黑龙江省绥化市民政局 黑龙江 152000
摘要：档案资料为企业管理提供重要的参考资料，其完整性与准确性需要规范的收集与整理，归档文件在档案工作中的起点是收集，也是重要基础。本文就如何做好企业档案归档资料收集与整理及掌握科学有效的归档管理方法。
关键词：档案资料；归档；收集；整理
引言
档案管理工作作为企业资源管理中的一部分，能够为企业提供真实可靠的资源信息。而在该项管理工作中，档案收集是重中之重，关乎档案质量，也是所有管理环节的基础。只有档案收集工作落到实处，就会确保企业所需资料的真实性、完整性和准确性，才能发挥出应有的价值。
1企业档案收集工作存在的问题
1.1缺乏正确的认识
首先忽视了档案收集工作在整个管理工作中的全面性和整体性，只将工作重心放在产品的开发和市场占有率上，普遍认为档案管理工作只是一项单纯的对人力资源信息、企业发展信息等进行保存的文职工作，在财力、人力和物力上的支持较为匮乏，存有人员短缺、管理滞后的现象。
1.2人员建设有待加强
首先，档案收集工作的在职人员并不是唯一和固定的，流动性较大，一旦在职人员不在该岗位上，而交接工作也没有落实到位，甚至有些非常重要的文件、资料等不知道放在哪里、丢失或因为利于使用而占为己有，就会导致大量的文献资料出现空缺。其次，档案收集工作由于不受重视，在职人员队伍整体的综合水平呈现出不平衡性，不仅技艺不精，思想觉悟也不高，缺乏工作积极性和主动性，没有树立起责任意识和服务意识，很容易造成档案资料的泄漏和丢失。
1.3缺乏完善的制度保障
首先，在工作制度上由于缺乏正确的认识，在档案管理的各环节上没有相关的管理体系和工作考核制度进行管制和约束，从而使企业的档案信息无法完整地进行收集。其次，方便用户检索查询利用的智能档案资源优化问题。一般我们对资料的查询都是按照既定的模式和程序来操作，一旦这些资源的主题、来源、档号模糊不清或丢失，就无从查起，对用户来说具有一定的局限性。
2收集和整理档案材料
2.1收集档案材料
收集档案资料时，需要按照企业项目工作规范要求来进行，其文件的内容、种类及数量要符合规范，这样才算档案资料收集齐全。
2.2档案资料的分类
依据立卷分类要求归档，把同类文件资料放在一起归档，并按照有相关联系或时间的先后顺序进行归类，一般情况下，文字排在图片文件的前面。不同类别的材料按照档案《规则》排序。档号由案卷号+类别代字（代号）+件号组成；案卷号：这案卷号（档号）要档案室来确定，一个项目的所有文件归为一卷（档）；类别代字（代号）：就是一类一个代字或号，通常是用汉字或字母来标明。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆如党群工作类（A）、行政管理类（B）、经营管理类（C）、生产技术类（D）、基建建设管理类（E）、设备仪器类（F）、工业产品类（G）、科技技术研究类（H）、会计档案类（J）等九大类；件号：就是以件为单位，从1开始以四位数来编流水号，一件一号，采用数字表示，如：0001、0002等；序号：以件为单位，从1开始按类别依次编流水号，一件一号，采用数字表示，如，案卷号为10100，类别为党群工作类，件号为1O，档号为10100A0010。
2.3纸质和成册文件整理
纸张幅面一般用小于A4幅面；单册厚度不超过20mm，扉页应包含题名、责任人及完成时间等，目录每册一个，用线订左侧装订，去金属物；从正文开始，封皮、封底、扉页、目录四项不编页码，有空白页或硬外皮需去掉。1）图件大幅软质图件要折叠成A4幅面，把有图的一面向里，图签翻折朝外，先纵向折再横向折。如有图件的尺寸不统一，需要折叠成一个统一的幅面，对于不宜折叠的要平放或卷放，并在立卷档案备注中说明。2）照片在立卷归档中有照片的，须有文字说明，并在图片上署名和标明拍摄时间等，除此还需要保存原始数据。3）加盖档号章每一件原始档案、图件（图签）等应加盖档号章。档号、序号按规范填写。4）档案装盒将整理好的资料按数量装盒，档案数量多的可分盒装。档案盒样式可参照GB／T11822有关规定，其正面、侧面填写案卷流水号和盒号，如，第四盒为10100，则案卷号为：10100-4。案卷名称应填写报告全称，编制单位为报告的提交单位，起止时间为资料的最早时间和最迟时间，采用8位数表示。
3企业档案收集工作质量的措施
3.1收集档案信息资源
公司员工的档案资料是领导正确决策、研究工作、处理重大问题的依据，档案管理人员对材料收集归档的完整、准确，也是给公司在工作实绩中的一个很好的证明。因此，在档案收集工作中应提前准备、主动作为、定期清理检查。档案管理工作人员要主动到公司的有关部门收集相关应归档的材料，要经常检查公司员工的档案，对于有缺少或不符合归档要求的材料，要积极督促补办文件材料，确保每一位员工的档案材料齐全。对于公司的一些请示或批示文件，有设计员工的信息材料，作为档案管理人员，要积极的帮助把材料收集，并整理归档。
3.2强化电子档案业务学习
对于从事档案工作管理员，不仅要有扎实的档案知识，还要加强档案法律法规的学习，特别是在业务功底、管理能力及服务意识上要精通，这样在档案管理工作中才确保档案的安全性。因此，作为档案管理员，要勤于学习，多参加档案文件形成部门的培训学习。除此，在完善电子文件档案管理的过程中，电子文件档案来源广泛，这不仅要依靠档案管理人员的努力，对于技术人员上传的信息数据，更要细心，确保数据的准确性。因此，在这方面，公司要建立相关的制度和程序，重视电子文件档案的管理工作，对管理人员进行布置、总结、检查、考核。
3.3完善工作制度
档案管理部门要从市场实际需求、用户实际需求、企业自身的发展需求出发，建立完善的档案管理制度，并要明确收集工作的范围、责任以及奖罚类型、结果等，实现依法建档。其次，结合竞争和服务并存意识，出具一定的工作制度和文件，以规范服务行为和思想，定期对用户反映、日常表现等收集工作的效果进行考核，落实责任到人制度，创新考核机制，为工作人员提供一定的激励和约束。
3.4不断提升档案服务能力
信息服务在档案管理工作中占有十分重要的地位。因此，要不断创新，才能提高档案信息服务能力，特别是在档案信息资源管理方面，坚持按规管理，重视服务态度，提高档案管理人员自身的业务服务水平，主动运用现代化管理知识和先进技术设备对档案服务项目进行深度策划，并对档案信息资源的开发与利用，使档案管理工作更为科学化、高效化、标准化、自动化。档案管理服务工作是一个永恒的主题，如何才有责任、有义务地做好优质的服务？作为档案管理工作人员，要熟悉公司员工的档案，了解企业员工档案里差的资料，再根据员工档案信息服务类型及方向，才能更好的为公司员工服务。
结语
随着社会的发展，档案的作用越来越突出，档案收集工作是提高档案管理质量和水平的基础和关键。新时期，企业要从自身出发，从用户角度出发，加强对该项工作的重视，提高工作人员的综合素质，并利用现代化信息技术创新收集工作模式和平台，以其准确性、完整性来确保档案资料社会和经济价值的充分发挥。
参考文献:
[1]聂虹.新形势下企业档案收集工作中的几个问题[J].科技风,2015(7):278.
[2]尹海伦.新形势下企业档案收集工作的思考[J].黑龙江史志,2015(13).
[3]陶翔翔.企业档案管理常见问题及对策[J].管理观察，2014，（21）：96-98.
论文作者:郭建辉
论文发表刊物:《防护工程》2019年第3期
论文发表时间:2019/5/21
标签：档案论文; 工作论文; 案卷论文; 文件论文; 企业论文; 档案资料论文; 材料论文; 《防护工程》2019年第3期论文;