绵阳市中心医院 院长办公室 四川绵阳 621000
摘要：医院行政后勤工作服务的对象主要以临床一线工作人员与患者为主，是整个医院各项工作正常运行的保障，具有涉及工种多、技术要求高、服务范围广的特点。近年来为进一步促进医疗科学技术的进步与发展，各级学会、研究所、医院等均在各主管部门的领导下积极开展学术交流活动，不仅促进学术知识的宣传与推广，更取得了显著的社会效益。但涉及对外的事情无小事，尤其对于学术会议来说会议工作范围广，不论从会议内容的确定，人员接待还是安排组织活动等均需要各部门及工作人员的紧密配合与合作，做到层层负责，环环相扣才能获得满意的效果。办好一场学术会议，不仅仅是一家医院学术水平的体现，也能够反映出医院的综合实力、管理水平、科间合作能力的高低。同时，对树立医院的形象，扩大业界影响力有着明显的作用。
本文就临床学术会议策划与组织的基本内容与流程进行简短探讨并结合医院行政后勤部门在会议的组织筹备工作中发挥的作用共同进行综述，以期为日后后勤服务部门更好的为学术会议的开展与组织提供参考依据。
关键词：医院行政后勤；临床学术会议；服务与工作；意义与影响
医院后勤行政办公管理工作具有内容分散、信息量大的特点，随着我国医疗卫生事业的飞速发展，对我国后勤行政办公管理也提出了更高的要求[1-2]。行政后勤工作不仅关系到医院的整体和谐稳定，更是实现医疗服务工作以外，管理医疗服务队伍、服务广大医疗工作者的重要阵地。其工作内容繁琐而复杂，不仅包括合同档案管理、收发文件、财务管理、工会工作，还需要承担会议纪要、后勤宣传及协调各科室日常工作及院、科级领导交代的各类临时性工作等[3]。临床学术会议的组织与召开不仅能够促进学科间各类研究成果的互通与交流，增进医学人才的互动，更对医院的长远发展及社会影响具有积极长远的意义，只有在组织统筹学术会议的过程中更应该加强各部门间的配合与合作，充分发挥行政后勤部门人员机动性强，分工细致、明确的优势促进会议顺利开展。
1.学术会议策划与执行
经过长期的办会经历总结得出：一场学术的成功举办需要一个强有力的策划、执行团队的通力合作、群策群力才能实现。建议实行项目负责制来组建该团队并组织、实施会议服务。首先，由需要主办学术会的临床科室与相关的行政后勤部门成立专门的项目组，全权负责会议的各项工作。建议拟建一个专项工作的QQ群或者微信群，囊括所有相关工作人员。接到会议通知后，通常由主办本场学术会的临床、医技科室负责人或具体办会的行政后勤部门负责人来担任项目组组长。其次，组长应按照需求确立好项目组成员，做好统筹计划，形成本场学术会的接待服务方案，大致内容如下：确定会议具体名称，时间地点，确定参会人员范围及邀请人数，确定下并联系好受邀的讲者专家，收集讲课的内容的PPT文档、视频（并进行电脑上的测试），制作会议议程表、主题横幅、欢迎标题、购买会场上所用的饮用水、桌花、水果、纸巾等，如果需要的话，可安排或租赁车辆前往机场或车站接送讲课专家，安排住宿、就餐等计划，根据以上需求造出大致经费开销预算。以上各项工作内容需进行明确分工到专人落实，并制作出表格，附上各工作人员的电话联系方式，公布在项目组QQ群或者微信群内，以便各成员间对接处理事务。各成员需每天或及时向项目组长汇报自己分工任务的进展情况，以便组长掌握或及时调整。
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会议前应根据会议规模、级别等各类情况综合分析后选择会议举行地点；通过详细估计参会人员的数量并分析学术报告的质量与数量等确定是否设置分会场。另外，为确保会议各项策划能够按时落实，后勤人员与科室人员应制定各阶段事务落实的详细时间表，这一时间表作为督促检查的依据可掌握各项事宜的详细进度并作为调整快慢的准绳。会议开始前需落实酒店选择、会议调度、接站安排、代表注册、会议资料发放、幻灯片管理及播放等。当第一轮会议通知确定并发出时既是前期准备完成的标志，会务组与学术组应与参会代表确定好抵达时间与酒店入住安排，会议前完成签到工作则提示各项会前准备工作完全就绪，即可开始会议。
在财务预算方面应实行预算管理，应由后勤行政部门成立独立的会议经费账户并严格按照预算进行资金使用。在筹划与预算过程中应全面分析，确保每一项经费的支出都尽量做到有据可依，会议结束后对会议整体开支进行整合与核算。
在会议结束时需撰写总结报告并连同会议纪要、录像、照片等影像资料进行管理归档。后勤行政部门也应将会议档案单独建立会议管理系统，将会议前的各项资料、影音材料等所有文件进行统一归档，这些会议资料的收集与存档也能够从侧面反映医院的发展进程，可作为见证沂源发展与对外交流合作的宝贵资料。
2.应用效果及总结
通过将临床医技科室人员与后勤行政人员进行合理分工调配筹划会议准备工作后，学术组与会务组可较好的完成全部专家与学员的注册、接送、讲课、住宿餐饮等工作，整个会议也取得了圆满的成功。总结分析后我们发现：（1）职责分工更加明确有利于各事项与细节的落实。由于会务组与学术组人员均为本院职工，在工作与内容上存在一些交叉与冲突，既往可能出现职责混乱与沟通不畅的情况，但经过合理的组织与分工将各项事务明确梳理后，会务组与学术组成员聚能明确自己的职责并根据组织架构与职责划分，有条不虚的完成各项工作，在不影响本职工作的前提下开展会议准备工作，显著提高工作效率。（2）在时间管理上更加有效。会议开始前可对各项工作的起始、进展及完成时间尽量做到条理化的安排，避免工作过程中忙于漏洞修补、事务协调等方面，通过详细的时间计划安排可帮助学术组于会务组人员更好地把握会议的核心环节，直观地监督完成各项会议工作进展，提升了会议的标准化。（3）对于风险的预防更加到位。在会议准备过程中最大的挑战就是可能随时发生突发事件影响会议进程，通过完善各项工作细节，有助于对会议全过程与细节进行置管的把控与监督，最大程度的减少突发情况发生。
另外，学术会议的召开不仅需要学术组与会务组人员的密切配合，还需要各级领导的鼎力支持。只有不断加强临床科室人员与行政后勤人员的交流与配合才能使学术会议朝着更好的方向不断发展与延伸并促进医院朝更长远的方向发展。
参考文献：
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[4]马丽春，陈校云，夏磊，等.项目管理在医院行政后勤管理中的实践与体会[J].中国卫生事业管理，2009，26（07）：454-455.
[5]杨建南，杨柳桦.医务人员对医院行政后勤部门服务满意度的秩和比分析[J].现代预防医学，2009，36（09）：1615-1616+1626.
论文作者:陈杨
论文发表刊物:《健康世界》2018年第13期
论文发表时间:2018/8/24
标签：会议论文; 后勤论文; 医院论文; 学术会议论文; 行政论文; 人员论文; 学术论文; 《健康世界》2018年第13期论文;