摘要：当前企业管理的必然走势是信息化，这是企业获取有价信息，保持活力的重要途径。企业档案管理工作也不例外，信息化的企业档案管理工作具备高效、安全、便捷等优势。然而，就针对于目前的实际情况来看，企业在进行档案管理的过程中还存在着一定的问题。基于此，本文就针对如何加快企业档案管理信息化建设展开分析。
关键词：企业档案；信息化管理；问题；对策
1、企业档案管理信息化的意义
首先，传统的档案检索主要依靠档案管理人员从许多目录中找出利用者所需要的档案信息，然后再根据目录到库房查找档案实物，效率很低。在档案管理信息化条件下，可以利用计算机检索进行档案查询利用，检索速度快且效率高，可实现多角度检索，提高信息的查全率和查准率，大大提高了档案管理的工作效率，减轻了档案管理人员的劳动强度。
同时，更为重要的是，档案因长期保存、查阅频繁，会出现纸张发黄变脆、边角磨损、图片模糊等现象；而且档案资料在查阅、利用中容易出现档案原件损坏或丢失等问题。实行档案管理信息化后，档案管理人员可以从繁重的手工劳动中解脱出来，能够更好地从事档案收集和编研工作，充分提高档案管理工作效率。
不仅如此，档案管理信息化相较于纸质文件而言安全性更高，可以通过加密、设置权限等方式减少档案信息资料外泄的可能性，有效保证档案的安全性和保密性。
2、企业档案信息化管理主要问题
2.1缺乏健全的档案信息化管理制度
在日常运行过程中，档案信息化管理是企业不可忽视的一项关键性工作，而档案信息化管理工作的顺利开展离不开健全的档案信息化管理制度。但在实际工作中，由于受到多方面因素影响，加上档案信息化管理发展时间不长，档案信息系统还需要进一步完善。部分企业对档案信息化管理缺乏正确的认识，没有意识到其重要性，没有结合各方面情况，优化完善已构建的档案信息化管理制度，不符合新时期档案信息化管理客观要求，和自身发展目标、发展趋势等不吻合，导致档案信息化管理工作无法顺利开展，影响档案信息化管理水平的提高。
2.2档案信息网络安全性不高
在新形势下，信息技术飞速发展，网络大都处于不设置防护状态，具有鲜明的开放性特点，大幅度降低了档案信息网络安全性，日常运行过程中，极易出现各种漏洞，大幅度提高了网络运行风险系数。同时，广域性、共享性分别是网络分布、信息资源二者显著特征，导致网络运行中各类数据信息极易被“窃取、篡改”。针对这种情况，在日常管理中，企业并没有客观分析网络运行情况，采取合理化措施，加强网络防护管理，导致网络运行中频繁出现安全隐患问题，传输的信息数据准确率不高，不利于日常相关工作的顺利开展，阻碍了档案信息化建设。
2.3缺少专业的管理人员
就针对于目前的实际情况来看，我国许多单位的档案管理人员，都缺乏必要的专业性，这也是造成档案管理工作质量不高的一个重要因素。一方面，这些人员并不是专业出身，导致其缺乏必要的系统性培训与学习，这样一来，在网络信息快速发展的时代中，其就很难顺应时代发展需求，从而使得企业的档案管理工作也难以创新。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆另一方面，现阶段，在不少企业中，其所聘用的档案管理人员在实际的工作过程中，往往会缺乏必要的激情与责任心，从而使得管理工作出现较大的漏洞。在这样的情况下，就会使得企业的档案管理工作形同虚设，难以发挥作用。
3、企业档案管理信息化建设的有效方法
3.1建立健全档案信息化规划与各种标准规范
我国企业当前的档案管理信息化处于发展初期，必须对档案管理信息化进行统一规划、统一标准、统一原则，才能更好地促进各部门之间的交流与沟通，促进我国企业档案管理信息化的建设。档案管理信息化建设是一项庞大的系统工程，需要进行统筹规划，使整个项目工作有计划有步骤有重点地进行；同时要求网络环境中的数据库格式、档案信息的存储等工作必须实现标准化与规范化，且立足现实，只有这样才能做到标准规范，利于协调、统一，避免档案信息资源重复开发、利用率低等问题。
3.2加强档案信息化基础设施建设
从根本上来讲，基础设施的质量情况，将会对档案管理的信息化建设工作起到直接性的影响作用。因此，企业应当根据自身的实际情况，结合发展需求，来进行数字化档案馆的建设工作。通过运用计算机网络技术，来为档案管理工作提供服务，才能有效促进档案管理信息化水平的提升，并为档案管理人员提供一个科学的工作平台，加强企业部门与人员间的沟通交流。此外，企业也可以建立一个自己的网站，来实现相关资源信息的快速传递与资源共享等，在未来的发展过程中，这种信息化的管理模式，将会成为企业档案管理的一个主流模式。
3.3档案信息化人才队伍建设
一是加强对档案部门干部的培养，保证管理人员的档案数字化素养。提高档案管理意识，深入理解档案管理和其信息化建设的重大意义，从而使企业数字化建设更进一步；二是加强档案人员培训工作，培训档案业务人员运用现代化技术的技能，通过培训与考核提升档案一线人员的信息化业务能力，计算机素养和信息素养；三是加大投入，吸引掌握核心技术的人才，通过引进和培养复合性人才，优化企业档案管理人员结构。
3.4建设档案信息安全保障体系
企业档案信息数字化建设还有一段很长的路要走。在信息化建设没有完成时期，仍然要注意保存好纸质档案，保证企业信息的安全、完整。要建设好企业档案信息安全保障体系，监督指导档案信息归档工作，保证其真实可靠、不缺失；隔离档案部门的内部局域网和外网，杜绝档案信息传输的隐患。
结束语
综上所述，在企业的管理与经营中，档案管理发挥着非常显著的重要作用，其不但能够为企业的各项决策工作提供必要的信息支撑，同时，还能通过档案资料的整合与利用，来为企业的经营与发展奠定基础等。因此，加快企业档案管理的信息化建设，是企业档案管理的一个重要发展去求，其对于企业的发展与进步起着非常重要的影响作用。所以说，我们必须要强化企业档案管理的信息化建设，来进一步促进档案管理工作效率和质量的提升。
参考文献：
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[3]邱丽琴.试析大数据时代的企业档案信息化建设[J].办公室业务，2017，（13）：56.
论文作者:侯济民
论文发表刊物:《基层建设》2018年第2期
论文发表时间:2018/5/16
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