县级综合档案馆全宗设置与档号编制之我见，本文主要内容关键词为：档案馆论文,县级论文,我见论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
中图分类号：G272 文献标识码：B文章编号：1001-5264(2007)01-0046-02
1999年，威远县档案馆按照《机关档案工作业务建设规范》(国档发[1987]27号，以下简称《规范》)、《档号编制规则》(以下简称《规则》)、《四川省档案局关于执行〈四川省各级档案馆业务建设规范〉有关基础业务问题的几点意见》(以下简称《意见》)及有关要求，重新对馆藏档案进行了全宗设置并编制了档号。如今，几年过去了，反思我们关于全宗设置、档号编制中的一些做法，对今后的工作仍然具有指导意义。
一、关于全宗设置
划分全宗的根本目的就是要便于档案的管理和利用。设置全宗时，一般都十分重视对全宗划分的各项规定的理解，而对实际机构职能演变的考证却相对不足，对设置全宗的来源原则和职能原则的应用更是难以兼顾，导致全宗设置不尽合理。
(一)关于“前科后局”机构形成档案的全宗划分
为了便于档案内容的检索，威远县档案馆将县政府系统内“前科后局”机构(如“劳动科”与“劳动局”)形成的档案实行合并管理，即把“科”视为“局”的前身，将各“科”形成的档案从县政府全宗中抽出来与该“科”变成“局”后形成的档案合二为一，视为一个全宗。这尽管符合《意见》要求，对档案内容的检索也有一定帮助，但它导致了政府系统的全宗设置复杂化，并严重地破坏了县政府全宗档案原有的完整性。因为一些“科”变“局”的单位，在“科”组建“局”的过程中，并非单纯的机构升格，其间还经历了复杂的职能转变。如：“文革”前县政府的民政科、卫生科和劳动科等机构，其职能在“文革”时期主要由“民卫组”行使，“科”被撤销。在“文革”后期成立民政局、卫生局和劳动局等机构时，“民卫组”就随之消失。在此，如果要把“局”的前身所产生的档案与“局”本身所产生的档案合在一起成为一个全宗的话，还必须把“民卫组”的档案按职能分开。这不但破坏了“民卫组”档案的整体性，更糟糕的是，由于“民卫组”的职能综合性强，难以依照我们的想像将其形成的档案按职能准确分开并同各“局”的职能一一对应。强行的分合档案无疑弊大于利。如果此时忽略“民卫组”的存在，仅把“科”看成“局”的前身，显然也是不正确的。另一方面，一些“局”的前身并不一定是“科”(甚至有一些“局”根本就没有前身)。如威远县“建设局”，其前身就不是县政府“建设科”，“建设科”当时的主要职能是管理农田基本建设，而“建设局”是从“计建委”分离出来的，其职能是主管城乡建设，与“建设科”风马牛不相及，如果此时简单地将“科”、“局”的档案合在一起必定是一种错误。如果要把“建设局”的档案与其前身的档案合并设立全宗，就只有把“计建委”的档案进行分解，这显然也是不妥当的。
实践证明，把“科”的档案从县政府全宗中抽出来与该科变成“局”后的档案合并设立全宗，反而使县政府全宗内少了“科”的档案，“局”全宗内又多了“科”的档案，既严重地破坏了县政府全宗档案原有的完整性，又导致了政府系统的全宗设置复杂化，没有达到把县委组织部、宣传部等机构的档案从县委全宗中分离出来单设全宗后那种可以方便管理和利用的目的。这对于我们处理当今机构改革过程中档案的归属问题是一个十分有益的启示：必须把全宗档案的不可分割性放在首位，充分尊重档案的来源，以维护全宗档案的完整性。
(二)关于分合频繁机构的全宗划分
在机构改革时期，县以下机关分合是较为频繁的，如果按《规范》关于机关分合都要分别建立新全宗的规定，势必会造成馆藏档案全宗顺序号过多过滥。威远县档案馆结合实际，在馆藏档案设置全宗时，对已单设全宗的立档单位，对机关分合的以下几种情况，没有重新设立全宗顺序号：①机关撤销后又被恢复或一个机关并入另一个机关后，又从该机关中分离出来时，续用其撤并前的全宗号。②一个机关分成若干机关后，分出的具有原机关主要职能的机关。③几个机关合并后，形成的新机关续用合并前的主要机关的全宗号。④一个机关职能扩大或缩小后，续用原全宗号。这些做法虽然有悖于《规范》，但笔者认为这种“以不变应万变”的全宗划分思想对于分合频繁机构的全宗划分具有一定的参考价值，有进一步探讨、研究和推广的必要。因为它在首先尊重档案来源的同时，较好地把全宗设置的来源原则和职能原则融合在了一起。既保持了同一机关在它存在的不同时期档案的连续性，又可从档案的存在反映机关职能的延续，还可以使全宗设置大大简化。这对于我们修订、完善《规范》中关于机构分合频繁的全宗划分方法是很有参考意义的。
二、关于档号编制
(一)关于全宗属类代码的编制
全宗属类代码是全宗号的第一位。由于威远县档案馆馆藏结构单一，按《意见》规定，没有对馆藏档案划分全宗属类。现在看来，这样做并不一定科学。因为档案馆是永久保存档案的基地，馆藏结构单一只是一种暂时现象，随着时间的推移，档案的数量同样会达到相当的规模，馆藏结构也将不再单一。那时，把馆藏档案仍然只作为一个全宗属类来管理显然是不科学的。如果以后再来划分全宗属类和编制全宗属类代码，还不如在理顺档号时就按《规则》规定，用“O”作全宗属类代码，以免造成重复劳动。
(二)关于临时机构的目录号设置
《规则》规定，案卷目录的设置应根据全宗内档案的整理情况设置，可按不同的期限、不同组织机构、不同保管期限、不同专题或不同载体形态设置。这个规定，给档案馆因地制宜地设置案卷目录提供了依据，但如果案卷目录号设置过多过滥也同样不便于档案的管理和利用。
1.关于破产企业科技档案进馆后案卷目录号的设置
在机关档案室，由于科技档案在不断产生，其分类方法通常采用层累制，即先把科技档案分成若干个一级类目后，再把每个一级类目又分成若干个二级类目……这样逐级分类。将分得的每一个最小级位的类目都设置一本案卷目录，并给定一个案卷目录号。以分3个级位、每个级位4个类目计，就需要设置12本案卷目录，对机关档案室来说，设置这样多的科技档案案卷目录是不得已而为之，但对档案馆来说却没有必要，因为档案馆接收的破产企业科技档案不存在要在最小级位类目里插入新增案卷的问题，设置太多的案卷目录不便于管理和利用。笔者以为，可以按一本案卷目录卷数不超过三位数、同一最小级位类目的案卷不分设在两本案卷目录上的原则，根据该全宗内科技档案分类方案中所列类目顺序，将原来按最小级位设置的案卷目录依次进行“同类项”合并，合并后所得案卷目录每本设置一个目录号。这样可以大大减少案卷目录号的设置，方便管理。原有的分类号此时在检索中只起辅助作用，不编入档号中(如同文书档案中的年代号一样)。
2.临时机构档案的案卷目录号设置
《规范》规定，对临时机构的档案一般不单设全宗，纳入其主管机关档案全宗内统一管理。由于临时机构过多，如果在其主管机关全宗内都要单独设置案卷目录来管理的话，同样会导致案卷目录号过多过滥的恶果。以威远县的临时机构为例，在1976至1987年的11年间，经县政府直接设置的临时机构就多达106个，这106个临时机构绝大多数由于其存在时间短、行文关系不复杂，因而档案数量较少。如果都要单设案卷目录的话，就至少需要设置106本案卷目录。实践证明，可以把一定时期内同一主管机关所属的临时机构形成的档案案卷目录在不破坏其完整性的前提下进行合并，成立“联合目录”。这样可以减少目录号的设置，并在“联合目录”首页编制各临时机构档案情况检索表，方便检索。对一些临时机构，如果档案数量极少，甚至可以在立卷时视其内容把它直接纳入其主管机关档案的相关类别中来进行管理，并在全宗指南中加以说明。
3.零星的专门、专业或专题档案案卷目录的设置
一些县以下的基层单位，档案数量本来就少，其专门、专业或专题档案就更少(如该进馆的会计档案每年只有1～2卷)，有的多年只有三、五卷。对这些数量极少的专门、专业或专题档案，为防止案卷目录号设置过多过滥，方便检索，也没有必要单设案卷目录号来管理，把这些零星的专门、专业或专题档案纳入文书档案中一并管理(视其为文书档案的一个类别，并在全宗指南中加以说明)，不失为一种好办法。
(三)该进馆而未进馆的档案案卷号编制
在一些基层立档单位，由于种种原因，常常出现少量案卷该进馆而暂未进馆的不正常现象。对这些漏进馆的少量案卷，在其进馆后我们根据案卷的年代和类别将其插入所属案卷目录中的相应位置进行编号。但实践证明，这种方法操作难度很大。因为案卷号采用的是在同一本案卷目录内大流水的编制方法，这极少数案卷的插入就会造成把已编好的案卷号作废而重新编号的重复劳动。对这些漏进馆的少量案卷，进馆后可以放在其所属案卷目录的已进馆案卷末尾来编制案卷号，并在其应该所在的案卷位置加以注明，这样就可以避免重复劳动。
全宗设置和档号编制是各级档案馆不可缺少的一项基础业务工作之一，如果全宗设置和档号编制得不科学，给档案的存取、利用和统计等工作都将带来许多困难。文中观点虽未免正确，但根据上述认识，我们对全宗设置和档号编制问题可以有更加深入细致的分析和思考，就有可能得到更加科学的做法。
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