摘要：当下，如何创新文书档案管理工作，提高文书档案管理水平，及时、准确、系统、完整地提供档案信息，以满足各方面的需求及适应日趋发展的新形势，已成为档案管理工作者面临的新课题。本文主要分析了新形势下文书档案管理中存在的问题及对策，可供大家交流！
关键词：文书档案；管理；特点；问题；对策
1.前言
文书档案工作是档案工作的重要组成部分，是一项政治性、服务性、技术性较强的工作。随着时代的发展，办公自动化程度的不断提高，电脑、复印机等迅速普及，极大地提高了文件材料的形成与处理效率。近几年，实行计算机辅助立卷和计算机管理是文书档案管理发展的总趋势。随着《档案法》的深入贯彻实施，经过组织学习和不断宣传，使各级领导干部和广大群众对档案工作的法制观念在不同程度上有所增强，对提高档案工作的质量、促进档案管理工作发展起了很大作用。
2.文书档案管理中存在的问题
2.1 个别单位对文书档案管理存在片面认识。
在一些单位领导的心目中，档案管理工作说起来重要，做起来却次要。他们往往把档案管理工作想象得十分简单，而且，这顶工作投入大却见效慢，看不到明显的经济收益，因此只要求文件保存好，需要时能提供参考即可，这直接影响档案管理工作的质量及档案管理工作人员的积极性。
2.2 归档方面存在的问题
目前，一些单位文件档案资料归档存在着两种倾向：一是只存于软盘之中，不打印文字资料进行留底保存，很难达到长久保存的目的；另一种相反，只存文字性资料而不存软盘，也不利于重要文件档案的保存。此外，有些文件用计算机打印，未经档案室登记、盖章、编号，不利于掌握与使用。
2.3 档案管理人员素质有待提高。
人是文书工作和档案管理的主体因素。文件档案资料的质量，不仅取决于上述因素，还取决于从事该工作人员的自身素质。有的单位的档案管理者从事档案管理工作却没有经过档案专业培训，对档案的分类、立卷等一知半解，不得要领，其素质与新时期档案培训工作的要求有一定的差距。一些单位的档案管理者虽然有上岗证，却很少参加过有关档案培训的继续教育，对档案工作有一定的概念和了解后，又没能及时更新知识，进一步提高档案管理水平。特别是随着计算机网络技术的发展，开展利用微机进行文书档案管理是发展的必然趋势。档案员应重视和加强知识技能培训工作，使档案管理工作更规范化标准化。
3.提高文书档案管理工作水平的对策
3.1 提高文书工作与档案管理的地位。
领导重视，是做好档案工作的前提，档案管理者要积极主动地做好档案工作的宣传汇报工作，采取灵活多样的形式向领导和员工宣传《中华人民共和国档案法》《档案法实施办法》等档案法律法规，不断提高领导及员工们对档案工作的认识，努力争取单位领导和员工对档案工作的理解、重视、关心和支持，力争使档案工作能够纳入到单位的总体工作规划和全年工作重点中去，加大档案设施的投入，不断向规范化、现代化、信息化方向迈进。
3.2 搞好文书工作与档案工作的规范衔接。
文件是档案的前身，文件质量的好坏直接影响档案的质量，没有高质量的文件就没有高质量的档案，高水平的档案管理是建立在文书部门规范处理文件基础之上的。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆文书人员要有较强的档案意识，做好文书材料的立卷归档。在文件处理中，要时刻想到档案工作，实现文书、档案工作一体化。这就要求文书人员要把好文件材料的质量关。诸如纸张大小、文体、格式要做到规范化、标准化，不能五花八门，严禁用圆珠笔、红墨水、铅笔、复写纸等起草、修改、誉印、批阅文件材料等等。另外，还得要求文件处理要及时、准确；收发文件要及时登记，发现缺少要及时查找。特别是帐外材料，如领导讲话、领导外出开会带回的会议材料等，更应注意及时收集，保证文件材料齐全完整。
3.3 加强部门间协作，做好文书档案收集工作。
文书档案中的许多利用价值较高的档案往往来源善档案的结构与质量，是档案部门的一项重要工作。档案员必须做到“三勤 ”（即嘴勤脚勤脑勤。嘴勤，即经常主动了解业务部门又开展了什么新的工作；脚勤，即要经常到业务部门走动走动，以获取有关信息；脑勤，则要常常根据本单位的工作实际，思考档案如何围绕单位的中心工作，如何做好收集利用服务工作）。加强与各部门的协调与沟通，保证档案收集信息渠道的通畅。要着重收集能够揭示一个单位的历史、现状和未来发展，为开展实际工作和科学研究服务，具有证据和情报价值的信息资料，切实发挥档案部门在双文明建设中的参谋依据作用。
3.4 要建立有效的管理制度和工作程序，严格按照规范程序办理公文。
这些规定和程序要尽可能细化，简捷明确，操作性强。要严格执行公文行文规则，严格审核签发制度，禁止滥发文件和发无效、无用的文件。不但在公文正式印制前审核签发手续是否完善、附件是否齐全、格式是否规范进行复核，印制后发送前应再次进行复核。若要修改实质内容，则应按程序复审。在公文用纸纸型、幅面尺寸、字体字号、排布规则、装订要求等技术指标上也要严格按机关公文标准把握。要发挥随文卡片的控制作用，对“文件处理单”、“发文稿纸”等卡片的填写要简明扼要，合理确定文件的发文范围，在控制文件“件数”的同时，严格控制文件的“份数”，禁止滥抄、滥送。
3.5 加强文书档案的收集工作。
一是要明确范围，分类收集，统一规范文书档案载体字迹要求，立卷要规范，按照单位文书档案类目进行分门别类的整理、组卷、保证案卷的质量。二是要严格把关，统一管理，规范收文、行文程序。对文件选用、文号编发、标题制作、发文范围、正文提炼、标题字形、附件、主题词标示、印发科室等一一作详细规定，严格执行。对上级机关来文和资料，在登记办理、传阅、立卷、归档、保密上做到环环紧扣，手续齐全。三是目录编号、检索系统的建立要科学。除了建立案卷目录、专题目录、计算机等检索体系外，还要逐步完善计算机、光盘等高科技检索工具。尽早地进入网络信息系统，通过上网，扩大信息来源，联系更多的信息内容，通过各种渠道，丰富文书档案管理经验。
3.6 加强培训工作，全面提高专业素质。
文书工作和档案管理的工作人员，首先要具有强烈的责任感和使命感，把好人员变动的关卡，并且及时对从事档案管理的专职和兼职人员进行定期的档案业务培训。另外，科学技术特别是信息技术的迅猛发展也对文书工作和档案管理提出了新的更高的要求，档案干部要充分发挥接受新知识、学习新业务的积极性和主动性，坚持素质教育、终生学习的理念，不断确定新的学习目标、任务和要求，主动学习信息技术、现代管理等相关专业知识，掌握和提高应用计算机、外语、网络技术的能力和水平，努力打造成为管理型、技术型和复合型的专业人才。文书档案工作者一定要培育积极热情的工作态度和脚踏实地、实事求是的工作作风，刻苦钻研业务，不断开拓创新，努力提高工作水平，力争为企业提供更加方便、快捷、高效的服务。
4.结束语
文书档案是企事业单位档案的重要组成部分，是衡量单位档案管理水平的一个重要标准，其管理水平的高低直接关系和影响着档案资料的质量与完整性。只有树立文书档案管理工作规范化、标准化，才能提高文书档案利用率，为单位的建设与发展提供强有力的保证。
论文作者:贾敏
论文发表刊物:《基层建设》2018年第18期
论文发表时间:2018/8/6
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