宁夏公路建设管理局
摘要：由于建设工程合同管理周期长，涉及的内外因素多，而且合同管理要求各类数据准确、严密和精确，在工程项目建设过程中伴随着各种情况的变化信息量巨大，传统的管理模式已无法适应现代化的管理要求。利用计算机技术使合同管理信息化，以先进的管理手段提高管理水平和工作效率。
关键词：合同管理；模块化；信息化
建设工程合同管理是自发出中标通知书、合同洽谈、草拟、签订、生效开始，直至合同失效为止的全过程。合同管理既有系统性——凡涉及合同条款内容的各部门都要一起来管理，又有动态性——注重履约全过程的情况变化，及时对合同进行修改、变更、补充和中止或终止。由于工程建设涉及的专业门类多，合同管理要求的精细化程度高，加之其动态特性，使得在具体实施过程中产生大量的各种信息，传统的手工操作的管理模式已远远不能适应实际的管理要求，建立合同信息化的管理已势在必行。
一 建设工程合同管理的特点及信息化的必要性
建设工程参建的部门专业众多，工程施工现场特定，施工环境差异性大；施工周期长，跨季节幅度大；材料设备用量大，规格品种多；施工工作面工种多，立体交叉作业，工序繁杂，具有分散性、移动性和一次性等特点。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆其合同管理有以下几个特征：1.建设工程项目是一个逐步完成的过程包括前期准备阶段、工程建设阶段、竣工验收阶段等，持续时间长，合同生命周期较长，因而，合同管理在其有效期内连续地、不间断地进行。2.一般建设工程造价比较高，合同管理直接影响到各方的经济利益。3.工程建设过程中易受到多方面的因素干扰有自然条件的客观限制也有人为的原因。设计、工程变更频繁，风险大。在履约过程中必须按实际变化对合同进行调整、修正，所以合同管理必须是动态的。在合同具体实施过程中，变更管理是非常关键和敏感的环节，它往往牵扯着多方利益。4.合同管理工作要求高度准确、严密和精确。工程建设中，合同的相关文件、各种工程资料繁多，必须及时收集、处理、储存。5.每个分项合同都包含着总体项目的目标，只有各个分项合同的按期完成，才能保证项目目标的实现。所以合同管理是工程项目管理的核心。
合同管理具有的上述特点，使其在具体的工作中产生大量的信息，处理这些信息按照传统的人工管理模式不仅消耗大量时间和人力，而且信息传递慢，差错率高，时效性差。在信息技术高速发展的今天，提高合同管理人员的工作效率，就必须将先进的手段应用到合同管理中。利用成熟的计算机技术对各种纸质文件、资料进行数字化处理，快速地进行组织、归档、分类，转化为二次文献信息供查询、检索、共享信息资源，建立方便实用的计算机管理网络系统，变静态管理为动态管理，有效地提高项目的管理水平。
二 建设工程合同管理信息化系统
建设工程合同管理信息化，就是利用数据库技术、数据压缩技术、高速扫描技术等技术手段，将纸质文件、声像文件等传统介质文件和已归档保存的资料，系统地组织成具有有序结构的信息库。信息化着眼点应是整个系统，组成系统的纵向和横向的各个环节都应达到一定水平，并通过网络加以联通，发挥整体优势，提高系统的综合能力。建设工程合同管理信息化系统，一般应包括有合同文件基本信息管理系统、合同进程管理系统、合同变更管理系统、合同索赔管理系统、合同终止管理系统、备忘录及其他系统等几个模块组成。
合同文件基本信息管理系统模块，按不同类别得合同如建设工程勘察设计合同、工程施工合同、监理委托合同、材料设备采购合同等，进行科学的分类。归集、整合与合同管理密切相关的资料，输入内容主要包括建设工程合同协议书，补充合同，中标通知书，投标函及投标附录，专用合同条款，通用合同条款，技术标准和要求，已标价工程量清单，投标书，招标文件以及其他洽商纪要、协议和有关资料等数据。录入合同文本如FIDIC合同条件、施工合同文本、其他合同文本以及涉及到的合同法律、法规以便于进行检索查询。对各类合同条款进行检索，便于监督合同的履行和合同的实现。
合同进程管理系统模块，录入合同中的重要信息，如签约合同价、预算或工程量清单、工期、开工竣工时间、进度款支付、质量安全情况等等，与实际完成的情况进行对比分析，及时调整合同实施计划。设置若干个子模块：1.进度信息管理子模块：主要反映工程的进度计划与完成情况，由进度计划与完成情况的相关数据编制汇总得出进度汇总表。2.质量信息管理子模块：主要提供工程检测与评定及质量事件的信息。由质量检测、评定及其相关数据汇总得出工程质量汇总报表。3.计量信息管理子模块：主要是对每期工程计量信息和对每月支付信息的查询与汇总。
合同变更管理系统模块，对工程施工过程中发生的设计、工程变更，应具有自动生成变更清单的功能，计算变更费用，生成变更详情表，计算变更净值，以及变更与原合同的对照表，及时反映变更后合同价款的变化情况。实施动态管理将实际情况变化以合同方式体现出来，给决策者提供详细、准确的信息资料，便于迅速解决合同管理过程中的一些争议及变更事项。主要实现合同变更的查询汇总，包括变更原因、变更内容、变更时间、审核记录等汇总得出合同变更情况一览表，并分析合同变更的变更工程量和计算审核，对工程变更和设计变更的量价分析功能。
合同索赔管理系统模块，分析合同索赔的变更工程量和单价以及工期。主要包括索赔证据管理，索赔鉴别管理，索赔计算管理，索赔文件管理及有关数据库的管理等，提供有关收集、查询、加工、更新涉及索赔的各类数据的服务，提供索赔意向通知书，索赔报告，进行索赔计算等。
合同终止管理系统模块，主要反映合同中止和终止进行结算和资料移交等工作。该模块的输入为合同中止和终止的基本信息，该模块的输出主要为合同中止和终止的基本信息列表。
备忘录及其他系统模块，储存各类与合同相关的文件、会议纪要等。设置预留待开发的子模块，方便增加新的功能需要。
三 结束语
建设工程合同实行信息化管理是十分必要并且是切实可行的。遵循一定的开发步骤是研制开发高质量合同信息化管理系统的保障。对建设工程合同实行信息化管理，将减少由于信息传递误差造成的管理失误和决策失误，提高项目的整体经济效益和工作效率。
基于管理流程的信息系统建设是建设项目管理流程的实施，不仅把流程创新的成功予以实施，以支持项目管理流程全新的运作方式，还要把自身置于流程创新的变革环境中。因此，它面对的是整个管理思想的革新，需要对流程创新的整个过程给矛支持；还要把信息系统开发人员与项目管理者的运作模式提到一个新的高度，把最新的信息技术及其应用方法和管理思想融合在一起。因此，在今后的研究中应进一步加深对大型建设项目的基于管理流程的信息系统的建设及优化方面的研究，从而对工程造价管理工作起到积极的作用。
论文作者:邱宁
论文发表刊物:《建筑学研究前沿》2017年第22期
论文发表时间:2018/1/2
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