摘要：文书档案管理工作是档案工作中的重要组成部分。随着社会的不断发展，传统的手工登记、人工查询的档案管理模式无法满足社会发展的需求，文书档案管理的信息化建设具备很多传统的管理方式所不具备的优势，已经成为社会发展的必然。文章阐述了传统文书档案管理存在的问题和文书档案管理信息化建设的必要性，对现存的问题进行了分析，并提出了相应的解决措施。
关键词：文书档案；管理；信息化
引言
将与之有关的文档和资料一并收集和整理并保存是文书档案管理工作的主要内容。许多不同类型的文档在管理当中都会被牵扯到，稍不留神，往往很容易被搞混，文书档案的机密性要求是非常高的，因此我们一定要重视文书档案的管理方式，要采取科学有效的方法进行管理。传统的文书档案管理方案中的一些弊端在现代信息化管理中得到了很好的改善，对档案管理人员的需求量大大减少了，在效率方面也得到了很好的改善。只有很好的学习并掌握了现代文书档案管理系统的结构组成及功能才能做好现代化文书档案管理。
1文书档案管理信息化的优势
1.1提高文档借阅效率
信息化文档管理，实现了文档存储状态的在线显示，当某一部门想要查阅该文档时，即可实现网上借阅，避免阅读排队问题；若需查看实物，亦可在网上查看其现在何处，被谁借走，何时归还，方便科学借阅，提高文档阅读率。
1.2查询速度快
实行文书档案信息化管理，可以大大提升查询速度，对于只需一般了解的信息资料，客户不必亲自到档案部门索取，仅需在输入要查询的关键字即可查看所需文档资料。
1.3确保了文档的保密性
信息化档案管理，有保密权限设置，能确保文件密级，且当查阅者所需的仅为某卷文档中的一份文件时，传统的管理方法是提供整卷供其利用，而信息化的档案管理可以精确定位到其需要的单份文件，可在一定程度上减少泄密的可能性。
1.4提高了管理效率
采用信息化文档管理，省去了借还阅读登记、人工查找及归档等手续，可大大减轻工作人员的劳动强度，提高了文书档案管理利用的质量及文档管理工作效率。
2文书档案管理信息化系统的构成及功能
文书档案管理系统由多个程序组成，各自扮演各自的角色，各有各自的功能，数据库、文档管理程序、以及打印系统是其必不可少的程序，其中文书档案管理程序可以说是这个系统的主要程序，在系统中扮演的角色十分重要，他的功能主要是负责对数据库进行建立、修改、查阅以及归档等操作，除此之外，还负责提供用户界面给拥有权限的人，让数据库与用户直接交流。数据库给文书档案提供了一个广大而充裕的存储空间，存储及输出都可通过这个实现，档案数据库是这个管理系统的核心。以下将对文档管理信息系统的功能进行阐述，具体如下：（一）权限管理。管理员和用户是文档信息的基本成员，一般用户若想要阅读或下载一些有权限的文档只需要登入后便可完成，管理员拥有对系统进行维护和修改等权限。文档管理员分为一般管理员和系统管理员，一般管理员只进行日常系统操作，而系统管理员拥有后台维护的权限。（二）分类查询。文档信息的优点在于它十分的灵活，按照文档的不同种类管理人员可将其进行定义，与此同时，通过借助数据的功能，建立分类代码表和档案信息表，将它们相关联。用户在查询想要的文档时，可按照文档的一些基本属性进行查找，这就解决了一些在查询过程中由于档案繁多而带来不便的问题。（三）模糊查询。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆有些时候，用户并不记得文书档案的基本属性，只记得某些词时，就可通过模糊查询来查找与之有关的文档，并从中筛选出自己需要的，这就很好的解决了在传统管理系统中对文档按份逐一进行查找的繁琐问题。（四）档案增添。在管理过程中，新增文档时常有的事，文档信息化管理系统也充分考虑这方面的问题，档案唯一的识别码会通过系统的名称、日期和页数等属性自动生成，并让这些新增的文档和以前的建立映射关系。
3文书档案管理信息系统的设计结构
文书档案管理信息系统包括文件管理、档案管理、档案查询、档案借阅及系统维护五个方面，文件管理及档案管理指的是管理员对文档管理信息系统的权限操作，档案查询及档案借阅则是对一般用户而言，其中档案查询可以分为模糊查询及分类查询两类。系统维护则是针对系统管理员而言。当有一件新文档要归档时，首先由一般管理员录入该文档的各类识别信息，如档案名称、编号、日期等，然后按类别分配至相应的数据库中，同时要更新整个档案数据的链接信息。当有用户借阅档案时，首先进行登录，随后在档案查询模块进行所需文档的查询，确定文档后即可阅读或下载，此时档案借阅模块会准确的记录文档信息的借阅信息，包括借阅人、信息流出方向等，整个系统完善了查询、登记、统计及归档等管理工作，提高了文书档案管理工作的执行性和工作效率，实现文书档案工作的自动与科学管理。
4文书档案信息化建设的实施策略
4.1树立档案管理意识
在文书档案信息化建设中，每个工作人员都面临着传统观念的转变，各级领导必须占领制高点，拓宽大视野，认清文书档案信息化发展的重要性，切实把文书档案信息化提到战略高度来思考。文书档案管理人员也要树立现代档案管理、利用意识，认清面临的挑战和机遇，增强紧迫感和责任感，努力用现代化管理手段去管理文书档案，加快实现文书档案工作从传统的馆藏模式向档案信息中心过渡，适应时代发展的要求。
4.2转变档案管理方式
文书档案管理工作传统模式主要是人工搜集、整理、归档等，而文档资料的载体为纸质、录像以及图片等，整个工作程序比较繁琐，并且工作量巨大。想要有效实现文书档案信息化建设，首先要做的就是要转变档案管理方式，以计算机为基础进行文档资料的搜集整理，并建立完善的数据库，实现资源的重复利用和资源共享。另外，单位领导必须要增强信息化建设思想意识，加大人力、物力、财力投入力度，尤其要保证硬件设施的完备，建立完善的档案管理工作体系，加大日常工作管理力度，将档案管理工作逐渐由手工转变为信息化、自动化管理。
4.3建立完善数据库
建立完善数据库是文书档案资料共享的前提，档案一般都具有很强的保密性，是承载历史信息和公文信息的载体。通过档案管理中心建立完善数据库，可以为文书档案管理信息化建设提供更多技术支持。通过局域网以及内部网络的建立，可以真正意义上实现档案资料的网络化与共享化。通过信息检索等可以更及时便捷地为人们提供有价值有帮助的信息资料。另外，通过数据库可以帮助档案管理人员更快捷地对已入档资料进行修改整理，能够更有效地提升档案管理工作效率。
结束语
伴随着科学技术的不断发展，传统的文书档案的管理方式已经难以适应人们日益扩大的文书档案查询、借阅需求，传统的手工为主的文书档案管理方式弊端日益显露，这给文书档案的自动化管理提出了较高的要求。文书档案信息化建设可以有效地解决档案管理中所产生的问题，提升文书档案管理的效率。作为文书档案管理的工作人员必须要转变传统的观念，以现代化信息化的管理手段加强文书档案的日常管理，这样才能满足时代发展的客观需求，提升文书档案管理工作的质量。
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论文作者:段婷婷
论文发表刊物:《基层建设》2018年第14期
论文发表时间:2018/7/20
标签：文书论文; 档案论文; 档案管理论文; 文档论文; 传统论文; 信息化建设论文; 管理工作论文; 《基层建设》2018年第14期论文;