全保存。
二、会计电子档案的特点
传统的会计档案是指会计凭证、会计账簿和会计报表等纸质会计核算材料，它是记录和反映企业经济业务的重要财务资料和证据。这些资料和证据具有严格的数据勾稽关系、时间连序和不可更改等性质。企业实行会计电算化以后，由于产生了许多电子数据与文件，财务核算和多年会计资料的查阅均在计算机上完成。会计电子档案与传统会计档案相比具有许多新的特点：
1.存储形式多样化
会计电子档案不仅保留了传统意义上的纸张会计档案，而且还包括存储在计算机硬盘中的会计数据、其他磁性介质或光盘存储的会计数据。
2.再利用的特殊要求
传统的会计档案具有直观可视性，其他大多数电子档案都是文本文件或准文本文件，而会计电子档案必须在特定的计算机硬件与软件系统环境中才可以使用。
3.存储条件要求高
会计电子档案具有易遭破坏，难留痕迹的特点，同时又受载体的质量、载体存放环境、载体存储信息的有效期等条件的影响。
4.管理更加复杂化
实行电算化的时间越长，会计电子档案与财务软件的版本越多，面对众多软件版本要进行分类管理。
三、会计电子档案管理的动因分析
1.拓宽会计职能的边界
会计是人类生产实践和经济活动分工的产物，是从别的经济管理活动中分立出来的。手工记账时期会计人员的主要精力是放在登记各种账簿与编制会计报表上，会计职能主要表现为核算职能，会计监督仅仅体现在核算之中，监督的形式主要是事后监督与被动监督。在会计电算化环境下，一方面会计人员可以从繁重的手工劳动中解脱出来，在时间上保证了会计人员能够有效地行使审核、监督与财务分析工作；另一方面，由于会计电算化环境下的预算控制不仅实现了对单位经济活动的“时时监控”，而且由于实行对会计电子档案的有效管理，会计人员可以打破时间的跨度，方便快捷地完成对历史会计信息的处理与未来信息的分析等工作，较好地协助会计人员进行事前预测、事中控制与事后考核等对经济活动全过程的控制工作，从而大大地拓宽了会计监督职能的空间。
2.有利于企业领导决策
财会人员可利用历年的财务数据对本单位以及各部门进行比较与分析，为企业或部门决策者提供可靠的决策依据。同时也可看出本单位、本部门过去、现在与将来的发展情况与发展趋势，使决策者在遵循市场经济规律的前提下，制定出适合自身发展的规范，改善经营管理，提高经济效益。另外，还可以利用会计电子档案的数据设计出一些有利于企业管理与决策的数据模型，建立一整套比较完善的决策支持系统，以实现会计电子档案的重复利用价值。
四、会计电子档案的管理
为了更有效地做好会计电子档案管理工作，必须根据会计电子档案的特点，做好会计档案的收集、管理与保存、利用等方面的工作。
1.会计电子档案的收集
收集是指在一定的时间间隔内(如一个会计年度)，把计算机系统中的所有财务数据拷贝存储到磁性介质或光盘上，从而形成脱离于原计算机系统的会计电子档案。财务部门应配专人把财务数据的备份文件保存好，以便计算机硬件系统或软件操作系统损坏后能在最短的时间内和最小的损失下恢复原有的会计电算化系统。除了备份之外，还应收集计算机硬件系统的型号、存储空间的大小、外部设备的配套类型等；计算机操作系统、网络操作系统以及汉字操作系统；财务软件的编程语言、数据库系统类型；财务软件的系统名称、版本号；财务软件的销售与维护公司的名称、地址、电话与联系人以及与会计电算化软件系统相配套的各种说明书及使用手册。我单位从1996年7月1日开始实行会计电算化，当时用的是DOS操作系统的FOXBASE2.0单机版软件。2000年1月1日换为WINDOWS下的用友财务软件8.0&ACCESS网络版。2002年10月，中电科技集团公司推行全面预算管理，启用中电专版用友U8.0&SQL SERVER财务软件。在不到10年时间财务软件更换了3次。如果我们不是按以上的要求进行备份处理，只有财务数据备份而无相关的系统软件的拷贝，现在要想方便快捷地查询以前的财务数据是不可能的。
2.会计电子档案的管理与保存
由于会计电子档案是存储在磁性介质或光盘上的，根据这些信息载体的物理特性，在形成这些档案时必须进行双备份，并且每份要贴上标签，注明形成档案的时间与操作员姓名，存放在两个不同的地点，以防止地震或火灾等意外情况引起整个会计电算化系统的毁灭与系统的不可恢复性。在保存这些档案时应远离磁场，注意防潮、防尘等。另外，军工科研单位财务数据具有重要的保密性，会计电子档案还要特别做好防盗工作。除此之外，对采用磁性介质和光盘保存的电子档案，还要定期进行检查、翻录、复制，防止由于介质的损坏而使数据丢失，造成无法挽回的损失。
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