提高多校区大学图书馆工作效益的物流管理启示录，本文主要内容关键词为：启示录论文,大学图书馆论文,校区论文,物流管理论文,效益论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
〔中图分类号〕G258.6 〔文献标识码〕C 〔文章编号〕1008-0821(2005)08-0103-03
1 研究意义
自1992年3月5日教育部下发合并镇江市高等专科学校的文件以来，截止2002年6月19日，全国共有729所高校进行了合并，组建成新一轮的286所高校。在历经这10年的时间里，我国的高等教育事业取得了较为可喜的成绩，通过高校的合并，实现了我国高等教育资源的整合和教育实力的优化配置，合并后的各类高校正在进行新一轮的教育改革，为我国的高等教育事业快速发展作出了自己的贡献。随着我国高等教育管理体制改革的逐步推进，很多高校都在进行一校多区的办学实践。多校区办大学势必在多个校区建设图书馆。
大学多校区的办馆格局，使不同校区图书馆之间形成差异，因而带来整体管理上的失序，并容易造成在经费、馆舍、人员等方面的重复浪费和分配上的困难，其中集中表现在：散，全，杂，大——正是这些特点，给多校区图书馆的管理和运转带来较大的困难，同时图书馆人也要迎接新的挑战，尝试新的管理机制与模式，对现有的馆藏资源进行优化配置、合理利用，使它们在多个校区之间高效益地运作。
马克思曾对小农经济缺乏组织联系、不求效益的特点作了非常生动的比喻，说“是由一些相同的东西数量相加形成的，就好像一袋马铃薯，——虽然装在一个口袋里，却是彼此分离的。”《经济时报》记者在调查中发现，中国目前已经建设好的大学城虽然集中了若干高校，但事实上一些高校在许多基础设施的建设上还是各自为政，形成了所谓“一袋马铃薯”的局面。甚至有人士指出，一些的大学城还导致某些高校的资源出现了更大的分散和浪费。我们建设大学图书馆必须吸取这一前车之鉴。
2 题解
建设多校区大学图书馆，主要指：建立一个适应新的陵园信息环境、满足各个校区教学和科研的发展对文献信息资源的需求，以校园网络为依托，以文献信息资源共享网络的整体化发展思路为指导，采取“整体规划，合理分布，协调发展，共同保障”的建设方针，力求建成一个具有文献资源管理和协调机制，能发挥校区各馆之间文献资源的综合优势，具有完善馆际资源存取和传递体系，确立现代化信息服务手段的创新机制的内外互连的信息网络系统，实现书刊资料“通借通还”，并提供全天候网络信息检索服务，有效地提高校内用户的文献信息资源的可获知能力和可获得能力。
从管理模式上看，应该从图书馆的业务结构设置入手，把图书馆的自动化、网络化、数字化建设作为重要的因素，同时对传统的采访、编目、流通、阅览、咨询等部门加以调整、合并和改造。把集中与分散的办馆体制结合起来，充分体现统一性与灵活性。对多校区的办馆的管理模式不仅要看其管理体系的完整性，更重要的是管理效率。效率是衡量管理优劣的主要评价指标之一，高效率的管理，才能有高效益的运作。无论采取哪种管理模式首先要保证管理渠道的畅通。要合理构建馆内组织，最大限度地发挥人、财、物的综合功能，各个分馆达到“1+1＞2”的效益，而不是“一袋马铃薯”。管理就是追求效益、提高效率，为此，必须挖掘自身潜力，加大科学管理力度，全面推进业务工作开展，加强图书馆事业宏观管理，谋求图书馆宏观效益以带动整个图书馆事业的发展，促进图书馆地区协作协调的进步，才能提高图书馆整体服务水平与服务质量。
3 大学图书馆的效益
效益是指某种力量、做法或因素产生的结果和精神或物质上所获得的利益和好处。
大学图书馆效益主要是指服务效益，即服务读者产生的效益，效益的产生以读者为主体，以知识传播和信息开发为手段。其具体表现为社会效益和经济效益。
美国在20世纪70年代后期对NASA（美国国家宇航局）的信息服务效益进行了研究，在对NASA公布的1971～1976年的数据进行统计分析中发现，NASA在提供信息服务上每年花费286万美元，同期年预计效益是3820万美元，而用户花费的时间折合货币为每年1640万美元，预计效益和NASA提供信息服务的成本之比为1.98:1（预计效益除以NASA成本与用户成本相加部分）。还有研究人员对阅读文献资料的价值作了一次有意思的统计，如阅读一篇杂志文章的效益是385美元，阅读一篇内部技术文献的效益是706美元，而阅读一本书的效益是1160美元。又如湖南某图书馆针对20世纪80年代初兴起的“苎麻”种植热提供的信息，及时扭转了盲目种植苎麻的局面，减少损失近百万元。美国50年代某企业曾花费5年时间耗资50万美元研制“继电器接点电路合成”，研制工作完成后，发现其他国家早就发表了一篇结论与他们的实验结果相同的资料，而复制这一资料仅需要5美元。这些不论是否确切，至少能从某一个角度说明图书馆工作与效益之间的关系及对经济效益的影响，说明信息服务的重要性。
说到效益，大学图书馆业务工作流程与企业“物流”有异曲同工之处，“异”在企业和事业的不同，“同”在工作流程和工作目标的某些环节。他山之石，可以攻玉。1999年3月，在美国OCLC图书馆馆长会议时，大趋势公司阿伯玎女士(Patricia Aburdene)作了关于“图书馆是一门商业(library is a business)”的报告，她说如果把图书馆看作是一个企业的话，你就会发现图书馆有很多与企业相类似的结构和运作环境，当你将经营机制和竞争机制引进图书馆的时候，你就会发现自己手上有一大笔可运作、待开发的资源，因此她希望图书馆要学会经营，学会推销。我们能不能引进企业经营机制和竞争机制来降低图书馆的管理成本和信息处理成本呢？管理、编目包括库存都有成本问题，如果这些成本都能够降低的话，那么图书馆的管理效率、服务效益将会得到根本的改善和提高。
4 企业物流特征及对大学图书馆管理的启示
4.1 目的性
保证将市场所需要的商品，在必要的时候，按照必要的数量送达到需求者的手中。物贵在新，大学图书馆为了在“必要的时候”把书送到“流通领域”，应该尽量减少中间环节，近年高校逐步实施的图书借还、阅览二合为一的“大流通”就缩短了工作流程，精简了人员，提高了效率。至于“必要的数量”，大学图书馆在迎接评估时需要达到人均80册，师生每证也只能借中文书5册，每周我馆龙洞分馆就有几千本新书。为了评估取得好成绩，为了读者能够多借书，为了不断满足广大师生的需要，图书馆要在有限的经费中不断增加书刊的册数和种数。
4.2 相关性
构成物流系统的各个功能要素必须围着系统的目标相互衔接，构成—个有机的整体。构成大学图书馆工作系统的各个环节也都必须围绕着“为人找书，为书找人”而去进行采访、咨询、开放等。
4.3 灵活性和可变性
物流系统具有满足社会需要，适应环境能力的开放动态系统。它总是连接着多个生产企业和用户，系统会随着需求、供应、价格、渠道的变化而变化，而且系统内的要素也同样发生变化，难于长期稳定。大学图书馆为了迎合教师和学生的信息需求，也要不断根据“客户的反馈”、图书价格的变化、数据库的使用情况，不断调整购书清单，甚至可以“开小灶”，为急需的师生购买图书资料。
4.4 大跨度性
物流系统的大跨度性表现在两个方面：一是地域跨度大，二是时间跨度大。大跨度性也使物流系统的管理难度较大，对信息的依赖程度极高。物流这个特征最适合大学多校区办图书馆了。如我校图书馆就前后共有六个分馆，有的刚刚取消，有的即将取消，大学城分馆正在热火朝天地建设。取消的图书馆的一切书刊设备都调拨到需要的地方。六个分馆分布在广州市中心、市郊、闹市边和远离广州的番禺大学城。大学各个分馆如何在时间跨度和地域跨度都较大的情况下低成本高效益地运转，其中有不少做法可以借鉴企业物流。
4.5 可分离性
物流系统可以分解成相互联系的子系统。系统与子系统之间、子系统与子系统之间，存在着时间上及资源利用方面的联系，也存在着总的目标、总的费用以及总的运行结果等方面的相互联系。
4.6 复杂性
物流系统的边界是广阔的，其范围横跨生产、流通、消费三大领域。参与物流的人员及物质资源数量庞大，这些人力、物力、财力资源的组织和合理利用，是一个非常复杂的问题。同时，在物流活动的全过程中，始终贯穿着大量的物流信息。物流系统要通过这些信息把各个子系统有机地联系起来。如何把信息搜集全面、处理好，并使之指导物流活动，亦是非常复杂的事情。
大学图书馆正常运转起来也同时涉及出版社、运输、图书馆工作人员（情报、采访、流通）、读者、校园网络、资源共享等一系列因素，表面看图书馆的工作性质枯燥而单调，实际上复杂而多变。一本书从下定单到上书架，其中至少经过预订——运输——验收——登记——分类——编目——加工——典藏——流通等九道工序。
总之，物流系统的总目标是实现宏观和微观的经济效益。但是，系统要素之间有着非常强的“悖反”现象，称之为“交替损益”或“效益悖反”现象。如提高物流服务水平就会增加物流成本。通常，人们希望物流数量最大，物流时间最短，服务质量最好，物流成本最低。要满足所有这些要求是很难的，所有这些相互矛盾的问题，在物流系统中广泛存在，而物流系统又恰恰要求在这些矛盾中运行。因此，正确理解和把握物流系统各个环节之间的关系是十分重要的。大学图书馆也是。图书馆和读者都希望书刊流通数量最大，流通周期最短，服务质量最好，流通成本最低。我们只有正确处理和把握好各个环节以及它们之间的关系。
5 企业物流管理目标与大学多校区图书馆工作目标的相似之处
图书馆信息贮存与传递的新系统和新载体并没有取代原有的系统和载体，而是成为一种补充。载体的多样化为信息的贮存和传递带来了活力，通过对新系统和新载体的掌握和运用，知识和信息的交流将变得更加方便、更有效率。大学多校区图书馆工作目标与企业物流管理目标就有不少相似之处——企业物流管理目标的启示：
5.1 成本最低战略
实施成本最低战略必须将目标确定为满足较为集中的客户需要，向客户集中的地区提供快速服务，通过储运资源和库存政策合理搭配使物流成本达到最小化。一般来说，物流系统的基本服务能力受到系统中仓库的数目、工作周期、运营速度或协调性、安全库存政策等诸多因素的影响，为满足客户的基本需要，要按照有效库存和系统目标对物流系统进行整合，以求在成本最低的条件下达到最佳的服务水平。
大学图书馆“较为集中的客户需要”主要指大学生对信息的需要。我校2004年在校大学生是22159人，2003年在校大学生是12442人。要在“成本最低的条件下达到最佳的服务水平”，同样涉及到经费、人员、设备等因素，要充分整合、合理利用，才能做到“低成本，高效益”。实施过程大可不拘一格，灵活运用。如国外曾经有一个大学图书馆要搬馆，馆长为了节约成本，想出一条秒计：让所有的同学都来图书馆借若干（需要调拨的）书，要求他们在规定的时间内还到另一个（调拨的目的馆）校区图书馆，并且放到相应的架位上，这样，减轻了工作人员大量的工作量，节约了经费，又给了大学生一个熟悉图书馆、服务母校和积累社会经验的机会。
大学图书馆“低成本，高效益”还包括资源共享（如广州石牌六高校图书馆资源共建共享）、资源整合、投标采购、各个校区馆实行“大流通”、图书馆只在总馆设一个采编、一个情报、一个技术部门、读者使用“一卡通”等。
5.2 服务最优战略
实施服务最优战略必须充分利用服务设施，为客户提供最优的服务。什么是最优的服务对不同的客户来说也是不同的，这要求企业必须认真分析客户的需求，针对客户的不同需求进行差别化的优质服务，从而构筑企业的差别竞争优势。
大学图书馆要做服务最优，就要充分考虑服务对象，有针对性地采购，提高书刊利用率。买什么书、订什么刊、做什么宣传，都要根据主要服务对象——大学生来定夺。除了书刊、电脑、网络等硬件服务外，图书馆的“软件”服务也很重要，这个“软件”就是工作人员。专业化、高素质、细心周到的服务，能满足读者不同的需要，做到“个性服务”。这也像企业一样，会有许多“回头客”，这与图书馆的服务效益也息息相关。
5.3 利润最高战略
这需要对每一种物流设施所带来的利润进行认真的分析，构建起能够以最低的成本得到最高利润的物流系统。
大学图书馆计算出“服务最高效益”，就要对各类书刊和数据库进行使用信息的统计，对各个工作人员的的工作岗位和效率也要进行考查。让每一本书有他的读者，物尽其用。让每一个人都发挥他的长处，人尽其才。
5.4 竞争力最强战略
竞争力最强战略是力争达到整体的竞争力最强，寻求最大的竞争优势的战略。这种战略可以采用针对性的服务改进和合理的市场定位两种方法来获得。要使竞争力加强，必须最能为企业带来利润的客户能得到最好的服务，如果发现有重要的客户没有接受到卓越的服务，就必须改进服务水平或增加服务能力来适应这些客户。另一种获得竞争优势的方法是确立更加合理的市场定位，在物流服务上进行重要的投资去占领本地市场，提供个性化服务。
文章前面的美国大趋势公司阿伯玎女士说过要把图书馆当企业来经营，这就会涉及市场竞争。在广州番禺小谷围的大学城，各个高校陆续在建设图书馆，地域上的优势和方便必然会使许多大学生不一定选择本校的图书馆，而是可以“择优猎取”，到时有可能会形成有的图书馆前车水马龙，有的图书馆前门庭冷落的局面——这就类似市场经济——有需要才有市场。每个大学图书馆如何都做到车水马龙，这就要“八仙过海，各显神通”了，实用性和特色馆藏是必要的。
5.5 资产占用最少战略
这种战略的好处是降低物流系统的风险，增加总体的灵活性，更有利于企业集中优质资产开展业主经营。
我校图书馆，在未建设大学城图书馆之前，每个办公室都有电脑主要供大家工作使用，但并不是每一个员工每一分钟都在工作，所以，现在，各校区馆的电脑基本上都放在工作台上或工作间里，既节约了有限的资产又提高了工作效率，达到“资产占用最少”，提高了图书馆的效益。
6 大学图书馆管理与企业物流管理程序上的相似之处
图书馆系统是由相互联系、相互影响的各部门组成的有机整体，所有的工作都要以图书馆的整体利益为出发点，统筹考虑，使各工作子系统统一为实现总体目标服务。图书馆工作的各个环节又相对独立，上一个环节是下一个环节的基础，下一个环节是上一个环节的继续，各个环节共同作用于图书馆整体效益的实现。
图书馆业务工作流程：
图书预定采购（选购、订购、委托代购和交换、接收、征集、复制等）——验收登记（个别登录和总括登录）——标引——著录目录组织——典藏——使用——提供服务（借还、阅览、复制、馆际互借、宣传导读…文献检索、文献报道、情报研究、参考咨询、收集服务效益、评价）
7 图书馆的“范型转变”
大学图书馆毕竟不是企业，但现代图书馆还是具有企业的发展特征。1994年，新加坡出版了一份涉及图书馆未来的重要文件，即《图书馆2000》，这份报告提到了图书馆“范型转变”的7个方面（字体涂黑部分），对大学图书馆的建设，很有参考价值：
7.1 从单一媒体(one median)到多媒体(multiple media)；大学图书馆除了有纸质书刊，还有随书附送的光盘、录音带，图书馆购买的数据库、电子图书等。
7.2 从图书的保管者(custodian of books)到服务本位的信息提供者(service-oriented information provider)；正如我馆正在努力提倡“为人找书，为书找人”。
7.3 从本馆收藏(own collection)到无边界图书馆(library without walls)；如馆际互借，“一卡通”，从一个大学内多个校区间的馆际互借，到不同校区间馆际互借，如广州石牌六校图书馆通用借书证，广州大学城由于地域上的优势各个大学图书馆的可以尝试互借共享。
7.4 从我们到图书馆去(we go to the library)到图书馆来到我们中间(the library comes to us)；这个转变指图书馆的情报、采访人虽深入读者，了解需求信息和宣传导读；图书预约通知、催还通知等。
7.5 从按时提供(in good time)到及时提供(just in time)。
——这个转变更具企业特征：时间越短，成本越低，效益越高。以人为本，越快越好。
7.6 从馆内处理(in sourcing)到外包处理(out sourcing)。
——图书馆的这个转变最具物流特征。图书馆向社会招标订购，可以为馆节约大量经费和人力。
7.7 从区域服务(local reach)到国际服务(global reach)。
——这个转变主要是指图书馆的网络化服务。我馆的数据库已从2002年的7个增加到2004年的18个，网上查询系统也日益完善。
“范型转变”是美国科学哲学家库恩(Thomas Kuhn)定义并被广泛使用的一个术语，指学术研究的整套方法及态度正在被另外一套方法及态度所取代。一门学科范型的转变，标志着该学科的革命性发展。“范型转变”是一个历史性的动态过程。就图书馆而言，正处在“范型转变”的过程之中，有的图书馆还存在于旧的范型之中，有的图书馆正在经历向新范型的转变，即便是那些在国内领先的现代化图书馆，也有一个不断转变的过程，主要表现在不同思路、方法和行为之间的冲突上。现在大学图书馆正在经历三个转移，即工作重心从书本位向人本位转移，业务重心从第二线向第一线转移，服务重心从一般服务向个性服务转移。以人为本的办馆思想，既反映在信息收集和加工的过程里，又体现在信息传递和咨询的手段上，图书馆的整个业务环节自始至终贯穿着人本位的思想。当今图书馆事业正处在这一转变之中，大学图书馆一定要适应外部形势的变化，转变思想观念，调整工作重心，讲求效益，与国内国际接轨，使中国的图书馆事业走向一个新的高度。