黄曼华
广东省特种设备检测研究院佛山检测院 广东佛山 528000
摘要：随着现代各行各业的发展，现代档案事业也取得了较大的成就，我国对档案事业的关注程度越来越高。档案事业的基础是档案整理方法，作为档案管理事业的基础，针对不同类型的档案，需要采取不同的档案整理方法。本文主要针对现代档案的整理方法，将整理方法做了汇总研究，以期能够对现代档案管理人员的工作起到一定的帮助作用。
关键词：档案事业；档案整理方法；汇总
档案整理作为档案管理事业的基本内容之一，是档案室的十分重要的基本建设部分。档案整理工作有条不紊的进行，有利于整个档案的安全保管和科学编目以及查找工作的顺利进行。作为档案管理的主要工作人员，需要相关人员对档案整理报以足够高的重视程度，假若整理人员没有切实做好档案整理工作，将会给整个档案管理事业带来极大的不便，使整理工作陷入困难和不利的境地，也不利于档案事业的发展。
一、档案整理的内容和整理步骤
档案整理的内容很多，包括有区分全宗和对全宗的分类编号整理、全宗内的档案的分类整理和案卷的排列编号和目录编制等内容。在进行档案整理时，每一环节都有固定的步骤，因此整理时需要按照一定顺序进行。
准备工作是在进行档案整理工作之前进行的，其工作准备的好坏取决于全宗内档案的立档情况和立档单位，因此在整理档案前需要根据实际了解的情况制定整理的计划和方案，以此作为整理的准备工作。然后再按照拟定的整理方案着手开始进行整理，结合卷宗所属的全宗将卷宗细分到下属的组卷当中，在卷宗完成细化的分类步骤后拟定卷宗的标题。然后在原来分类的基础上进行补充，这一步需要按照之前卷宗的分类情况结合卷宗的实际内容进行排序，从而对之前的分类表进行优化。其次是要对全部卷宗的整体审核，需要确认好所有卷宗的分类顺序和最终命名，核对好最后的卷宗编写准确无误。最后一步是更加技术性的工作，需要整理人员按照最后确认好的卷宗分类、命名和序列编号编写好案卷的目录。
上述整理步骤通常适用于较为零散的较大全宗的文件整理，虽然是一般整理步骤，但其中详细的操作方法和整理方法需要工作人员根据实际情况灵活变换，并不是固定的。
二、各类档案的整理方法
（1）党、政档案的整理方法
党、政档案作为适用范围相对较小的一类档案，一般是机关部门、企业、企业、团体等国家机关单位使用的，该种类型的档案具有涉及面广、记录内容丰富、记录形式多样、形式规范且构成材料多元等特点。由于在处理党、政档案的过程中，要求档案之前保持历史关联性，即要求档案文件整理时保证文件的内部联系，因此在整理党、政这一类的档案时，需要保持档案在形成者实践活动中的固有联系，使整理后的档案卷宗是一个科学的有机的组合体。由于档案类型的特殊性，因此在整理党、政档案时需要保证档案在来源、时间、内容、形式上的相互联系，在整理过程中始终保持客观的、辩证性的态度，而不能随意的整理档案。
（2）人事档案的整理方法
人事档案作为适用范围最广的档案类型，是在实际的社会活动过程当中形成的档案形式，并且仍在社会的实践过程当中不停地发展，因此每一份人事档案的形成过程都是按照各自的发展规律形成的。人事档案整理的基础在于如何将员工的个人资料转化成人事档案，这是一个复杂的整理过程，需要整理人员收集每个人的个人资料档案，进行鉴别、分类、编目、技术加工等操作后装订成卷。由于每位员工的个人履历以及工作经历是不断变化的，因此在人事档案装订完成后还需要随着人事变动，及时的对人事档案内容进行补充。
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以下将针对上述人事档案整理方法进行详细描述：
1、鉴别：鉴别工作主要用于对搜集来的资料的审查，由于人事资料众多，因此在整理入档之前需要判断资料的真伪、估算资料的保存价值和资料是否能够被录入人事档案之中。例如在进行干部档案的资料整合时，首先需要审查收集到的干部资料是否属实，在确认真实性后在审查相关资料是否属于人事档案的录入内容、是否应被录入进人事档案还是另行分类，在检查资料是否齐全，假若有缺漏则应尽快补齐，最后再审查办理档案的手续是否完备。另外需要注意的地方是，在进行档案资料的归纳时假若发现相关办理人员曾有涉及过重大的政治历史事件或其他工作、作风问题，则需要对相关部分进行彻查，在撤查资料期间和补办相关手续期间，人事档案是无法继续录入的，需要交由相关查办组织进行调查。假若有相关材料需要补办或补充的，则需要在档案管理部门进行登记说明。
2、分类：该步骤是指整理人员按照一定的规律和顺序将人事档案中的资料有条不紊的分成一个统一的或是多个种类过程。以干部资料的整理为例，在整理干部资料的过程当中，干部资料的内容是对干部履历全面的反应，资料包含了干部履历；干部自传或是自传性质的材料；往届干部考察；鉴定和考核的材料；政治审核的材料；干部的学历、学位、成绩、培训成绩和专业素质；入党、入团时的相关材料；往年的奖励经历或违反党纪党章、政治纪律的记过等材料；以及干部的工资级别的登记表、调资的审批表、公司待遇的审批材料和其他能够作为人事档案录入资料的、有保存价值的资料。由于涉及的材料范围广阔，因此对材料进行分类是十分重要的过程。
3、排序和编目：整理好人事材料后，需要根据资料之间的内部联系和衔接的先后，形成正确的时间顺序编号，编号记录的方式为右上角编写类号和序列号，右下角编写页码数。由于人事档案数目繁多，因此档案的排序和编目是查找材料时的索引，具有十分重要的地位，需要认真对待。
4、技术加工和入库：为了人事档案可以更好的保存，延长保存的寿命以便在利用的时候可以得到完整的档案，因此需要在入库的时候对破损、褶皱、缺页的档案及时的进行修补和技术加工，然后装订成卷。入库前的装订过程要保证每一份档案都按照目录的顺序装订成卷，再确认好装订的顺序和紧实程度以后，再次进行复查，确认好材料无误后进行档案的入库。
（3）审计档案的整理方法
审计档案是由国家审计部门、企业审计组织和社会审计组织在审计活动时保存下来的历史记录，该种档案分类具有保存价值，记录组成形式十分丰富。由于审计档案不同于一般的档案文书，审计档案是在审计部门的审查过程当中形成的记录档案，因此审计档案同时具备有审计活动的特点。所以在整理审计档案时应当认真审查、仔细鉴别、立卷归档最后验收。
（4）其他类型的档案的整理方法
除上述档案类别以外，还有教学档案、会计档案、出版档案、设备档案、产品档案、专利档案等不同行业的、不同类别的档案种类，不同的档案由于所属行业各不相同，材料内容也各自不同，因此不能都是用于一种整理方法，需要根据不同的材料采取对应的整理方法，表明不同的注意事项。档案的种类随着档案管理事业的发展和我国经济的不断提高会日益增加，因此需要相关工作人员持续的探索未知的或技术不完善的整理方法。
三、结语
档案整理作为现代档案事业重要的基础工作，对于档案的价值鉴定、科学保管、档案统计和档案收集都有至关重要的作用。在现代档案整理时，需要按照不同的档案特点和遵循不同的整理原则选择合适的整理方法。
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论文作者:黄曼华
论文发表刊物:《建筑学研究前沿》2018年第23期
论文发表时间:2018/12/18
标签：档案论文; 卷宗论文; 人事档案论文; 方法论文; 材料论文; 资料论文; 干部论文; 《建筑学研究前沿》2018年第23期论文;