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摘要：本文从相关背景入手，首先对国际EPC项目文件控制的作用进行分析，进而提出国际EPC项目文件控制管理的建议。
关键词：文件控制管理；国际EPC项目；项目管理
一、文件控制在设计过程中的作用
1.保持健全的文件控制管理流程高效运行，有利于项目设计进度的控制在国际EPC项目中，业主会聘用监理公司（即PMC）审核设计图纸和设计文件，文件往来是承包商与业主和监理咨询工程师沟通的重要形式。不同类型的文件或者文件的不同状态（如批准、按意见修改后批准、未提交等）反应了项目的进度状态，实施完善的文件控制，记录收发时间、版次和状态等信息，文件控制记录是项目管理部实施项目进度控制的重要依据。
2.严格的文件控制能提高设计质量在国际工程项目中，业主利用版次设计实现对设计全过程的控制，并不断地把监理公司咨询专家的意见和业主方其他参与人员的意见反馈到设计中。这种设计流程，增加了文件往来过程和交接，需要高效健全的文件控制管理流程对提交图纸和审查意见实行严格的控制，以做到设计文件的每次提交和相对应的审查意见都能在文件控制系统中可查，方便设计人员索要查询资料，按照要求修改文件和重新提交，以保证设计质量。
3.完善的文件控制流程有利于专业之间的协调和沟通在国际工程项目的文件控制管理中，各专业之间相互提资以及专业会签，都需要通过文件控制。提资单和会签记录，以及项目协调会议记录等，都在文件控制管理下。这样各专业之间的沟通协调都有据可查，避免信息传达不到位或者互相推卸责任等情况出现，这对设计进度和质量都是有利的。
二、文件控制在采购过程中的作用
1.采购文件的有效控制有利于采购设计和施工三方之间的协调采购工作作为EPC项目中的三人板块之一，涉及工程公司、设备供应商以及运输三方的文件，因此文件数量和类型都很多。每个采购合同包都包含有招标文件、投标文件、合同文件、监造文件、运输文件、设备竣工文件等。这三方之间的任意一方文件没有得到有效的控制，都可能会影响到其他两方的工作。
2.采购文件的有效控制有利于控制设备交货质量和时间
采购文件贯穿整个项目的进程，从项目开始有招标文件、合同文件等，到项目收尾阶段有完工文件、开箱检验文件等。
三、文件控制在施工过程中的作用
1.健全完善的文件控制系统有利于施工进度的管理国外项目业主往往会要求承包商在项目现场设立文件控制，按照项目文件控制管理方案对现场文件实施控制。
2.对施工文件纳入项目文件管理流程，能提高施工质量施工是项目的实施阶段，也是项目的关键阶段。施工承包商都是按照施工图纸进行设计，此外，施工过程中还会产生变更和质询单等文件，这些施工文件一旦没有得到很好的控制，产生混乱，容易出现用于施工的图纸不是最新版本、设备的安装图纸不到位以及施工方的意见没有及时反馈等问题。而完善的文件管理流程就能避免出现这些问题，从而提高施工质量。
四、国际EPC项目文件控制管理的建议
（一）制定相应的企业管理制度
对外承包工程企业文件管理工作涉及多方利益。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆为了实现对外承包工程企业文件管理的要求目标，必须从国家层面对文件管理体制进行设计，扫清对外承包工程企业文件管理的法律障碍和技术障碍，在充分厘清国内、国外、行业、系统等各方利益结构的前提下，明确对外承包工程企业文件的权益关系，建立相应的跨国家、地区和跨行业标准的协调机制，在国家现有文件管理体制的基础上，建立对外承包工程企业文件管理的相应体制，并配套制定对外承包工程企业文件管理制度，以解决对外承包工程企业文件管理工作中的法律冲突问题。
（二）制定完整的文件控制管理系统
针对不同的分包商之间的往来信函及文件，我们制定了具体的文件分类方式，方便管理工程中所涉及的各类文件：
文件收发登记表，主要是用来登记所有进出的文件，可以用来后期的文件查询，当某一文件出现纰漏时，也能被及时发现处理，提高工作效率。而以下所列出的所有文件类型都可以通过文件收发登记表来查询，这样能更好的控制文件管理。
Letter，主要是供来往信件之用，信件的主题、编号、发出日期及接收日期、签发人等信息都体现在Letter上。
Document Transmittal，主要是传送来往文件（除信函之外）之用，文件的编号、名称、版次、提交日的、签发人、发出日期及签收人、签收日期等信息都体现在Document Transmittal上。
Submittal，主要用于提交业主或咨询商以批复材料样品、技术资料的文件格式，此文件记录材料或技术文件的种类、用途、版次、提交日期、批复日期及咨询商的批复意见。工程中，几乎所有的材料及技术资料都是用此文件提交，使其批复状况一目了然。
FON（Field Observation Notice），即现场观测通知，供咨询商发现现场出现问题或存在隐患时，通知承包商在规定的时间内加以整改，从而满足工程要求及技术规定。
文件处理单，用于记录接收到的文件的具体来源、发送人员及部门、项目经理对文件的处理意见、问题负责人和需要采取的行动。
发文申请单，主要针对发出的信件，记录有文件主送人、文件类型、状态、编制人、审核人、主管批准人、行管翻译及校审人，最后为文件核准及签发人，使得每个问题在项目内部均得到良好沟通。
RFI（Request For Information），即信息请求，主要是要求咨询商对一些存在争议或模糊的图纸及技术问题进行澄清的一种文件形式。
MOM（Minutes of Meeting），即会议纪要，通常由标题、与会单位、与会人员、正文、主送、抄送单位构成。会议纪要是会议宗旨、基本精神和所议定事项的概要纪录，不能随意增减和更改内容，任何不真实的材料都不得写进会议纪要。
Daily/Weekly/Monthly Report，即日报、周报、月报。这3类报表能反应项目运行过程中的质量、进度、投资、安全、环保等信息。日报能够提供项目的第一手资料，使项目决策更加灵活和适应市场变化，及时调整经营策略，避免企业损失。通过周报和月报对比，促进和鞭策各部门做好工作，积极工作，不断创新，带动全体项目员工，围绕项目既定口标努力工作，不断进取。
COR（Change Order Request），即由业主方引起的工程变更。该变更包括：推迟提交业主应提交的项目；功能描述书的缺陷，包括差错或遗漏；工作范围变更；计划调整指示；加速施工指示；工程暂停；有歧义的或相互冲突的合同条款；合同终比。工作范围变更是最普遍的工程变更，通常表现为工作范围的增减，是变更控制的主要对象。
CON（Change Order Notice），即由总承包商引起的工程变更。此变更涉及对合同有利和不利两方面，一般包括：设计变更；材料设备变更；设备供应商变更；未能按计划开工；施工措施变更；分包商履行合同的失败；供应商履行合同的失败；有缺陷的工序和低劣的工程；工期延误。设计是EPC项目的重中之重，设计工作的好坏直接关系承包商的项目效益。
参考文献：
[1]欧阳姣凤. 谈国际EPC工程项目设计管理的组织与控制[J]. 工程建设与设计，2013，01：185-189.
[2]贺玉娟. 国际EPC项目管理中文件控制的重要性[J]. 城市建筑，2013，16：100.
论文作者:吕娟,宋云婷,王志鹏
论文发表刊物:《基层建设》2015年32期
论文发表时间:2016/11/2
标签：文件论文; 项目论文; 工程论文; 承包商论文; 国际论文; 业主论文; 文件管理论文; 《基层建设》2015年32期论文;