试论销售档案的开发与利用，本文主要内容关键词为：试论论文,档案论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
产品的销售渠道，是企业生存的命脉。为了拓宽销售领域，生产厂家不惜重金，或加大广告宣传力度；或与用户开展联谊活动，让利直销；或举办产品展销会，以博得用户的青睐……在激烈的市场竞争中，采取这些促销举措已是屡见不鲜，也本无可厚非。但是，笔者认为，在此基础上，若建立健全企业的销售档案，并充分发掘，广泛利用，乃是在社会主义市场经济条件下，企业制胜的法宝，是企业求生存、求发展不可忽视的一个重要方面，也是企业走向成熟的一个显著标志。
一、销售档案的地位与作用
所谓销售档案，是指企业在产品销售活动中的原始记录及所接收并积累的与之相关的一切信息资料。它包括：从报刊或其它媒体上所作的销售广告方面的资料、推销员的工作日志、销售的原始凭证、客户的反馈资料、售后服务记录，等等。它真实地记录了销售工作的全过程，是销售结果的具体体现。就目前来看，企业的销售档案建设较之生机勃勃的促销活动明显滞后。究其原因，企业的经营管理者，特别是企业的销售部门没有充分重视所至。致使在销售活动中，那些俯首皆是、信手可得、有价值的重要信息白白流逝了。因此，开发并利用好企业的销售信息资源，必须从强化干部职工的销售档案意识入手。
1.销售档案，企业的无形资产。企业资产，是企业赖以生存与发展的物质基础。现代化社会大生产表明，企业的资产分为两部分：一部分为有形资产。主要包括厂房、设备以及所购置的生产过程中所必需的一切原材料；另一部分为无形资产，包括先进技术、企业精神、管理经验以及信息资源，等等。而销售档案，正是企业无形资产的重要组成部分。并且，在市场经济条件下，在企业的生存与发展的竞争中，愈加显示出无可估量的价值。试想，当有形资产借助于无形资产转化成物质产品之后，如何销售，如何转变销售方式方法？用户对象在哪里……等等，这是企业推销所必须涉及的问题；此外，在新产品投产之前，或产品更新换代之前，也必须经过充分论证。而所有这一切，销售档案起到了重要的参谋与智囊作用。正是从这个意义上说来，销售档案作为企业无形资产的一部分，它潜藏着巨大的经济效益与社会效益。
2.销售档案，企业对客户的联络图。厂家与客户相互依赖。厂家靠客户的青睐，倾销自己的产品，客户又靠厂家生产信得过的产品，满足自己生产、生活的消耗与消费需要，这是人所共知的道理。但是，作为销售的主体，成熟的企业或者说聪明的企业家，为了开拓市场，总是与客户保持广泛而又密切的联系，以提高本企业产品的信誉度。这是其一；其二，一个企业的产品，尤其是电视机、洗衣机、电冰箱等这类家庭生活所必需且经久耐用的产品，分布于哪些省份与地区，销售人员可能了如指掌，但就某一地区而言，具体在哪些用户手中，就未必清楚了。而建立健全了销售档案，借助于销售的原始凭证，就可以按图索骥，进一步了解产品的性能，广泛征求用户的意见。对于售出的产品是如此，对于开拓市场亦是如此。某一客户来企业洽谈，即使没有成功，销售人员可以根据谈判的原始记录，包括客户所带来的信息，重新登门拜访，结成“秦晋之好”。商海中，这种出现转机的例子不胜枚举，都是销售档案发挥了重要作用。
3.销售档案，市场需求的晴雨表。企业总是根据市场的需求，开发新产品，确定其产量，市场经济条件下，尤其如此。有的企业，为了决定新产品是否上马，投产后批量生产还是大批生产，耗费了大量人力、财力作市场调查，以投石问路。这是企业销售档案不健全的缘故。如果每位推销员都有自己的工作日志，销售部门定期将客户的反馈信息搜集、整理出来，市场调查也就迎刃而解了。这是一方面；另一方面，有了销售档案，企业可以根据产品的分布地区、覆盖幅度、使用周期，准确地作出市场预测，制定新的产销计划。
二、销售档案的开发与利用
现代化社会大生产，既是技术与人才的竞争，也是信息资源的竞争。因此，不断丰富、积累、完善销售档案，大力开发并利用这一信息资源，乃是企业走向成功的重要途径之一。
1.销售人员要认真填写工作日志。工作日志是销售人员在整个销售活动中的原始记录，具有极为重要的研究价值。销售人员要耳聪目明，在与客户的交往中，善于捕捉闪光点，即有助于本企业产品销售的信息，通过工作日志的形式保存下来。同时，客户对于兄弟厂家同类产品的反映，也可以记入日志，作为本企业改进生产技术、提高产品质量，开发新产品的参考依据。据笔者所知，销售日志在许多企业还没有建立起来。这主要是忽略它的作用，没有引起干部职工的充分重视所致。对此要纳入销售人员的岗位责任制，作为考核的一项重要指标。
2.组织用户填写购货登记卡。有条件的生产厂家在产品售出之际，要组织用户填写购货登记卡。不具备条件的，可委托商业企业代理。所有购货登记卡，既是销售的原始凭证，也是厂家与消费者联系的纽带。“登记卡”一般包括下述内容：用户姓名、工作单位、家庭住址、联系电话、产品型号、编号、售出时间、经销单位，等等。据笔者所知，无锡小天鹅电器工业公司在销售其小天鹅牌全自动洗衣机时，则是委托经销单位（百货商场）组织用户填写购货登记卡的。当登记卡返回该公司后，他们在把卡上的内容输入电脑的同时，还给用户寄来了精美的质量信誉卡，卡的背面按省份或地区，附有就近服务部的地址及联系电话和责任人姓名，这种以卡换卡的方式，不仅树立了企业的良好形象，提高了信誉度，更为重要的是有利地促进了销售档案的开发与利用。
3.做好销售信息的加工、整理和归档工作。一般说来，生产厂家，特别是推销人员在销售过程中，所接收的信息是大量的、庞杂的，鱼目混珠、真假难辨的情况也不乏其例。因此，对这些信息及时地、认真地进行加工整理，去粗取精，去伪存真，是企业销售档案开发所不容忽视的重要环节。否则，拖延太久，销售人员就很容易忘记或将信息资料散失。即使工作日志上有所记载，也会随着时间的推移而淡化。这是其一；其二，由专人负责，将所占有的信息资料按笔划顺序、产品覆盖地区等分类方法予以归类建档，就转化为企业宝贵的信息资源，为永续利用作好了充分准备。
总之，社会主义市场经济体制的确立，为销售档案的建设开辟了广阔的发展前景。只要我们搞好销售信息资源的积累、开发和有效利用，就会促进企业的销售工作迈上一个新台阶，步入一个新天地，使企业充满新的生机与活力。