档案是一笔珍贵的财富，随着时代的发展，档案的载体在不断发生变化，档案管理工作从古延续至今，管理的内容逐渐全面，系统也越来越完整。如今，在经济全球化以及信息全球化的冲击下，我国档案管理工作需要与时俱进，勇于面对挑战，需要在细致分析当前档案管理工作中存在问题的基础上，通过思路的创新来提高档案管理的方式与方法，使档案管理工作更加高效化，更好地发挥档案的利用价值。
一、信息化条件下文书档案管理的基本现状
随着信息化的推进，文书档案管理领域也广泛的应用信息化工具，包括文书档案的内容与保存、文书档案的管理与应用等方面，这有效的提高了文书档案管理质量，推动了文书档案管理模式的转变。
（一）文书档案内容及其保存实现信息化
首先，从文书档案内容来看，当前文书档案大多以Word文档形式存在，并可以实现在这种文档中进行修改以至于最终成文，这就实现了文书档案内容的信息化。特别是，对于长期以来形成的纸质文档，也可以利用扫描、重新录入等方式将其转变为电子文档，扫描后的文档也可以利用相应的软件将扫描件转变为Word文档，从而可以实现统一的文档格式。其次，从保存来看，一般的单位都是利用专门的计算机，通过建立文件的形势进行保存，并且这种文件可以分类保存，并记录保存的时间、责任人等信息。
（二）文书档案管理与应用的信息化
首先，从管理来看，目前文书档案管理大多通过建立文书档案目录来推进，如将一年的文书档案进行汇总并编制目录，部分单位通过在Excel办公软件中建立详细的目录进行管理，这就提高了管理的效率，便于查询。其次，从应用来看，对于一些非保密性的文书档案，单位通过在互联网、QQ群共享等渠道公布，帮助各主体甚至社会主体获取文书档案的相关信息，契合了当前信息公开的需要，有效的推动了文书档案的应用。
二、信息化条件下文书档案管理存在的问题
虽然信息化条件下文书档案管理取得了明显的成效，但也还存在一些问题，表现在文书档案信息化程度不够，信息化应用能力不足，信息化配套管理制度不健全等方面。
（一）规范文书档案的信息化管理。更新了文书档案管理工作的操作系统之后，还应该规范文书档案的信息化管理工作。在文书收集整理的过程中，要使之自动化和文字的规范化。例如在输入文书的相关信息时，要采用统一的文字标准，使用规范化的文字和管理用语。另外还要加强对文书档案的监控，使之具有安全性，确保文书档案的安全性，从而对文案工作的创新起着非常重要的推动作用。
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（二）信息化应用能力不足 首先，信息化管理软件开发滞后，部分单位特别是基层单位仅仅简单的利用计算机设备存储电子文档，而没有开发出相应的管理软件将所有的文书档案纳入到数据库当中进行统一管理，这既不利于文书档案的保存，也不利于文书档案的开发利用。其次，信息化后的电子档案开发利用不足，部分单位虽然保存了电子文书档案，但长期没有对文书档案进行归纳总结，没有统计分析，难以形成完善的研究报告供领导者参考，从而没有发挥信息化的作用。
（三） 档案管理机制不合理
目前，我国的档案管理制度大多还是采用以往的档案管理制度，但是随着社会的进步，时代的发展以及科学技术的发展等，传统的档案管理制度已经不能够适应现代化的档案管理工作，档案管理机制不合理、不完善，因此，继续推行以往的档案管理制度并不能够达到很好的档案管理效果。加上目前我国档案管理组织机制匮乏以及档案管理人才素质不高，缺乏创新精神等，导致我国档案管理机制无法与时俱进。
三、信息化条件下文书档案管理创新思考
信息化给文书档案管理带来了重要的发展机遇，利用这种机遇，必须创新理念规划文书档案管理工作，创新工具强化文书档案管理，创新模式规范文书档案管理。
（一）创新理念规划文书档案管理工作
首先，要从长远发展的视角出发规划文书档案管理工作，长远来看，文书档案必定会实现电子化、数字化，甚至纸质文书都可能不再保存，因此，单位必须从长远发展的视角出发，加快规划文书档案工作，以适应发展需要。其次，要从信息化的视角出发规划文书档案管理工作，要从文书档案内容、保存、管理、应用等方面明确如何推进文书档案信息化，明确文书档案信息化的目标即实现全面的电子化管理，明确文书档案的途径、重点内容和保障措施。
（二）创新工具强化文书档案管理
首先，要积极开发文书档案信息管理系统，单位要积极与开发商合作，根据自身的需求、文书档案的总量规模开发出符合自身要求的数据库，这种软件要具有基本的查询、文书档案上传、录入、编辑、打印、下载等功能。其次，要积极利用信息化工具强化文书档案管理，如规定单位内部各部门出台的文书档案要在正是成文之日上传到信息化管理系统中，文书档案管理部门要对上传的内容进行审核，以解决文书档案保存滞后、管理不规范等问题。
（三）创新档案工作的管理机制
随着时代的发展，一些传统的，与当前档案管理工作不相适应的文书档案管理的机制应当予以变革，在充分研究文书档案管理的机制问题的基础上，结合时代的发展需要进行创新。进行管理机制创新时需要向一些专家学者进行咨询，综合它们的意见进行机制创新，使管理机制逐步科学化。
社会在发展，时代在发展，科学技术在发展，档案管理工作当然不能一成不变。创新是新世纪的要求，档案管理工作在信息全球化的冲击之下，不仅要具有积极应对挑战的良好态度，还需要深切认识到当前档案管理中存在的管理者素质不高、管理素质不高、管理体制有缺陷等问题，不断增强创新意识，创新管理模式，努力实现档案服务的现代化，相信在不懈的努力下，档案管理工作定会越做越好。
论文作者:宋莹莹
论文发表刊物:《基层建设》2019年第12期
论文发表时间:2019/7/19
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