论电子时代档案信息服务功能的实现，本文主要内容关键词为：信息服务论文,功能论文,档案论文,时代论文,电子论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
［中图分类号］G273.5 ［文献标识码］A ［文章编号］1002-3887(2004)03-0185-04
迄今为止，政府、企事业单位的档案信息仍无法实现真正意义上的网上发布。同时，仅有的几家能实现上网的档案馆也难于建立起有效的联系，档案信息服务功能的发挥与社会需求之间的矛盾日益尖锐化。[1](P29)为了更好地发挥档案信息资源的作用，实现档案信息资源共享，必须打破目前各省、市档案局（馆）条块分割和各自为政的混乱状态，在全国范围内，以国家档案局为中心，以各省、市档案局（馆）为主要站点，辐射到各市县政府、档案部门和重要的企事业单位，建立全国规模的档案信息网络。
一、做好档案信息的编研和深层开发工作
档案信息的编研和开发工作，是对档案承载的信息进行采集、加工、存贮，形成二次文献和三次文献乃至更高级编研成果的过程，是把档案信息由静态转化为动态，由单一信息转化为多种信息整合的过程。[2](P171)网络环境下，档案信息的编研和深层开发工作应从以下几个方面入手：
第一，建立档案信息编研成果数据库。这是根据社会或用户的需要，以档案为主要信息资源，在充分研究、分析、总结和信息组合的基础上，按专题进行档案汇编、深层加工，形成档案信息研究性成果。然而在电子时代和信息传输高速化的今天，不仅对档案信息编研成果的数量和质量提出更高的要求，而且要求其必须与电子化、网络化融为一体，以便于用户从档案目录数据库、文本信息数据库和编研成果数据库中检索出有关的档案目录信息和档案全文信息以及编研成果内容。因此，以计算机网络为基础，建立相对独立的档案信息编研成果数据库，便成为了做好档案信息的编研和深层开发的前提性工作。基本方法是将编研成果数字化，并相应建立起较为完美的数据库使用权限识别系统，既要保护编研成果数据库的信息安全，也要保护档案信息编研成果的知识产权，然后再将其融入中国档案信息网。
第二，寻找档案信息编研和深层开发的新领域、新思维和新方法。电子文件和信息网络化的出现，对档案工作的影响是历史性的，这不仅关系到档案事业的发展前途，而且将引发档案信息编研和深层开发工作各方面的变革。长期以来单一、乏味、僵化的编研模式已经到了需要调整的时候了，“档案事业正处于一个完全被重新塑造和重新接受的时代”[3]，寻找档案信息编研和深层开发的新领域、新思维和新方法，已成为时代的呼唤。例如，档案馆的科学文化功能在休闲社会中的作用越来越大，能够满足人们在休闲时光中的求知欲，这为档案部门提供了新的资源需求。因此档案部门应及时抓住网络化的有利时机，开拓档案编研和深层开发利用服务新天地。
第三，打破封闭自守的传统，走横向联合开发之路。电子时代的特点是高速度、跨时空、社会化和全球化，大至国家与国家之间，小至各部门之间，都有着密切的联系。因此，档案部门应改变以往“单干”的做法，与图书部门、情报部门、博物馆及其他部门合作，共同开发利用档案信息资源，以提高档案信息编研和深层开发的质量。
第四，建立国家档案局直属的档案信息编研和深层开发机构。目前的档案信息编研和开发处于一种杂乱和无序的状态，有的地方甚至存在各种形式的地方保护主义，以至于开发出来的编研成果数量少、质量低。因此，有必要建立国家档案局直属的档案信息编研和深层开发机构，负责协调各地档案局（馆）的档案信息资源，提出有关编研专题和研究课题，引导和指导各地档案局（馆）的档案信息编研和深层开发，汇总各地档案局（馆）的编研成果，发布有关编研成果信息和社会需求情况，并完成国家级的研究课题。
第五，积极参与内容极其丰富的网络信息资源的开发和利用，并将其与档案信息的编研和深层开发有机地结合起来。档案部门应该利用自身的学科优势，积极参与网络信息资源的建设、开发和利用。例如利用前端控制理论来指导和监控电子文件的形成过程、参与网络建设中的标准化和法制化工作、把档案信息编研和深层开发理论与网络信息资源的开发和利用有机地结合起来、促进网络信息资源的可持续利用等。
第六，采用各种手段，促进档案信息编研和深层开发供求的进一步增长。社会的需求是档案信息编研和深层开发原动力，它具有永不会满足的特性。这种需要越“无限”、越“广泛”，档案信息编研和深层开发就越具有不可遏制的向前发展动力。因此，应该采取深入调研、宣传发动、营造氛围、建立Internet站点等各种手段，进一步促进社会对档案的需求。
二、做好档案信息网络建设的标准化工作
标准化是档案信息网络建设的重要先决条件，属于“软件”范畴。标准化建设包括两个方面：
首先，做好档案信息和信息处理界面的标准化工作。对于档案信息网络而言，信息和信息处理界面标准化应建立在现有计算机网络信息和信息处理界面标准化成果基础上，并随着计算机信息和信息处理界面标准化水平的提高而提高。档案信息和信息处理界面系列标准主要有信息加工标准（包括字符集标准、代码标准等）、信息记录标准（包括档案著录规则标准、机读记录格式标准等）、信息检索标准（包括标引和分类标准、标识语言标准等）、信息处理和控制标准（包括计算机网络标准、数据库管理标准等）等。这些标准不仅决定着档案信息数据库结构的合理性和档案计算机网络能否回答用户提供的档案特征信息，而且决定着档案信息数据库和网络能否与其他数据库和网络兼容并交换目录信息。在这方面，档案部门目前还有许多工作要做，必须尽快组织档案学专业和计算机专业方面的专家学者进行有关标准的制定工作。档案信息网络只有在这些标准的制约下，才能以统一、规范的形式实现网上信息交流。例如，对档案网络数据库的信息进行语义控制就是档案信息标准化的一个重要方面，尤其是利用主题语言和分类语言进行语义控制。而《中国档案主题词表》和《中国档案分类法》是建立档案数据库时进行主题语义控制和分类语义控制的规范化词汇表，在建设档案计算机网络时，及时开发《中国档案主题词表》和《中国档案分类法》的网络版，不仅可以为用户进行联机检索提供方便，更重要的是可以规范档案网络上的语义控制，为整个档案信息网络提供统一、规范、标准的检索语言。
其次，做好档案网络体系结构的标准化工作。这要涉及到建立统一的全国规模的档案网络体系结构标准，并制定自上而下的档案网络体系标准化管理实施细则。如果说设计档案管理软件是一个系统工程，那么全国规模的档案计算机网络结构的设计就是一个更庞大、更复杂的系统工程。它涉及档案著录和标引工作、档案信息数据库建设、档案网络设备和运行的标准化，包括统一的术语、内部体系结构、数据交换方式、信息流向、信息分类编码、软硬件接口规范、通讯规程、功能设置、支撑环境、设备构成、人员组成、管理方法等等。这些工作应该在档案网络建设的具体环节启动之前制定、颁布和实施，并在实践中不断加以改进，这样才能保证档案信息网络化建设的科学性和整体性。
三、实现档案内容数字化，建立档案信息数据库
实现档案内容的数字化，是建立档案信息数据库的前提。笔者认为，在档案立卷时实现档案内容的数字化是一种最有效、费用最低廉的方法。而要做到这一点，就必须转变传统的立卷方法，变有形的实体案卷为无形的数字案卷。所谓的数字案卷就是利用计算机技术，将通过扫描或其他方式录入计算机中的文件，按某一特征，把相互间具有紧密联系的文件组合在一起，形成一个有机整体并保存于计算机中的逻辑组合。它同样是具有案卷标题（名称）、卷内文件目录、排列有序的文件，只是这个案卷仅存在于计算机介质中，看得见，但摸不着。根据笔者的实践，建立数字案卷步骤如下：(1)将文件材料内容录入计算机；(2)在计算机中以单一事项组卷为主，多特征组卷为辅进行立卷；(3)卷内文件的排列，根据其自然形成规律或特点，按照其重要程度、形成时间、问题、地区、作者、收发文机关、文种等方法排列；(4)采用计算机辅助题名的方法赋予数字案卷标题；(5)以全宗原则为指导，对数字案卷进行分类管理。目前，国内部分档案部门单纯地将档案文件内容录入计算机中而不立数字案卷，这种做法割裂了文件之间的有机联系，无形中降低了档案信息的价值，而数字案卷则可以避免这些弊端。
数据库是存放信息资源的仓库，是整个计算机网络的核心。档案信息数据库主要包含档案管理信息库、档案工作信息库和档案公共信息库等。[4](P5)其中，档案管理信息库主要采集馆藏档案信息、档案馆指南、全宗目录、档案开发与利用服务、档案检索等信息；档案工作信息库主要采集档案工作动态、数据统计、岗位职责、规章制度、年度计划、工作总结、标准与法规等信息；档案公共信息库主要采集国内和国外档案工作、科技动态、档案工作会议、档案刊物等信息。我国各国家级档案馆、各省市综合档案馆和专业档案馆都拥有自己丰富的、独具特色的馆藏，因此各省市综合档案馆和专业档案馆在接收机关、企事业单位和专业系统档案室的数字案卷同时，应积极将原有各种载体的档案进行数字化，并在计算机系统中转变为数字案卷，在此基础上建立自己的数据库。而国家档案局的任务则是整合各国家级档案馆、各省市综合档案馆和专业档案馆的数据库之间的关系，使它们在网络条件下具备真正意义的档案信息资源共享。为此，数据库建设应当做到以下几点：(1)要突破以往各自为政、闭门造车、单机数据库数据无法共享的局限，由国家档案行政管理部门统一规划，分类指导，按不同数据库的特点进行开发利用；(2)要突破以往只有单一类型档案信息的局限，而应包含文件、档案、资料等多种类型的数据，使各档案馆的数据库拥有实用、丰富的内容，要特别注意体现馆藏资源的专业化和特色化，避免重复；(3)在数据准备上，除了重视档案原文信息的存储和传统的二次信息加工外，要大力加强档案文献的编研工作，通过档案信息再加工和再创造，开发出具有更高信息价值的各种编研成果，使各数据库形成有自己特色的专题性数据；(4)加强与政府部门的合作，超前介入办公自动化所形成的电子文件的管理中，保证数据库中档案信息的惟一性和完整性。同时，还应加强与其他信息产业部门的合作，在数据库建设以及文献的数字化、电子信息的长期存取、网上信息的过滤和安全防护等方面吸取它们的经验与教训。
四、构建中国档案信息网络
目前，大部分行业的信息网络都是依托于Internet而建立起来的，行业内各单位只要建立自己的网站并接到Internet上，各网站之间就可以进行链接，只要轻点鼠标便可访问所需的网站。而各个站点间如何连接、用什么线连接，则由网络服务商解决，每个站点只需负责提供和维护它所发布的信息。类似地，整个档案专业系统的信息网络也应依托于Internet，最大限度地利用现有的资源，建立自己的行业信息网。
首先，各级档案局（馆）要建立自己的网站。任何一个行业信息网一般都是由本行业的众多网站链接而成的。同样，各级档案局（馆）网站是构成我国档案信息网的基本单位。应由国家档案局统一领导和规划，各级档案行政管理部门直接参与，动员各省、部、市档案局（馆）建立自己的网站。上级档案网站要统筹规划并指导其直属下级档案网站的建设，如下级档案网站的功能设置、网络导航等，从而保持上下级档案网站间的协调。然后，以地方档案局（馆）的网站为区域中心，辐射本地区的各基层档案室，连接各基层档案室的计算机终端，建立局域网和广域网，为最终建立全国档案信息网络打下坚实的基础。同时争取电信部门给予优惠政策，以缓解档案部门的经费不足问题。
其次，建立我国档案信息总网站。像其他行业网的总网站一样，档案总网站是我国档案信息网的中枢，通过它可以链接到任何档案站点上。档案总网站应设有网络导航、友情链接、档案检索、专业论坛、信息发布、法规与标准、网上教育等基本栏目。值得一提的是，作为档案总网站，应该具有完善的网络导航服务系统，通过“网络导航”可以链接到下一级即省、部级档案网站，省、部级网站再链接到其直属下一级即各县、市级档案网站，如有需要还可以再向下继续延伸。在建立“网络导航”时，可以参考“政府信息网”总网站(www.gov.cn)的导航系统，该系统比较完善。[1]总之，档案总网站是整个档案信息网的中心和灵魂，规划和建设好档案总网站显得尤为重要。
再次，实现与其他相关行业网的链接。要加强与社会各部门的联系，争取社会各个方面对档案工作的重视和支持，关注相关学科如图书馆学、情报学等的研究成果，就必须实现与其他相关行业网的链接。特别是目前档案信息数据库建设还比较滞后的情况下，尽可能设置一些通向其他信息机构如图书馆(www.d-library.com.cn)、政府部门(www.gov.cn)等相关网站的链接，实现网上图书、情报、档案等文献信息资源的共享；通过为用户提供诸如搜索引挈、热点网站推介及建立一些专业网站的镜像站点等开辟多种浏览方式和途径，以弥补馆内信息资源开发的暂时不足，使档案馆从档案实体收藏中心转变为一个全方位的文献信息检索利用中心。
五、健全档案信息利用的法规体系
与传统的档案信息相比，网络化的档案信息在其载体形态、表现方式、与载体的结合方式等有本质的区别，并由此具有对网络系统的依赖性、与载体之间的可分离性、内容的可变性等特点。网络信息对系统的依赖性使其可靠性不能独立于计算机之外，使信息的原始性缺乏可信度；信息与载体的可分离性使信息随时面临着被修改、盗窃甚至销毁的危险；信息的可变性使人们有可能对电信号转换环节进行干预，对信息进行修改，使再现信息与原始信息在内容、性质、形式上迥然不同。
目前，人们正在积极探索能保证网络上档案信息原始性和真实性的技术体系，并发明了用于保护网络安全的各种“防火墙”技术，提出了诸如“电子签名法”、“数字时间印章法”等保护电子文件安全的技术。然而，这些技术只能是相对的和阶段性的，因为电子文件的加密和解密技术、网络的保护和反保护技术都在不断地发展，正所谓“道高一尺，魔高一丈”。而法律才是保证档案信息原始性和真实性的最为有效的武器，电子文件与生俱来的“弱点”使法治化成为档案信息网络的内在要求。然而，我国现有的档案行业法——《档案法》和《档案法实施办法》却“心有余而力不足”，无法满足未来档案信息网络对法制的需求。为此，我们必须制定严格细致的法律，严厉打击那些专事信息技术破坏、危害网上档案信息安全的行为，规范人们在档案信息网络化中的行为。笔者以为，健全档案信息网络的法规体系可采取四个措施：首先是借鉴国外关于计算机网络安全性立法的成功经验。在网络安全性立法方面，美国、英国、澳大利亚等西方国家远远地走在我们前面，他们不但承认了电子文件的法律证据性，而且对电子文件的形成、传输和网络的安全运行等都有一套较为严密可行的法规，虽然有许多尚待完善的地方，但还是有很多可供我们借鉴的东西。[5](P44)其次是加强电子文件制作、传输规则方面的立法。将电子文件在形成、传输过程中的非法复制、修改、分离和泄密等定为犯罪行为，并建立一套可操作的惩罚措施，维护网络的运行秩序。同时，通过立法从档案的角度使计算机软件设计人员将档案部门的要求融合到程序的制作和开发中，促进电子文件形成、归档、传输、利用的良性循环。再次是制定明确的档案信息上网等级的政策和法律。档案信息有一定的机密性，在网上资源共享中必须有必要的限制，不是任何人对任何档案都可以随意利用。一般来说，与国家安全和社会秩序有关的档案以及与集体、个人秘密有关的档案均属于限制利用的范围。因此，需要制定相应的政策和法律，确定档案信息上网等级，以不造成泄密、经济损失和损害知识产权，同时又能吸引用户查阅档案为原则。最后是建立日常的网络运行与维护制度。制定严格的网络上文件的修改、审定、复制、传输和存储制度，数据采集和数据库管理制度、网页制作和更新制度、网络维护人员工作责任制等，维护档案信息网的日常运行安全。