档案行政管理与档案业务指导，本文主要内容关键词为：档案论文,行政管理论文,业务论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
档案行政管理与档案业务指导，是档案工作人员尽皆熟知的工作概念，是档案行政管理部门殚精竭虑的职责任务。虽然如此，仍有一些问题需要深化和探讨。本文仅就地、县级范围内的这两项工作谈些粗浅认识。
关于档案行政管理
档案行政管理即依据国家有关的法律、法规，按照政府职能，对所辖区域内的机关、团体、企业、事业和其他组织的档案工作实施组织、协调、监督、指导、服务的公务行为。它是国家全部行政管理中的一个方面，又是整个档案管理中的核心管理。是档案行政管理部门贯彻实施和国家关于档案工作的方针、政策、原则和档案法律、法规、章则、规范、标准等，推动档案事业不断发展，实现行政管理目标，依法行使行政职能的专司职责。
档案行政管理的内容范围，按照“《档案法》实施办法”的规定，主要是：
1、档案执法、监督、检查；
2、制订和组织实施档案事业发展计划及有关规章制度；
3、对各级各类档案馆和机关、单位的档案工作进行监督、指导；
4、开展档案的保护工作；
5、开展档案教育和干部培训工作；
6、开展档案宣传工作；
7、组织档案科学技术研究与学术交流工作。
由此可见，档案行政管理部门应以档案法律、法规为武器，以行政职能为手段，采取多种工作方法，对辖区内的档案工作实施强有力的管理。
当前所采用的工作方法主要有：
1、规划协调：通过制订档案事业发展规划和工作计划，下达任务和要求，对辖区的档案工作实施宏观的管理、调节和控制。对于某些单位在档案工作中出现的矛盾，则以行政管理部门的身份加以协商、调处，使问题得以妥当解决，为档案工作谋取一定的发展条件。
2、法规监督：检查和监督各机关单位贯彻实施档案法律、法规的情况，敦促他们依法治档，并对违反档案法律、法规的行为进行查处，使贯彻不力的现象得以减灭，错误做法改弦易辙，逐步走上有法必依、依法治档的正常轨道。
3、行政监督：通过行政的规章制度和管理措施，对辖区内的档案事务实行监察、检查和督促，使档案工作的方针、政策、原则、法规、标准等成为人们共同遵守的行为，规范，保证档案工作健康发展。
4、业务指导：深入各单位，针对档案业务工作中出现的情况和问题，把档案工作的方针、政策、法规、业务知识与技能，先进经验等等内容，面对面地向单位领导、档案人员及其他人员进行宣传、讲解、介绍、交流和示范，提出工作意见和方法，提高他们的档案意识和档案法制意识，让他们知道应当怎么做和为什么这么做等道理，引导他们自觉地把档案工作开展起来。
5、宣传疏导：凭借报纸、刊物、电台、电视台等新闻媒介和业务指导、法规检查、教育培训、举办展览等方式，宣传档案法律法规，宣传档案和档案工作，讲解档案工作方针、政策、原则、方法和档案业务知识技能，诱导人们依法建立健全档案工作，完善档案管理，开发利用档案信息资源，努力提高档案工作水平。
6、检查评比：通过一年一度、数年一度、定期、不定期、临时性等各种形式的检查、抽查、复查，了解和监督各单位贯彻档案法规、开展档案业务工作等情况，肯定成绩，总结经验，找出差距，敦促改进，推动档案工作不断前进。
7、教育培训：根据生源和师资力量，采取自办、联办、合办等形式，举办档案专业大专班、中专班，培养档案专业人才。坚持举办短期档案业务培训班，不断提高档案人员的文化、业务素质。
8、委托咨询：档案工作是一项专业性较强的工作，有它自己的理论、原则和方法。地县级档案局（馆）往往是两块牌子一套人马，其人员大多谙熟档案业务知识和技能，档案馆藏有社会各方面的丰富信息资源。其他单位需要建立档案工作，整理档案材料，进行科学保护开发档案信息资源，或需求某方面工作信息，档案行政管理部门可以委托档案馆和档案学会，利用其人才优势、专业知识技能优势和信息资源优势，积极提供咨询服务。
9、收集信息：通过各单位档案机构（人员）定时报送的档案工作信息、典型利用事例、单位大事要事等材料，及时了解、掌握本地区相当工作情况和政治、经济、文化、科技等各方面重要信息。其结果一是丰富信息储量，二是便于采取措施，实施有效的行政管理。
10、奖励惩罚：表彰、奖励遵守档案法规，开展档案工作好的单位和个人，对那些屡促不动、屡教不改、甚至违法犯法的单位或个人，给予应有的惩处制裁。目的都在于鞭策、疏导、鼓励人们学法守法，依法治档。但囿于档案经费十分欠缺，可根据《档案法》及其《实施办法》精神，采取争取政府奖励，或与有关部门协商出政策，由本单位给予奖励等若干措施。
关于档案业务指导
确切地说，档案业务指导应为档案业务监督指导，只是日常用语，略去“监督”二字。档案业务监督指导，就是档案行政管理部门依据档案法律、法规和规章等对辖区内国家机构、社会组织和个人的档案业务工作，履行监督、指导的业务行为。即依据档案法律、法规和各种条例、规定、办法、章则、规范、标准等规章，对辖区内的各类档案工作，下级档案局的业务指导工作，机关、团体、企业、事业单位、其他社会组织的档案及未建档单位的档案业务工作，个人档案的形成、整理、保管保护、征收、处理（出售、捐赠等），实施监督、指导的行政行为。
档案业务工作，传统的、比较一致的说法，大多指档案材料的收集（接收、征收）、整理、保管保护、鉴定、统计、著录（检索）、编研、开发利用等工作环节。其中除开发利用外，前几个环节又称为档案业务的基础工作或基础环节。从档案业务工作的程度、水平和档案信息资源开发利用上看，我们还可以概括为建立档案工作（简称建档）、达标升级两个层次。
现已颁布的档案法律、若干法规和规章，都明确规定或包含了各单位要建立档案工作的职责。综合起来，依法建档的基本要求应当是有制度、有人员、有档案、有设施。具体说，应做到：
1、制订了本单位的档案管理制度；
2、档案材料进行了收集、整理；
3、基本上实行了档案的集中统一管理；
4、有专职或兼职档案人员，并有档案柜架等基本的保管条件。
应当说，这几条只是依法建档的基本标志，是开展档案工作的起点和基础条件。各单位在此基础上，还要进一步健全和完善档案管理体制，理顺档案工作秩序，深化档案管理工作。如设置专用档案库房，配备安全保管和科学保护设施，提高档案人员业务素质，全面加强档案业务基础建设，注重档案信息资源的开发利用等等。
档案工作的达标升级活动，无论在机关、企业，还是科技事业单位，都是档案管理工作的继续深化和不断提高。如确定分管、主管档案工作的领导，配备适应工作需要的档案人员，建立档案工作网络，切实做到各门类档案的集中统一管理，档案工作纳入领导目标、议事日程、单位工作计划，纳入各部门工作职责和有关工作程序，档案管理制度的认真实施、档案工作正常秩序的建立和依法治档环境的形成等管理体制方面；档案库房和保管保护设施的充实、更新等基础设施方面；档案材料收集的齐全、完整，档案的整理、保管、鉴定、统计、著录的规范化、标准化、科学化，即档案业务建设方面；档案编研的开展和创新，档案资源开发利用的重视和效益反馈等开发利用方面，也都是在已有基础上的推进和提高，是档案工作步入新台阶的体现，是各单位档案管理全面发展的标尺。
档案信息资源的潜在作用、开发价值和利用效益，已经引起了社会的普遍关注。通过开发利用，取得领导的重视与投入，获得各部门的支持与配合，促进自我完善、自我约束、自我发展的档案工作机制更加健全，形成档案工作健康发展的良性循环，这是档案工作的最终目的。而且，档案信息资源的开发利用，贯穿在建档和达标升级两个层次，其典型事例正是我们宣传档案和档案工作、宣传档案法制的有效方式和生动素材。共结果影响甚至决定着档案工作的命运。
这些活动的开展和深入，任何一个部门（包括档案部门自身的档案室工作）都离不开孜孜不倦、循循善诱的宣传、讲解、启发、疏导、示范等档案业务监督指导工作。
不言而喻，档案业务监督指导工作是一项政策法规性很强的具体工作。它要求档案业务指导人员做到：
1、熟悉党和国家有关档案工作的方针、政策和档案法律、法规、规章，正确理解、运用得当。不随心所欲，自行其是。
2、熟练掌握档案业务知识与技能。对业务工作中的一些问题，要共同研究，统一认识和作法。不要五花八门、各搞一套。
3、要善于接受新生事物，勤于钻研科学文化知识。档案工作是一项涉及社会各行各业、各个领域、众多学科的工作，颇具社会的普遍性和广泛性。社会活动又是最活跃的实践活动，新生事物层出不穷。档案是记录和反映社会实践活动的客观材料。作为档案业务指导人员，应当思维敏捷，善于发现、研究和接受新鲜事物，努力钻研与档案工作有关的各门学科知识，不要抱残守缺，冥顽不化。
4、要具备一定的独立工作能力，学习和掌握一些公共关系知识。
5、档案业务指导工作是服务性十分显著的工作。其工作人员应具备良好的职业道德和敬业精神，遵纪守法，廉洁奉公，热情服务，维护档案管理部门的形象。
6、应练就一定的文字表达能力和书法功夫，更利于发挥示范、引玉作用。
关于档案业务指导工作的方位
档案行政管理是对广义的档案工作的管理，是对所辖行政区域内档案事务的全方位管理。它接受政府的领导、法制部门和社会的监督，接受上级档案行政部门的指导、监督。档案业务指导则限于狭义的档案工作，即对档案业务工作几个基本环节的监督指导。
在档案行政管理工作中，档案业务指导与档案执法、档案行政监督、档案教育培训、档案宣传、档案科学技术研究与档案学术交流等一样，都是档案行政管理部门的业务工作内容。但是，鉴于档案管理体制、机构设置、人员编制、业务工作情况等多种因素所限，档案业务指导工作并非只是单纯的针对那几个档案业务工作环节而进行，往往集档案行政管理工作的若干内容于一身，有的甚至兼代了档案馆对档案的接收、收集和征集工作。这里，如果进一步具体分析，档案业务指导实际上是代行了部分档案执法、档案行政监督的工作职责，兼办了档案馆档案的接收任务，参与了档案教育、培训工作，插身于档案宣传、档案科研和档案学术交流活动。因为档案宣传是档案部门每个成员的共同职责，又是档案业务指导工作的重要方法，档案业务指导离不开对档案和档案工作的宣传，而且档案业务指导人员处于档案行政管理工作的第一线，了解和掌握的信息又多又及时，是进行档案宣传的有利条件，写条报道，写个消息，只不过举手之劳。另外，档案业务指导人员大多比较熟悉档案法规和档案业务知识，甚至还有一定造诣，又天天接触档案工作实践活动，发现和解决的问题多，具有一定工作经验，只要勤于笔耕，便可写出生动的、有见解、有实际意义的文章。
这样议论，并不是要把档案业务指导同其他档案业务工作割裂开来或对立起来，仅仅只是把档案行政管理工作中的业务工作之间的关系作点粗浅探讨。档案业务指导人员应当从实际情况出发，顾全大局，服从领导分配，乐于担当重任。
总而言之，档案业务监督指导工作是档案行政管理部门运用得最多、最广、最有效的一种重要的管理方式或管理手段。是档案行政管理工作为各部门服务的窗口，是档案行政管理部门与其他部门建立密切联系的桥梁，是各方面信息向档案局汇集、反馈的枢纽。在一定程度上体现了档案行政管理部门的工作精神和工作水平。做好档案业务监督指导工作，对于加强档案行政管理，构建依法治档新秩序，推动档案事业向前发展，具有积极的、实际的意义。
标签：行政管理论文; 企业档案工作规范论文; 时政论文;