摘要：在社会信息化发展的背景下，实现档案信息化是档案管理工作的必然要求，也是做好社会服务工作的必然要求。但是，实现档案管理的信息化是一个长期的、艰难的、曲折的过程，档案管理信息化就是通过利用计算机网络技术和数据库手段实现馆藏各类档案的数字化，档案信息化建设的核心是档案信息资源建设，当前档案信息化建设的工作任务的重点应放在电子文件的管理上。
关键词：电子文件管理；档案信息化；建设
引言：
随着网络技术的日益普及与电子信息技术的迅速发展，机关事业单位办公自动化水平不断提高，大多数公文开始以电子形式通过网络进行处理和传递，形成了以磁盘、光盘、优盘等介质为载体的文字、声像、电子报表、电子图纸等电子文件，给机关事业单位电子文件管理和档案信息化建设提出了相应的变革性要求，必须采取科学有效的管理方法和手段，收集好、管理好、利用好电子文件，切实加快机关事业档案的信息化建设进程和水平。
1 档案信息化建设的内容分析
只有对档案的信息化建设有一个基本的正确的认识，我们才能科学有效地进行档案信息化建设，这样才能有效地避免档案管理过程中的疏忽问题，减少档案管理不当带来的损失，必须进行档案的信息化建设。档案信息化建设是指运用各种信息技术手段来提高档案管理工作的现代化水平，通过档案管理的实际情况，完善档案管理的新的模式，运用新时期档案管理的理念去完善档案管理，实现档案的服务功能，使档案可以更好地起到服务于人的功能。
2 机关事业单位电子文件的形成及对档案信息化建设的影响
机关事业单位电子文件的形成主要包括两种类型。一是通过对纸质档案进行数字化处理所形成的电子文件。为方便对档案的利用，一些单位对室藏档案进行了数字化处理，通过扫描刻录在光盘上，在局域网上提供利用。这种形式的电子文件目前是各机关电子文件的主体，这样做使该单位能够保存～套完整的电子档案，而且可以缩短检索时间，提高检索效率。二是在日常业务工作中直接形成的文本、图形等电子文件。随着计算机辅助设计、办公自动化系统等的应用，各机关、企事业
单位在工作中用计算机制作文件、统计和处理数据，形成大量的以磁盘、磁带、光盘等为载体的文件材料。这些电子文件对机关事业单位档案信息化建设产生了重要影响，也提出了新的要求。
2.1电子文件的形式要求加强机关事业单位档案信息化建设
电子文件以新技术、新的载体的形式出现，无疑挑战着档案传统的管理体制、管理、服务、利用方式等。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆传统纸质档案的管理方式是建立在手工操作的基础上，而现代电子档案、声像档案是以磁、光等存储方式，以高分子化合物为载体的新型档案，它们不需要立卷，不需要装订，没有卷宗，不能直观，因此要求档案管理的方式必须做出相应的改革，跟上现代化的步伐，更新长期以来形成的管理理念和方式，重新定位管理模式。
2.2电子文件的特点使得机关事业单位档案信息化建设面临许多挑战
与纸质档案相比，电子文件具有不可直读性、信息与载体的可分离性以及内容的易更改性等特点，这对档案信息化建设提出了许多挑战。一是电子文件信息的不可直读性使得电子文件必须借助于计算机或其产生的相关软件环境才能进行解读，这就要求机关档案室在进行电子档案的收集、整理或保管时必须提供相应的电子设备以及软件环境的支持。二是由于电子文件信息与载体的可分离性，电子文件的归档无法适应档案实体的归档要求。在当今电子文件的环境中，文件的形式特征和内容特征均发生了变化，电子文件可以通过计算机系统进行迅速、有效、多角度的整理排序，不再需要对它进行象纸质文件那样的分类整理。不同的用户可以根据不同的需要，利用办公自动化系统对电子文件进行自由组合分类。三是电子文件信息由于其易更改性，在其制发过程中可能进行多次修改、校正。此外，由于电子文件信息载体的特殊性，其保管方法、要求以及检索和对外利用等方面也与纸质文件有许多不同之处，使得机关档案信息化建设面临许多新的挑战。
3 推进机关档案信息化建设的具体举措
3.1强化基础设施建设，为机关档案信息化提供重要保障
机关集中管理电子文件的机构或部门，应当具备电子文件存储、检测、迁移、备份等设施和保管条件。同时，要进一步加强档案管理应用系统建设，把档案管理应用系统纳入整个机关的办公自动化系统或电子政务系统中，对文书工作和档案工作统筹规划、优化管理，使档案工作与机关办公自动化同步发展。
3.2严格执行有关法规、标准，实现机关档案信息的科学化、规范化管理
机关档案信息化建设要坚持规范化原则，统一标准、统一规范，使电子文件的归档，传统载体档案的数字化，数字化档案的保管、传递与利用等工作都实现有序化、标准化和规范化。各机关在进行档案信息化建设中，必须严格执行档案数字化、电子文件管理的法规和技术标准，确保数字档案资源格式统一、数据规范、长期可读、便于共享，把档案信息资源开发利用工作纳人科学化、规范化轨道J对具有保存价值的电子文件实施集中管理，统一技术标准，建立电子文件管理标准体系，实现电子文件的规范化管理。在进行机关档案数字化加工前，应征得相关档案行政管理部门的认可，并在其业务指导与监督下进行。
3.3加快数字化建设，提高机关档案目录数据的质量
机关档案资源数字化是机关档案信息资源建设的重要内容，也是机关档案信息化建设的核心架构。机关档案资源数字化就是采用录入、扫描、拍照等方式，对纸质档案进行数字化处理，它的核心内容就是目录数据库建设。因此，要优先建立机读目录数据库和文件级目录数据库，在条件允许的情况下，还要有步骤地开展纸质档案全文数字化工作，制定馆（室）藏档案数字化计划，逐步开展重要档案的数字化工作，最终建立符合标准的档案全文数字库。
3.4开发理想的电子文件管理系统
根据《电子文件管理系统通用功能要求》开发电子文件管理系统，通过计算机记录电子文件生命周期中的管理行为。通过电子文件管理系统可以规范电子档案接收的工作流程、接收范围和数据格式，通过开发理想的电子档案接收接口，能够保障电子档案接收的可靠性，从而确保电子文件在全生命周期中的真实、有效、可用。机关档案室是档案工作的一线部门，直接担负着为党管档、为国守史、为民服务的重任，在信息化快速发展的今天，迫切需要加强电子文件归档工作。
结束语：
档案信息化建设是一项系统工程，与相应的信息化建设具有一致性，这就需要我们对档案信息化建设加以理性思考，科学有效地进行信息化建设，使档案的管理工作不再费时费力，使检索查阅工作更加方便快捷，使以档谋私的管理弊病不再盛行，以进一步提高档案管理部门员工的技术水平和工作效率，以进一步加强信息资源的整合，为科研和决策提供更好的服务。建立全文数字化和档案中心目录，目录中心以档案信息的数据输入为基础、单位各职能部门需要对每年移交的档案资料进行整理输入，从根本上解决信息管理问题。
参考文献
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论文作者:巩萌
论文发表刊物:《建筑学研究前沿》2018年第9期
论文发表时间:2018/8/21
标签：档案论文; 电子论文; 文件论文; 信息化建设论文; 机关论文; 工作论文; 档案管理论文; 《建筑学研究前沿》2018年第9期论文;