【摘要】管理信息化、流程标准化、生产自动化是企业向智能制造和智慧企业发展的必由之路,管理信息化需要信息系统建设,信息系统建设的成败关键是企业基础数据的梳理和管理,信息化建立初期就应制定严格规范的基础数据编码规则和编码管理规范,否则,企业信息化系统的实施和运行将会举步维艰,对后续的系统扩展、流程再造、智能制造埋下难以估量的隐患。本文结合企业管理信息化系统开发、实施和管理的实践,阐述了企业管理信息化基础数据的属性研究和管理策略,为企业实施管理信息化项目提供参考。
【关键词】管理信息化;基础数据;管理策略
中图分类号:G688.2文献标识码:A文章编号:ISSN1672-2051 (2019)12-198-02
引言
笔者曾长期在大型国有企业工作,参与了物资供应管理系统、门户网站的开发、管理信息化ERP系统、条码管理系统的实施和后期运行维护及二次开发,编制了ERP系统运行规范等信息化管理制度。通过自主软件项目的开发和大型管理信息化项目的实施,深刻体会到企业管理信息化中基础数据的梳理和规范管理的重要性。当前,企业信息化业务涵盖了销售订单、生产计划、采购、库存、财务成本等模块,实现了企业经营业务全流程管控。通过参与对ERP系统集成条码管理系统的实施,进一步认识到基础数据规范在系统整合过程中的积极作用,在统一平台上实现两个系统的无缝集成,更加凸显出基础数据规范管理的迫切性和重要性。
1、管理信息系统中物料档案的基础数据研究
基础数据是信息系统运行的基础,实现管理信息化,必须不断完善信息系统的基础数据,才能保证信息输出的准确,保证系统的操作便捷,实现管理过程中数据驱动,才能避免统计分析数据的人为加工。
ERP系统是企业管理信息化的核心平台,是将运行数据加工成管理信息的机器。在管理信息系统中,系统的基础数据包括客户、部门、员工、供应商、物料档案、BOM、计量单位、仓库、科目、币种等。在这些基础数据中最重要的是物料档案和BOM。
物料档案是ERP系统最基本的基础数据之一,在ERP系统中描述的物料首先要登录到ERP系统的物料档案中,这相当于ERP系统物料管理对象的户籍档案。其作用是标识和描述用于生产过程中的每项物料的属性和信息。
1.1物料档案的基本属性
基础属性通常应当包含物料代码、物料描述、物料类型、购制代码、单位、单位换算、计划员或采购员等字段。其中物料代码是物料档案的主键,所以它必须是唯一的。 物料描述相当于物料的名称,用于人工识别物料的主要属性,通过借用该字段区分物料的规格、型号等其他属性。物料类型是用于标识物料是独立需求,还是相关需求,还是主生产计划物料。购制代码用于标识物料的特征,一般分产品、自制件、外协件、采购件、参考图纸、工具和虚项等。单位是标识物料计量的单位,一般物料往往有几种计量单位,至少有一个主计量单位,当一个物料有几个计量单位时,需要确定每个辅助计量单位与主计量单位之间的单位换算。生产性物料指定计划员的主要目的是当MRP展开生成MRP计划订单时,物料对应的计划人员所管属的相关物料。
1.2 物料档案的计划属性
这类数据主要有物料的提前期、需求时栅、计划时栅、生产部门、供应商、采购周期。提前期是指下达订单到物料入库所需要的全部时间,包括准备时间、排除时间、加工时间、等队时间、运输时间和检验入库时间等。需求时栅、计划时栅是指在计算MRP时,合并需求时栅时段内的计划同类项,进行计划合并生产。自制件不仅与物料生产单位可用能力有关,而且与订单数量,以及生产单元的任务量有关,订单量少,生产单元任务轻、能力大,则该物料的排队时间和等待时间短,反之则时间长。在ERP系统实施过程中,对物料的提前期可以通过历史记录的统计法获取经验值,然后在实际应用过程中调整;也可以先固定订单批量,通过实测法给出提前期的极限值,然后充分考虑各种影响因素后给出一个值,在以后的应用中修正。
1.3 物料档案的工程及库存属性
工程属性:这类数据并非所有物料都有,主要是描述设计自制零件、部件、组件和产品的相关信息。主要数据有图号、重量、体积、版次、生效日期和失效日期等。
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库存属性:这类数据主要有经济批量、调整因子、订货策略、批号、安全库存量、最大库存量和最少库存量等数据。订货批量的大小在一定历史条件下确定方法有许多种,因此,订货批量与订货策略相关。
1.4 物料档案的财务属性
这类数据主要有计划成本、参考成本、最高进价、最低售价、材料费率、人工费率、外协费率、间接费率、累计成本和计划价格等数据。这类属性的定义直接影响产品在销售、采购过程中的业务控制,同时参考成本、计划成本、费率等是财务核算产品成本基础,是费用分摊和成本归集的基础,是企业考核管理的重要依据,是成本分析、成本控制、改进企业经营成本的决策依据。
2、管理信息系统中BOM数据研究
BOM是ERP运行的基石,它描述产品的结构关系、层次隶属关系,是产品实现的基础,ERP系统通过BOM结构推算出计划需求,通过BOM控制产品生产计划的领料、通过BOM自动卷积计算产品成本。
BOM包括父项物料代码、名称,子项物料代码、名称、类型、数量、提前期偏置、损耗率等字段。子项类型表明子项是作为普通物料消耗在父项的制造过程中,还是作为工具、图纸、副产品、联产品等存在。类型用来说明所给出的数量是用于一个单位的父项还是一份订单。多数情况下,子项数量类型是用于一个单位父项的,但对于工具、图纸以及生产过程的消耗品,其数量则应是用于一份订单的。子项提前期偏置指出子项物料需求日可以迟于父项物料开工的天数。损耗率是指明生产过程中,其损耗的程度。BOM是制造型企业基础数据中的核心数据.BOM文件提供的数据必须正确,否则严重影响ERP系统运行结果的正确性。
3、加强管理信息化基础数据的策略
“三分技术,七分管理,十二分数据”强调了基础数据管理的重要性,基础数据作为数据管理的重要一环,是业务开展和业务数据准确的基本保障,因此要把数据的规范性和准确性,作为企业管理信息化的关键业务开展,如何保证信息化数据的准确性,是决定信息化项目成败的首要因素。
3.1 组建基础数据维护团队
在整理基础数据过程中,基础数据整理头绪最多、工作量最大、耗时最长、涉及面最广、最容易出错,需要团队协作来完成。因此,企业在基础数据管理中,需要组建企业基础数据管理的维护团队,并从业务部门抽调有工作经验、熟悉业务的人员组成专项小组,负责分析数据准备的范围,制作数据搜集表格模板,监督数据收集质量,开展必要的培训,并负责数据的最终导入和维护。
3.2 确定编码唯一性的规则
在基础数据整理过程中,凡是纳入管理信息化系统的数据均要对应唯一编码,包括物料、客商、库位、人员等的编码。首先结合行业标准和企业特点,根据系统使用者的意见和各业务部门讨论的意见,确立统一的编码原则和方案。在企业中,不同业务部门和人员,对事件描述不一,所以在编码前要先规范内容,包括客户、物料的名称及描述。如物料描述中,需要对物料描述信息进行规划定义,基本顺序是名称/型号或规格/尺寸/材料/颜色或表面处理/特殊要求。规范化之后再进行物料编码,以达到物料编码的唯一性。
3.3 严格把好数据录入关
各业务系统的数据不是孤立无关的,基础数据团队在整理各业务数据后,必须做好各部门人员的沟通与协调工作,综合平衡后再进行统计汇总。然后,备份电子文档和纸制文档,并注明整理人员、完成时间和最后版本,再由专人录入系统。为保障数据录入的质量,可以建立相应奖惩制度,一方面可以提高录入人员的积极性,同时也督促其在录入的同时进行认真的检查。
3.4 基础数据的后续维护
数据质量是数据的生命。外界环境和生产情况在不断变化,数据准确度是个相对的概念,目前数据准确并不代表一直都准确。所以基础数据管理和维护是长期的、无止境的过程, 持续维护是提高数据质量的保证。通过系统运行结果与实际进行校验,不断修正数据和参数,使其逐步贴近生产、符合实际。
结束语
基础数据是企业信息系统建设过程中必不可少的数据,基础数据的质量直接影响企业信息系统的建设进度和使用效果.要实现企业管理信息化、流程标准化、生产自动化,企业必须开展基础数据管理工作,以提升企业在利用信息化管理中的适应水平和应用效果,提升信息系统在企业管理中的用户满意度,保证信息系统运行数据的可靠性。
论文作者:周琼
论文发表刊物:《中国教师》2019年12月刊
论文发表时间:2020/1/2
标签:物料论文; 数据论文; 基础论文; 系统论文; 计划论文; 过程中论文; 属性论文; 《中国教师》2019年12月刊论文;