面向个人信息管理的信息碎片的应对，本文主要内容关键词为：个人信息论文,碎片论文,信息论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
随着互联网的普及与信息爆炸时代的到来，人们无时无刻不在遇见信息。尽管如今很多个人信息管理工具可以用来帮助人们管理个人信息，但仍然有大量的信息分散在我们生活的各个角落没有被管理：便利贴上草草留下的信息，自己给自己发送的电子邮件，电脑桌面上各式各样的文档片段。这种分散的信息范围从个人记忆到便利贴上的信息再到标注、提醒。尽管这些信息与我们形影不离，但是应对这类个人信息的个人信息管理工具还太少，应对经验也不够丰富。由于信息碎片的存在，人们在进行个人信息管理时也受到影响，个人信息空间也混乱不堪。因此，本文从个人信息管理的角度出发，简要归类信息碎片的种类，分析信息碎片在个人信息活动中扮演的角色，归纳信息碎片的生命周期，指出管理信息碎片过程中存在的主要问题并提出完善的措施，为优化现有的和设计新型的个人信息管理工具提供理论支持。 1 信息碎片的相关概念及其关系 信息碎片是个人信息的一种，与信息碎片相关的概念有个人信息、信息项。 1.1 个人信息(personal information) PIM(Personal Information Management)中的个人信息主要包括以下4种类型：(1)人们保存的为个人使用的信息；(2)其他个体或组织掌握的与个人有关的信息；(3)与个人经历有关的不受个人控制的信息；(4)指向个人的信息，如QQ弹出的新闻、响铃的电话等[1]。以上4种个人信息的种类都会有个人信息的存在，只是第二种不在本文的讨论范围之内。 1.2 信息项(information item) 信息项是将信息以一个固定的形式封装起来，以便于创建、观察、存储、组织(与其他信息项一起)、移动、复制、删除、修改和命名等。它主要包括纸质文献、电子文献、邮件信息、网页信息以及对这些信息的参考引用(如捷径、别名)等[1]。个人信息碎片主要存在于信息项无法覆盖的地方。 1.3 信息碎片与个人信息管理 个人信息管理作为一个研究领域与我们日常生活中所面临的信息获取、信息组织、信息再查找与信息应用这一过程相关。信息碎片主要聚焦于个人信息管理这个全新的研究领域，即研究没有组织好的、易受攻击的个人信息。 Ross和Nisbett[2]最先对信息碎片进行定义，认为信息碎片是一些看似不起眼但却在关键时刻起到重要作用的信息，这是从信息碎片的重要性来定义的。 Jones[3]对信息碎片的定义是“工具的应用与发展使控制它变为可能”的一组信息项，这显然不能很好地阐释信息碎片内涵。 2008年，Michael Bernstein等人[4]2-3在《信息碎片：如何以及为何会脱离个人信息管理工具》一文中定义了信息碎片(information scraps)：是指一个不在任何个人信息管理工具管理范围内的信息项。它不仅包含当前个人信息管理工具不能管理的信息项，如PPT、维基百科中的一段定义等；还包含被储存与管理在一般用途的信息工具(不是专门的个人信息管理软件)中的信息项，如便利贴上的待完成事项，一张写着号码的纸。 本文认为不同的信息管理工具分门别类地管理着不同种类、不同用途的个人信息。同一种类同一用途的个人信息集合则称为信息项，每个信息项的下级对应着不同但却具体的个人信息。而信息碎片则存在于个人信息管理工具暂时没有管理的地方，所谓暂时没有管理是出于客观原因，即现有的信息管理工具无法管理的信息，或主观原因，即由于个人信息所有者的疏忽从而暂时忘记管理的信息。这些概念及其关系如图1所示。
图1 信息碎片概念图 因此，本文认为信息碎片是个人在进行信息活动过程中人为创造、获取或遇见的能够供个人所使用的、但却无法被现有的信息管理工具管理或由于主观原因暂时忘记管理的信息项。信息碎片的本质是信息项，因此最终被发现以及妥善管理的信息碎片可以根据最终管理的原则与普通信息项合并，或者构成独特的信息项。 2 信息碎片的分类 人们在进行信息活动的时候，总是与各式各样的信息打交道，进而留下各式各样的信息碎片。从信息的属性出发，可以将个人信息分为物理属性的个人信息和虚拟属性的个人信息[5]。信息碎片是个人信息的一种，因此从形式来看分为物理信息碎片与虚拟信息碎片(也称电子/数字信息碎片)。由于信息工具的普及运用，在全部个人信息碎片中，物理信息碎片的比例越来越小，虚拟信息碎片的比例会越来越大。从信息的内容出发，信息碎片可被大致分为四类：待完成事件、临时笔记、操作指南、个人记忆。 (1)待完成事件。这类信息碎片包含人们想要完成的事情、要执行的事、传统的工作列表与其他信息等被当做待完成事件分到这类中。人们会在不同的场合被告知或主动参与未来一段时间内需要完成的事情，例如收到下周末参加婚礼的电子请帖，我们把该电子请柬截图保存在相册好确定不会忘记婚礼的时间与地点，所以保存在相册里的电子请柬截图就是这类待完成事件的信息碎片。当然关于这类待完成事件的信息碎片我们可以使用个人信息管理工具进行管理，如手动输入该婚礼的时间、地点至日程表中。 (2)临时笔记。这类信息碎片包括正式会议的记录、随意谈话的记录、上课的笔记等，由于时间限制导致这类信息碎片的内容通常都是潦草的、凌乱不齐的，甚至是不完整的。此外，临时笔记还包括另一种更短小的记录，如姓名、地址、电话号码、电子邮件等，记录这类信息的载体通常是便利贴或类似便利贴的小纸张，非常容易丢失。因此，针对这类信息碎片需要尽可能地及时整理以免丢失。 (3)操作指南。这类记录包括如何进行一个具体任务的说明，现在保存以供将来参考的信息。例如人们在浏览新闻或微博时发现一份很想尝试的食谱，于是截图保存或者收藏。将来的某一天我们也许会尝试操作这份食谱，但我们却不知道具体的日期，所以我们无法把这份食谱保存进待完成事件中，也不知道在个人电脑中如何将其归档。这类信息碎片与临时笔记一样，需要在保存之后依照个人习惯处理，除了本人，任何人都无法正确识别这类信息碎片的用途。 (4)个人记忆。这是一类特殊的信息碎片，从形式而言，该信息碎片既不是物理信息碎片也不是电子信息碎片，这是一份只在记忆中模糊不清但又真实存在的信息碎片。例如人们在浏览新闻与网页的过程中，遇见一则有趣的信息，当下没有判断出该信息在日后可能发挥的巨大价值，在未来的某一天，需要这则信息时就只能凭借模糊残存在脑中的印象或者使用追踪手段重新寻找这则信息。 3 信息碎片的来源 Michael Bernstein等人认为信息碎片主要有三种来源：直接撰写的材料(directly authored material)、自动存档的材料(automatically archived material)和复制粘贴的材料(copy/pasted material)。直接撰写的材料是为了记录信息(其中有很大一部分是为避免个人记忆失误)而特意记录下来的；自动存档的材料又称间接撰写的材料(Indirectly authored material)包含外部干预而非主体主观撰写的碎片，如明确保存的电子邮件或者别人的书面回复；复制粘贴的材料包括信用卡的复印件、复制过来的网页上的FAQ、手动保存的网页聊天记录等[4]30-31。 本文认为信息碎片主要有三种来源：一是在信息活动中从第三方处被动接受的信息，包括收到的邮件、上课或会议的笔记甚至某些日程安排等。由于这类信息不是我们主动创造的，在短时间内无法判断正确的归类。二是人们在完成某项工作过程中主动创造的信息碎片，如论文大纲。以上两类信息碎片从某种程度上来说是比较好控制的，只要信息所有者对这些来源的信息碎片持续关注，此类信息碎片就不会长时间存在，并且最终成为易于管理的信息项。第三类信息碎片的来源是人们在信息活动时所遇见的信息，又称为信息偶遇(information encountering)。这类信息碎片来源广泛、载体多样、价值不等、良莠不齐，它可以是浏览网页时的一个截图，也可以是浏览微博时的一个“收藏”，或者是只存在于记忆中的一个模糊印象。因此，这类信息碎片也是最难管理的，是现存的信息管理工具无法管理的主要部分。 4 信息碎片的角色 有许多因素促使人们创造了信息碎片，Csikszent-mihalyi[6]认为，人们总是不停地根据自己的需要创造信息碎片，因此信息碎片总是在人们的信息活动中扮演着各式各样的角色，信息碎片的角色如下： (1)暂时的存储器。信息碎片占用面积小、可被销毁等特征决定了它们能够被当做暂时的存储器。例如人们把维基百科中对一个名词的定义粘贴在一个word文档中作为临时存储，放在电脑桌面上。临时存储则是可移动的，人们可以控制暂时存储的信息碎片的数量，它们在被创造或者整合之后立刻销毁。 (2)认知支持。人们在一个工作未完成阶段会创造很多信息碎片，如论文大纲、商业计划的想法、头脑风暴、界面设计等，碎片常常会帮助人们清晰地展现他们在一个工作阶段的想法。这种情况下产生的信息碎片是人们主动创造并且在工作中起了积极的作用，这类信息碎片还可以针对外界环境变化产生灵活的反应，使人们将头脑中困难的思维过程变成碎片的形式，例如人们会一边调试电脑程序一边做笔记。 (3)存档。与暂时的存储器功能相反，许多信息碎片倾向于长时间保存重要的信息。如人们用信息碎片对会议的记录做个存档进行保存；再如密码之类的也需要归档保存以防止因为记忆失误而忘记这些密码。确保信息被安全地保存非常重要，也是这类信息碎片应该承担的角色。 (4)提示。待完成事项作为一种信息碎片普遍分散在物理设备与虚拟设备中，这表明待完成事项也构成了一种特别普遍存在的信息碎片。大部分待完成事件与日历应用承担了这类信息碎片的主要角色——提示。Bellotti等人[7]发现：待完成事项是花费尽可能少的精力所创造出来的，并且以精练的语言提供主要线索。他们发现提示待完成事项故意被放在显而易见的地方，而不是放在一般归档的位置。 此外，随着科技的进步，不同信息载体的出现使得新兴的信息碎片数量增多，这类新兴的信息碎片基本包含了所有不适应现有的个人信息管理工具的个人信息。由于信息碎片自由的天性，加之人们无法迅速地对刚出现的拥有新型载体的信息碎片做出反应，使得人们即使刻意管理这些碎片，这些信息还是处于一个未被管理的境地。The Keeping Found Things Found项目里调查了用户保存网页信息的方式[8-10]，这个研究的参与者通常都在网络上获取信息，然后使用浏览器的本地书签和历史记录保存信息碎片，或者把自己想要保存的信息碎片通过电子邮件发送给自己，这些都是存在于不同载体的信息碎片。除此之外，手机照相或截图最近成了受欢迎的保存信息碎片新方法。这些新型的信息碎片载体因其便捷的使用模式以及难以归类的特性导致数量繁多，难以管理。 5 信息碎片的生命周期 人们在进行信息活动的时候总是伴随着信息碎片从创建到销毁，从整合到存档的过程，这一过程被称为信息碎片的生命周期。Lin等[11]认为信息碎片的生命周期是遇见(trigger)、标注(record)、转化(transfer)或称为保存与查阅(maintain and refer)、完成(complete)、丢弃或存档(discard or archive)。本文把信息碎片生命周期分为获取、转移、组织、再利用、存档或销毁五个过程，如图2所示。
图2 信息碎片生命周期示意图 5.1 获取 把创造、获得或者遇见的信息转化成物理信息碎片或电子信息碎片的过程是信息碎片生命周期的第一步。不同来源的信息碎片所对应的处理方式应有所不同：应持续关注创造与获得的信息碎片；定期整理偶然遇见的信息碎片。 5.2 转移 转移是信息碎片在获取之后从一种信息载体转移到另一种信息载体的过程。通常只有一小部分的信息碎片能够被转移，人们认为被转移的碎片通常非常重要。此外，我们还发现了信息转移的三种主要原因：第一种就是把不完整的信息转化并且重新转述，使信息能被第三方使用或者能被永久存档。第二种情况的转移发生在当信息从一个半成品的状态向完成品的状态转移的时候。第三种则更加灵活，碎片有时候会转移到其他的载体上，或者被发送进电子邮箱存进云盘，从而其他地方也能获得该碎片。 5.3 组织 在进行信息碎片的组织归类中，人们会倾向于使用日常习惯的方法，即按不同的用途或种类归类整理，被归类后的信息碎片则会变成有着不同种类与用途的信息项。人们发现有的信息碎片很难被精确地分类，针对某些单个的特殊信息来说这种情况尤为常见，每当这样的情况发生时，人们就会创造一个特殊的文件夹来存放这些独特的信息项。 此外，人们经常会把信息拷贝进不同的地方进行备份以减少丢失信息的可能性，例如人们会把一份重要的文档存入电脑、U盘以及云盘中。人们把信息从一个工具迁到另一个更适合他们工作流程的工具中，是一个有效的管理信息碎片的应对机制。 5.4 再利用，参考、检索、回忆 通常只有很少一部分碎片能够被精确地再次使用：有的信息碎片，如便利贴，会直到毫无用处才被存档或者销毁；有的信息碎片，如会议记录，没有经过任何再次使用就直接被存档，存档之后几乎不会再次使用。而在针对信息偶遇时接触到的信息碎片，如需再次利用则要通过回忆或者某种技术手段重新找到。毫无疑问，这种回忆甚至重新找到该信息的过程是耗时耗力的(可若找不到则会影响工作的进程)，这要求我们在遇见信息的当下要正确评估该信息的价值，合理安置信息以便再次利用。 5.5 存档或销毁 信息碎片在完成使命之后，如果不及时做出处理，个人信息空间将会变得混乱不堪，因此，信息碎片生命周期的最后一步就是对完成任务的信息碎片做出处理：销毁或者存档。通常被销毁信息碎片上的信息有两种去向：一是其信息已经失去存在的价值；另一种是作为暂时存储器的信息碎片在把自身载有的信息安全转移了之后也就没有存在的必要了。从第二种情况来看，信息碎片的销毁与存档有时候是同时进行的，而大多数被永久存档的信息碎片则是经过转移、组织等步骤完善之后才得以存档。 6 管理信息碎片的措施 6.1 建立有序的信息碎片管理机制 信息碎片是人们创造、为人们所使用的，因此在管理信息碎片的时候要根据自身使用信息或者创建信息碎片的习惯建立适合个人的信息碎片管理机制。在建立符合自己工作习惯的个人信息管理机制的时候，要坚持三个原则：(1)存储信息的标准。即所关注的这些信息要为集中解决某个方面的问题，即将要搜集的信息以某个中心展开，根据当下现实工作或者生活的需要去确定若干个标准、中心或者关键词，然后把他们归类到各自的问题下面，在创造信息碎片的当下就对自己即将创造或者即将遇见的信息碎片做到心中有数。(2)挑选信息碎片进行重点关注。在每个类别的信息碎片下有许多相关子分类信息，我们需要挑选其中最为重要或者最有可能完善的碎片重点关注，以期把信息碎片拼凑完整进行存储或者最大可能的利用完该信息碎片所包含的所有信息量再进行销毁。(3)关注信息碎片的时效。在所有会遇见或者存储的信息碎片中并不是所有的信息都是最新最即时的信息，也不是所有的碎片都会得到人们从头到尾的关注，有一部分碎片甚至会被人们遗忘，不仅无法发挥它们应有的价值还会增加人们的负担，针对这些碎片要及时剔除，而当下的碎片要及时去处理消化。 6.2 针对不同类别的信息碎片采取不同的管理办法 本文把信息碎片共分为待完成事件、临时笔记、操作指南、个人记忆四类，在进行信息碎片管理的时候不同的信息碎片采取不同的管理办法。对待完成事件这类信息碎片的管理时应该利用现存的如日程管理等个人信息管理工具把不同形态、不同格式的待完成事件整合至统一的信息管理工具之中以便于统一管理。由于临时笔记这类信息碎片的内容通常都是简洁、潦草的，而操作指南这类信息碎片则具有强烈的个人风格与目的性，第三者无法准确辨别这类信息碎片上的信息，所以对于这两个类别的信息碎片需要结合当时的工作状况及时进行整合或销毁。个人记忆作为存在于人脑中的信息碎片，其应对方式是特殊的：要求人们首先通过回忆或者访问网页的浏览历史等各种渠道再现原有的信息，再保存使用。 6.3 遵循信息碎片生命周期管理信息碎片 本文认为信息碎片的生命周期为获取、转化、组织、再利用、存档或销毁这五个过程，即从人们获取信息碎片开始到信息碎片的最终销毁或者存档这段期间，信息碎片处在我们的管理与控制之中。因此，在管理信息碎片的时候要有意识的遵循信息碎片的生命周期进行管理：在获取阶段，要尽可能正确判断信息碎片的价值以减少“个人记忆”这类信息碎片的存在，更要关注储存信息碎片的标准并在获取初期就妥善分类；在转移阶段，针对不同用途的信息碎片要有不同的转移策略，如手写的便利贴信息应立刻转移到手机等电子设备的备忘录中；会议记录等重要的信息碎片转移时应伴随着完善的过程。在组织阶段，对信息碎片组织归类时应形成一个特定的信息碎片管理习惯，可以根据信息碎片在工作生活中扮演的角色进行分类，如充当暂时存储器的信息碎片放在一个文件夹中，充当操作指南的信息碎片放在另一个文件夹中，也可以根据信息碎片的文件格式归类，信息碎片的用途归类。总之，要有一个便于自己找寻信息碎片的组织模式。在再利用阶段，信息碎片可能会迎来内容上的更新或者时效的更新，这时信息碎片所有者需要及时删除信息碎片老旧版本以防止因时间过长而无法分辨。在针对个人记忆这类无法管理的信息碎片时，在再利用阶段要积极应对，如利用回忆或者重新找寻再次存储。销毁或存档是所有信息碎片的最后一步，因此，没有被销毁或者存档的信息碎片需要信息碎片所有者的持续性关注。 6.4 使用新型碎片管理软件管理特殊形式的信息碎片 随着智能工具与网络的普及，特殊形式的信息碎片正在快速增长，此时传统的管理信息碎片方法已经不那么适用，例如我们无法使用word文档保存网页，无法使用备忘录保存照片信息。针对这些特殊形式的信息碎片，应积极使用如evernote、onenote等新型碎片管理软件。Michael Bernstein等人[4]48-50针对信息碎片的特征设计了一种JOURKNOW的碎片管理工具，为优化现有的和设计新型的个人信息管理工具提供理论支持。 7 结语 本文对信息碎片的相关问题进行了较为系统的归纳和探讨，指出信息碎片是个人在进行信息活动过程中人为创造或遇见的能够供个人所使用的但却无法被现有的信息管理工具管理或由于主观原因暂时忘记管理的信息项。分析了信息碎片在个人信息活动中扮演的角色，归纳信息碎片的生命周期，提出了管理信息碎片若干措施。但是，信息碎片问题本身十分复杂，本文限于篇幅仅对其中的主要问题进行初步分析，其中的不少观点和措施还需要进一步修改、补充和完善。例如其中部分信息碎片已有其对应的个人信息管理工具，但其他更多零碎的信息碎片尤其是信息偶遇过程中的信息碎片至今仍没有妥善的管理工具及办法，对该问题的全面研究还需要从心理学、行为科学、信息科学等多学科的角度和更大的视域展开。
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