科技档案的形成规律，本文主要内容关键词为：规律论文,档案论文,科技论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
科技档案形成规律是科技档案管理工作的理论基础，因此它是科技档案学研究的核心内容之一。
一、“自然形成论”之不足与科技档案形成的有意识性。
过去的科技档案管理学和档案工作中常常使用“自然形成规律”一语，直到现在有的档案工作者还在使用。但科技档案是人类发展到一定阶段的社会产物，如果“自然形成规律”中的“自然”是指科技档案在科技工作中“自然而然”，不加人为作用的那么一种形成规律，这是不正确的。实际上档案的形成不能离开人们的一定思想和社会实践，不能离开档案的形成意识。科技人员如果不具有档案形成意识，它所形成和积累的文件就不可能满足档案工作的要求，也就不能转化为真正意义上的档案。许多档案工作薄弱的单位，不注意形成、积累文件材料，最后仍然是没有完整的档案形成。
1980年以前，档案界确实存在着科技档案的“自然形成”思想，表现在理论上，主张科技档案的工作范围以“收集为起点”。我们把这种思想理论简单地称为“自然形成论”。“自然形成论”，说到底就是认为档案材料的形成、积累和取舍，完全由现行任务决定，而不需要档案工作思想的注入和指导、参与。
1980年全国科学技术档案工作会议从工作制度上动摇了“自然形成论”的理论基础。该会讨论制定的《科学技术档案工作条例》第六条规定：“各单位应当把科技文件材料的形成、积累、整理和归档纳入科技工作程序和生产、科研、基建等计划中，列入有关部门和有关人员的职责范围”，第十条规定：“科技档案部门有责任检查和协助科技人员做好科技文件材料的形成、积累、整理和归档工作”。这些规定和思想，都表现了科技档案形成的有意识性。
与“自然形成论”相对立的思想理论是档案的“有意识形成论”。其核心思想是科技人员在完成现行任务的同时，必须有意识地形成完整、准确、系统和规范化的档案材料。
档案“有意识形成论”并不是说人们可以违背科技工作的程序和要求，任意形成有关文件材料，或为了某些个人目的而形成不符合实际的文件材料。相反，档案“有意识形成论”认为必须在科技工作的进程中，在完成每一个工作环节的同时形成更加符合实际情况的文件材料。档案的“有意识形成论”说到底，就是强化文件材料的记录性和凭证性，使形成的文件有根有据，准确可靠地反映有关工作的整个过程。档案“有意识形成论”也并不是要求科技人员把档案材料的形成工作放在第一位，使现行工作服从档案工作。于光远同志在1981年中国档案学会成立大会暨第一次档案学术讨论会的报告中讲道：“档案是处理事务的有意识的副产品”这句话讲的极为深刻。首先，它说明了科技成果和科技档案的主从关系，第二，说明了形成档案的有意识性；第三，说明了档案也是一种产品、一种“成果”，不过它相对科技成果而言，是一种“副产品”。我们知道，副产品是从属于“正产品”的，这也说明了完成现行任务和形成档案的主从关系。
档案“自然形成论”向“有意识形成论”的转化，标志着档案工作向更高阶段的发展。档案的有意识形成思想，发挥了档案人员和科技人员的主观能动作用，从根本上保证了科技档案的来源和质量。
综上所述，我们可以得出这样的结论：科技档案是人们在科技活动过程中有意识形成的，但它是从属的，受科技工作的逻辑程序所制约：其一，随着科技工作的进程而形成相应的文件材料；其二，科技工作的逻辑程序，决定了科技档案的有机联系或因果关系。这一结论，也是科技档案形成的基本规律。
二、科技文件的双重性质与科技档案的形成原理。
在通常情况下，科技工作中形成的文件均具有一定程度的双重性质，即既具有成果性质，又具有记录性质。所谓成果性，即科技工作中形成的文件都是科技人员一定程度的创造性劳动成果。在科技活动中形成的文件均具有一定程度的成果性，不过，有些属于阶段性成果，有些属于最终成果罢了。所谓记录性，即科技工作形成的文件都一定程度地反映和记录了该项工作的过程、状况或结果。科技文件的双重性质，是科技文件最基本的属性，人们对科技文件的利用，说到底就是利用科技文件的这两种性质。现行工作主要利用的是科技文件的成果性，尤其是最终成果，如研究报告、设计文件等。档案工作主要是利用科技文件的记录性，因此它强调形成文件的完整性、准确性和凭证性。记录性是档案材料的生命线。
为了强化现行工作中形成文件的记录性，使形成的文件既能满足现行任务的需要，又能适合档案工作的要求，就必须在科技工作中注入档案工作机制。注入的基本方法，就是把科技文件的形成、积累和整理归档工作纳入科技工作计划、纳入科技人员职责范围、纳入科技管理（档案管理）工作之中，即把形成档案，作为科技工作的第二任务。现在有许多科技单位，在鉴定、验收科技成果时，同时邀请档案部门验收档案材料；在申报科技成果奖时，要有档案部门签署有关归档材料是否合格的意见，同时还明确规定没有完整、准确、系统和规范化的文件归档，不准申报成果奖。在科技工作进程中，文件的记录性是可以通过加入档案工作机制而进行强化的，反映了科技档案的一种形成规律。
三、科技档案的形成过程及其社会功能的不断完善性。
在档案学中，一般认为科技档案是由科技文件材料转化来的，这并没有错，但不全面。档案工作发展到今天，转化为档案的“文件材料”已经不是原来意义上的那种“自然型”文件材料，而是在科技工作中加入档案工作机制后形成的“强化型”文件材料。这就是说，科技档案的形成不是从文件材料的转化开始的，而是从文件材料的形成时就开始了。不过任何事物的发展都有一个量变到质变的过程，科技文件虽然从它的形成时就孕育了档案本身的内在因素，但从它的主要性质和社会功能上讲，究竟还不是科技档案。科技档案具有成套性和依据性特点，正因为它具有的这种特点，使它具有历史再现功能，我们常说的科技档案可以重复有关研究成果的研究过程，说的就是它的历史再现功能。档案记录性、依据性的完善性，来自形成文件的完整性和记录材料的准确性。这就是档案总是以完整的成套性存在的道理。
科技文件材料主要是围绕着现行任务形成的，但加入了档案工作机制后，使形成的文件更加完整、准确和符合规范化要求，这就使它具有了转化为档案的基本条件；在人类发展的漫长历史过程中，却不具有档案意识，结果是文件残缺不全，甚至完全没有保留下来。但人们还是在社会中的各个角落，包括在国外和地下尽可能地进行收集和挖掘，而这些“收集物”必须通过鉴定，才能把它作为档案保存起来，可惜其社会功能是很不完善的。当人们具有了档案意识后，档案成了有意识的产物，是完整、准确、系统的成套性材料。在载体形式上，也向规范化、标准化发展。这就形成了现代型的档案，因此它的记录性、依据性也是最完善的，具有了历史再现的功能。科技档案社会功能的完善性与档案的形成过程有关。如果档案的形成过程是完整的，它所具有的社会功能也是完善的；否则其社会功能不会完善。
科技档案的形成过程，实际上就是我们经常讲的形成、积累、整理（组卷）和审查鉴定。科技文件的形成，无疑是档案形成的起点和最基本的要素，如果没有适合于档案工作的文件产生，档案的形成就无从谈起。如果人们缺乏档案意识，绝大多数的文件在现实工作中会外流（上交、外发、赠送）甚至丢失、散失、损坏，结果最后仍然使形成的档案残缺不全，其功能因此也是不完善的。档案社会功能的完善性，来源于文件的成套性，因为只有成套性文件，才能发挥文件的群体作用，即发挥有关文件的历史再现功能。审查鉴定是档案形成的最后一个环节，它起着科技文件由量变到质变的转化作用。在档案界，许多同志认为“审查鉴定”不会使文件起到内在的性质上的变化。但是我们应该看到“审查鉴定”虽然不能改变文件群的内容、性质，但能使文件群的完整性、准确性、系统性和规范化要求等技术指标得到确认。在现实工作中产生的技术文件，因为是在档案工作指导下产生的，一般都是眉目清楚的；对于文件反映的技术内容，凡属大的项目都有技术鉴定。因此它的审查鉴定比较容易。档案是社会产物，除它自身必须具有一定的客观内容外，还必须符合一定的社会规定和手续。审查、鉴定，既是归档文件增加了新的信息内容，使人们便于或能够利用，又是档案工作的必要手续，通过了“审查鉴定”就等于发给了文件转化为档案的合格证。
综上所述，科技档案的形成过程是形成、积累、整理（组卷）和审查鉴定，如果我们掌握它，而且付诸于实践，就可使形成的档案具有完善的社会功能；如果忽略了某一环节，必然使形成的档案残缺不全，其社会功能也是不完善的。科技文件的形成、积累、整理（组卷）和审查鉴定及其社会功能随着这一过程的逐步完善，反映了文件转化为档案的整个过程，这也是科技档案形成的一般规律。
四、科技工作的“三步曲”与科技档案的成套性。
科学研究工作的发展，主要依靠的是科学实（试）验。科学实（试）验是一个完整的工作过程，主要分为计划、准备阶段，研究实施阶段，成果总结阶段，即所谓科学研究“三步曲”。
1.计划、准备阶段。科技人员在进行具体工作之前必须根据总的科技工作规划、计划，提出科研工作题目和工作方案。其中也包括查阅有关科技档案。资料调研的目的，一是深入了解，是否为重复项目；二是为制定方案提供参考、借鉴。科研计划、准备阶段，应形成的主要文件有任务书、方案及方案论证等。大型试验更为复杂，还要产生许多协调性文件，如协作会议纪要、协议书等；大型试验更要有周密的计划，要相应的形成试验大纲等，而且大型试验涉及到许多新的测量方法和技术问题，这又要在准备阶段开展许多预研课题，包括某些新的测量手段和仪器设备的研究、研制等，这将产生许多文件。
2.研究实施阶段。项目、课题、产品研制工作方案被批准后，就可以进入科研实施阶段。科研实施阶段首先应提出实施计划，包括工作进程、人力分配、设备器材使用、经费分配、外协进展计划等。实施阶段的主要任务是通过科学实（试）验或对自然现象的观察取得有关数据、依据，有些项目，还要进行复杂的计算。科学研究、试验是探索未知的创造性活动，有些试验要反复进行很多次，才能取得预期结果；有些研究项目可能完全或部分失败。但为避免后人走弯路，形成的文件材料亦应归档。
3.总结鉴定阶段。在科研实施工作中已经取得预期结果的情况下，也就是科学试验中已经取得了足够的数据、素材，就可以进入成果总结阶段。成果总结阶段就是凭借实验中得到的大量数据、素材进行分析、综合，找出规律性的东西，并以文件形式表示出来。科学研究成果的形式一是论文、报告，即知识产品；二是新设备、新材料，即物质产品。但任何物质产品都可以以文件形式表示，也只有以文件形式表示的科研成果才宜于储存和交流，也才能算最终成果。
每一项科技成果都要鉴定，这样又形成鉴定书和有关鉴定材料；有些成果还要申请奖励，这又形成各种奖励文件。此外，在国防科研试验系统，由于主要承担的是试验任务，这样在每次试验中还要接受生产单位大量有关产品图纸、数据。这部分文件在一些单位称之为“型号资料”，这类档案可称为“相关档案”。
科技工作除遵循“三步曲”的逻辑规律外，还常常以具体的工作任务、目的划分工作范围，即以课题、项目、产品设计等为单位专题进行。如果是大型项目还必须根据工作的相对独立性分为若干子课题，子项目，部件、组件等更小的范围进行工作。例如卫星发射工作，就分为产品安装测试，发射控制，运行控制等各个工作项目。
科技工作具有严格的逻辑程序，这种逻辑性，决定了形成文件材料的相互联系性或因果关系。例如科技项目的方案、计划，与研究实施状况、结果密切相关，这就是说科技工作形成的任何文件都不是单独存在的，而是“一组具有有机联系的文件材料”的组成部分。由于科技工作是一个完整的过程及具有严格的程序性，决定了科技文件形成的成套性。又由于科技文件的成套性，又决定了科技档案均以成套形式存在。由于科技档案的成套性特点，使科技档案具有了明显的记录性和历史再现功能。所谓历史再现功能，就是依据科技档案，就可以再现有关科技工作的历史状况，而不成套、不完整的档案，只存在一定程度的记录性，却不具有历史再现功能。科技档案的成套性的形成规律是建立在档案“有意识形成论”基础上的。如果科技人员没有档案意识，或科技档案人员不抓形成和积累工作，而靠“自然形成”，如上所述，其档案必然是不完整的。
五、超前归档制度和科技档案的现实作用。
传统的档案学认为档案是使用完毕的文件转化来的，但在科技领域中不完全遵循这一规律。科技工作中有相当多的文件，在刚刚形成后就首先归档，然后再开始使用，或归档和现行使用同时进行。例如，在许多设计单位底图形成后首先归档，然后作为使用工具供复制使用。也有一些试验成果其原稿形成后，首先打印若干份，随即将其原稿和正文1-2份归档保存，其他打印本即发送有关单位使用。科技文件先归档后使用，或一边归档一边使用的特点，我们称它为超前归档，它是科技档案形成的重要规律之一。科技文件的超前归档，科技文件先归档后使用或归档使用同时进行，好处很多：一能有效地保护档案，使档案材料免于在使用中造成丢失、损坏；二文件的使用范围可以得到控制，有利于保密安全。科技文件的超前归档，使科技档案具有明显的现行作用性质。
档案的“有意识形成论”，使现行工作形成的文件具有明显的档案材料性质；而超前归档制度又使科技档案具有明显的现行使用性质。反映在科技档案工作中，也就是基层科技档案室的功能上，它既是科技档案室，又是成果室，不论是档案室，或成果室，它们都是首先为现行工作和经济发展服务。国外档案界一般认为，文件在现行使用阶段不能转化为档案。这样，文件转化为档案要存在一个相当长的“过渡”过程。国外许多国家设立了文件中心，使文件在文件中心实现这种过渡。在我国也有许多档案人士极力效法、学习。在实际上，我国的基层档案室，有着多重功能，既为档案的现实使用服务，又为档案的历史使用服务，同时还承担着为国家输送历史档案的任务。
综上所述，科技文件、成果在形成后，不等使用完毕便超前归档，或使用和归档同时进行，这既是我国科技档案工作的特点。科技文件在现行作用阶段的超前归档、超前转化，是科技档案形成的重要规律之一。
六、科技档案形成的长期性、复杂性与分阶段归档。
由于科技文件材料产生于有关任务、课题和项目的全过程，因此，有关科技活动的研制、生产周期，就是科技档案的形成周期。小型课题、项目，一般一二年最多3年即可完成，它所形成的文件量小，可由科技人员自行积累，自行登记，整理归档。一些大中型课题、项目，尤其是大型项目，也要经过几年的研究试验周期。大型课题、项目，由于涉及的单位多，专业复杂，形成的文件载体类型多，内容错综复杂。例如大庆30万吨乙烯工程，只竣工档案就达18225册，涉及的单位有美国、日本、英国和西德4个国家的21个公司和国内的25个设计院、35个施工单位。这也反映了科技档案的一种形成规律。
由于大中型项目、课题科技文件材料成的上述特点，文件材料的积累、归档不能单靠科技人员，而必须采取档案人员和科技人员相结合的办法。
1.对于一些形成关系简单，且阶段性比较明显的专题性研究课题，可以采取分阶段归档的措施，如开题报告、调研材料、工作方案和研究大纲等依据性文件，可以作为第一个分卷，首先归档；实验原始数据等材料都可以相对集中后分阶段作为第二、三个分卷归档，最后归档成果报告和鉴定材料。
2.对于某些大型项目，前期形成的依据性文件、综合性文件，作为综合案卷整理归档；对于实施阶段中，凡能分解为相对独立的子项目者，均由科技人员作为小型项目看待，单独形成、积累文件，单独整理归档；总结阶段形成的文件，结合整体整理工作归档。
3.对于涉及单位多，形成文件错综复杂的大型工程项目，必须有专人负责文件的接收、登记、使用和积累工作，并监督工作过程中对文件的修改工作。这部分工作实际上属生产工作的组成部分，可由档案室负责，也可由生产技术专门人员负责。这样形成、积累的文件实际上只保证了文件的齐全性，在任务完成后或归档时必须筛选、分类，然后再根据档案工作要求组织案卷。这种集中式的整理归档工作往往需要数人、几十人，用几个月甚至十几个月的时间才能完成。大庆30万吨乙烯工程、辽阳石油化学纤维工程，都是采用此种办法形成、积累文件和整理归档的。
七、技术实体的变化性与科技档案的更改。
在科技档案工作中，正由于档案的依据、凭证性质，而常常需要修改某些科技档案。这是由于某些客体发生了变化，作为客体记录物的档案，自然应该随之而更改。需要修改的科技档案，主要是基建档案、设备档案和产品档案等实体档案。某些需要改建和扩建的工程项目，必须有改建、扩建方案，设计和施工材料归档；在科学实验中有些仪器设备稍加改进，便可提高测量精度或增加新的功能。改变后的仪器设备，亦需归档更改部分或附加部件等有关材料；在产品生产领域，常常有些产品只进行一些部件、或工艺改革，使产品质量在某方面得到提高或开辟新的用途。这种在旧产品基础上的技术改革，自然应该改变原有产品档案。
在科技档案工作中，许多档案也是不能修改的，如科学研究档案、水文地质档案、气象档案、天文档案等。但是这些档案随着科技工作的进展却可以延续和补充，对有关归档文件在内容上作某些修改。这里还有一个问题要弄清，就是科技档案更改和科技文件更改是两回事。在科技工作中，一项工程和产品设计，在文件形成后，在施工和试制中常常发现一些问题，包括设计、计算错误和材料变更等等。这些文件的更改，虽与科技档案工作有关，但属生产性质的问题，不属档案修改范围。一般说，档案人员并不亲自承担上述基建项目、仪器设备和产品档案的更改工作，但档案部门必须监督这一工作的执行情况。
综上所述，由于科技档案其记录客体的变化性，以及科技工作的连续性，一些科技文件在归档后可以修改、延续和补充，这是科技档案形成的重要规律之一。人们掌握这种规律，并用于档案工作实践，就可以使自己保管的档案更加准确和完善。