利用文件生命周期理论对全宗理论的再探讨，本文主要内容关键词为：理论论文,对全论文,生命周期论文,文件论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
文件生命周期理论从八十年代中期被我国档案学者加以研究后，在档案工作理论与实践方面起了比较大的指导作用。将文件生命周期理论引入对全宗理论的研究，何嘉荪教授等人做了很多工作，尤其是对全宗分类问题的探讨，将全宗分为机关全宗与档案馆全宗的观点在档案学界引起了反响。何嘉荪教授还运用文件生命周期理论来解释主、客体全宗理论，颇具新意，对笔者借助于文件生命周期理论探讨全宗理论很有启发。
一
文件生命周期理论的要点表述为：从现行文件到历史档案是一个完整的生命过程；文件在全部生命过程中先后表现出不同的作用或价值，使其整个生命周期可以区分为不同的运动阶段；所以应针对不同阶段文件的特点，采用适宜的存放与管理方式。对于文件生命运动阶段的划分，笔者赞同陈兆祦教授的四阶段划分法，即将文件生命运动周期划分为：文件的制作（产生）阶段、文件的现实使用阶段、文件的暂时保存阶段和文件的永久保存阶段。何嘉荪教授在“关于档案概念外延”讨论的两篇文章中，主张扩大档案外延，以解决我国当前流行的档案概念外延划定的双重标准问题，以及由此引发的档案工作和档案学理论中的自相矛盾和双重标准严重影响归档完整率等一系列问题。所以他主张，在文件运动周期中，延伸档案概念的外延，将档案从文件的现实使用阶段算起，把所有的现行文件都视为档案进行管理。笔者则主张缩小我国传统档案概念的外延，在文件运动周期中，将档案从文件的永久保存阶段算起，把档案管理的对象局限在档案馆之内，而不同意传统的以归档作为档案与文件区分的界限，也不同意何嘉荪教授提出的扩大档案概念外延的看法。在此基础上，笔者主张扩大传统全宗理论的内涵，将全宗分为文件全宗和档案全宗。全宗理论也演变为研究文件全宗和档案全宗的理论体系。
根据文件生命周期理论，文件与档案的区分点放在第三阶段的终点和第四阶段的起点之上，而文件全宗与档案全宗的分界点与此一致。至于全宗定义，笔者是这样思考的：全宗是一个独立的组织或个人在社会活动中形成的具有有机联系的一组档案文件整体。全宗按保存处所和现实效用的不同，可以分为文件全宗和档案全宗。文件全宗是一个独立的组织或个人在社会活动中形成的有价值的文件总和；档案全宗则是一个独立的组织或个人在社会活动中形成的档案文件的有机整体。
二
笔者的全宗观念与前苏联的文件全宗和档案全宗划分法有极其相似的一面，其不同之处在于，前苏联的“文件全宗”作为机关或个人活动中形成的文件总和，涵盖了文件生命运动周期的四个阶段的全部文件。其特点在于：前苏联文件全宗既包括永久保管的文件（用以组成档案全宗），也包括暂时使用与保管的文件，其成分是不固定的。就是说，前苏联文件全宗包含档案全宗，而笔者的全宗类别划分与文件运动阶段紧密相联，以第三阶段的终点和第四阶段的起点作为文件全宗与档案全宗区分的标志。如下图所示：
三
将全宗划分为文件全宗和档案全宗的优点在于：
其一，由于文件全宗包括文件运动周期中前三个阶段的所有文件，所以文件全宗内部成分是不固定的。人们可以根据一个机关或个人的文件全宗中各种文件的不同特点和现行使用价值、不同的保存价值属性，对文件进行必要的控制和管理，及时地剔除没有或失去现行使用价值和保存价值的文件，保证将具有国家和社会意义的那部分文件移交给国家档案馆集中保存。这部分移交给国家档案馆保存的文件，在档案馆组成档案全宗。
其二，文件全宗为机关、企业、事业单位及其他社会组织内部的档案文件的综合管理（即作为一个统一的整体来管理）提供了较为科学的理论依据，同时也为实现机关或单位内部的文件、档案的一体化管理提供了较为坚实的理论基础。虽然文件全宗的成分不固定，但它毕竟是一个相对独立的、由机关或个人在社会活动中形成的文件构成的统一体或集合体。这就要求必须对一个机关或企业的文件按文件全宗进行统一管理。文件的统一管理为档案管理的标准统一做好了前处理工作，为文档处理一体化提供了理论依据。
其三，将全宗分为文件全宗和档案全宗，可以解决科技档案归属问题。由于科技文件的现实使用性强，保存在本单位利用的时间也较长，将科技文件作为文件全宗的一个重要组成部分，在其未向档案馆移交之前，保留在本单位进行综合管理，可以更充分地发挥科技文件的信息价值，更好地为本单位的生产建设、经营管理、科学研究提供参考价值和现实使用价值。在目前我国的档案事业管理体制之下，科技文件有两个归宿：一、进入综合性档案馆，二、进入专业（专门）性档案馆。将全宗分为文件全宗和档案全宗，那么科技文件流向问题则能够得以解决。若科技文件移交给综合性档案馆，则归入该单位的档案全宗，丝毫不会破坏全宗的完整性；若科技文件移交给专业（专门）性档案馆，而该单位的其他文件移交给其他档案馆保存，则可以在该单位全宗名称下注明，制成档案互见卡，注明该档案全宗的科技部分保存于何处，其他部分保存于何处，以方便利用者查阅使用。
其四，文件全宗和档案全宗的划分也较易为广大档案、文书工作者所接受。在八十年代末九十年代初的全宗问题讨论中，在全宗分类问题上出现了许多新观点、新看法。综观诸种意见，笔者认为，“主体全宗”和“客体全宗”、“理论全宗”和“实体全宗”、“逻辑全宗”和“事实全宗”，这些全宗概念太哲学化太抽象，不要说基层文书、档案工作者，即使是文书、档案学者也要琢磨半天才能分辨清楚。“机关全宗”或“机关档案全宗”的提出，其出发点无疑是积极的，但是却很容易令人混淆，即同档案全宗的种概念“机关（组织）档案全宗”的名称相互雷同。目前我国各级档案馆也客观存在着许多这样的档案全宗。将一个比较成熟的概念的名称，用以命名另一个概念的作法，无论是从术语学角度还是从实践角度去考察，都是不够科学的。而文件全宗和档案全宗分别指机关文书部门保存的文件和档案馆保存的档案，界限分明，很容易为文书、档案工作者普遍识别，从而为他们的工作提供便利。
综上所述，全宗理论应当是文件全宗理论和档案全宗理论的总称，其原理为：同一文件全宗的文件是一个相对独立的整体，应当实行综合管理；同一档案全宗的档案文件不能分散，不同档案全宗的档案文件不能混杂。