摘要：对于我国目前的公文和公文处理方法来说，相较于传统的公文管理模式得到了较大程度的改进。但是由于我国对于公文的管理在方式方法上仍然采取的是手工管理的方式，并且公文本身所具有的复杂性、特殊性、重要性等方面的特征，导致在公文管理的工作中始终难以建立起一个规范化的体系。但是，在国际上自20世纪80年代以来，信息技术得到了极大的发展与应用，作为公文管理和公文处理的重要手段的“公文管理系统”信息化建设开始得到普遍重视和推广，这使得我国的公文管理逐渐趋于规范化、制度化和科学化。但是仍然有一点需要注意的是，如何对企业公文管理的信息化建设予以强化，仍是我们需要继续进行探索和研究的工作之一。
关键词：企业；公文管理；信息化背景；创新
引言
伴随信息技术水平的快速提升及协同办公产品的应用普及，越来越多的企业开始采用电子公文处理系统，尤其是规模大、组织结构复杂、分支机构多、地域分布广的企业。这种信息技术与公文工作的深度融合为企业公文管理注入了新的活力，产生了深刻影响。
1电子公文的特点和优势
电子公文是运用现代信息管理技术，在数字设备及环境中形成的，可在计算机、局域网等存储、传递，且具有规范格式的公文的电子数据。在信息技术、通信技术和无限网络技术高速发展的当下，电子公文系统实现了公文的审核、拟办、流转、存储、统计、查询等工作的电子化，信息的载体发生了重大变化，信息传播从纸质等可接触的有形媒介转变成了网络中传输的无形电子码流，个人计算机、手机、移动设备等都可以成为处理公文的工具。电子公文突破了时间与地域的限制，实现了公文流转的信息化以及公文流转与归档一体化，极大提升了企业公文的处理效率，保证工作顺利进行，这是传统的纸质公文无法做到的。
在现实工作中，电子公文的信息化有助于企业节约办公耗材，降低管理成本；电子公文的流程化、规范化有利于提升企业公文的质量水平；电子公文流转过程的可追溯便于公文的督查与考核；电子公文在网上流转完成后，可直接进行归档，处理过程简单方便；电子公文系统的文档浏览与查询检索功能可以有效提升文件资料查询的速度与质量。
2公文管理信息化的特点分析
2.1操作较为方便
在公文管理信息系统的操作方面，为了增强其可操作性和可理解性，其主要以语言开发系统为基础，以简单、实用为基本要求，在保证信息安全的基础上，最大程度地实现了信息资源共享。详细来说，就是运用信息化系统，完成了对单位内的各种文档资源的数据信息整合，同时还通过光纤专线接入的方式，方便了各部门查阅或调用信息。
2.2文档易进行统一管理，且在文档的扩展、维护方面较为便捷
实现对企业公文的信息化管理，使企业内部的所有各类公文都能被统一起来进行管理，并且通过针对企业公文管理的需要所建立起来的专门的标准化的用户界面，使得企业公文管理方面以及其他与公文紧密相关的方面的工作效率和工作质量都得到了极大的提高。此外，对于企业公文的信息化管理来说，其除了具有对企业的公文文档进行统一化管理的优势之外，还在公文文档的扩展、维护等方面具有较大的优势。可以作为企业各个业务的应用系统，集运营、监控、扩展、开发于一体，其对于企业整体的经营、管理、发展来说都是具有极大的意义的。
2.3功能实用性强
对公文管理实现信息化建设工作，主要是在对办公系统的经验和需求进行充分整合的基础上开展的，并且主要是基于扩展办公功能、使办公的质量和效率都能得以有效提升方面的考虑。对于建立成型的公文管理信息系统来说，其基本对所有的办公部门和办公环节都有所涉及，并且对于其中的各项功能，完美地实现了有机融合。
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3加强电子公文管理的措施
3.1建立健全并全面落实管理制度
无规矩不成方圆，完善的规范制度对电子公文的管理工作有着至关重要的作用。企业可以依据《电子文件管理暂行办法》（中办国办厅字〔2009〕39号）以及上级单位的电子公文管理要求，建立健全本单位的电子公文管理制度。制度应着眼于电子公文的整个生命周期，明确电子公文系统的管理部门及职责分工，确定系统管理员、模块管理员、部门管理员、普通用户等各类用户及职责，规范电子公文系统的使用管理、授权管理，明晰电子公文的处理、归档、安全保障，并加强制度的宣贯、培训和监督考核，全面确保电子公文的真实性、完整性、可用性、安全性。相关部门还应结合电子公文的特性，完善网络环境下的保密管理制度，加强相关培训与检查。
3.2加强公文管理的数字化
其实要对企业公文实现信息化管理，必须要实现企业公文数字化，并加强对其的管理。同时应当认识到，这种数字化的实现并不是一蹴而就的，而应当分步骤、有计划的进行。通常情况下，一个企业的公文基本都是由办公室进行管理的，并且因为公文管理信息系统是一种新兴事物，所以对一些传统的公文要进行数字化录入，就必须首先进行分门别类，首先选择重要的以及常用的公文进行刻录。
3.3加强安全保障
安全保障对于维护电子公文的原始性和真实性至关重要。一方面要加强网络的安全，采取安装杀毒软件、设置防火墙、路由控制等措施，对服务器的开放端口进行控制，限制用户访问端口的IP地址。另一方面是加强管理，一是控制访问权限，通过身份认证及权限管理等功能的使用，审核与筛选公文的访问者，授予其与身份相适应的权限。二是定期对电子公文进行安全检测，发现问题及时解决。三是维护好数据库，做好数据备份工作，四是电子公文流转时可采用加密技术、数字签名、数字水印等安全技术，并加强相应技术及电子印章的应用研究，确保电子公文安全。五是加强日志监控，对哪位用户什么时间访问了哪份文件、进行了什么操作进行记录，做到问题能够追溯，如果出现异常情况可以及时处理，确保电子公文始终处于受控状态。六是关键岗位的变动要及时报备，如电子公文系统的管理员、文书调整岗位，需及时更改权限。
3.4实现管理设备的现代化
要想强化企业公文管理的信息化建设，首先需要做到的一点就是要使企业的管理设备实现现代化。对于企业公文管理的硬件设备来说，其应当满足的几个要点就是性能高、容量大、安全性好、计算能力强等。此外，对于安装了公文管理信息化系统的计算机而言，还必须要配备相应的扫描仪、光盘刻录机以及不间断电源等；同时，为了使公文管理信息化系统发挥出最好的作用，其所使用的公文管理软件必须是经过权威资质部门认定的。
3.5提高公文管理信息化的服务层次
对于强化企业公文管理信息化建设来说，其中很重要的一点就是要提高公文管理信息化的服务层次，并逐步在公文管理过程中建立起三个“一体化”：一是公文及公文管理一体化；二是各门类公文管理一体化；三是内部信息和外部信息一体化。只有这样才能更好地为公司建设、发展、运营服务。
结束语
企业公文信息化建设是一项复杂的系统性工程，既要加大资金投入，又要加大信息技术的引入，不断完善企业的信息化管理体制机制，注重企业档案过硬队伍的培养，综合施策，为做好企业公文信息化管理提供必要的物质保障、制度保障和人才支持，为企业的科学发展提供优质高效的服务。
参考文献
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[3]李峥.浅探公文电子化管理优势与挑战[J].石油化工管理干部学院学报，2018，20(02)：57-61.
论文作者:贾江辉,周晓琳 高夫存,
论文发表刊物:《当代电力文化》2019年第5期
论文发表时间:2019/7/22
标签：公文论文; 电子论文; 企业论文; 信息化建设论文; 系统论文; 工作论文; 信息技术论文; 《当代电力文化》2019年第5期论文;