摘要：档案管理工作的开展，其目标是为社会实践提供服务，档案管理结构的设置就是非常好的证明。在信息化趋势越来越明显的形势下，传统的档案管理模式已经难以适应时代的发展，信息化技术的应用已经成为了档案管理工作开展的必然趋势。尤其是在我国目前的档案信息化管理过程中存在一些不合理现象，这些现象的存在已经严重影响了档案管理信息化目标的实现。因此，为了能够更好地配合档案管理工作的开展，我们有必要在档案管理的安全保密以及信息化管理方面加强研究。
关键词：档案管理；安全保密；信息化管理
一、档案管理安全保密与信息化档案管理的必要性
档案管理安全保密工作是以网络、计算机、信息技术为手段，以档案资源为对象，以档案工作为依托，以档案管理学最新理论为指导，按照信息社会和国家档案行政管理部门的要求、开展档案的收集、整理、保管、开发和利用的现代化管理过程。
在信息化快速发展的今天，加快档案管理的信息化进程是必须的，只有这样才能对档案管理进行充分的利用，从而促进社会的进步。而当下的档案信息保密工作对于处于信息社会的档案管理工作人员来讲，也是其工作中重要的一环。这对于档案信息管理中的安全体系的完善与档案管理事业的健康、持续发展有着现实上的意义。档案记录国家或其服务机构的重要历史活动，它与一般信息不同，其内容对于国家机密与国家安全的保护有着至关重要的意义。特别是在国家经济、军事、科技以及政治方面的内容，必须着重保护，一旦泄露被非法分子利用就会对国家及社会产生巨大危害与无法估计的损失。
二、档案管理的安全保密及信息化档案管理存在的问题
2.1管理技术、人才缺乏
在档案管理的安全保密及信息化档案管理过程中，工作人员管理技术缺乏，专业信息技术人才缺乏，管理经验以及管理意识缺乏等，是目前档案管理工作面临的首要问题。而由于档案管理人员缺乏相关的信息技术以及管理知识，使得档案的保密工作、管理工作以及查阅工作等，出现了各种各样的问题。同时由于信息管理软件未能获得广泛的应用和推广，加之相关管理工作缺乏一定的统一性，因此使得信息化档案管理不能获得有效的推进。而在档案管理工作中，由于缺乏完善的、规范性的标准，使得档案管理行业的发展也面临较大的挑战。同时在实现信息化档案管理的过程中，信息技术以及管理知识的相对缺乏，使得卷案管理以及档案管理等工作的开展受到了阻碍。因此必须引进大量的档案管理专业人才，同时不断增加专业信息技术人才，才能促使信息化档案管理能够达到较高的水平。
2.2档案管理性质理解不正确
档案管理工作不仅仅是简单保存各种形式、各种工作的文档以及历史记录，同时它也是领导考察工作的重要凭证和制定决策的基础依据，甚至还是基础设施建设以及科学研究的重要参考资料。尽管档案管理工作具有非常重要的作用和意义，但是在该领域中，相应的管理人才非常少，主要原因有两点:一是针对档案管理的工作内容，很多人的理解都不正确，这就使得开发和利用档案资源方面出现了一定的缺陷。二是针对档案管理工作的性质，人们的理解也缺乏一定的正确性，且最初开展档案管理工作的目的主要是提供一定的资料服务，且对象是单位上的一些工作人员。但目前档案管理工作的功能以及业务等不断在拓宽，且档案保密、开发、保管以及查阅等，也属于档案管理的范畴。另外很多人在找工作的过程中，比较喜欢见效早、上手快的工作，且普遍认为档案管理工作没有光明的前途，因此很多人不愿意从事档案管理的相关工作。
2.3信息化档案管理理念缺乏
目前在档案管理的安全保密及信息化档案管理工作中，信息化管理理念缺乏是其面临的重要问题。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆同时管理技术落后、管理模式陈旧，未能顺应时代发展，采用先进的信息技术以及网络技术管理档案，也是其面临的重要问题。目前，国内各大行业，如销售、设计、餐饮，甚至是快递行业，都逐渐应用到了信息化技术，但是在档案管理领域中，信息化发展则非常缓慢。在开展档案管理工作的过程中，信息化档案管理未能获得良好推进，则需要相关工作人员坚持不懈地进行建设，且要采取有效的措施不断地解决信息化档案管理过程中面临的各种问题。
三、加强档案管理安全保密功能的对策
3.1提高档案资料管理人员的安全保密意识
要实现档案资料管理的安全和保密，首先就要从档案管理部门人员入手，加强他们对于大难资料管理的责任心和安全保密意识，从而促使他们能够将更多的时间和精力在档案资料管理的安全保密工作部署上。企业管理者应该定期为档案资料管理人员开展关于行业发展形式以及行业档案资料保密情况的课程，让档案资料管理人员能够及时了解到行业档案资料保密的形势和手段，从而提高他们对于信息化档案资料安全保密问题的忧患意识以及保密技术。还可以通过将企业档案管理的效果与档案资料管理人员的工资或者奖金挂钩，并建立相应的奖惩体系，在一段时间内，企业档案资料得到有效的保护和管理的话，就适当地给予档案管理人员物质或者精神上的奖励，相反的，如果企业档案管理出现管理不当或者发生被盗、删改的话，档案资料管理人员则需要负上相应的责任，扣除适当金额的工资或奖金。
3.2建立完善的档案资料安全保密制度
目前，我国关于档案资料安全保密的法律法规还不健全，还存在比较多的法律空隙给不法分子利用对档案资料进行侵害，这很大程度上加大了企业或其他组织单位在档案资料管理工作上的难度，对我国档案资料管理的整体水平发展很不利。由于现在档案资料管理以信息化为主，因此在档案资料安全保密制度的建立中，应该更多的倾向于计算机与网络上的档案管理方面。建立完善的档案资料安全保密制度，法律法规的强制性和权威性能够对意图盗取或删改别人档案资料的人起到有效的震慑作用，并且通过对违法人员进行相应的处罚，给予这个社会更多正义的风气，对保护我国档案资料安全有很大程度上的帮助，为档案资料管理人员进行档案管理工作注入强心针。因此，加快完善我国计算机与网络关于档案信息安全的法律法规，并形成更加健全的制度体系是实在必行的。
3.3电子技术在档案管理中的运用。
当今社会是一个信息化社会，信息是经济社会的驱动，信息和知识在经济增长因素中起着举足轻重的作用。任何事物的发展都离不开网络，尤其是对于保存及其繁琐而又缜密的文字信息，若是将其纸质材料进行库存，不仅极大地占据空间，还耗时费力，安全性不高。同时，从业人员的任务量大而且繁重，更不利于单位的有效管理。在信息化时代，社会的不断发展与进步业推动着档案工作的数据化管理。各种电子档案“忽如一夜春风”就地而生，信息化管理快速深入地渗透到文书档案工作之中。电子技术以其效率高、安全性强，准确性好等特点深受各行各业欢迎。
四、结束语
档案管理一直以来都受到了人们的广泛关注,作为具有巨大价值的信息资源,档案资源已经被越来越多的人所重视,目前对档案资源的利用已经十分普遍。目前档案的保密工作必须引起档案管理人员的足够重视,应该加强档案管理安全工作的展开,加强档案管理的有效途径及措施的研究,以最终实现档案管理工作的安全保密。
参考文献：
[1]刘瑞馨.浅析加强档案管理的安全保密及信息化档案管理[J].黑龙江史志,2015,24(11):173.
[2]李彤.如何加强文书档案管理的收集归档工作[J].黑龙江档案，2014,14(03):173-107.
作者信息：蔡莉，女，汉族，中级职称（政工师），大学本科学历
论文作者:蔡莉
论文发表刊物:《基层建设》2019年第27期
论文发表时间:2020/1/2
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