摘要：为了提升工程档案信息化电子管理技术的应用水平，本文结合实际，在论述工程档案信息电子化优势的同时，总结了当前工程档案信息电子化存在的难点问题，同时根据问题现状，深入分析工程档案信息电子化的管理技术要点，希望研究后，可以给相关工作人员提供一些参考。
关键词：工程档案；信息电子化；管理技术；要点
0前言
在建设工程档案管理过程中，想要切实的提高档案管理工作水平，就需要积极的推行电子化档案管理技术，信息电子化技术的应用，具备高效、快捷等优点，所以在工程档案管理过程中得到了有效的应用，但是在实践过程中，还是存在一些问题。所以对其应用要点研究，对促进企业的发展有重要作用。
1工程档案信息电子化优势
在工程档案管理的过程中，通过电子化技术的应用能够大大的提高的档案管理的质量，以下为工程档案信息电子化优势。
1.1档案电子化可以更好的保护档案原件
在档案管理工作实际操作中，可以通过调用电子档案的方式来了解档案实际情况，可以有效的保护有盖章或签字具备法律效力的档案文件，从而可以有效的预防档案资料出现丢失或者损坏的情况，使得档案资料更加的完整。此外，利用计算机扫描技术，可以将一些模糊或者褪色的档案资料全面的实现数字影响恢复，然后可以进行原始资料的还原，也就能够有效的预防因为档案资料中的原件纸张、字迹、保管等条件而出现无法辨认的情况[1]。
1.2可以进行多元调阅
档案电子化处理之后的文件就能够通过计算机网络系统来实现异地的传输、调用，可以实现多人调阅与查看，档案管理更加的完善。
1.3提高管理效率
具备专业性的工程档案管理软件可以有效的提升档案管理工作效率，更好的促进工程的顺利进行，使得档案管理形成更加完善的体系，保证档案信息在传输、记录、归档以及检索等工作能够顺利实施。
2 工程档案信息电子化存在的问题
2.1工程档案的电子文件归档无法有序进行
（1）前期报审材料的文本大多为印刷本，如初步设计，可研报告，勘察报告，招、投标、评标文件，安全、环评报告等。电子文件无法达到统一标准的要求，最终造成了归档质量较差。
（2） 交工阶段，各相关单位移交的资料都没有同步移交电子版数据，并且在电子版数据移交过程中，没有及时的做好数据的核对，这就导致文档归档不能有效开展。
2.2归档电子文件质量较差，无法满足真实性与可读性的要求
当前我国的很多工程项目设计公司或者设计院在实施档案管理过程中还只停留在电子文件存档环节，所有的电子资料主要是通过格式或者时间来进行分类编码，这就导致了工程档案只是进行记录整个项目的基本情况，并不会给其他的工程提供可以借鉴的资料。
2.3工程档案管理制度有待完善
工程项目中涉及到建设、承包、施工单位等，很多情况下都是只关注职能性组织管理，目前我国很多情况下提出了一些职业资质的管理方式，比如一级建造师、咨询师等等管理资质，这些工作都没有更加重视档案管理工作。而很多欧美发达国家中的一些专业从事文控工程师来进行档案的归档处理。深入了解目前的档案管理制度来说，根本无法保证档案管理工作得以顺利进行，信息电子化也就无法在有效的管理体系中进行[2]。
2.4档案人员素质需要进一步提高
虽然很多单位在日常管理中都设置了档案管理岗位与工作人员，开展档案管理工作，这些人员具备丰富的实践经验和专业知识，但是却无法真正的了解工程建设实际情况，这也就说明我国的档案管理、信息化处理方面的人才严重缺失，所以就导致了当前的工程档案信息与具体的工程情况存在过大的出入，严重影响工程的顺利进行。
2.5前期库藏资料只保存纸质文件
由于历史原因，早期的库藏资料只收集纸质文件，存在馆藏资料电子化难度大。
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3 工程档案电子化管理技术要点
3.1根据规范和标准开展工作
全面的掌握当前我国所实施的相应技术标准和行业规范，了解当前的法律条款规定，任何工作的进行都需要在规范的要求内进行，这些规范中，最为主要的一个就是《建设电子文件与电子档案管理规范》(CJJ/T 117 －2007)，自 2008 年 1 月 1 日起实施[3]。
3.2制定出科学合理的工程档案电子化管理的职责与工作重点
工程建设单位所实施的档案电子化措施主要是进行如下几项工作:
1)建设工程招标与勘察、设计、施工、监理等单位所签署合同时，应该明确电子文件的质量要求、移交时间等方面的内容，提示移交部门向承接方收集电子文件，若同步移交电子版本，则将降低扫描费用，提高数字化效率，同时保存了文本原貌（无需拆分扫描）。
2) 与各相关参建单位签合同时，在合同中把纸质资料与电子文件归档的具体要求写入合同条款。确保增量文件的电子化同步性。
3)电子文件归档的具体要求，纳入相关管理标准。
4)对于已经列入到建设单位进行接收的档案，需要及时向相关的部门移交电子档案。
各个单位都需要将自己施工中所产生的电子档案直接移交给上级单位，保证资料的完整性和真实性，同时需要由建设单位来进行全面的监督与检查，当地的建设主管机构在工程的竣工验收之前需要对电子档案实施预验收，如果存在问题及时的进行整改，以保证其可以真实的反映出工程的实际情况[4]。
5)存量档案数字化与增量档案电子化的解决方案：存量档案数字化采用“请进加工”的形式，确保档案实体和信息的安全和调档的及时性，便于质量的跟踪。增量档案电子化注重接口信息的有序、与档案信息匹配程度和准确性。加大宣传力度，提高归档人员、相关业务人员以及管理者对档案电子化的理解和支持，在保质保量的基础上，加快档案数字化进程
3.3工程档案材料格式要统一
工程的勘察设计是初期阶段，这是整个项目的基础性工作，在工作进行中，同时需要实施工程档案工作，直到竣工、政府备案环节，需要保证各项档案资料都能够按照要求来制定，并且需要确保档案格式达到电子化管理工作的规范和要求。电子文件命名需要按照如下的要求来进行: 页码 +5 位备用码 + 文件扩展名[5]。
3.4建设档案管理软件系统
电子化档案数量比较多，且更加的复杂，要想实现科学化的管理，就需要结合实际情况来建立完善的工程档案管理软件系统，这样就能够实现了工程档案的统一化、全面化的管理，管理工作更加的标准，不会出现任何的纰漏和问题。这样的处理之后，可以有效的提高工作效率，缩短工程档案的编制时间，能够有效的降低工程的管理成本，使得档案的管理更具科学性、计划性与完整性，最终可以有效的实现工程档案的信息化管理，使得项目得以顺利的进行，也能够给企业创造更高的经济效益。
3.5组建高素质的电子档案管理团队
任何工作都是通过人来完成的，对于工程领域来说，人员的重要性更加的关键，如果人员出现问题，会导致工程的安全性和质量无法达到要求。对于工程档案电子化管理来说，需要具备较高专业素质的人才来开展该项工作，同时也需要配置高素质的管理人员。工程档案管理人员在开展岗位工作之前，应该经过专业素质的考试，达到岗位的要求并且获取上岗证之后才能开展档案管理工作。
4 结语
工程档案管理工作对于项目的实施也起到了积极的促进作用，而时代的发展需要就是进行工程档案信息电子化的转变，这样才能更好的提升档案管理工作的水平和质量，加速我国建设工程项目的建设，推动国家经济的全面化发展，最终也能够创造更加良好的人类社会环境。
参考文献：
[1]档案信息电子化问题的探讨[J]. 焦晓丽,陈刚. 新疆电力技术. 2007(04)
[2]浅议档案信息电子化存在的问题与对策[J]. 谢玉娟. 当代教育实践与教学研究. 2016(05)
[3]浅谈档案信息电子化之路[J]. 芦利萍. 黑龙江科技信息. 2016(26)
论文作者:陈秋霞
论文发表刊物:《建筑实践》2019年第09期
论文发表时间:2019/8/15
标签：档案论文; 工程论文; 电子化论文; 档案管理论文; 电子论文; 信息论文; 文件论文; 《建筑实践》2019年第09期论文;