新疆喀什地区第二人民医院 844000
随着医院的发展壮大，各部门产生的各种门类的档案越来越多，传统档案管理模式人力成本大，信息检索慢，费时费力，喀什地区第二人民医院信息化技术的发展和自动化协同办公系统（OA）的应用为档案管理提供了便利，为推动档案信息化建设提供了条件。
一、我院档案管理现状
我院综合档案室主要保管文书档案、会计档案、声像档案和实物档案及部分科技档案资料。其中文书档案包括党群类、行政类、业务类；声像档案有照片、录像类；实物档案分为奖牌、证书和其它单位赠送的礼品等；科技档案为基建档案和设备档案等。病历档案和设备档案采用分库保管形式。管理方式沿用传统的管理模式，由各职能部门定期向综合档案室移交材料，统一整理立卷，录入目录归档。在地区档案局的督导和帮助下，医院档案管理逐步规范，硬件设施得到一定改善，但随着医院信息化建设的迅速发展，档案管理呈现出越来越不适应发展，滞后于现实的状况。
二、原因分析
１.认识不足，重视不够。我院信息化建设上线各类业务系统和电子政务及办公系统，极大地拓宽信息渠道，但由于未与档案管理相联结，传统的档案资料收集方式费时费力，且存在收集不全的风险。
２.档案管理人员综合素质较低。专兼职档案人员受条件限制，参加培训较少，力度不够，欠缺信息化条件下档案管理的知识，一些业务工作难以开展。
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３.管理制度不健全。我院根据自治区有关档案的法律法规和规定细则，结合医院工作实际，制订了《档案保管制度》、《档案立卷归档制度》等工作必备的各项制度和规定，但对电子文档的归档要求尚不明晰，管理制度不健全。
４.档案硬件设施仍有待进一步完善。在院领导的关心支持下，近年加大对档案环境条件改善的投入，配备了一些基础设施，但从档案安全保管上仍难以满足需要，还需进一步完善。
三、应对措施
１.加强学习，主动作为。档案管理是一项业务性很强，不断拓展创新的专业，尤其在信息化条件下，对专职档案管理人员综合素质要求更高。只有不断地学习新知识、新业务，提高业务能力，才能适应发展形势，满足工作需要，了解工作缺陷，主动积极向单位谏言献策；同时加强兼职档案管理人员业务培训，使他们具备一定的档案业务专业知识和专业技能，明确归档范围和归档立卷要求，提高档案业务水平，从而推动档案工作向前发展。
２.明确职能。我院虽然建立了一支以专职档案员为主导，覆盖全院的兼职档案员队伍，也制定有档案立卷归档制度和惩罚措施，但未有效落实，执行不到位，需要进一步明确职能，落实责任。
３.将OA协同办公系统实现内部信息资源共享
协同办公系统（OA）是将现代化办公与计算机网络功能结合起来的一种新型办公模式，根据工作具体需求，OA设置不同功能模块，各职能部门日常办公均在OA上按流程流转，统一归口，方便查阅和备考，档案管理员可定期下载归档范围内的文档资料予以保存。我院启用时间不长，已渐趋平稳，对收集文档资料提供了极大便利。
４.质量控制管理及评审系统助力档案收集
为提高医院自身管理效能，为病人提供高效有针对性的个性化服务，实现医疗资源共享，满足现代化医院管理的需求，我院引进了质量控制管理及评审系统，开展了系统平台搭建及配置工作，各科室对评审条文预定目标，进一步明确权责分工，注重知识积累和日常工作资料收集，为医务人员提供便捷查询的知识库；同时系统有较强文件自动比对和汇总功能，有效提高工作效率，为实现统一的数字化采集、存储、查询、统计分析管理，建立完善电子病历和满足病人医疗服务以及档案资料的完整齐全提供了必要条件，它的建成为实现我院跨越式发展，提升整体医疗服务水平发挥重要的查考作用。
四、思考
如何使档案管理工作融入医院信息化发展，与医院整体发展保持一致，为医院整体发展提供利用，笔者有以下几点体会。
１.建章立制、保障安全
档案信息化建设过程中，为保障网络及数据的安全运行，要创新档案管理机制，制定适应信息化建设的档案管理制度。统一电子档案管理标准，包括：档案整理标准、统计标准、服务标准、各项技术标准等，把电子档案的形成、积累、归档、保管和提供利用等各环节纳入到档案管理和监督的范围，形成档案的规范化、系统化、科学化、现代化管理，保障档案信息共享和网络畅通。
健全和完善档案管理业务流程和技术规范，细化电子档案工作环节和步骤，实现文件的自动接收、归档、辅助立卷、组卷、编目、统计和借阅登记等，为医院发展提供高效便捷的档案服务。
２.探索档案信息化建设的有机融合模式
根据工作需求进行流程设定、角色分配、架构搭建，实现从各职能部门、从公文流转系统以及档案的录入等多种形式接收文书档案、预立卷、制作卷内目录、组卷、编目、入库保管、统计、补录新文件、档案利用及销毁等管理，探索实现档案管理系统与医院自动化协同办公系统（OA）的连接，不同的角色开放不同的权限，达到档案的安全保管与利用。
档案信息化建设是一项长期持久的工作，在现有的档案法制和现代化技术条件下，不可能一蹴而就，档案管理人员特别是专职人员要积极做好医院档案的收集、整理、立卷、归档、保管等工作，提高档案利用效率，随着医院信息化条件的进一步改善，档案信息化的时代一定会全面到来。
论文作者:杨群英,谢言
论文发表刊物:《健康世界》2016年第9期
论文发表时间:2016/7/21
标签：档案论文; 档案管理论文; 医院论文; 工作论文; 我院论文; 信息化建设论文; 立卷论文; 《健康世界》2016年第9期论文;