关于高校档案利用情况的思考，本文主要内容关键词为：高校论文,情况论文,档案论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
高等学校档案工作的最终目的是开发和利用档案信息资源，满足教学、科研、党政管理、后勤服务等工作的需要。
据笔者统计：我校截止1995年，共有文书档案1520卷，其中1993年利用档案73人次，82卷；1994年利用档案86人次，104卷；1995 年利用档案96人次，112卷。从利用档案的人数和案卷来看， 有逐年上升的趋势。但是从总案卷的数量与利用的情况来看，三年来档案的利用率都是在10%以下。由此可见，我校档案只有很少一部分得到利用，多数档案长年无人问津。再从利用档案的内容看，行政管理部门的人员占多数，大多是查找与自己工作内容相关的案卷。如人事职称评定、教代会资料、基建图纸、会计帐簿以及往届毕业生的学籍档案等。从以上情况可以看出，在利用者中，行政管理人员利用档案的较多，教师和科研人员利用档案的较少。而利用档案进行学术研究的几乎没有。这说明，我校的档案利用处于较低的层次上。据有关资料表明，我省1992年各级各类档案馆的档案利用率只有6.65%，1993年达到了6.80%， 1994 年增加到7.36%；据全省15000多个县团级以上单位的档案室统计，1994 年的档案利用率只达到了10.14%，由此看来， 无论是高校还是社会上的档案室，档案利用率低是普遍存在的问题。本文针对档案利用中存在的问题与对策谈一下自己的认识。
一、档案利用工作中存在的主要问题
1、认识模糊。由于传统的观念， 大部分教职员工对档案有一种神密感。往往一提起档案室（馆），便认为是不可涉足的地方。有的同志甚至还不懂得档案室是干什么的，总认为档案室（馆）就是保管人事档案的部门，分不清人事档案和文书档案的界线，因而不敢前往问津。
2、自我宣传不够。高校档案部门一般不注意馆藏内容的宣传， 大多数师生员工根本不知道档案部门究竟有些什么东西，所以就不能结合工作需要去档案室查找有关材料。另外对档案利用后所取得的社会效益和经济效益宣传也不够，导致一部分人误解为档案部门只是一个清闲的部门，不能给社会创造实际价值。
3、文件材料收集不齐全。在高校的教学、科研、 党政管理以及其他各项活动的过程中，形成了丰富的、大量的文件材料。档案就是在此基础上，按照一定的要求，经过收集、整理，最终使之排列有序而成的。收集工作是首要的一环，要保证档案材料的完整、准确、系统，只有将文件材料收集齐全才能实现，一旦文件材料收集不齐全，掌握不住档案形成的时机，使档案人为地分散、游离或消失，教职工需要查阅的东西找不到，久而久之，档案室也就失去了作用。
4、重保管，轻利用。长期以来， 高校档案部门的中心工作就是收集保管档案。学校领导对档案室的评价往往也把收集保管情况、出不出事故作为主要标准。因此，从指导思想到工作安排，都过分强调收集和保管，将利用工作放在次要地位。档案工作人员忙碌于收集、整理、防虫、清尘等工作，而利用工作仍旧停留在原来的水平上，只是一套案卷目录供检索，被动服务。至于当前学校中心工作是什么，档案室怎样去配合，如何搞好用户的调查研究和档案利用预测等，没有给予应有的重视。
5、市场经济大潮的负面影响。当前， 市场经济大潮也在冲击着高等学校，内外环境的鲜明对比，打破了档案人员的心理平衡，从而产生了悲观情绪。与社会其他行业人员经济收入和物质分配差距的拉大，使档案部门的清贫更为明显，在这种情况下，一部分人为了实现自己的价值，为了经济与物质的利益“跳槽”。加上其他因素的影响，档案部门出现了队伍不稳的状况，这也是造成档案利用率低的一个原因。
6、被动服务。部分档案工作人员的社会竞争意识不强， 参与意识淡薄，工作四平八稳，不讲效益，不计时间价值，不求有功，但求无过等思想依然存在。在档案利用工作中缺乏主动性，以被动服务为主。
二、做好档案利用工作的对策
1、大力宣传档案的重要性。学校档案无所不包， 与学校所有的部门工作紧密相关，并可说是一件通古贯今、超越地域的重要工作。笔者通过近几年的档案工作经验体会，认识到要想增加档案工作的透明度，提高档案的利用率，一定要重视学校档案工作的宣传。首先宣传要及时、适当，做到既不加重领导和教职员工的负担，又能收到良好的效果。争取把档案工作切切实实地纳入学校的年度工作计划，有检查、有评比、有落实。其次，利用全校大会进行宣传，明确：做好档案材料的收集工作是学校各部门和教职员工应尽的责任，收集档案材料是各部门和教职员工份内的工作。第三，重点宣传。我党关于档案工作的文件、法令、方针、规定等，并将之写成宣传标语在有关场合张贴，使档案工作深入人心。第四，现场宣传。对现场查阅的人员说明档案工作的重要性，查到档案是什么原因，查不到又是什么原因，资料和文件存档保存的道理，使他们加深对档案工作的了解，增强档案意识。
2、变被动服务为主动服务。为了适应当前形势的要求， 高校的档案工作者要更新观念，变被动服务为主动服务。首先要有竞争意识。要从学校的整体利益出发，有全局性竞争观念。在完成工作和考虑问题时，不能只限于档案部门的小范围，要改变封闭、守旧的观念，强化参与竞争的意识，与学校的发展荣辱与共，发挥档案工作的自身优势，提高自身的工作质量，主动、及时提供档案信息资料。其次要完善档案管理工作的岗位责任制，确定科学的管理目标。档案人员要改变以往那种无所作为的工作状况，改变服务手段，采取多种形式，疏通开发利用档案的渠道；做好档案利用的常规性服务工作，提高各类档案的查准率、查全率；采取电话查档方式，简化查档手续，在较短的时间里获得所需档案信息，提高工作效率。第三，深度开发档案信息资源，有针对性地进行档案信息的二次或三次加工。高等学校的档案中蕴藏着大量的本校独有的原始信息。我们应当充分利用这一优势，有针对性地进行整理，形成具有实用价值的、准确性、权威性较强的档案信息，紧紧围绕教育体制改革和发展这个中心，紧贴实际，为学校领导和有关部门进行科学决策和教学研究，提供高质量的服务。
3、认真做好文件材料的收集工作。 档案材料分散于学校的各个部门，如果没有一套完整的、系统的、网络式的收集制度，这些文件材料容易散失，因此，应该在以下几个方面下功夫。首先要设法形成一套科学的、完整的文件材料流向制度，从根本上解决文件材料归档的“被动性”，使其“必然”地流向档案室（馆）。例如学校各部门的文件打印，应由档案员给文件编号、登记、发放。科研成果的鉴定，某项中心任务的完成验收等，没有档案员的会鉴认可，就不能通过。其次，档案工作人员要加强档案意识和工作责任心，克服障碍，采取主动出击的办法，深入到能形成文件材料的活动中去，以便能直接了解和收集能形成文书档案的文件材料。如教学方面，教学计划、交流、总结等环节；科研方面申报科研项目，上报科研成果等环节。第三，对于教职工个人的教学、科研等成果材料，要抓住各种机会进行收集。如评奖、评职称等需要展示成果，这就是收集材料的好机会。收集时对于交接的材料要办理手续，当教师需要时，又随时提供方便，从而取得他们的支持、配合。另外，档案员在工作中要做到耳聪、眼尖、脑敏、嘴勤、手勤、腿勤，见到材料，脑子应迅速作出反应，该材料能否形成档案。档案工作者只有从各个方面主动进攻，才能做好档案工作。档案只有收集齐全，才能做到查全率高。
4、加强档案的编研工作。编研工作是开发档案信息、 提高工作水平的最好途径，也是高校档案工作的薄弱环节。因此，高校档案工作者要做好参考资料的编制与报道工作。一要及时报道室藏，让人们了解室藏档案的情况，提示教职工利用档案；二要进一步揭示档案内容，供参考交流。编研要切合实际，讲求实用，应根据当前的中心任务和本单位的工作重点，确定题目，不可“闭门造车”。编研要注重质量，内容要准确，文字要简练。
总之，档案利用是档案事业发展的动力，把利用工作当作高校档案工作的重点，不仅是目前高校档案部门站稳脚跟、求生存的当务之急，也是今后发展的必由之路。