（山东省济南市 中国电建 山东电力建设第二工程公司 档案中心 250100）
摘要：项目总承包模式(EPC)在建设领域的应用越来越广泛，文件传递工作量巨大。项目档案管理工作面临着更高的难度，更要对各部门外部文件进行控制，要加强各方之间的沟通协调，本文结合在沙特阿美石油公司沙巴哈项目（以下简称沙巴哈项目）的文件管理工作，对工作中遇到的问题做出了有效的解决措施，并做了较有深度的工作的总结。
关键词：工程建设；EPC项目；档案管理
随着我国企业项目创建改革不断深入，电力工程的建设项目管理逐步走上了国际化趋势。在这种大环境下，工程总承包（EPC）项目成为了电力设计单位的一种经营模式。在EPC项目建设过程中各种类型的文件材料的有效管理，直接关系到项目总质量。如何按照档案管理有关规定对其进行管理，是工程总承包单位需要解决的问题。本文结合在沙巴哈项目的工作，对文件管理做出探讨。
1 沙巴哈项目档案文件管理遇到的问题
1）设计部分是工程的前期阶段，这个过程至关重要，是整个项目施工的基础。设计部分包括施工图纸的设计和与设备配合的设计部分。在此过程中，需要不断和业主沟通意见。但由于设计图纸、图表、说明书的编制及升版较快，这就造成了对上报业主版次有不连续现象。往往业主对设计意见还没有回复，设计院已经内部升版了。导致根据业主意见修改后的版次与上一版不连续。
2）设计院接到厂家文件后，审核文件时间过长，工作效率较低。同样送达业主的文件，业主对文件审核的时间也较长。各个环节进度不能够流畅进行。
3）工作中工程师需要对设计院提交的MR（Material Requisition ）进行详细的审核，审核及修改后上报文件控制部。现实工作中，由于工作量大，工程师出现遗漏或错误时，文件控制部就需要对此类文件撤回。对于业主方面，文件的撤回是一项明显错误。文件的内容质量控制需要进一步加强。
4）档案文件管理工作重要特点就是与各部门之间相互配合。沙巴哈项目工作中，IFC（Issue For Construction）图纸的统计和传递工作方面，就由文件控制部和设计部共同完成。这就需要考虑到文件控制部与各部门之间电子版文件格式与文件状态的一致性问题。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆
5）通过与业主方面沟通，了解到业主文件系统对于厂家图纸的格式要求。为保证后续工作能够顺利进行，方便各方面沟通，需解决业主、厂家、设计院与文件控制部门共同兼容的文件格式。
2 沙巴哈项目档案文件管问题的解决方法
1）对于设计院内部升版较快，业主意见修改后的版次与上一版不连续的问题。文件控制部做出统一要求：日后工作中，上报业主文件第一次应该就从初版0或A版开始排序，对于设计院由于设计等问题引起的图纸升版，设计院内部应对此做好相应工作，与各部门做好沟通。
2）针对厂家文件设计院的审核和业主方审核时间长的问题，须有专门人员对内部工程师及时跟踪，了解审核情况。业主对文件审核时，也有承包商专业工程师进行实时跟踪、询问情况及督促。以确保项目在计划时间内顺利进行。
3）沙巴哈项目工作中，为确保文件质量，文件控制部已经多次以不同形式（碰头会、口头通知提醒、邮件群发等）进行提示，要求工程师对审核文件质量加强管理及督促，加强质量考核。
4）沙巴哈项目IFC图纸的统计和传递工作，由文件控制部和设计院共同完成。确保文件各部门各方面的一致性，文件控制部要求一致统计回复状态为approved 的IFC图纸。
5）沙巴哈项目在与厂家文件的管理上，考虑到了业主、厂家、与设计院文件兼容性的问题。所以，事先与业主对文件传递过程中的格式及流程问题召开了专题会。文件控制部做出给厂家的交底幻灯片PPT，然后把要求厂家使用的表格模板收集整理，最后约定好开工会时间。保证在开工会之前就把PPT及相关格式模板发送到厂家邮箱，便于厂家提前熟悉了解。在开工会讲解PPT时，有效避免了在文件使用上的麻烦。厂家会及时提出疑问，我们逐一进行答疑。促进文件提交。
3 沙巴哈项目档案文件管理的总结
文件控制部的文件传递工作是对外部的文件传递。项目部文件控制部就代表的本项目部。对外包括对业主和厂家，项目部内部各部门的文件传递由各部门内部文件兼职人员管理。(此部分要注意EP文件控制部对设计院一开始以及过程中的监督检查工作，最后应要求设计院做出图纸清单总目录，及各专业的图纸清单目录)。
文件质量的监督控制在文件控制部只是最后一个环节，文件从一开始产生到传递至文件控制部，整个的过程所有经手的签字人员都有责任和义务去对文件质量进行检查和监督，文件提交人是首要责任人。很多反复性的工作不单是内部工作问题，业主方也是有反复的修改。
在EP部分更能体现其控制工作：要监督和督促各部门内部文件的管理，这样的就需要各部门与文件控制部要有良好的工作配合。C部分最后担负的是竣工资料的审核、和移交工作，此项工作是建立在前期的工作和EP部分工作的基础上的。
结束语
EPC工程进行过程中，文件是贯穿于始终的一项工作，并且也是工程的过程记录和最后的成果体现。文件控制部不单单是文件的传递工作，对文件的内容质量控制，这需要专业上的配合，对于自己提交的文件应该也有负责到底的态度。上报文件质量和工作效率自然都会有所提高。
文献参考：
[1]王博.电力行业EPC项目档案管理探讨[J].数字化用户,2013,12:73.
[2]杨茂碧.涉外电力工程项目档案管理之实践[J].中国市场,2015,42:125-127.
[3]唐丽萍.电力工程建设总承包项目档案全过程管理[J].电力勘测设计,2007,03:78-80.
论文作者:袁源
论文发表刊物:《电力设备》2016年第10期
论文发表时间:2016/7/24
标签：文件论文; 沙巴论文; 项目论文; 工作论文; 业主论文; 设计院论文; 各部门论文; 《电力设备》2016年第10期论文;