摘 要：本文基于海外电力项目档案管理现状及问题分析，对海外电力项目档案管理模式的改进进行研究，提出了在海外电力项目档案管理中建立并应用“文件包”制度的方案及保障措施，以确保项目档案的完整、准确、系统、规范、安全。
关键词：文件包；海外；电力项目；档案管理
前言：随着 “一带一路”建设的快速推动和海外电力项目数量的增长、建设规模的扩大、项目周期的延长，项目档案数量迅猛增长，档案管理工作广度和难度空前加大。如何针对海外电力项目的特点，创新档案管理工作思路和方法，保证海外档案完整、准确、系统、规范、安全，确保档案价值作用的充分发挥，是亟需解决的问题。
1.海外电力项目档案管理现状及问题分析
1.1海外电力项目档案管理存在的问题
海外电力项目建设具有投资大、系统复杂、建设周期长、中外参与企业多等特点。在投资建设过程中形成了海量工程项目文件，文件数量多、文件类型多、载体形式多、文件来源广泛，项目档案管理面临巨大挑战。项目档案管理可从横向上划分为同步性控制、质量控制和安全保管三大组成部分，海外电力项目档案管理面临的问题主要包括：
（1）项目档案同步性控制存在的问题
项目档案同步性控制存在的问题主要体现在文件、记录与施工活动未同步开启，填写不及时，存在事后补填数据、签字的情况；技术人员未及时将已关闭的文件、记录移交档案人员，造成文件收集不及时；对收集到的文件，档案人员未进行接收前检查，直接入库存放，导致问题不能及时发现，增加后期的整改时间及工作量；组织移交验收时，未同步开展档案验收等。
（2）项目档案质量管理存在的问题
项目档案质量问题主要体现在文件编制和整理组卷两个方面。文件编制问题主要集中在文件的完整性、准确性、规范性、清晰性、有效性5个方面，如需要填写数据、结论或意见的地方未填写，应勾选的未勾选；归档文件缺失，记录不具有可追溯性；文件涂改、刮改，修改处无签字；文件签字、盖章手续不齐全，有代签现象等。整理组卷问题主要集中在组卷的系统性、案卷编目、案卷装订、副本及电子版制作4个方面，如文件组卷未合理有机分卷；档号、案卷题名、保管期限不准确；电子版文件制作不规范等。
（3）项目档案安全保管存在的问题
档案安全保管存在的问题主要表现在文件丢失和损毁两个方面。如项目组织机构文件、项目立项文件、招投标及验收评定文件缺失；文件被水浸泡、字迹模糊，文件页面污染破损等。此类问题严重影响档案价值的发挥，对企业合法权益的维护造成潜在的风险隐患。
1.2海外电力项目档案管理问题原因分析
（1）对项目档案的重要性认识不足
在海外电力项目建设过程中，面临着巨大的进度、安全、质量、费用的压力，领导和技术人员更多注重工程实体的建设和进度，造成档案意识薄弱现象比国内电力建设项目更加突显。各参建方对项目档案同步性控制、质量管理等重视度不够，档案工作未纳入项目级会议议事日程。部分工程技术人员存在“档案是文档人员的事，是自己的额外工作”的思想，尤其受一些国别档案自由管理的影响，文件往往随着工作的完成而散失。
（2）对项目档案工作缺乏统筹规划
档案管理需要放在项目管理层面进行统筹规划。项目档案工作缺少规章制度，合同条款不明确，未纳入项目工作计划，未建立组织体系和管理网络，缺少过程控制措施等都是海外电力项目档案管理缺失统筹规划的具体表现，严重影响项目档案的顺利、完整移交。
（3）人员流动性大，档案管理专业化水平低
对部分国别，各参建方派出海外项目的人员受签证、出境时间等限制，需要定期回国。同时，由于企业本身的常驻制度，人员轮换和员工离职等因素，导致海外电力项目人员流动性较大。为控制成本，海外项目档案管理人员多是兼职人员且流动频繁，大多非档案专业背景，未集中系统的学习档案管理理论和技能。档案管理工作是专业性较强的工作，如不能确保档案管理关键岗位人员的专职、长期稳定和上岗资质要求，势必影响海外电力项目档案管理专业化水平。
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2.“文件包”制度的建立及应用
2.1“文件包”制度的建立
“文件包”是以单位工程为单元的归档文件的集合，在项目归档文件清单的基础上，把各类综合管理文件、施工技术管理文件、施工记录、试验报告及质量验评文件在形成的同时，就按照“文件包”制度的要求归入到对应的“文件包”中，包内文件按档案规范进行排列。在验收审查通过后，包内文件经过案卷编目和制作，形成最终的项目档案，实现项目档案管理与项目建设同步控制的要求。通过“文件包”，可以确认所涉及的系统、设备和构筑物均已按照程序和技术规范要求建设完毕，且过程文件资料齐全。
（1）“文件包”的划分及内容
火电项目应结合《火电建设项目文件收集及档案整理规范》《电力建设施工质量验收及评价规程》、水电项目应结合《水电项目文件收集与档案整理规范》《水利水电工程施工质量检验与评定规程》，按单位工程为单位，对“文件包”的划分进行整体规划。对于较大的单位工程，“文件包”应根据施工逻辑和质量验评，划分到分部工程，以便于过程文件的收集、整理和保管。
“文件包”的内容应包含封面、审查签字单、“文件包”编制说明、归档文件清单、归档文件、竣工图等。其中竣工图单独归档，在“文件包”中只留存清单。
（2）“文件包”的编码
为保证“文件包”的完整性，便于“文件包”的过程控制，应在“文件包”划分清单的基础上，编制“文件包”编码规则。为便于检索和管理，“文件包”编码应与单位工程等工程编码结合，相互对应。文件包内的文件、记录编码也应体现“文件包”编号的定位特征，可以很方便的对文件进行鉴别、分类，确保“文件包”内文件完整、准确。
2.2 “文件包”制度的应用
（1）“文件包”的分工
在“文件包”清单发布后，建立“文件包”责任分工矩阵，明确各个“文件包”的负责单位和技术人员，纳入员工岗位职责。在人员变动时，将“文件包”的编制情况纳入工作交接的内容进行控制。
（2）“文件包”的收集
“文件包”负责人按归档文件范围，在包内各类文件形成后，及时收集放入档案部门配发的“文件包”专用档案盒内，并规范整理、排序。在单位工程完工后1个月内，完成“文件包”编制说明、归档文件清单等文件的编制和包内归档文件的整理、自查和整改及预立卷工作。
（3）“文件包”的审查及签署
“文件包”收集、编制工作完成后，由施工单位发起申请，EPC承包商组织相关部门及业主、监理对“文件包”进行审查。在审查意见全部关闭后，完成审查签字单的签署。
（4）“文件包”的组卷移交
“文件包”签署完成后，按照项目档案管理的规范要求，开展案卷编目、装盒及电子版制作工作，在审查合格后，办理档案移交手续。
结束语：
“文件包”制度在海外电力项目的推广应用，可以有效的将项目档案管理与施工管理深度融合、同步控制，形成项目全生命周期档案管理模式。相比以文件类型进行过程文件收集，工程竣工后重新整理、分类的管理方式，可以节约大量的人力、物力，避免文件损毁丢失，“化整为零”有效缩短档案移交周期。同时，为项目档案的过程质量控制提供了很好的抓手，对于快速提升境外电力项目档案管理水平具有重要意义。
参考文献：
［1］黄建新，黄丽萍.大型火电工程基建档案管理研究与实践﹝C﹞. 2017年度中国电力企业管理创新实践优秀论文大赛论文集
［2］王洋.“一带一路”倡议下境外档案管理探究﹝J﹞.档案天地,2017，第9期
［3］企业境外档案管理办法﹝S﹞.档发〔2018〕13号
论文作者:刘 凯
论文发表刊物:《当代电力文化》2019年第04期
论文发表时间:2019/7/15
标签：文件论文; 项目论文; 档案论文; 档案管理论文; 电力论文; 海外论文; 人员论文; 《当代电力文化》2019年第04期论文;