江苏省交通工程集团有限公司 江苏镇江 212008
【摘 要】办公自动化（Office Automation，简称OA）是将现代化办公和计算机网络功能结合起来的一种新型的办公方式。 在行政机关中，大都把办公自动化叫做电子政务，企事业单位就都叫OA，即办公自动化。
早在进入21世纪之初，国家就提出了“信息化带动工业化”这一战略方针。逐步使信息技术和信息化渗透到各行各业，加速各产业、产品的结构调整，完善企业的管理体制，满足市场和消费者的需求，提高整体竞争实力。
随着经济的高速发展，经济发展格局日趋一体化，行业竞争越加激烈，企业无时无刻不面对国内外同行业的直接竞争与挑战。企业亟待以业务为支撑点，以信息化为突破口，通过建设企业自动化系统打造快速沟通平台，通过实现办公自动化，可以优化现有的管理组织结构，调整管理体制，在提高效率的基础上，增加协同办公能力。
本文针对江苏省交通工程集团有限公司推行协同办公系统（OA）实践过程进行分析与探讨，总结出不足和弊端，并提出相应的优化方案，促使企业可以更好地发展。同时，也对其他相关企业推行协同办公起到一定的参考作用。
【关键词】协同办公（OA）；实践与应用；江苏省交通工程集团有限公司
引 言
协同OA经过多年的发展，功能已由原先的行政办公信息服务，逐步扩大延伸到组织内部的各项管理活动环节，OA对企业管理核心表现在：提升企业办公效率、为企业战略发展和管理服务、规范公司的管理，避免人为的因素、部门与部门，员工与员工之间信息的沟通和共享、知识的沉淀和痕迹的保留、加强对员工日常行为的考核。
随着手工的审批在速度和效率上跟不上时代的发展，手工审批受人为因素影响较大，对流程的审批不知道停滞在那个环节、那个部门、原因在那里。部门与部门之间无法进行充分的信息共享与传递，同时企业很多事务需要跨部门运作，员工与员工之间工作的协同迫切需要一个平台来支撑。而OA是很高的工具，借助这一平台，将跨地区、组织、部门的员工紧密地联系在一起。
然而OA是一个系统工程，需要整体规划，分步来实施，对于刚刚进行信息化的企业，前期需要一个过渡期进行缓冲，关键是企业需要把目前最迫切，最关键，见效最快的需求先提炼出来，在此基础上逐渐加深应用，然后扩展新的需求。
江苏省交通工程集团有限公司作为单位项目点多面广、人员流动性非常大的建筑施工企业。企业信息化是企业发展的必经之路，通过对该企业协同办公管理流程现状、存在问题、信息化需求分析以及管理建议与项目成本投入的研究，遵循“突出重点”、考虑“管理投入与管理效益产出的平衡”、找出适合该企业的OA方案。 推行协同办公系统（OA）实践过程进行分析与探讨， 与此同时，希望这些方案可以对其他流动性施工企业产生一定的借鉴作用，对整个施工行业做出力所能及的贡献。
一、协同办公系统（OA）产品概要
协同办公（OA） 产品设计理念
协同办公系统OA本着简单、适用、高效的原则，贴合企业实际需求，实行通用化的产品设计，充分体现企业规范管理、提高办公效率的核心思想，为用户提供一整套标准的办公自动化解决方案，以帮助企业迅速建立便捷、规范的办公环境，迅速提升企业的管理和信息化应用水平，并降低投资成本。
协同办公（OA） 产品技术架构
图1.1为协同办公（OA）产品技术架构图
图1.1 协同办公（OA）产品技术架构图
协同办公（OA） 产品功能概述
图1.2为协同办公（OA）产品功能概述图
图1.2 协同办公（OA）产品功能概述图
二、江苏省交通工程集团有限公司协同办公系统（OA） 项目背景和系统建设效益分析
2.1协同办公系统ＯＡ需求背景分析
协同办公系统OA根据外部环境发展需求和企业内部发展的需要进行项目背景分析。
2.1.1外部环境发展需求分析
随着经济的高速发展，经济发展格局日趋一体化，行业竞争越加激烈，企业无时无刻不面对国内外同行业的直接竞争与挑战。企业亟待以业务为支撑点，以信息化为突破口，通过建设企业自动化系统打造快速沟通平台，建立企业可视化管控以提升企业核心竞争力。 这种通过信息化求生存谋发展的迫切需要，与每个行业面临的生存与发展挑战是分不开的。
早在进入21世纪之初，国家就提出了“信息化带动工业化”这一战略方针。逐步使信息技术和信息化渗透到各行各业，加速各产业、产品的结构调整，完善企业的管理体制，满足市场和消费者的需求，提高整体竞争实力。
2.1.2企业内部发展需要分析
从企业发展的生命周期来看，一般会经历 创业阶段 （ 生存、不规范 ） 、 整合阶段 （ 成长、初步规范 ） 、 规范阶段 （ 稳定、规范化 ） 、 精细阶段 （ 完善、规范化 ） 四大阶段过程。很多企业在创业阶段，在内部管理建设方面涉及相对来看会比较少，由创业人独自作战为主，此时应用协同办公需求还不多。但从创业阶段往其他阶段过渡时，企业对内部管理建设会逐步加大力度，提倡“想管理要效益”，这个时候信息化是企业快速发展的必由之路，即“在信息的空间重建企业的运作”——将管理、发展规划与信息化建设充分结合起来，利用信息化手段建立整个企业的管理、运营支撑体系，辅助推进落实各项管理政策。
2.2用户单位需求状况分析
2.2.1用户单位协同办公需求
1、作为总经理/部门经理
想知道公司内部或部门内部的一切、或相邻其他部门的工作情况，以及又必需不断了解外部市场。每次出差回来，都有一连串的请求或者申请需要批示，没法从这些繁琐的事情中解放出来，该如何处理？ 每次有员工辞职，之前的客户资源和项目文件资料都随之流失，能不能将这些资料系统性的存放在公司资源内？ 公司纸张浪费现象严重，能否做到开源而节流？如何提高内部日常事务处理效率？
2、作为普通员工
如何追踪提交的申请处理进展情况？如何可快速搜索到与本人工作相关的工作知识文档？为什么每天都提交了工作日志，周总结，领导问事情还是要叫到办公室面谈？为什么一个项目任务布置下去了，每周项目报告还是不知道写什么？经常出差，没有关注公司的公告通知，从而错过了很多资讯或者请示得不到进展，要如何解决？
2.2.2 对用户单位信息化建设理解
结合多年的信息化管理经验，深入剖析用户单位目前发展现状以及面临问题，认为用户单位信息化建设需要如下考虑：
可解决跨地区人员协同工作，建立虚拟工作平台，解决多元文化，建立企业统一文化；可解决企事业单位分散的信息资源的整合；可解决在企业快速发展过程中分散的组织结构导致的管理沟通障碍；可理顺各部门、各公司之间的定位以及权责关系，并被清晰执行；可让企业发展过程中的经验，过程知识得到再次利用，降低人员流失带来的负面效应；可降低办公消耗，节约通讯成本，最大限度开源节流。
2.3协同办公系统ＯＡ建设效益分析
我们相信，用户单位通过ＯＡ系统的建设，将能取得以下显著的效益：
2.3.1广泛的沟通渠道
实现全公司的协同工作，除了通过电子化的工作流程将分布不同区域的管理人员、业务人员连接起来以外，还要配合大量现代通讯手段，包括电子邮件、网络视频会议、网上即时通信、网上传真、手机短信等等，使得全体人员尽管在物理上分散各地，却在同一个信息空间中实现“天涯若比邻”。
2.3.2规范的行政管理
通过建设各种行政事务管理功能、各种行政申请、资产管理以及贯穿决策层、管理层到执行层的计划任务管理等系统，让全公司管理层和员工在网上进行各种繁琐的行政工作，布置落实任务，实现“复杂的事情简单化，简单事情规范化”。
2.3.3全面的信息共享
在全公司范围内共享各种通知、公告、大事记，各种文档、社会新闻、行业新闻等，让各职能部门与下属单位即时发布行政业务信息，全公司员工第一时间获得所有信息，实现“轻点鼠标信息瞬间传达”。
2.3.4全新的企业文化
信息化推动企业文化整合与改革，协同办公（OA）系统能够利用信息化帮助统一建设企业文化，使得全员上下一心，产生认同感、归属感，集体荣誉感与主人翁精神，达致“齐心”、“同甘共苦”。投票系统、单位论坛、统一的系统首页宣传以及政策规章制度的信息化等都被证明是有效的协同应用模块。
三、江苏省交通工程集团有限公司协同办公业务调研规划分析
3.1综合管理部组织和职能描述
3.1.1 综合管理部组织机构
图3.1为综合管理部组织机构图
图3.1 综合管理部组织机构图
3.1.2综合管理部职能描述
1、负责总经理办公会等重要会议的会前准备、会中记录、会后督办等相关工作；
2、负责撰写、初步审核公司有关重要文字材料；
3、负责公司公文的核稿、收发、传阅、文件落实的督办等工作；
4、负责公司的打字复印、传真电报的收发等事务；
5、负责公司行政章、法定代表人章、合同专用章的保管及使用；负责开具证明、介绍信、法人委托书等；
6、负责公司相关制度的拟定、汇总和发布；
7、负责公司内外、上下的协调、联络，对外攻关；
8、负责公司小车的调度与管理；
9、负责公司办公费、招待费、办公话费、报刊费、邮费的控制与管理；
10、负责企业宣传策划等工作。
11、负责公司会议室、接待室的管理；
12、负责公司重要来宾的接待、服务及相关安排；
13、负责公司各类报刊杂志的征订、发放及管理；
14、负责公司范围内公章刻制的审批程序、领用、备案及发放；
15、负责公司相关荣誉材料的编撰及申报工作，以及后期的保管工作；
16、负责公司办公用品（含电脑及电脑耗材）的采购、领用、登记及费用报销；
17、负责公司电脑、空调、门锁、水电等维修的联系事宜；
18、完成公司交办的其他工作任务。
四. 江苏省交通工程集团有限公司协同办公系统的实施分析
通过业务调研规划分析， 江苏省交通工程集团有限公司OA信息化建设需要整体规划，分步实施，前期需要一个过渡期进行缓冲，关键是把企业目前最迫切，最关键，见效最快的需求先提炼出来，在此基础上逐渐加深应用，然后扩展新的需求。
江苏省交通工程集团有限公司协同办公系统经过相关岗位人员和项目实施组的通力配合和共同努力，完成了工作管理子系统的项目实施工作。工作管理子系统在江苏省交通工程集团有限公司本部、镇江分公司实施试用，并在试用中不断对该系统进行完善。主要包括: 公文管理、公共消息、内部消息、办公工作流管理、事务管理、知识管理、档案管理、公章管理功能模块。工作管理模块基本正常使用，并具体取得以下成果：
1、OA收发文流程功能实现；
2、公章管理功能实现；
3、文档库管理功能实现；
4、档案管理功能实现；
5、公共信息的功能实现；
6、内部消息的功能实现；
7、工作台界面调整功能实现；
8、我的导航快捷图标桌面定义功能实现。
五、江苏省交通工程集团有限公司协同办公系统的推广应用分析
江苏省交通工程集团有限公司OA系统通过在集团总部及镇江分公司一段时间的试用实施与不断完善，公文管理、公共消息、内部消息、办公工作流管理、事务管理、知识管理、档案管理、公章管理功能模块已驱成熟，具备在全分子公司推广应用的条件。
5.1集团公司OA系统应用情况分析
1、系统收文状况
目前，集团文件收发文采用“双轨制”，纸质文件和网上流程同时进行，纸质文件适当滞后于电子文档发送，部分纸质文档适当减少份数，非特紧急文档停止QQ群共享，各单位在网上收文查阅的意识有了明显提高。
但结合新中大系统办公流程监控、系统使用情况调查的情况来看，大多数单位收文程序仍然依赖纸质文件。有些单位从新中大收文打印出来后走原来纸质程序，网上流程后补，甚至是间隔很长的时间一次性补全；有的单位网上程序操作不下去，始终停留在某些节点，然后用纸质文件完成收文。这样这项工作成了额外的任务，并未提高办公效率。建议各单位日常工作中把网上收文工作带着做，逐步适应网上收文程序。
2、系统发文情况
除了镇江公司、苏州公司、开通公司在新中大中有发文记录，其他公司基本未用系统发文。
另外， 发文审批程序除开通公司外，其他单位基本仍延用纸质审批。
除苏州公司已取消机关内部纸质文件下发，其他公司仍在下发用纸质文件。
所有单位向项目部的发文仍是使用QQ邮箱加纸质文档的方式，未从新中大系统下发。
3、针对系统收发文出现的问题，建议：
1）建立健全办公系统组织架构，责任落实到位。
为下一步新中大系统在机关、各项目部的全面推进，针对部分单位反应的人员流动，无专职人员导致无法向项目部推进的问题，建议各单位成立办公自动化推进小组，设组长，副组长，各单位在近期确定在建项目项目部的系统操作员、帐号，编制联系单，“一个萝卜一个坑”，有目的、有计划的在小组内开展宣传、培训、检查、考核、辅导。
2）动态督查与定期考核相结合，系统运用常态化。
集团公司计划在2015年下半年全面停止纸质文件的下发，建议各单位根据实情，尤其主业公司，适时取消机关纸质文件的发放。另外，各单位向集团发文以新中大系统文件为准。集团管理员、集团综合部将不定期登录系统，查看各单位的OA办公系统收发文状况，对不作为的单位督导，催办和约谈。各单位，尤其主业公司要对项目部新中大系统的运用不间期的检查、督办。
3）行政考评引导，着重树立系统运用意识。
集团、各单位将新中大运用状况和考核结果和“三创五比”，年度先进集体、先进个人，综合管理工作先进集体、先进个人挂钩，纳入考评范围。以行政措施引导各层各级的系统操作员树立系统运用的意识，逐步养成每日必登、有文必办、有文快办、有节点阻滞必催办的习惯。对于个别人员的习惯问题，请各单位操作员耐心讲解，多跑几次腿，逐渐适应网上办公。
4）克服主观抵制情绪，摸着石头过河。
新中大推进以来，习惯了传统的收发文程序，向新的网上流程转变有一定的不适应性，加上系统之前的不稳定，相对市面其他即时通讯软件不便捷性，各单位都有一些抵触情绪，嫌麻烦，抱怨网速慢、系统安装麻烦、反应慢、领导不习惯等问题。
5.3集团公司OA系统推行目标分析
1、分子公司实现收文管理，集团综合部门定期检查。
2、分子公司实现发文管理，集团综合部门定期对分子公司发文情况进行检查。
3、项目部实现收文管理，分子公司综合部门定期检查。
4、项目部实现发文管理，分子公司综合部门定期检查。
5、分、子公司，项目部实现印章管理，集团综合部门、分子公司综合部门定期检查。
6、取消纸质公文的收发。
六、结 论
本文通过对江苏省交通工程集团有限公司协同办公业务调研规划分析，阐述了协同办公（OA）产品设计理念、产品技术架构 、产品功能。分析了协同办公建设背景和建设效益。分析了企业现状，阐明了协同办公的含义，强调了协同办公的重要性。通过对本单位协同办公业务调研规划调查，设计出了一套江苏省交通工程集团有限公司协同办公系统。
参考文献：
[1]李烁．办公自动化技术. 高等教育出版社。
[2]王永平 编著. 办公自动化实用教程. 人民邮电出版社。
论文作者:程瑞香
论文发表刊物:《低碳地产》2016年第6期
论文发表时间:2016/9/26
标签：公司论文; 江苏省论文; 系统论文; 企业论文; 协同办公论文; 集团有限公司论文; 收文论文; 《低碳地产》2016年第6期论文;