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摘要：文中所讲的建设项目工程档案管理指的是公路工程项目的档案管理，随着公路事业的迅速发展，公路工程档案管理提出了更高的要求。因此，本文从公路建设项目工程档案的特点入手，进而阐述其不足不处，最后就管理的措施的进行分析。
关键词：建设项目；公路；工程档案；管理
1 公路建设项目工程档案的特点
具体来说建设项目工程档案的特点表现为：
（1）工程档案的综合性
工程档案是一个系统且专业工作，不仅需要健全的管理制度，齐备的软、硬件予以支撑，专职档案人员具有熟练的专业技术（包括工程技术和档案管理知识）和良好的职业习惯，更需要各参建单位的大力协作及配合。在建设的过程中，要对建设工程进行详细地记录，并对其进行分类、整编。所以，工程档案是多种建设技术和成果的综合性工作。
（2）工程档案要求专业性非常强
由于建设工程都需要有多个部门甚至多个单位进行合作，这就使建设工程的档案的分类很多，并且包含有不同的专业，所以工程档案的专业性非常强。
（3）工程档案涉及的专业很广泛
建设项目往往是一项很大的工程，需要有多个部门同时进行建设、施工、监理工作，再加上一些相关的管理单位对建设工程的监管，工程的参与部门较多的。而这些施工和监管的工作都需要有工程文件进行记录。除此之外，还有计划管理部门、财政管理部门、土地管理部门、环保部门、人防部门等行使政府职能的有关部门对建设项目的立项、建设方案、资金筹集等进行决策、审批、提出意见和建议。
除此之外，还具有形成时机性强、形成周期差异大、文书与科技档案相互交叉、延续性强等特点。
2 目前公路建设项目工程档案管理存在的问题
随着社会各方面的进步，建设工程的档案的管理工作已经越来越趋于完善，但是档案管理工作中仍然有许多不足之处。从近几年的交通基础设施项目工程档案检查验收情况看，仍存在以下常见问题：
2.1档案管理制度不完善、制度未落到实处
部分项目的档案管理没建立从全方位的管理网络，各相关单位内部管理制度不健全、责任不清晰、分工不明确。这造成相关人员在主观上不重视工程项目档案管理工作。
2.2专职资料员不具备专业技术
部分项目的专职资料员对项目的工程内容、管理流程、施工工艺、试验检测、质量评定等专业领域不了解，其工作定位仅仅停留在普通文职人员类别，基本上均为被动收集（即将别人提供的材料进行保管）。这造成在收集过程未与归档整理要求相结合，从而造成大量的文件收集不齐全且为后期组卷增加了大量的工作量。
2.3案卷形成质量较差，在齐全性、真实性、耐久性方面存在不足
主要表现在文件不闭合、签署手续不完备、填写不规范、签名不真实、公章使用尺度把握不统一、数据来源缺乏依据、统计数据前后不一致、结论签署用语不准确、质量评定扣分依据不充分、使用纸张不耐久等问题。
2.4整理质量不理想
主要表现在排列不合理、封面脊背格式不统一、案卷题名拟写不准确规范、卷内目录的题名与文件材料实物不相符、纸张折叠和文件装订不规范、普遍项目竣工图晒蓝不清晰等问题。这些不符合规定的现象发生，必将为以后的保管和利用带来隐患。
2.5建设项目工程档案的移交工作不规范
工程包含有多个部门，每个部门都有与之相关的档案，也正因为如此，工程的档案量是非常庞大的。可以说，当工程建设项目立项时，档案就开始产生了。随着人们对建设的要求不断增高，建设工程还会有更多的部门被设立，随之而来的就是工程的档案量会增多。然而，每件项目档案产生后，都是需要移交给相关的档案管理人员，移交时还要办理移交手续。而项目的增多给档案的移交工作带来了更大的压力，这对工程建设的档案管理工作是十分巨大的挑战。可是，目前工程的档案移交工作却有很多的不足之处，比如档案移交后只是随便存放在各职能处室，有的部门在进行档案移交时，更是随便移交，连办理手续的环节都省去。这对工程档案管理工作带来了巨大的隐患。
3 加强公路建设项目工程档案的管理措施
鉴于目前档案管理工作的存在问题和不足，根据多年从业经验，提出以下几点建议，以促进建设工程档案管理工作的良好发展。
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3.1加强档案管理人员的培训，提高业务素质
项目档案工作是项专业性非常强的工作。建设和施工单位要选配既懂建设业务，又懂档案业务的人员从事档案管理工作，由各建设单位组织对其能力进行考核，并保持人员的相对稳定。档案行政部门也要选派档案人员参加重点项目档案管理的培训。健全项目档案管理网络，加强项目档案管理人员及指导人员的配备和培训，不断提高他们的业务素质。
3.2按原则收集整理，提高案卷的质量
针对案卷形成质量较差、整理质量不理想的问题，对综合类文件必须遵循“闭合”原则、技术类文件按照单位、分部、分项工程划分原则进行收集、整理，并使最终形成的项目档案能真实反应建设过程，便于使用查找这一目的。
各建设单位依据设计文件原始情况调整竣工图合同文件约定要求，实行如果原设计采用“蓝晒”的方式出图，则制作竣工图时必须采用“蓝晒”的方式，如果原设计采用“打印白图”的方式出图，则制作竣工图时也可采用“打印白图”的方式。
3.3实行并推广“首件制”，按照“预防为主，先导试点”的原则，以标段为单位，对同类首个案卷（首件）涉及到的工艺流程或工作流程进行分解，以表格的方式确定其文件的收集范围，并确定其排列次序，建立同一标段、同种分项或类型样板案卷，对收集范围、排列次序、卷内目录题名和案卷题名提出标准，预防和纠正后续批量案卷编制工作中可能产生的各类质量问题。
3.4档案管理部门应经常性深入工地，开展监督检查指导
公路工程档案中出现的一些问题，除了增强公路档案管理意识和提高公路工程档案的业务素质之外，还需要档案管理部门组织力量深入到建设单位和施工工地进行监督检查指导，把监督检查指导工作贯穿于建设工程的全过程，及时纠正档案资料收集不齐全、书写材料不规范等现象的发生，把好档案管理质量关，这样才能有效地提高建档归档质量。
3.5明确档案管理责权
建设项目工程档案是一项非常繁琐复杂的工作，如果没有相应的管理规范就很难很好地管理工程档案。因此，施工单位应该建立相关的管理规范，做到在管理时根据相关管理规定，制定出档案管理责任。施工单位应该对任何一个项目、一个工程以及一个简单施工记录有较为细致的要求。从专人管理到定点监督，从简单记录到设计变更，从使用签名到各项制度，应当将各项工作都纳入规范化管理之中。此外，施工单位还要明确档案管理制度，从领导分工到档案人员工作职责，从监管部门到施工涉及的数字、图表，只要有人参与的事与物，只要与档案资料有关的事与物，都要有责任的落实，都要有问责制。
建设单位应在招标文件里明确各参建单位在项目文件的形成、整理、档案移交等方面的职责，并在过程管理中将工程档案与计量挂钩，严格实行“资料不全不予计量”的管理模式。只有做到分工明确、层层监督，工程档案的管理工作才会更为有效，才会更加准确、可靠。
3.6强化档案行政管理部门职能
要将档案行政管理部门的主要负责人列入各地重点建设项目领导小组成员。不仅如此，施工单位还应将立项的省级重点建设项目业主单位都要及时报送当地档案行政管理部门，以便开展业务指导。除此之外，施工单位还应该做到不管哪个行业、哪个系统的重点建设项目，都应该将其档案验收，而当地档案行政管理部门都应参与。否则，应视为不合格的项目。在这期间，档案行政管理部门应该加强与有关部门的沟通、联系。
3.7完善工程档案的管理体系
在签订承包合同时，可以设立工程档案要求的相关条款，明确参与施工各单位的档案职责，并在工程建设中严格按照国家的规定和规范要求，将及时收集、整理各环节的工程文件的职责落实到单位和相关责任人。施工单位还需将工程档案管理纳入至工程建设管理程序中去，建立健全工程档案管理体制，做到工程档案管理工作与工程建设同步。除此之外，施工单位还应该在工程质量验收时有一套完整的工程档案参加验收，办理工程验收备案时，应查验工程档案认可文件。
4 结束语
综上所述，加强工程档案管理，有效发挥档案的功能，真正将工程档案管理渗透到工程项目管理的各个环节之中，对于公路建设、管理、养护、营运都有着极为重要的作用。因此，对工程档案的管理是非常有必要的，只有充分认识到工程档案的综合性、专业性、广泛性的特点，制定相应的办法，才能对工程档案进行有效的管理。
参考文献：
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[3]欧阳旭明，蔡宜军.重大建设项目档案工作全过程管理[J]．中国档案，2007（2）：41．
论文作者:黄素明
论文发表刊物:《基层建设》2016年13期
论文发表时间:2016/9/27
标签：档案论文; 工程论文; 档案管理论文; 建设项目论文; 案卷论文; 项目论文; 工作论文; 《基层建设》2016年13期论文;