郭雪莹 高瞻乐
成都体育学院 四川 成都 610000
学生档案的管理采用统一领导，分级管理的办法，在学校档案工作的统一领导下，将院系和各职能部门形成的有关学生成长的个人材料，由学生处就业指导中心和研究生管理科分别管理本科生档案和研究生档案，院系及其他职能部门统一固定时间将相关资料移交。
1高校学生档案管理中存在的问题
1.1学生档案的归档内容不全面
高校学生档案是指学生在校期间，学校在教育、培养和管理学生的过程中直接形成的，反映学生德智体及家庭政治、经济状况的档案材料。对于不同专业的学生，专业方向和技能培养不同，归档材料局限在高中档案、本科档案、研究生期间的入学登记表、体检表、成绩单、奖惩记录、党团组织材料、毕业生登记表、决议书、就业报到证等，归档内容不全面，无法全面反映学生在校期间取得的竞技水平成绩、参与的各类科研活动成果等综合素质。
1.2学生对个人档案认识淡薄
部分学生对个人档案的重视程度不足，缺乏个人档案对个人发展意义和价值重大的认识，装档的材料中存在字迹潦草、随意涂改、用词不当等现象，对于档案的去向信息不关心不核对不落实，造成毕业后咨询档案去向、存放、内容等情况。
1.3学生档案管理方式单一
学生档案的收集、整理、鉴定、保管、利用、留转等全过程的管理，仍依靠传统管理模式即实体纸质材料的管理。依据学生录取名单收集每级学生档案，按照学号顺序编写排列后入柜，梳理档案未寄送或有工作单位学生进行纸质签字确认。由于学生档案留存时间短、流动性大的特点，学生在校期间各类纸质材料按照学号、类别进行排列，在毕业转寄前进行统一添加、密封至个人档案中寄出。
1.4学生档案管理机制缺失
学生档案管理工作包括对档案内容的实体管理和形成过程的监督、指导和协调。学生档案的形成涉及院系和多个职能部门，学生党团关系材料涉及组织部和校团委，成绩单、决议书涉及教务处、研究生院，参加各项重大活动、评奖评优等涉及院系、团委、学生处等部门。在审核党团组织材料时，院系、组织部从档案管理部门调阅相应学生材料后返回此项材料。同时，还存在部分学生调档等情况。虽然在借阅、调离档案过程中办理了转接手续、进行登记并留存相关证明材料信息，但是在层层递交过程中，存在材料不可控因素和丢失的可能性。
2研究生档案管理的对策
2.1丰富学生档案的形式和内容
为了全面地通过学生档案反映学生的综合素质，需要更加丰富学生档案中的形式和内容。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆从档案的形式呈现上不仅通过纸质文字，还可以添加图表、声像等记录载体形式扩充学生档案。在内容方面，增加专业技能、科研能力、心理测评、助学贷、第二课堂社会实践等材料，提高档案的参考和利用价值。
2.2转变学生对档案的观念和认识
利用入学教育、职业生涯规划等活动与课程进行重视档案教育，开放学生对于个人档案录入、提交等自主性地动态收录，充分调动学生的积极性，使学生了解和认识档案的重要性，明白在个人求职过程中，档案是最客观、全面、规范的证明材料。
2.3部分归档材料电子化
由于纸质材料不便于保存和学生档案管理部门人力、物力、财力的局限，学生档案中的部分材料可以进行电子化存档和生成。对于已经存在的档案内容转化为电子档并编码，对于所有学生均有的材料——入学登记表、毕业生登记表、成绩单等直接系统生成信息条形码。同时，学生档案管理部门在保存和寄送时，还可以缩短归档的时间、精力，并确保档案内容的有序和正确。
2.4建立学生档案管理系统和制度
在校园网的基础上，学校需要统一规划和布局，建立学生档案管理系统和规范化的制度，设置不同权限和相关安全措施，实现学生档案填写、完善、借阅、查询、统计、检查等功能，减少繁琐的手续和步骤，覆盖面更广，检索信息更准确。学生在校期间，可以通过学生档案管理系统，进行相关资料的填写、修改，不同类别材料可以通过信息条形码识别，毕业后，学生可以查询档案去向，并随时对档案中的部分内容进行查看。院系和相关职能部门，通过学生档案管理，在线生成档案中材料实时归档。同时，建立档案使用个人/单位、档案管理部门和各职能部门的共享平台，实现信息有效提取、查看、筛选的无缝衔接，大大提高工作效率和效能。
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论文作者:郭雪莹,高瞻乐
论文发表刊物:《科技新时代》2019年11期
论文发表时间:2020/1/7
标签：档案论文; 学生档案论文; 材料论文; 学生论文; 档案管理论文; 高校学生论文; 内容论文; 《科技新时代》2019年11期论文;