摘要：人事档案对于每一个人来说都十分重要，其记录着自身的成长、学习、工作等各种经历，能够较为客观的反映出一个人的思想高度、工作能力等，是目前我国大多数工作单位选拔人才的重要依据。经济的发展决定了我国的各个企业都需要大量的专业人才，因此，能够反映出人才各项能力的人事档案就显得十分重要。随着科技的发展，各个行业的管理模式已经趋于信息化，人事档案的管理模式也应该顺应科技潮流，将信息技术有效的应用到管理中。
关键词：信息化建设；人事档案管理；应用
引言
与其他行业同样，我国的经济发展推动了人事档案管理模式的变革，传统的管理模式已经无法适应现在行业对其的要求，因此探索一条将信息技术应用到人事档案管理中已经势在必行。档案的管理工作在人事工作中也是十分重要的一部分，其质量能够反映出人事工作人员的工作效率以及质量等，因此不断地探索新的档案管理模式十分重要[1]。为规范流动人员人事档案的管理，中组部、人事部发布了《流动人员人事档案管理暂行规定》。但是，在进行档案管理工作的信息化过程中仍存在着一定的问题，因此，相关工作人员需要不断学习，解决目前已经遇到的问题并且对可能出现的问题进行有效规避。
一、我国人事档案管理工作中所存在的不足
目前，大多数人事档案管理工作仍然没有完全摆脱传统管理模式下存在的弊端，尽管信息化的概念已经被引入，但是在部分单位信息化仍然只是一个概念。也就是说，我国的人事档案管理工作仍然存在着不足以及问题，这些问题能够影响到相关工作人员的工作效率[2]。
（一）部分部门、员工不够重视人事档案的管理工作
我国的大多数企业都是以经济效益为第一追求目标，多数领导关注的也是能为企业带来经济效益的部门，对其他工作很少关注。长此一来，员工对档案的管理工作态度十分消极，甚至多数员工都有：“只要不泄露、不丢失，就不算失职”的想法，对人事档案的管理工作更是应付，由此可知其工作质量并不合格。
（二）部分相关工作人员工作水平不合格
领导的不重视直接导致了相关负责人对档案管理工作的不重视，基层员工的工作态度、工作能力等方面都会受到一定的负面影响，工作人员的工作水平也算不上合格。目前来说，进行档案管理工作的员工有很多从未参与过相关的培训，对工作本身就不算熟悉，再加上企业内部相关的设备、管理模式都较为落后，为人事档案的管理工作又增加了不必要的难度。
（三）人事档案的利用率较低
目前来说，部分企业仍然没有意识到人事档案对人才选拔有着较大的积极作用，人事档案在企业进行人才的选拔时不一定能真正发挥自身的优势。另外，在以往传统的管理模式下，大多数人事档案都处于保密状态，这也是人事档案利用率不高的主要原因之一。当然，在合理利用人事档案的同时也要注重保护相关人员的隐私。
二、信息化管理在人事管理工作中合理应用的重要意义
信息化管理在人事管理工作中有着巨大的优势，将其合理的应用到人事档案的管理工作中已经成为现在的趋势。也就是说，人事档案管理工作的信息化建设能够直接影响到其效率与质量，相关工作人员应正确认识其重要意义，并为其的建设与发展做出自己的一份贡献。中组部有规定：人才流动服务机构应认真做好流动人员人事档案的收集、整理、保管、利用、转递等管理工作。
（一）显著提高人事档案管理工作的效率
如果利用好现代的计算机技术，对所有的人事档案进行信息化处理，工作人员就能在很短的时间内检索出需要的信息，能够最大限度的提高相关管理工作效率。
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（二）显著降低管理成本
在传统的人事档案管理模式下，档案大多数都是纸质的，不光占用了大量的空间，其管理难度也因为磨损、防火等方面而增加。就算管理工作到位，时间久了之后纸质的档案难免会出现字迹模糊等情况，而科学信息化建设就能够完美的解决这类问题，从而显著的降低相关工作的开展成本。
（三）丰富相关管理工作的开展形式
在新技术出现之前，档案的管理工作大多是基于纸质档案开展的，而展开信息化建设的档案管理工作能够以更直观的图像、音频、视频等方式配合文字进行整合，丰富了相关工作的开展形式，有利于提高基层员工的工作热情。
三、人事档案管理工作信息化的主要方式
介于上述内容，人事档案管理工作仍然存在着大量的问题，相关领导以及基层员工需要紧跟时代潮流，对传统、陈腐的制度进行合理创新与改革，解决工作中存在的大量问题，将人事管理工作的优势发挥到最大。社会的发展推动着各行各业管理方式的改革与创新，人事档案管理工作同样不例外，探索其信息化的主要方式已经成为相关工作人员的研究重点之一。
（一）正确的认识信息化建设人事档案管理工作中的重要性
人事档案管理工作的质量能够对到公司的人才选拔机制产生直接影响，因此，也能够间接地影响公司的经济、社会效益。相关工作人员需要端正自身的工作态度，在做好基础工作的前提下不断进行模式上的创新与改革，保证人事档案管理工作能够对公司的运转产生积极影响。信息化建设在人事档案管理工作的开展中能够起到较大的积极作用，其重要性不言而喻。人才流动服务机构应按照干部档案整理工作的有关规定，认真做好流动人员档案材料的整理工作。因此，领导、员工都要正确的认识信息化建设为档案管理工作带来的便利，充分理解其重要意义。
（二）在保证传统人事档案完整的前提下展开其他形式
传统的人事资料以纸质资料为主，其弊端上文已经提过，在此不再赘述。新档案形式的出现已经成为档案管理工作的总体趋势，多元、有机的人事档案资料能够全方位的反应人才的各项能力，能够在企业的人才选拔机制提供更有有力的凭据与支持。流动人员人事档案的收集、整理与利用中组部关于人事档案管理规定第十二条：人才流动服务机构应加强与流动人员及其现所在工作单位的联系，做好流动人员档案材料的收集工作，不断充实流动人员人事档案及其现所在工作单位的联系。信息化之后的人事档案更方便管理，也具有更高的参考价值，但这些都是基于原有的纸质资料。因此，其他形式的开展固然重要，纸质资料的完整性也需要重视[3]。相关工作人员在开展工作时，应该保证传统纸质资料的完整性与真实性。
（三）保证相关硬件、软件的先进性
信息化建设工作的开展离不开相关的硬件、软件，其先进性直接关系到了信息化建设工作的效率。为了保证相关工作的顺利开展，领导必须及时升级相关的硬件、软件，配置性能合适的服务器，从而提高整个系统的稳定性、吞吐量、可访问量等。信息化有着巨大的优势，但是其自身需要大量的技术支持，因此，相关工作人员需要不断的开发与完善人事档案信息数据库，从而保证相关工作的顺利开展。
结语
综上可知，人事档案管理工作的信息化建设有着较大的优势，能够真正意义上的提高基层员工的工作效率，间接提高公司的经济、社会收益，其已经成为目前管理工作开展的大前提。因此，企业的相关领导、部门必须将其重视起来，构建一个完善、科学、现代的人事档案管理模式。
参考文献
[1]王梅. 探究新形势下人事档案管理信息化建设[J]. 人力资源管理, 2018(1):190-191.
[2]魏文婷. 人事档案管理信息化建设研究[J]. 办公室业务, 2019(3).
[3]潘芮琪. 档案信息化建设在医院档案管理中的价值[J]. 办公室业务, 2019(3).
论文作者:王艳芳
论文发表刊物:《基层建设》2020年第1期
论文发表时间:2020/4/14
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