从利用者到访问者：档案馆信息和通讯技术战略，本文主要内容关键词为：档案馆论文,访问者论文,战略论文,通讯论文,技术论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
文章编号：1005-9652(2000)03-0016-03 中图分类号：G270
文献标识码：A
今天，档案工作者正面临着被我称之为技术悖论的情况。一方面，信息和通讯技术的力量给予档案以及文件管理很好的机会；而另一方面，同样是这些技术，当用在文件形成领域的时候，又会威胁着未来的社会记忆。下一个十年里档案工作者面临的最大挑战将是致力于把这种威胁转变为机会，通过增强对纸质文件和电子文件的利用来提高对社会的服务。
在这篇文章中，我将重点论述档案著录方面信息和通讯技术的应用以及加强所有类型文件智力控制的战略。
早在二十世纪七十年代，档案工作者已经发现了信息技术的潜在力量。那时，一些档案馆已经开始利用它们中央机构的大型电子计算机，其主要用途是编制索引。输出的也不过是一些硬拷贝和低水平的检索工具，而且，虽然有了计算机的应用，这种工作的劳动强度仍然很大。随着微型电子计算机的出现，应用的重点不仅转移到档案管理上，而且还转到了高水平的著录上。在过去几年里，网络应用程序已有了很大的发展，尤其是借助因特网而获得的发展。
回顾过去，人们或许想知道二十年来的档案自动化的发展已达到了何种程度？大家曾目睹了多少失败？多少曾经是满怀热情开始的项目再也没有完成？多少数据库被丢失遗忘？多少昂贵的软硬件被不策略地购买？
这样的失败能够通过实行更好的计划而避免吗？从理论上说这是可以的；但是从实践上说难度又很大。正如许多开始实行自动化策略的组织机构一样，档案机构的自动化也伴随着错误经历了一个痛苦的过程。制定计划毕竟不能仅仅利用愿望和方法论，而且还应该利用潜力和工具去实施最好的决定。但是后者通常并不是实际的情况。缺乏适当的技术资源有时把档案工作者引向一个不太理想的方向；有时在某些情况下，缺乏适当的技术资源简直就意味着相反的方向：一项有利用前途的技术会把档案工作者推向一个没有计划、无法预测的方向。这就像做一次长途旅行：理想的情况是先由一个人决定去哪里，然后找到达到目的地的最好的路径最后开始做这次有计划的旅行。但是很多的档案馆却以另外的方式工作：先选择交通工具（也就是技术），再确定所走的道路，最后才是目的地。无疑，这种方法也能行得通——它类似于一次冒险——但是这种方法往往包含着不能到达目的地的风险性。
可以把因特网作为一个技术推动的例子。因特网的出现对档案工作来说显然是一个极富战略挑战性的机会。从整个世界来看，各个档案馆都在建立自己的站点和主页。套用笛卡尔的话，那就是：“我在因特网，因此我存在。”但是在因特网上的意义是什么？在上面的目的又是什么？档案馆通过因特网又想达到什么效果？在档案界，对于通过因特网所能达到的和所应该达到的效果有没有一个普遍性的认识呢？
一些档案馆的网址仅仅有一张简单的主页，包括他们的地址、开放时间，当然还有一张建筑物的照片，或者偶尔还有档案工作者就主页有关的档案库房馆藏的说明。一些档案馆还列有它们的馆藏简介，还有其他的一些档案馆告知访问者（注意从利用者到访问者这一术语的变化）它们的计划事项。我曾在一些有关的档案主页上看到过预算表。还有一些档案馆的主页上包括出版物的目录以及陈列品——那是本馆藏中最著名文件的几幅画面，通常是古老的文献，地图，以及照片。更有越来越多的档案馆把它们的检索工具放在了网上，有时甚至同文件的数字化图像相链接。
在这里我并非想告诉大家在因特网上应放置什么。每一个档案机构都应该在清晰阐述其使命的基础上发展它的战略。也就是我所认为的战略的目的、途径及效果。实际上，一些档案馆在因特网上的应用程序如此之大以至于正是在这些应用程序非常成功的方面预示着档案馆有成为它们的牺牲品的危险。举个例子，有如此多的人们利用一个有着个人信息的因特网数据库程序以致服务器的容量不能满足需要，而且既然档案馆没有提高其容量的预算，这个程序系统便极有可能崩溃。或者，有很多访问者通过网址将问题向档案馆提出，而可利用来回答这些问题的人员又不足，因此用户就会不满意。当人们期待着一个以Email 形式发出的问题能在几天内得到回答的时候，实际情况可能要花费三个星期。
事实上，解决这些问题只不过涉及到目的和资源，投入和收益的平衡，这要在开始计划之前用一点基本的常识。当然很少有人因为一种新的有前途的技术变得可利用和可以负担得起而采取计划的所有步骤。但我可以和大家一起回忆这六个步骤。档案信息技术计划的六个步骤，正如国际档案理事会档案自动化委员会在1996年发布的一个小册子中所说明的：
·产品计划和管理；
·事务运作的整体框架；
·信息技术战略和战术；
·信息技术整体构筑；
·硬件，软件和通讯方式选择；
·程序的获得和发展。
实际上，选择要发展或购买的硬件、软件和应用程序是在明确了任务、传递给用户的服务、整个工作的组织之后的最后一个步骤。这对档案工作者来说既不是全新的事实，但又不很明确；我也衷心希望大家都来用这个档案信息技术计划的简短文件。对于这个文件，当前的信息技术委员会仍在不断地提高改善中。我也希望大家能够对此发表评论，并能举出一些实践中成功的或失败的例子以使其他的档案馆受益。
当然，计划并不是一种直线向前的过程，即每一个步骤都跟着前一个已经完成的步骤。计划应该是一个螺旋前进的、凭直觉不断增益的过程。其实，技术通常是重新考虑战略战术和日常实践活动的一个动因。因此除了强调在信息和通讯技术的使用中制定战略计划的意义和需要之外，我也希望能将注意力投向有关档案工作的方法和实践的新技术的影响上，更明确一点就是标准化这个主题。
如果档案馆将技术仅局限于内部的使用上，那么技术对于利用者的影响就会是非常有限的。在档案工作实践中各个机构或多或少都习惯于使用多样的方法、术语和惯例。当参观一个档案馆的时候，每一个档案工作者都应该看一下阅览室，这是档案机构和它的利用者的结合部分。即使在一个国家内，人们也会在这个作为结合部分的阅览室中看到现实存在着的很多不同的方法，这种情况无疑使利用者感到困惑。所以必须有对他们有帮助的人员及信息手册来指导他们接触和了解这些检索工具。好在多数利用者只是访问一个或几个档案馆，情况还不是很复杂。但是对于因特网这个实际存在的现实来说，情况就不是这样了。它把整个世界带到了档案馆面前，又把档案馆带到整个世界面前。一个档案馆不能仅仅为了它当前的利用者而在网上建一个网址。建立网址最基本的一个目的应该是缩短时空距离，以接触那些以前没被接触到的用户。但是看一下档案馆提供的产品以及提供它们的方式，结果只能是让人感到困惑。我甚至还没有看到过两个相似的主页，更不要说一个清晰易懂的关于馆藏的介绍。究竟如何将馆藏信息传递给预期的用户？我想即使是档案工作者这样的专家，如果没有一个统一的标准，充分理解档案馆所提供的信息也不是一件容易的事。指出各自馆藏的独特性而采取不同的标准并不是理由；各馆著录和表现馆藏的方法应该是一样的，也应该分享共同的原则。档案馆在过度拥挤的信息经纪人的领域是一个如此小的角色，以至其经不起上述种种情况带来的困惑。利用定位并不是仅仅考虑利用者之所需，而是要通过角色转换设身处地地把自己当作利用者从而了解真正的需求。
那么造成所有这些混乱的原因又是什么呢？许多档案馆把检索工具放到因特网上，像指南、目录和文件清单——以及现实使用中的任何种类的检索工具。它们中的大多数是纸质检索工具的数字化版本，这种版本如果没有参考人员的帮助就不能适合用户自我服务式的检索。信息和通讯技术的高效利用不仅仅是使基于纸质文件的工作程序自动化。这种思想在任何一本自动化的手册中都有体现。而且对于后台的支持辅助程序以及直接面对用户的前台应用程序来说信息通讯技术的高效利用更是不能仅仅满足于使基于纸质文件的程序自动化。正如借助因特网发展而来的那些前台应用程序，一般都需要纸质文件工作某种程度上的重新设计。档案工作者或许还没有时间去思考技术的最有效利用，或者是如此急于利用这些技术——急于上网——以致否定了重新设计业务流程和产品的需要。档案工作者不能再有把世界看做我们的阅览室那样大等类似的想法。相反，必须更新观念在广泛联系的全球档案村的背景中进行工作。
实际上，当前也有一些工作正在进展中，这部分是由于技术的推动。档案著录编码委员会就是这样的一个例子。另外一个例子就是正在电子文件保管领域进行的研究，这是一个高度国际化和大有前景的工作。既然这是档案学科领域中相对新的一部分，一些新的概念相对于档案学科中较古老的那些领域，比如传统的著录领域的概念，更具共享性。当然这里就存在这样的风险，即电子文件著录的理论和方法有可能背离传统文件的那一套，前者寻求的是与信息科学的联系——举个例子，在元数据的概念里面就体现着这样的联系——而后者仍然致力于传统文献材料的实践。其中的一个挑战就是将这两种著录合二为一，那就意味着将《档案著录国际标准》〔ISAD（G）〕和《法人组织、 个人和家庭档案权威纪录国际标准》（ISAAR—CPF）与元数据标准相配合起来并发展涵盖所有类型文件的著录系统。
档案著录的新方法应该逐渐摆脱古老的基于纸质文件的检索工具体系所采纳的方法；档案工作者也应暂时忘掉文件清单、分类表、目录和索引。新的方法必须建立在文件上下文联系、内容、结构及文件群体的基础上，而不应该建立在特定类型检索工具的基础上。档案工作者应该努力寻求表达上下文联系、内容和结构的最好方式。为新的档案著录技术定位方法打基础而应该做的一件工作就是确认那些将要被著录的文件的实体。这是信息技术委员会正致力于的另一个主题：支持标准化档案著录模式。这种模式也应该适合于电子文件背景下的元数据系统，因此这个委员会正在同电子文件及其他现行文件委员会加强合作。信息世界里的档案工作方法必须建立在文件连续统一体的基础之上，而不应该建立在旧的现行、半现行和非现行的文件三阶段的模式之上。一份文件只要存在就是一份文件，不管它有没有档案价值。档案和文件管理者应该用同样的方法论、同样的方法和同样的术语。利用由文件形成机构现行使用的文件和利用已完成现行使命移交档案馆的那部分文件并没有根本的区别。两者都可以服务于任何一种研究需要。
如果档案工作者和文件管理者，不能使自己的方法和业务流程适应信息社会的需求，那么将来因特网档案机构站点的访问者将只会停留在“游览橱窗”的阶段，而无法进入到“商店”里来。档案工作者们到那时将不得不面临这样一种危机，这也正如荷兰的档案工作者在本世纪头十年里所说的那样：“我知道的那么多，却没人来问我。”
收稿时间：2000—2—16
标签：互联网论文;