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我国电子文件备份：发展特点、现实难点与提升策略
文/杨晓颖
摘 要： 我国在电子文件备份发展进程中形成了具有自身特色的电子文件备份格局，但依然存在诸多问题。文章从梳理近十年来我国电子文件备份发展特点入手，分析了当前电子文件备份的现实难点及存在的瓶颈，提出了未来提升我国电子文件备份水平的应对策略。
关键词： 电子文件；备份；提升；策略
2001年美国“911”恐怖袭击，让美国世贸中心350家企业中的半数企业因为文件数据严重损毁而倒闭，然而金融界巨头摩根斯坦利公司却在内部数据备份和远程备份中心“双管齐下”的保障下，幸免于倒闭的结局。这一案例激发了全球范围内对“容灾备份”的关注。2008年汶川512大地震让四川省51个档案馆8.5万卷档案被埋进废墟的惨痛经历，更是进一步促使我们对文件安全的重新审视。随着档案信息化建设的稳步推进，电子文件大量产生已经成为常态，档案部门作为国家重要的文件保管职能部门，开展电子文件备份问题的研究，对于加强我国档案“三个体系”建设具有重要的战略意义。我国幅员辽阔，电子文件备份一直是一项复杂的系统工程，自2009年以来，我国档案部门通过政策推行、实践试点、模式探索等途径，在电子文件备份方式、介质选择、备份选址、登记备份制度等方面进行了积极的探索，形成了具有中国特色的电子文件备份格局，但其中暴露出的难点也不可忽视。历史和现实告诉我们，自然灾害和人为灾害都具有不可控制的特点，档案部门在电子文件备份研究过程中只有充分做好战略制定、建立健全电子文件备份规范化流程，不断创新，才能应对外部环境变化给我国电子文件备份工作能力建设提出的新要求。
1 十年来我国电子文件备份的发展特点
1.1 电子文件备份的规范要求更加全面
档案部门开展电子文件备份工作是为应对自然灾害和人为灾害带来的不可挽回的档案信息安全问题所做的准备。2008年，国家档案局明确要求各级国家档案馆通过建立异地备份库等形式，对本级重要档案及电子文件实行异地备份，确保电子文件的长期可读，确保档案信息的长期安全［1］；《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》指出：“以容灾为目标，制订相关标准和规范，开展数字档案资源异地异质备份”［2］；2017年，国家档案局局长李明华在全国档案安全工作会议上讲话中再次指出：“要进一步做好档案数据的安全备份，建设适用的电子档案存储应用系统，实现电子档案在备份阶段的可验证性、可维护性、可迁移性和可管理性，进一步降低存储成本和风险，确保电子档案在长期保存过程中的安全有效。”［3］十年间，国家陆续颁布实施相关文件，使我国电子文件备份要求趋于全面。
1.1.1 档案部门始终以电子文件的“长期可用”和“数据安全”为主旨，将电子文件备份作为党和国家对这一基础性国家战略资源保障的有力措施。
1.1.2 在目标需求方面，档案部门不仅以“容灾备份”为电子文件管理的归宿，而且更加贴近“全流程管理”的思想内涵，突出档案保管与利用等环节的安全需求。
1.1.3 档案部门以《2006-2020国家信息化发展战略》《电子文件管理暂行办法》 《电子公文归档管理暂行办法》《电子文件归档与管理规范》（GB/T 18894-2016）、《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》（GB/T 17678.1-1999）为操作依据，为电子文件备份的具体方法提供了具体实施思路［4］。
2.2 电子文件备份工作覆盖范围更加社会化
电子文件的特殊性决定了在备份方式与选择上会产生差异，当前备份类别选择有依据电子文件备份策略进行划分的完全备份、增量备份、差异备份、系统或集成备份，有按备份地理位置选择的本地备份与异地备份；依据电子文件备份介质而划分的同质备份与异质备份；还有在线备份与脱机备份、定期备份与实时备份、长期备份与临时备份等等。这些备份方式往往是同时贯穿于同一次备份工作中的，多种组合方式难以统一。另外，存储介质的稳定性、备份次数也会影响电子文件备份目标件与源文件的不一致，会造成存储介质的空间浪费，更严重的将导致备份对象的混乱，进而影响到电子文件的本质属性问题以及真实性和完整性问题，对电子文件的管理与利用环节也会有所阻碍。在备份工作中，一次小小的误操作就会导致备份系统运行错误，因而电子文件备份件与源文件的差异问题亟待解决，合理配置电子文件的冗余备份度是一项复杂的现实难题。
2.3 电子文件备份模式更加富有创新性
电子文件备份偏向实践研究是不可否认的事实，但是加强理论与实践备份的多维互动，有助于将实践成果上升为理论思想，以更好地指导电子文件备份工作的推进。
3 当前我国电子文件备份的现实难点
3.1 电子文件备份研究理论与实践的互动问题
干预组的总满意度为98.4%，常规组为82.3%，干预组显著高于常规组，两组差异显著；差异有统计学意义（P＜0.05）。见表2。
3.2 电子文件备份系统工程的方法论问题
电子文件备份工作应作为一项工程纳入国家信息化发展规划中。当前需要解决的一个问题是，在电子文件大量产生的客观趋势下，维护电子文件的真实性、完整性、可靠性和可用性“四性”更为困难的今天，形成系统工程的方法论视角，有助于建立资源对象的整体性、技术应用的开放性、管理机制的层次性和对外服务的可持续性为一体的电子文件备份体系［13］。尤其随着信息技术的快速演进与发展，对电子文件备份安全性的总体要求也会更加复杂，结合资源、技术、管理和服务四要素，因地制宜地运用系统工程思维有利于备份工作的开展。当前档案局（馆）对备份对象的选择缺乏科学的界定，“对重要电子文件进行异地异质备份”的主观因素较强，且无法与档案社会化的潮流相对等；在技术选优方面缺乏专家层面的指导，档案工作者从技术的追逐者向技术的应用与创新者转变的意识有待培养。在管理方面，一是与“浙江模式”的档案登记备份制度的相关后续实践反馈较少，全国推广较弱；二是有的综合档案馆疏于对电子文件备份恢复的定期验证、更新与演练；三是电子文件备份尚不构成馆室联动的前提基础。已有学者认为，电子文件的备份工作应该提前到归档后的档案保管阶段，并且备份应跟随电子文件一同移交至档案馆，以保证档案馆室间电子档案备份的连续性，同时也能避免档案馆室间的重复管理，提升档案工作的效率［14］。笔者认为，这有利于实现馆室文件备份管理的无缝连接，探索电子文件备份管理的连续性对数字档案室建设具有重要的价值内涵。可见，从系统工程的方法视角看我国电子文件备份的发展，其实我们还有很长的一段路要走。
3.3 电子文件备份目标件与源文件的差异问题
自各省区市档案部门响应国家号召，参与国家治理体系与治理能力现代化建设、政府大数据开放、民生档案一站式服务等行动以来，档案部门通过提供更加科学、全面、便民、精准、安全的服务，提升社会对档案部门的信任度。电子文件备份就是其中一项关乎档案信息安全与载体安全的重要措施。在备份内容方面，电子文件备份主要覆盖了档案数字化成果、电子公文、电子业务数据三种形式，在数据级电子文件备份的认知基础上，档案部门更加重视电子文件生成、流转与存储的应用环境备份；在思想认知方面，伴随着“大档案观”的深入人心，档案部门也将电子文件备份视为建设覆盖人民群众的资源体系与利用体系的重要前提之一，备份范围根据档案管理对象变化需要而不断拓展，既包括已归档的重要历史档案、重大项目档案的备份，也包括现行电子文件的备份；既涉及电子政务系统中重要的电子文件的备份，也正在不断将其他行业如社会保障、房产、国土、医疗、婚姻登记中大量社会领域的档案备份提上日程［5］。通过上述备份对象、备份流程、备份认知等转变中我们可以发现，电子文件备份工作不断受到外部环境和档案部门内部安全意识提升的双重推动，进而朝着更加体系化的方向前进。
4 我国电子文件备份工作的提升策略
4.1 将电子文件备份制度纳入档案事业宏观战略
去中心化属于区块链技术的基本属性，是区块链技术和其他技术得以区分的基本特点。去中心化既有物理基础又有组织形式，具体如下：
《电子文件管理暂行办法》第五章第四条规定“电子文件应当实行备份制度”。《电子档案管理系统基本功能规定》第二十一条“系统应具备对电子档案及其目录数据库进行备份与恢复功能，设置备份与恢复策略，制作备份数据，对备份数据和介质进行登记、检测与管理，使用备份数据进行恢复处理，记录备份恢复过程信息。”虽然标准法规已涵盖电子文件备份工作的部分要求，但从内容中反映出实际操作的模糊性，“宏观战略的缺失，使得我国电子档案的异地异质备份工作在实际操作过程中缺乏导向性”［15］。应该加快出台《电子档案备份操作指南》，同《电子文件备份实施规划》、《电子文件备份中心的建设要求》、《电子文件备份评估体系》及《存储格式规范》等国家标准和行业标准形成一套宏观层面的电子文件备份制度体系，通过国家的正向引导、政策推进等方式，为“浙江模式”、“辽宁模式”等先进的电子文件备份制度疏通展示与推广的桥梁。另外，也要主动去探究外国档案馆对电子文件备份的做法和法规制度的制定特点，从中取长补短。应认识到电子文件备份实质是一种保险的复制，完善电子文件备份制度，也有利于从法理学视角为电子文件证据力提供解决之策。因此，档案部门在战略制定中集合系统论、方法论、认知论以及全流程管理思想，将电子文件备份制度作为国家一个体系化的工程来看待。
4.2 设立电子文件备份的专业组织机构
2.1 观察组与对照组IL-15、MCP-1、TGF-β水平的比较 与对照组比较，观察组血清IL-15、MCP-1和TGF-β的表达水平均升高，差异具有统计学意义(P<0.05)，见表1。
电子文件备份工作离不开清晰明确的职责分工，成立专业的电子文件备份组织机构的必要性尤为凸显，建议成立由国家档案局牵头，各省区市档案局为成员，各相关部门（信息化、建筑、水利、地质、电力等）联合参与的国家电子文件备份工作领导小组，统一组织协调全国的电子文件备份工作。国家档案局作为备份战略的发布者与动员者，在该项工程中指导、监督备份工作的开展，予以必要的经费开支，各省区市级档案局（馆）作为行为的主要方，要明确自身行使的职能，结合各自资源优势、信息化水平、备份条件、地理位置、经费开支，结合互备方的资质条件，因地制宜地探索出一条成熟的、适宜的、共性与个性并存的、与互备方长期合作的电子文件备份模式，在此过程中相关行业部门与省市级档案局积极配合，加强技术安全保障。可以借鉴国内外图书馆灾难联盟的理念，建立更大范围的档案馆联盟，通过建立档案馆联盟的协同容灾机制，来开展档案备份体系建设。层次式的组织机构安排有利于国家权力的正确管控，避免在电子文件备份工作中产生权责不清、互相推脱的状况，而主体协同也是落实电子文件备份工作精细化管理的基础。
4.3 建立电子文件备份评估机制
电子文件备份工作是否有序开展，开展的程度如何、备份工作是否到位、各省区市档案局是否积极履行自身职责，了解这些问题，我们不可能从突发性传统与非传统安全事件来检验并反馈备份的进程，而应该加强电子文件备份的“前端控制”，即建立电子文件备份工作的评估机制。笔者认为，这一机制也是“全流程”管理思维的应用，对于定点、定时跟踪检验电子文件备份具有重要意义。建议制定《电子文件备份能级表》，将备份中心选址、备份方式、备份存储介质（载体寿命和最大存储量）、备份技术、备份经费开支、备份应急演练情况（备份恢复的及时性和准确性）、备份人员职业素养等因素纳入考核范围，通过突击检查、定期公示规范电子文件备份环节的各项程序，确保在突发情况下发挥档案部门的应急能力。另外，随着大数据、云计算、区块链等新兴技术的跨越式发展，在探索新的备份方式时，档案部门要理性评估备份方式更换与数据迁移可行性问题。电子文件不同于其他电子资源，档案部门对安全保障方面的考量应更为慎重，因此可以加强与技术部门的跨界交流，探索新技术、新介质、新环境下电子文件安全备份的新出路。
虽然全国各省市档案馆（局）当前已初步形成通过自愿结对推进档案数据异地异质备份的实践模式，浙江省的档案登记备份制度也获得了国家的高度认可，但应当注意到理论层面对备份问题的探讨尚不够深入，电子文件备份研究理论脱节于实践。在中国知网、维普、读秀三大期刊平台进行检索后发现，发文作者多数为档案实践部门中的理论研究者，高校对电子文件备份研究的关注较少，仅有浙江大学周丹在其硕士学位论文《关于档案登记备份制度的理论思考》中提出登记备份制度给档案学理论造成的冲击，包括档案、电子文件、前端控制、证据保全等概念的异同以及与文件运动存在明显的冲突，需要加强登记备份制度在理论中的适应性研究［12］。笔者认为，电子文件备份是一个实践问题，但也需要加强理论与实践的双向互动，深化电子文件备份的理论研究，对电子文件备份工作的能力提升至关重要。
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4.4 加强电子文件备份理论与实践的多维互动
在电子文件备份实践过程中，涌现了具有代表性的创新模式。最典型的当属依靠制度创新形成的“浙江模式”和通过创建首家备份中心形成的“辽宁模式”。浙江省档案局2010年从行政管理建设“服务型政府”的角度出发，在提升档案工作现实服务能力中创新了“电子文件与数字档案登记备份制度”，该制度采用“登记认证”与“备份管理”两个环节，对省内各行业各单位有重要保存价值的公共档案进行安全备份，尤其突出对“社会保障、劳动就业、卫生医疗、民政、教育等民生领域中形成的涉及民生及公共利益的重要档案、法定进馆单位档案、重点建设项目档案、社会组织以及个人形成的对国家和社会有保存价值的电子文件和数字档案”的安全监管，一方面强化了档案的原始证据价值，另一方面，又对民生档案的重视提升到了一个新的高度，得到了理论界的高度评价与实践界的认可及借鉴［6］［7］。王英玮认为，“电子文件与数字档案登记备份制度创新为区域内电子文件的证据保全、安全保全、资源整合等提供了一条突破思维定势困扰下的典型‘范例’，是一条符合制度设计原理要求的制度设计”［8］。这一制度模式的创新伴随着2013年《浙江省档案登记备份管理办法》 的落地，实现了科技成果的转化。“辽宁模式”始于2008年辽宁省档案局（馆）提交建设全国第一家电子档案异地容灾备份中心的申请，2010年成为省档案局（馆）内设机构后通过大量调研，确定了备份中心的最佳选址，自建省、市、县区三级备份架构的电子档案备份系统，为档案安全体系加上了“双保险”。数据表明，2016年年底，省内完成了11.4TB电子档案数据的备份工作［9］［10］。另外，“馆际互备模式”的常态化，对区域——国家电子文件整合的作用是不可忽略的。截止2016年底，已有47家国家综合档案馆通过签订馆际互备协议，完成了档案数据备份工作的方案制定与实施［11］。笔者认为，这种联盟互助的备份模式，进一步巩固了电子文件的安全性，有助于互备双方的责任对等、资金对等及技术对等，进一步促进全国档案安全工作的整体发展。
4.4.1 在档案工作人员的思维转换上，要培养能接受理论熏陶并能吸收转化理论的意识，通过实践的积累、总结和反思，将具体的操作方法进行总结凝练
4.4.2 在打造理论与实践研究人员沟通平台方面，通过定期举办跨区域的交流会、实地调研、访谈等形式，缩小理论与实践的间隔
4.4.3 在档案人员的发展培养方面，由于电子文件备份中心主要由综合档案馆承担主要职责，不仅要科学配置电子文件备份中心人员，从知识素养、能力素质、安全保密意识等方面进行考察，还要具有将实践经验进行合理推演的能力，促进备份中心人员能力与备份工作水平提升的协同进步。
4.4.4 档案部门在与高校联系的过程中，可适时将电子文件备份的相关理论研究纳入课程规划，借助产学研一体化的有力契机加强合作，挖掘未来推动备份工作的专业人才。理论联系实际是一个老生常谈的问题，但是电子文件备份工作的理论深度需要档案学者、专家、高校研究者和实践部门共同的努力。
新生儿高胆红素血症是目前临床上常见的疾病，发病率较高，多由于胆红素在体内累积过多引起[1]，发病原因尚不明确，每年约一半以上的新生儿在出生24 h后，生理性高胆红素血症会引起轻度的黄疸，主要表现为皮肤、黏膜和巩膜黄染[2]，影响患儿的肝功能代谢，严重的可导致神经系统受损，影响患儿的智力发育[3]，对患儿的生命健康造成不可逆的影响。目前临床上针对高胆红素血症采取蓝光照射治疗，而良好的护理干预措施在治疗过程中显得尤为重要。为此，我院针对新生儿高胆红素患儿在蓝光照射治疗过程中，辅助以优质护理措施，取得了良好的效果。
参考文献：
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［12］周丹.关于档案登记备份制度的理论思考［D］.浙江大学，2011
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［15］许桂清.电子档案异地异质备份现状及应对［J］.档案学研究，2018（01）：82—88
作者简介： 杨晓颖（1995— ），女，上海大学图书情报档案系研究生。
标签：电子文件论文; 备份论文; 提升论文; 策略论文; 上海大学图书情报档案系论文;