现代企业电子档案管理的现状及前瞻，本文主要内容关键词为：现代企业论文,档案管理论文,现状及论文,电子论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
现代企业电子档案的形成
导致现代企业电子档案的形成主要有内外两个方面的原因：
就外因方面说，微电子技术的发展，改变了传统企业的工作方式和管理模式，“手指办公”、“无纸信息交换”等现代化信息处理系统正悄悄走进现代企业的日常工作，势必会产生大量的电子文件，其中有保存价值的部分就转化成了电子档案。另外，企业保存的图纸档案在15年后会逐渐老化。为解决这一问题，日本的一些企业每隔10年都要把所有图纸重绘一次。（注：《日本核电厂文件和档案管理》（日本海外电力调查会1996年版））微电子技术档案辅助管理系统的使用，为现代企业图纸档案的保护提供了新的途径，即图纸通过整编进入数据库，形成电子文件名称，由扫描室扫描图纸，形成真正的电子文件。电子文件送入光盘保存，同时送入服务器磁盘提供用户查询。用户通过网络查阅图纸，如果在磁盘上的图纸损坏丢失，由光盘恢复。上海宝钢集团就是通过这种方式，把目前一、二、三期工程的350万张图纸进行了电子矢量化处理，充分利用宝钢的企业网，达到网上查阅图纸和文档的能力。（注：《上海宝钢集团工程图纸档案管理系统》（上海宝钢计算机系统工程有限公司1999年版））
就内因来说，档案作为一种信息资源，它的形成、传递和利用完全符合信息传播学的规律，如下图所示：
现从档案信息源、信道和受众三方面加以分析。
信源分析：企业科技档案的信源包括设计承包商、设备承包商、建造承包商和企业内部生产部门。随着微电子技术的发展，很多厂商为了提高工作效率和在市场经济条件下的竞争力，纷纷采用计算机技术来提高工作手段，从而在工作过程中产生了大量电子文件。以大亚湾核电站为例，按照核电站的承包合同要求，设计承包商、设备制造承包商和建筑承包商为业主提供的技术文件包括文件母本（底图、二底图和蓝图）和电子文本（一般为光盘）两种载体形式，其中电子文本就成为日后电子档案的主体。另外，核电站日趋完善的企业局域网和对“无纸办公”的倡导，确保了生产阶段所形成文件的电子化程度。所以说，文件电子化是企业科技档案电子化的前提和基础。
信道分析：随着国际经济一体化的加剧，许多现代企业的设计承包商、设备供货商和技术服务商，往往要涉及到多个国家的许多厂商。我们仍以大亚湾核电站为例，他们的设计、设备和建造承包商涉及到八个国家、几百个承包商，被称为“八国联军”，尤其是最大的信息源——工程设计总包商法玛通公司远在法国。这些设计承包商为解决紧要文件的传递问题，一般选择把所要提供的文件信息刻录在光盘上，再通过特快专递传送给业主。另外，为解决企业内部文件的高效运转问题，大亚湾核电站建立了企业网，充分发挥电子文件传递便捷且成本低的优势。如此看来，文件电子化是信道畅通快捷的保证。
受众分析：许多现代大型企业由于接口复杂，业主为提高企业管理水平和工作效率，大都建立了自己的企业局域网。工作环境的改善，使技术人员改变了过去“跑马厅式”（宝钢集团习惯用语）的工作模式，代以新型的“无纸办公”或“手指办公”模式。笔者曾在浙江秦山第三核电站文档处看过这样一幕：一位技术人员从紧要文件库借了一张施工图，立即就到扫描室把其扫描成电子文件并存入自己的电脑，所借纸质图纸几分钟后就归还给了文件管理人员。由此可见，现代企业员工（受众）对电子文件的需要是十分强烈的。
当然，以上三个方面是一个有机的整体，它们对电子技术都有着迫切的需要。其中，信源和受众的关系是交互的和相对的，在信息反馈过程中，两者的位置关系是互换的。
现代企业电子档案管理的现状
的确，与纸质文件不同，电子文件的数据单元是随机存贮的，根据不同的需要可用不同的方式将相同的数据单元组合成不同的文件，每份文件具有多种顺序，因此，作为档案整理的基础——原始顺序发生了变化。这样，电子档案没有“案卷”这一基本单位，而是以“件”为基本单位。电子档案的检索更依赖于计算机的快速多元检索功能，这也使得电子档案在整理过程中不需要顾及便于保管的因素，如案卷的质量、案卷厚度、排架的难易等。
目前，现代企业档案管理基本是实行纸质档案与电子档案共存的“双轨制”。纸质档案与电子档案在管理上有共性，也有差异：有共性是因为电子档案也是档案，具有档案的一般特征和性能；有差异是因为电子档案毕竟不是纸质档案，它有自己的特点，这些特点使整个电子档案的管理与纸质档案有不同之处。目前，我们既不能狂热地认为电子档案一统天下的时代马上到来，纸质档案将退出历史舞台，也不能无视电子档案这一新生事物对档案工作的影响，仍一味沿袭传统的管理方法，不思变革。我们将看到这样一个事实：纸质档案与电子档案将长期并存，双轨运行。
从上海宝钢集团电子档案管理的现状，我们可以管中窥豹，大致了解现代企业电子档案的基本情况。由于他们的图纸档案形成时间较早，在其文件生命周期的上线——文件形成阶段电子化程度较低，致使他们的电子档案大都通过电子扫描的形式转化而来。其管理模式是以大型关系数据库Oracle为中心，图纸通过整编进入数据库，形成电子文件名称，由扫描室扫描图纸，形成真正的电子文件。电子文件送入光盘保存，同时送入服务器磁盘提供用户查询。用户通过查找目录定位到特定图纸或文档，以共享文件系统(SUN NFS)方式通过网络传送到用户终端，用户可在本地调阅或打印。目前宝钢的电子档案管理系统要承担200余张图纸的管理任务（全国最大的工程图纸数据库），使用计算机阅档的用户日益增多，服务对象包括本企业工程技术人员和外协单位技术人员。（注：《上海宝钢集团工程图纸档案管理系统》（上海宝钢计算机系统工程有限公司1999年版））
电子档案的广泛应用，使技术部门能够快速跟踪生产现场的实际变化，进行同步的修改，档案部门才有条件对图纸档案实行实时化的管理，与生产部门的需求更加同步。在现代企业档案管理中，工程文件、档案的实时化管理问题已被越来越多的人所重视。
电子档案应用效益分析
1.方便于远程传递和数据共享。以大亚湾核电站为例，文件档案的电子光盘化，解决了核电工程设计、建造、设备供货、技术服务商和业主之间文件的远程快速传递问题。远程网络和辅助管理软件的日趋成熟，使电子文件的传递如打电话一样方便。例如：一份100页A4标准张的文件，利用邮政系统的特快专递从北京传递到深圳需要2天左右，利用远程专线网络系统需要大约5分钟，利用因特网电子邮件系统仅需要几秒钟。另外，核电站日趋成熟的企业局域网络系统，也更有利于发挥电子文件档案的信息共享，减少纸质文件的制作、复制和传递份数，节省了行政管理费用。
2.减少了纸质档案存放量。以宝钢集团为例，工程图纸档案管理系统启用后，先后撤消各厂部存放资料空间共2000平方米；取消档案资料柜1600套，可节约520万元。（注：《上海宝钢集团工程图纸档案管理系统》（上海宝钢计算机系统工程有限公司1999年版））另外，由于纸质档案存放量的减少，档案管理人员的配置也相应地减少，从而也为企业节省了不少行政开支。其它大型企业，如大亚湾核电站，设有专门的企业档案馆，馆藏单套档案数量就达10余万卷册，如果重要档案没有实现电子化，从档案保护学理论出发，就需要保存两套档案，其花费就可想而知了。
3.满足了用户的不同需要。科技文件档案电子化，使企业技术人员能够根据设计或现实需要，随时在原设计图纸上进行编辑修改，从而省去了重新绘图的重复劳动，节省了工作时间，提高了工作效率，真正实现电子档案“一次信息，多次享用”的功能。据宝钢集团统计，工程技术人员通过现场调阅图纸、复制图纸，提高了现场检修效率，节省了工时，每年可节约125万元；利用网络下载图纸，设计院利用CAK出图，每年可节约50万元；提供设备清单目录及有关信息，配合技术改造提供信息，可节约100万元。（注：《上海宝钢集团工程图纸档案管理系统》（上海宝钢计算机系统工程有限公司1999年版））
现代企业电子档案管理前瞻
1.逐步推行磁存贮技术。磁存储技术、缩微技术、光盘技术是现代信息存储技术的三大支柱。从企业电子档案的实际应用情况看，缩微虽然具有保存时间长、中间不需要任何数码转换的特点，在法律上也具有凭证作用，但是成本较高，又与计算机管理不匹配，所以利用率不高。光盘具有存贮量大、读写速度快、信息数字化存贮的特点，又与计算机匹配，但是光盘的保存时间仅有20年左右，且读写速度比磁盘要慢得多。从成本来看，建立一套磁存贮系统虽然比光盘技术系统费用要高，但速度快，工作效率高，安全性也较好，从而备受用户的青睐，有较大的发展空间。目前，大亚湾核电站正着手这方面的工作，他们为加快检索和利用的速度，正逐步把原来存贮在光盘的档案信息转入到服务器硬盘上。
2.逐步实现不同载体档案的一体化管理。企业档案的载体包括纸张、磁带、光盘和磁盘等，它们不仅形式规格不同，而且保管条件也各异。所以，传统的档案管理根据内容和载体的不同，把其分成科技档案、文书档案、特殊介质档案等，使得在同一活动中形成的不同载体文件被人为地分开而失去彼此的有机联系。而计算机多媒体的介入，将使这一缺憾变成历史。多媒体档案管理软件可以将形成在不同载体上的照片、录音、录像、图纸与文字合成一体，形成统一的电子档案，全方位、多角度地展现活动过程的全貌。
3.最终实现企业“虚拟档案馆”建设。现代企业档案计算机辅助管理的发展经历了两个阶段：第一阶段，利用计算机管理软件，解决了企业档案卷内目录、案卷目录和全引目录的自动化检索以及部分档案全息化管理的问题；第二阶段，随着电子档案数量的增多、档案信息数据库的完善，就需要充分发挥企业局域网的优势，实现企业档案全息化管理。目前，上海宝钢集团借助共享文件系统(SUN NFS)，实现了工程图纸全息管理；大亚湾核电站借中国“三金工程”（指金桥、金卡、金关工程）之一的“金桥”工程起动之机，加大数据库和网络建设力度，也争取早日实现企业档案的全息化管理。在电子档案全息化管理的基础上，充分利用企业局域网强大的连通能力，建立一个更加开放、多元、多角度的档案馆，即所谓的“虚拟档案馆”或“网上档案馆”，以满足用户的不同需求。
我们在对现代企业电子档案深入研究、应用的同时，必然会导入对传统档案管理理论的思考、扬弃和发展，在这一基础上，才有可能逐步建立新的服务思想、服务框架和服务模式在内的新型的档案管理架构，并为提高档案管理部门的作用和地位提供了新的契机。面对这一新的机遇和挑战，现代企业一方面要加强档案实体的标准化建设，另一方面，应适时适地地进行档案的基准信息库建设，真正实现档案信息共享，为企业的现代化建设服务。
在这方面，我们还有较长的路要走。