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向社会开放档案、公布档案，是搞好档案利用工作的前提，也是档案工作的最终目的之一，正确理解并真正掌握相关法律规定的内容，档案部门及其工作人员才能依法做好有关工作，积极开发档案信息资源为社会提供服务，对利用者来说也才能正确行使法律赋予自己利用档案的权利，承担法律规定的相应义务。
一、档案开放与公布
1.档案开放与公布法定主体的权利义务
《档案法》、《档案法实施办法》、《各级国家档案馆开放档案办法》等法律、法规及规章制度涉及到档案开放的主体规定，都限定为国家档案馆，而档案公布的主体则涉及到各个方面，不同主体享有不同的权利并承担不同的义务。
档案开放是指各级国家档案馆依照有关法律、法规的规定将原来处于封闭状态、控制在一定范围内使用的档案向公众开放，提供社会各方面利用。开放档案提供社会利用是法律赋予各级国家档案馆的义务，其主体是各级国家档案馆。这里各级国家档案馆指的是各级国家综合档案馆和专门档案馆，其他部门档案馆或档案室等保存档案的单位则没有向社会开放档案的义务。
档案公布指的是以某种形式将档案首次公之于众。任何组织或个人都有可能成为档案公布的主体。对于属于国家所有的档案，拥有公布档案合法权利的是档案馆或档案形成单位，对于其他非国家所有的档案，档案公布权属于档案所有者，但档案所有者在公布其档案时必须遵守国家保密的规定并不得损害国家的、社会的、集体的和其他公民的利益。
对于各级国家档案馆来说，依法向社会开放档案、公布档案是一项法定义务，档案馆应当为完成这项法定义务积极开展工作。目前，保存在各级国家档案馆依法可以向社会开放的档案数量很大，档案馆作为合法主体应当以法定形式公布开放档案内容，以满足和方便社会各方面利用档案的需要。但由于人力物力条件等限制，大量公布应开放档案一时难以实现，比较现实的做法就是依照《档案法》的规定定期公布开放档案的目录，为利用者查阅利用档案创造条件，提供方便。除国家档案馆外，其他保存档案的单位虽然没有向社会开放档案的义务，但仍然有利用档案的问题，需要稳妥慎重对待，合法合理掌握提供利用的尺度。
对于利用者来说，利用档案是公民个人的一项民主权利。只要有合法证明，任何组织或个人都可以到国家档案馆利用已开放的档案或经批准利用未开放的档案，也可以经其他保存档案的单位或其上级主管机关同意，利用其保存的尚未向档案馆移交的档案。但在利用过程中，必须遵守有关法律、法规，须知公民虽然享有利用档案的权利，但也要承担义务，除负有保护所利用档案不受损毁的义务外，还有一项义务就是不能随意公布所利用的档案。也就是说，有利用档案的权利不等于同时具有公布该档案的权利，如果需要公布则必须向提供利用档案的单位明确表明并经同意，否则就构成违法行为。
2.对档案所有权的法律界定
所有权是所有人依法对物的占有、使用、收益和处分，并排除他人干涉的权利，档案作为我国宝贵的历史文化遗产，适用宪法和民法中关于财产所有权的规定。《档案法》中明确规定了档案具有国家、集体和个人所有三种所有权形式，修改后的《档案法实施办法》，根据市场经济体制下企业经济成分的多元化现象，将其分为国家所有和非国家所有（包括集体所有、个人所有以及其他不属于国家所有）两大类。档案所有权的内容是所有人对属于自己所有的档案的占有、使用、收益和处分的权利。其中，对档案的占有是指档案所有人对档案在法律上或实际上的控制；对档案的使用是指档案所有人按档案的性能和用途加以利用，以满足生产或生活中的需要；档案的收益是指档案所有人通过非所有人利用自己所占有的档案取得的经济利益；对档案的处分是指档案所有人决定其所有的档案在事实上和法律上的命运，如向档案馆移交、捐赠、寄存等。
公民个人或者集体组织将其所拥有的档案移交或捐赠给档案馆后，其所有权归国家所有。也就是说，当属于公民个人或集体组织所有的档案移交、捐赠给档案馆后，其所有权也就发生了转移，所有权转移后档案归国家所有，个人或者集体组织不再对该档案拥有所有权，但在利用上，按照《档案法》第二十一条的规定，移交或捐赠人依法享有优先利用的权利，同时可对其移交、捐赠的档案中不宜向社会开放的部分提出限制性利用的意见。如果公民个人或集体组织对其移交、捐赠的档案事先未作任何限制，档案收藏部门对这部分档案的利用，有权根据有关的法律法规作出决定。
对于公民个人或者集体组织寄存在档案馆的档案，其所有权并未发生转移，仍然属于寄存者所有。档案馆作为寄存单位只能依法保护档案所有者的合法权利，而不能以任何理由侵犯其合法权益。对于寄存在档案馆的档案，由于其所有权并未转移，所以受寄存的档案馆只能代为保管，不能自行决定该档案是否可提供利用。当确实需要利用时，档案馆必须事先征得寄存者的同意，才能向社会提供利用。
二、档案开放的法律规定
1.档案开放的意义和起始时间
依法向社会开放档案，是档案立法的目的和宗旨。开放档案，不仅是国家科学文化事业发展的需要，而且也是我国社会主义民主的充分体现。我国宪法第四十七条规定：“中华人民共和国公民有进行科学研究、文学艺术创作和其他文化活动的自由。国家对于从事教育、科学、技术、文学、艺术和其他文化事业的公民的有益于人民的创造性工作，给以鼓励和帮助。”为了满足我国公民利用档案的正当需要，《档案法》第十九条和《档案法实施办法》第二十条均规定了有关档案开放的原则。这些规定将宪法的规定进一步具体化，为公民和组织利用档案的民主权利得以实现提供了法律依据和保障。
《档案法实施办法》第二十条规定“各级国家档案馆保管的档案应当按照《档案法》的有关规定，分期分批地向社会开放，并同时公布开放档案的目录”。如前所述，这里所称的国家档案馆指负责接收、保管档案的中央、省、地、市、县级国家综合档案馆和各类专门档案馆，不包括部门档案馆和各机关、团体、企业事业单位和组织内部的档案室和具有档案室性质的档案馆。因为，部门档案馆主要是收集管理本部门档案的事业机构，且由于他们档案内容的特殊性，如外交、安全、公安等部门的档案馆，他们所保存的档案开放时限与国家综合档案馆和专门档案馆有所区别。对于机关、团体、企业事业单位和组织内的档案室，由于其保存的档案形成年代较近，现实性和秘密性较强，所以他们所保管的档案不属于本条所述的开放范畴。本条规定“分期分批地向社会开放”，是因为考虑到目前各级各类档案馆所保存的档案中，属于到期应向社会开放的数量很大，而各档案馆的人力、财力有限，配合开放档案所做的准备工作一时难以完成，因此明确可以“分期分批”地开放，使各级负有开放任务的档案馆能够积极稳妥地做好这一工作。对档案的开放起始时间，《档案法实施办法》具体规定了以下四种情况：
中华人民共和国成立以前的档案开放起始时间。其范围包括清代和清代以前的档案、民国时期的档案和革命历史档案，上述档案从形成时间上说，自形成之日起均超过30年，所以自《档案法实施办法》实施之日起应当向社会开放。
中华人民共和国成立以来形成的档案开放起始时间。指1949年10月1日新中国成立以后的各级国家机构、组织、团体以及个人从事政治、经济、科学、技术、文化、宗教等活动形成的，对国家和社会有保存价值的全部档案。这些档案，自形成之日期满30年按规定分期、分批地向社会开放。
经济、科学、技术、文化等类档案的开放起始时间。由于这类档案与经济建设等紧密相关，并且利用率极高，如果满30年再开放，很可能使其中的许多档案失去其应有的使用价值。《档案法》规定上述档案的开放期限可以少于30年，《档案法实施办法》则进一步明确规定这类档案可以随时开放，这样规定有利于发挥这部分档案的社会效益和经济效益，同时也有利于社会主义现代化建设以及公民在科学、文化生活等方面的需要。
上述所列档案中涉及国防、外交、公安、国家安全等国家重大利益的档案，以及其他虽自形成之日起已满30年但档案馆认为到期仍不宜开放的档案，经上一级档案行政管理部门批准，可以延期向社会开放。
2.对有关档案开放的限制性规定
开放档案，并不是毫无保留和无条件的，一般说满30年后大量的历史档案已失去了它的秘密性，但是并不能排除不宜公开的档案的存在，对此类档案延期开放或控制使用，是符合国家和民族利益的。1991年9月27日国家档案局、国家保密局发布的《各级国家档案馆馆藏档案解密和划分控制使用范围的暂行规定》，列举了二十种不宜对社会开放的档案。主要有：
涉及党和国家重大问题、重大政治事件尚未作出结论的、不宜公开的；涉及各级党和政府领导人及社会各界著名爱国进步人士的政治历史评价及工作与生活中不宜公开的；涉及党和国家秘密工作的组织关系、工作方法、策略手段、情报来源以及涉及党和国家及其领导人与外国政党组织及其领导人之间秘密关系的；涉及民国时期敌特机关为了策反纯属捏造的和涉及领土、边界中敏感问题和战略部署、国防设施、军事要地、军品贸易、军工科研及生产的档案。涉及民族纠纷、民族矛盾和宗教、统战、侨务工作中内定的方针、政策的；涉及国内行政区域之间的边界问题，涉及准确记载风俗民情、可能资敌军事、经济战略或损害民族形象的档案。涉及我国科学技术的关键技术、技术诀窍、传统工艺、配方、重要资源的；涉及与国外科技交流、经济合作、贸易往来、外事工作中内部掌握的政策、策略及对具体事件的处理意见、方案的；涉及外国在华机构形成的对社会开放会引起档案所有权纠纷的；涉及著作权、发明权、专利权以及尚有法律效力的中外产权、债权的档案。涉及司法、监察、纪检及组织人事工作中对有关人员违纪违法的调查与具体审理情况以及涉及公民隐私的；涉及台、港、澳同胞和海外华侨中爱国进步人士对社会开放会损害其声誉和权益的；涉及民国时期军、警、宪、特组织及人员对社会开放在一定时期内可能对某些方面带来不良影响的档案；机关、单位及个人移交、捐赠、寄存档案时明确提出不能开放的档案以及除上述范围外，其它影响党和国家利益的档案。
3.利用开放档案的法定程序
(1)中华人民共和国的公民和组织利用档案的程序
此类主体，凡是持有合法证明均可以到各级各类档案馆利用已开放的档案，有提供利用义务的单位不得拒绝提供利用。这里的合法证明，一般是指单位介绍信、工作证、居民身份证、学生证等合法证件。公民或者组织利用已开放的档案，只要有以上合法证件之一即可。
(2)台港澳同胞和海外华侨利用国内已开放档案的程序
此类主体利用国内已开放档案分两种情况，查取本人及其亲属证明可持本人回乡证或身份证等有效证件直接到有关档案馆利用，利用其他档案须持有我国境内的有关国家机关的介绍信等合法证明，并经其前往的档案馆同意才能利用。这里的有关国家机关指负责台港澳事务、外事事务、统战、安全、保密等国家机关。
(3)外国人或组织利用我国已开放档案的程序
此类主体凡要求利用我国已开放的档案，必须经我国有关主管部门的介绍和前往的档案馆的同意。这里的有关主管部门指的是我国负责外事工作的部门或接待单位的主管部门。
对于保存在各级各类档案馆的未到法定开放期限的档案，利用者如果要求利用，应符合以下条件：利用主体必须是我国的国家机关、团体、企业事业单位和其他组织以及公民个人；确为经济建设、国防建设、教学科研和其它各项工作的需要；须依据国家制定的利用未开放档案办法规定；须经保存该档案的档案馆同意，必要时还须经有关的档案行政管理部门审查同意。机关、团体、企业事业单位和其他组织内的档案机构所保存的尚未移交档案馆的档案，本单位因工作需要可以利用，本单位以外的中国公民和组织如需要利用，必须经过档案保存单位的批准。
三、档案公布的法律规定
1.档案公布的意义和形式
依照《档案法实施办法》规定，凡已开放的档案任何人和组织都有权合法利用，但利用者只有利用权而无公布权。档案的公布是对档案开放的一种积极行为，它与开放的根本区别是“首次向社会公开发表”，其意义在于只要档案内容一公布，利用者就了解了其内容，全社会都可以利用，而利用者利用已公布了的档案内容，自然不再涉及公布权的问题，但如果利用的是尚未公布的档案，利用者未经批准则不得以任何形式予以公布。
关于档案公布的形式，1990发布的《档案法实施办法》规定，利用该办法第二十四条所列六种形式，首次向社会公开档案的全部或者部分原文即为公布档案。在实施过程中，出现了一些利用者没有向档案馆说明其利用档案的真实目的，将还没有由有权公布该档案的部门公布的档案擅自在其著述中公布，或者明知自己无权公布，但在利用后将其从档案中摘抄的一些内容在其著述中以自己的语言表述出来，从而导致发生一些侵权纠纷等，也给档案馆的工作带来被动。在这里，利用者虽然对档案记载的有关内容没有原文照搬，而是以另一种形式表述，但由于档案的惟一性，其来源仍是其所利用的档案中记载的特定内容。为此，修改后的《档案法实施办法》增加规定了以各种形式首次向社会公布记载特定内容也是公布档案的行为。也就是说，档案的公布，既包括公布档案的全部或部分原文，也包括公布档案记载的特定内容。公布档案的全部或部分原文是指首次公布某件或某些档案的全部或部分内容，公布档案记载的特定内容是指所公布的内容虽然不是档案的原文，但其来源只能是某件档案。
《档案法实施办法》第二十三条根据现代科学技术发展对档案工作的影响，增加了通过声像、电子出版物发表和通过公众计算机信息网络传播等公布档案的形式。该条共列举了公布档案的七种形式：通过报纸、刊物、图书、声像、电子等出版物发表；通过电台、电视台播放；通过公众计算机信息网络传播；在公开场合宣读、播放；出版发行档案史料、资料的全文或者摘录汇编；公开出售、散发或者张贴档案复制件；展览、公开陈列档案或者其复制件。凡符合上述七种形式的都属于公布档案的行为，国家授权的档案馆或者有关机关依此七种形式公布档案的行为是合法的行为，无权公布档案的单位和个人，未经授权或批准，以其中任何一种形式公布档案，均构成违法行为。当然，对于利用者利用已开放的档案作为某种证明，或者利用者经档案馆同意在其著作中摘引所利用的档案的主要内容，一般不认为是擅自公布档案的行为。
2 档案公布的权限
(1)国家所有档案的公布
根据《档案法》的规定，属于国家所有的档案，保存在档案馆的，由档案馆公布，必要时由档案馆事先征得档案形成单位的同意，或者征得档案形成单位的上级主管机关同意。保存在各单位档案机构的，如果是已到了开放期限但尚未向有关档案馆移交的，由各该单位公布，必要时由本单位报请上级主管机关同意。这里的“必要时”，是指档案馆保存的档案或各有关单位档案机构保存的尚未向档案馆移交的档案，如果已到开放期限，但因其中涉及到一些国家重大利益或公民个人隐私等内容，档案馆或各有关单位不能决定是否应当向社会开放，这时就应当征求档案原形成单位的意见或者报经其上级主管机关同意。
(2)非国家所有档案的公布
属于集体所有、个人所有以及其它不属于国家所有的对国家和社会具有保存价值的档案，由档案的所有者公布，但在公布时应当遵守《中华人民共和国保守国家秘密法》及其实施办法等法律法规的规定，同时不得损害国家的、社会的、集体的和其他公民的利益。
(3)寄存档案的公布
《档案法实施办法》规定公布、利用寄存档案应当征得档案所有者同意。按照我国民法的有关规定，就寄存档案来说，它只是寄存人将该档案的占有权暂时交给档案馆，其所有权并未发生实际上的转移，所有权仍属于寄存者。档案馆作为接受寄存的单位，应当依法保护寄存者的合法权利，只能代为安全保管，在没有征得寄存人同意的情况下，不能自行决定该档案是否可公布。如果认为有必要公布寄存档案，应当与寄存者协商，征得档案所有者同意，并按照法律、法规的规定办理。目前，一些档案馆开展了接受档案寄存的业务，受到社会的欢迎，取得了较好的社会效益和一定的经济效益。但在做这一工作时，除注意安全保管外，档案馆还必须对寄存档案的公布使用依法进行，防止引起矛盾和纠纷。
3.公布档案要遵守国家有关知识产权保护的法律规定
《档案法实施办法》根据新形势下档案工作发展的实际和出现的一些客观情况，增加了“利用、公布档案，不得违反国家有关知识产权保护的法律规定”和“利用、公布档案，不得违反国家有关知识产权保护的法律规定”的内容。这一修改，充分考虑到与相关法律的衔接，体现了国家在利用、公布档案时，对知识产权保护的重视。
公布档案涉及到的有关知识产权保护主要是著作权问题，各级国家档案馆馆藏档案中，大部分都不涉及著作权保护范围，少部分涉及著作权问题。《著作权法》（2001年10月27日九届人大常委会第二十四次会议修正）第二十一条规定：公民作品著作权的保护期为作者终生及其死亡后五十年，法人或者其他组织的作品著作权（署名权除外）保护期截止于作品首次发表后五十年。在涉及到著作权保护的档案中，有的已经超过《著作权法》的保护期限，有的则未超过期限。对仍处于《著作权法》保护期限的档案的利用和公布，就不能笼统地适用《档案法》规定的各级国家档案馆保存的档案满30年向社会开放的规定，而应当视情况适当延期开放，或依照《著作权法》的有关规定执行。通过阅览、复制和摘录等形式利用档案以及通过《档案法实施办法》第二十三条所列各种形式向社会首次公布档案的全部或部分原文或者档案记载的特定内容，都有可能涉及到著作权问题。根据《著作权法》第二十二条的规定，档案馆为陈列或者保存版本需要，复制本馆收藏的作品，属于合理适用范围。除此之外，档案馆在公布这类档案时，要考虑著作权保护问题，自觉遵守《著作权法》的规定，同时也要主动向利用者宣传有关规定。