周劲
国网湖南省电力有限公司检修公司 湖南 长沙 410000
摘要：随着信息技术的发展，利用互联网和计算机实现档案信息化建设，是当前我国档案规划工作的重点。本文作者探讨了电力档案信息化建设存在的问题，并提出了应对措施。
关键词：电力档案；信息化建设；问题；措施
0、引言
档案是重要的战略信息资源，富有极强的现实价值和历史价值，深刻地影响着国民经济的发展与社会的文明进步。如何有效的开发利用这些宝贵的档案信息资源，一直是档案事业发展的关键问题之一。进入21世纪以来，计算机技术和网络技术迅猛发展，信息化水平逐步提高， 隨之对档案的管理方式也提出了更高的要求。在此背景之下，档案管理工作应适应信息社会发展的要求，积极运用信息技术提高档案工作现代化水平，思考档案信息化建设过程中面临的问题和困境，探索档案信息化建设对策。
1、档案管理信息化建设相关概念
1.1档案管理。档案就是单位日常工作的相关工作内容的管理和记录，检察院档案管理部门需要进行信息存档和整理分类，可以保证档案信息的完备性，获取即时性，一套完备的单位档案管理系统，可以使单位人员和日常事务管理井井有条，为单位重大决策、会议记录、人事变动工作提供后期数据支持和信息保障，对于单位发展而言至关重要。
1.2信息化建设。是顺应时代潮流和当今信息化管理而兴起的一种管理模式，借用大数据时代特色，进行分类统计和分析，借助互联网信息技术等时代产物，将信息进行汇总，加入相应的算法和应用程序等，将所需要的信息进行筛选，将单位运营中遇到的问题，合理地转化为数据型问题。档案管理信息化建设也是如此，针对单位人员、行政、财务等日常工作内容和流程建立档案信息化管理流程，提高档案管理效率。
2、档案信息化建设的重要性
2.1使档案管理效率提高
传统档案管理人员用手工进行资料收集、编辑、管理，然后提供给单位使用，员工工作量大、工作效率低下、费时费力。在实行信息化后，自动化、网络化的档案管理只需录入一次便可多次使用，还能通过网络可以实现信息共享。不仅如此，利用计算机还能进行信息统计，制作报表，使档案管理人员的工作效率更高。
2.2使信息检索查询更方便
传统的信息检索方式是由档案管理人员从纸质档案中找出所需要的信息，信息检索流程过于复杂。档案信息化建设后，档案管理人员可以在数据库中快速查询档案信息。不仅如此，还可以利用数据库进行模糊查询、分类查询，能从众多的信息中找到有关联的信息，这极大的方便了档案管理人员的工作。
2.3提供更优质的服务
档案管理的信息化建设使档案管理人员在在个人计算机进行资料查询，为信息数据的二次利用和科研活動提供坚实基础。档案管理部门的作用和职能已经不再局限于进行档案管理，而是成为了一个更加重要的信息中心。
3、档案管理信息化建设存在的主要问题
3.1对档案信息化认识不足
受传统思维和工作方式的影响，采用手工书写和人员整理的方式已经深入人心，虽然数据、信息众多、工作冗杂，但人们已经习惯了这种方式。要进行档案的信息化对于传统的人员设置、工作要求改变较大，进行档案信息化很难得到档案工作人员的理解和接纳。其实这是档案工作人员对档案信息化认识不足的表现。随着互联网的发展，各个行业和部门积极利用这一便利基础，顺应时代发展要求，提升各方面的效率。档案的信息化也是如此，不仅可以提高档案的个人工作效率、提高部门的整体职能效率，还有利于对档案信息化模式的不断探索和完善，为我国档案信息化的整体发展奠定基础。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆随着信息化这个大环境的形成，一味坚持传统思想观念是不可取的，部门要加的对档案工作者信息化知识的宣传，并传递相关积极信息，鼓励下属各积极开展档案信息化工作，提高对档案信息化建设的认识。
3.2档案信息化建设基础设施不完善
实现档案信息化建设要满足一定的硬件条件，包括计算机、区域网络、数据库、服务器等设备，档案信息化管理工作需要完善的基础设施的支持，但是这些基础设施需要大量的资金投入，目前很多单位对于档案信息化建设的硬件设施不全或是规格不同，信息共享和信息服务质量不高。
4、加强电力档案信息化建设的应对措施
4.1转变传统观念，提高信息化意识
转变传统观念，接受新的事物也许需要很长的时间，也将面临很大的挑战，但是档案管理人员要坚定档案信息化的决心，逐步树立信息化观念，实现档案信息化的逐渐过渡。档案管理人员要充分认识到信息化的这个大环境，认识到档案信息化的重要性，认识到信息化对于整合资源、促进共享的重要性，各部门要将档案信息化作为发展战略，并提到实际日程上。这符合档案事业改革创新的发展方向。档案工作者也要积极接受信息化工作方式，认清档案发展的大方向，加强工作责任感，树立现代化管理理念。通过领导与职工的共同努力，实现档案信息化建设的进一步发展。
4.2加快完善档案信息化基础设施
要实现档案信息化，管理者要在思想上重视它，加大对基础设施建设的资金投入。要配备成套的计算机设施，并安装专业的软件和与档案信息化管理相关的扫描、打印等设备。只有完善软硬件设施，才能为档案信息化建设提供良好的基础保障。
4.3做好企业信息档案的安全防护工作
档案信息化建设依托电子网络平台，安全风险防范必须放在重要的位置，要给予高度重视。要切实加强电力企业档案管理现代信息化安全保障机制建设，提高档案人员的警惕性，通过设置信息系统登陆使用权限和密码、安装防火墙及防病毒软件并及时更新、普通计算机不被用来存储涉密资料、电子档案出入库是要加强检验鉴定等手段进行防范。要从根本上铲除黑客、病毒以及其他因素对档案管理信息系统的威胁。
4.4加强数据采集的管理?
电力档案具有专业技术性强、标准性强、成套性强、通用性、更改性等特点。电力企业首先应建立完整的数据资源库，完善对信息化全过程的控制，同时应对企业档案实行动态管理，及时更新。此外，对同一项目所涉及的档案，应根据各部分权限及时录入，相互约束，确保信息的完整性。?
4.5加强信息化管理人才建设
提高单位内档案管理信息化建设的人才梯队建设程度，可以通过针对学历、专业等指标进行选拔，提高档案管理人员门槛，提高档案管理人员的综合素质；同时对于档案管理人员组织开展培训等方式提升管理技能；设定科学的考核指标，促进团队内人员进行合理竞争，带动全员的工作积极性。
4.6实行标准化管理
政府和单位出台有关政策，推进单位档案管理信息化建设实现标准化。通过有关管理办法规定建档工作的前期准备、中期录入和后期分析存储工作等。从整体层面上形成一种规范化管理模式，响应政策要求，一方面学习国外优秀的管理模式，另一方面，结合单位自身发展情况，制定具有针对性和实用性的信息化管理系统。
5、结束语
综上所述，信息化为档案事业发展带来了前所未有的挑战和发展机遇，加强档案信息化建设成为档案事业适应时代发展的必然选择和提高档案信息服务水平的必由之路。虽然档案信息化建设目前已经引起了社会各界的重视，然而其中存在的问题是不能忽视的，这些问题的存在会对档案信息化建设产生阻碍。为此，广大的档案工作者应当深刻认识档案信息化建设的重要性与必要性，抓住机遇，迎接挑战，创新档案管理信息化建设，采取各种积极有效的对策，以加快推进档案信息化建设，进一步改善档案信息服务，使档案信息资源得以深入开发和利用。
参考文献：
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[3]盖厦.浅谈档案信息化建设存在的问题及应对措施[J].办公室业务，2018（07）：42.
论文作者:周劲
论文发表刊物:《科技新时代》2019年11期
论文发表时间:2020/1/8
标签：档案论文; 信息化建设论文; 档案管理论文; 管理人员论文; 信息论文; 工作论文; 单位论文; 《科技新时代》2019年11期论文;